gestión preventiva

17/12/2019

Mejorar la cultura de seguridad gracias a un software de SST

Para reducir la siniestralidad y mejorar la cultura en Salud y Seguridad en el Trabajo, es indispensable contar con un plan de acción que forme y evalúe. Para ello se han diseñado herramientas tales como softwares que permiten implantar planes de seguridad y realizar un seguimiento de los mismos de forma periódica y fiable. Solo así lograremos un buen desempeño preventivo.

Es importante asegurarnos de la correcta implantación de una cultura de seguridad. Las observaciones preventivas son una forma de gestionar la prevención de los riesgos laborales, entre otras cosas. Y es que también dan pie a conocer cómo hacemos las cosas, cómo las asimilan los equipos y qué es lo que falla.

¿Qué puede aportarnos un software de seguridad?

Los softwares de seguridad se han convertido en una gran ayuda para todo lo referente a SST. Las organizaciones cuentan con apps a través de las cuales los trabajadores reciben la formación necesaria. Y no solo eso, sino que además estas herramientas permiten, como comentábamos, realizar un seguimiento de la actividad preventiva basada en la evidencia. ¿En qué aspectos resulta beneficioso contar con una app?

1.Acceso a materiales formativos. Los trabajadores pueden acceder a vídeos tutoriales y otros contenidos que den información acerca de las buenas prácticas en SST.

2.Gestión de accidentes/incidentes/eventos. La información recopilada en relación a los accidentes, incidentes y eventos se representa gráfica y numéricamente. Esto ayuda a que se pueda aprender de los errores e incluso clasificarlos según tipología (errores humanos o transgresiones).

3.Análisis de datos. El software es una plataforma que permite evaluar y analizar la participación y el compromiso de los empleados con la cultura de seguridad. Esto permite detectar patrones anómalos y ponerles solución antes de que se desencadene una fatalidad.

4.Gestión de las acciones formativas. Se pueden establecer las necesidades formativas de cada trabajador, de cada puesto y de cada actividad. De esta forma se pueden elaborar contenidos y temarios personalizados y planificar la formación al detalle. El software también deberá facilitar la gestión documental en cuanto a certificados, temarios, etc.

5.Realización de cuestionarios personalizados. La herramienta ayuda a la gestión de dichos cuestionarios y de sus resultados.

6.Trazabilidad. Cualquier entrada de datos y modificación que sufran quedará registrada. Por tanto, impulsará a la mejora de la planificación y no a dejar todo para el último momento (como realizar una acción justo el día previo a una auditoría, por ejemplo).

Como podemos observar, contar con un software para gestionar la SST ayuda a construir una cultura de la prevención en las organizaciones de forma sencilla y constante. SmartOSH es el ejemplo idóneo de aplicativo que cuenta con todas las funcionalidades mencionadas integradas.

26/11/2019

Gestión del liderazgo y fomento de la cultura preventiva eficientes

Contar con un liderazgo eficaz y con una integración efectiva de la seguridad en todos los niveles son la base de las nuevas tendencias en Salud y Seguridad en el Trabajo (SST). Las organizaciones ya cuentan con herramientas basadas en softwares que les permiten no solo gestionar las acciones sino medir los resultados. Los beneficios que éstas reportan ayudan a mejorar el entorno de trabajo y a reducir la siniestralidad.

Lamentablemente, muchas veces los cambios se producen a marchas forzadas. Esto implica que no se tome el tiempo suficiente para valorar qué funciona y qué no. Cuando los que están por encima demandan nuevas acciones y estrategias con urgencia, las soluciones, a veces, no son las adecuadas.

De hecho, es en ese momento cuando se detectan los aspectos en los que se cojea a nivel de SST: cómo gestionar las acciones, la toma de datos, los medios con los que se cuentan, el análisis posterior, consultas posteriores… Y un largo etcétera.

Ventajas de los softwares para la gestión del cambio

En este sentido, los softwares asociados a apps móviles han ayudado a una gestión del cambio y han proporcionado infinidad de ventajas. Las mencionamos a continuación.

1.Documentación. Publicación de la política en materia de SST y de documentación informativa. Su difusión hacia cualquier miembro de la organización es mucho más fácil.


2.Objetivos. Se facilita tanto su establecimiento como el control delos mismos. Reuniones de seguridad, charlas, inspecciones de seguridad, OPS, formación de liderazgo y de gestión del cambio…todo ello registrado y comunicado a través del software.


3.Inspecciones de seguridad. Mayor facilidad a la hora de planificarlas y de controlar cada ámbito organizativo de cada una de ellas. Se basa en la cumplimentación de un check-list in situ a través de un dispositivo móvil o tablet con una app. Dicha herramienta permite crear acciones automatizadas derivadas de las respuestas, la generación de un reporte automático con almacenamiento en la nube y envío por correo electrónico a quién se desee. Además, dispone de una explotación de datos real-time.


4.Reuniones y charlas de seguridad. Se gestionan y planifican con mayor facilidad. Se incluye información de las órdenes del día, acuerdos, control de asistencia y envío automático y digitalizado de las actas de reunión.


5.Formación e Implantación a altos cargos o mandos superiores en materia de liderazgo o gestión del cambio.


6.Notificación de accidentes. Se puede hacer in situ, mediante app o intranet corporativa. De esta forma se consigue una actuación instantánea de los accidentes con notificación e información a los responsables de cada zona.


7.Participación de los empleados y de la integración de la cultura preventiva. Los empleados, mandos intermedios, mandos superiores y/o altos cargos pueden participar desde la app o desde una intranet corporativa reportando un comunicado de riesgo, una sugerencia o una propuesta.


8.Gestión del cambio. Se mejora en la seguridad de las personas ya que cada uno de los elementos anteriores permite generar, controlar y medir el impacto de las acciones correctoras.


9.Medición de resultados. Todos y cada uno de los elementos anteriores son medibles. Eso quiere decir que se pueden extraer resultados que ayuden a sacar conclusiones de forma ágil y rápida, y compararlo con los objetivos previos establecidos.

La seguridad como foco de atención

Contar con la ayuda de un software de este tipo nos ayuda a focalizarnos en lo verdaderamente importante: la seguridad en la organización. De esta manera no hay que centrarse en problemas de gestión u obstáculos ya que dicha herramienta lo soluciona. También se potencia la implicación y cohesión de la organización, además de reforzar la cultura preventiva entre los trabajadores. Y en consecuencia, los resultados son más efectivos y más visibles en menor tiempo.

19/11/2019

Los beneficios de la gestión digital de la ISO 45001

En Prevencontrol llevamos ya tiempo trabajando la gestión digital de la ISO 45001, publicada en marzo de 2018. Desde entonces, las empresas cuentan con tres años de plazo para realizar la transición de la actual OHSAS a la norma recién citada, concretamente hasta el 12 de marzo de 2021. ¿Aún no conoces cuáles son los beneficios de la ISO 45001? Sigue leyendo y lo descubrirás.

Gestión digital de la ISO 45001, una realidad

Como señalábamos, Prevencontrol hace meses que ha centrado el foco en la ISO 45001. Se trata de una norma que, obviamente, se incluye en el software Smart OSH. Puede que aún desconozcas los detalles de la norma y cuáles son sus beneficios. Si es así, puedes pinchar en este enlace para ponerte al día.

Para aquellos que ya están familiarizados con la ISO 45001, queremos plantear las siguientes cuestiones. ¿Te sientes lo suficientemente eficiente? ¿Pierdes la trazabilidad de un documento con frecuencia? Si es así, ¿cuántas veces? Y por último, ¿cuánto tiempo tardan las partes interventoras en dar el OK a un cambio para que éste se pueda poner en marcha?

Si estas cuestiones te resultan familiares, no dejes de leer porque descubrirás cómo la gestión digital de la ISO 45001 te puede ayudar en tu empresa.

Liderazgo y participación de los trabajadores

Los objetivos de salud y seguridad en el trabajo (SST) tienen que estar claros y alineados en toda la organización. Por eso, gracias a la gestión digital de la ISO 45001, disponemos de un cuadro de mando que nos ayuda no solo a manejar estos objetivos, sino a comunicar de forma efectiva la política de SST a todas las personas que integren la compañía.

La comunicación es básica para que todos rememos en la misma dirección. A ello ayuda el hecho de que exista una app en la que todos los trabajadores puedan participar desde cualquier dispositivo, ya sea un móvil, una tablet o un ordenador. De esta manera pueden reportar a tiempo real cualquier incidencia y gestionar con agilidad y rapidez todos los procesos.

Planificación y evaluación del desempeño

Toda organización debe tener una planificación que le ayude a abordar riesgos y oportunidades, que responda a las situaciones de emergencia y que cumpla con los requisitos legales establecidos. Gracias a la gestión digital ISO 45001, podemos realizar los siguientes cometidos a través de una app de móvil:

Reportar riesgos y oportunidades en campo, así como incidentes y no conformidades y transferir la información en tiempo real a un software.
Planificar acciones y asignarlas a responsables de una forma sencilla
Integrar las acciones y reportarlas vía teléfono móvil
Evaluar el resultado y eficacia de las acciones
-Disponer de un circuito de firmas, que te permita centralizar la información en un solo documento digital
Cerrar las acciones con un solo “click” e informar a todas las partes interesadas

Otra de las ventajas que proporciona el uso de la aplicación es que es paperless. ¿Qué quiere decir? Que no hay necesidad de usar papel y que toda la información queda en la nube, disponible y accesible de forma fácil siempre que se necesite.

Apoyo y operación

Sin duda, la herramienta de gestión de la norma ISO 45001 resulta de gran apoyo a nivel de operativa para gestionar acciones tales como:

-Determinar las competencias necesarias para una persona según su puesto de trabajo o los riesgos asociados
-Planificar acciones de toma de conciencia de forma automática
-Llevar a cabo comunicaciones de forma masiva por email, con acuses de recibo firmados en el ordenador o teléfono

No podemos olvidar que la herramienta, además, nos ayuda a llevar a cabo la gestión del cambio: planificar los nuevos procesos, desarrollarlos, ponerlos en funcionamiento, etc. Sin duda, contar con una herramienta que nos ayude a la gestión de ISO 45001 es la forma de asegurar que los procesos y operaciones se cumplen de la manera deseada.

31/07/2019

Implantación de un software de Seguridad y Salud en el trabajo: las 8 fases del cambio (II)

En un post anterior abordamos la gestión del cambio a la hora de implantar un software de Seguridad y Salud en el trabajo. Teniendo como referente al profesor de la Escuela de Negocios de Harvard, John Kotter, vimos que el proceso consta de tres etapas que engloban ocho fases, de las cuales tratamos las tres primeras. En el post que sigue a continuación, abordaremos la segunda etapa, Comprometer y habilitar a toda la organización, y las tres fases que incluye.

En el artículo anterior mencionamos la importancia de visibilizar las bondades que ese cambio conllevará como cuánto papeleo nos ahorraremos o qué beneficios tendrá la implantación del software. ¿Qué sigue a continuación?

4.Comunicar la visión

Es indispensable hacer una buena comunicación entre los trabajadores. El anuncio de la implantación del software debe ser claro y contundente, y también tiene que impactar. Se trata de generar interés y crear expectativa, y una de las tácticas para ello es lanzando un teaser. ¿En qué consiste? En una campaña de prelanzamiento donde se ofrece información fragmentada generando curiosidad. Los teasers pueden tener diversos formatos como vídeo, flyers, carterelería, etc.

La expectación irá creciendo hasta el kick off: la presentación oficial del software. En esta reunión los responsables de SST comunicarán a los miembros de la compañía la implantación del proyecto. El apoyo total de la dirección es indispensable y eso se verá reflejado en el tipo de presentación que se haga. Los responsables del proyecto deben contar con los recursos, tanto de materiales como de tiempo, para poder dar a conocer su software.

Otra de las claves de la presentación es tener muy trabajada la visión del proyecto. Nos referimos a tener identificados el qué y el cuándo se va a emplear esa solución informática: para comunicar incidencias, para automatizar el envío de documentación preventiva, para concentrar las tareas de distintas fuentes…

¿Cómo llevarlo a cabo? Una buena estrategia es crear una historia de usuario. Se trata de crear un arquetipo de usuario donde se ejemplifique cómo van a usar el software, que van a ganar, etc.

También hay que tener en cuenta que una vez se haya lanzado el proyecto, hay que seguir manteniendo viva la llama del interés. Llevar a cabo acciones con una campaña diseñada específicamente para ello ayudará a que la solución presentada no caiga en el olvido.

Tampoco debemos olvidar que hay que predicar con el ejemplo. Es decir, que si lanzamos una solución informática los primeros en utilizarla deben ser los propios propulsores de la campaña. Solo creando movimiento ayudaremos a que los demás también sientan el impulso de implicarse.

5.Eliminar obstáculos

Una vez hayamos lanzado el software no hay que relajarse. Debemos estar preparados para los problemas y obstáculos que vayan apareciendo por el camino. Las reticencias y las críticas negativas serán los primeros, pero eso no nos debe hacer desfallecer. Corrigiendo actitudes e incluso relevando a los agentes del cambio por otros que estén más implicados podemos encauzar la situación.

Cabe destacar que también es positivo reconocer los esfuerzos de los colaboradores por adaptarse al cambio. Las recompensas emocionales ayudan a mantener la motivación.

6.Asegurar triunfos a corto plazo

En este sentido, es mejor ir poco a poco que hacerlo todo de golpe. Para que no baje la motivación, los triunfos deben verse al poco del lanzamiento del software. Por eso se recomienda empezar la implantación por fases en vez de hacer el lanzamiento con todas las funcionalidades. Marcar unos hitos de fácil consecución será un elemento que ayudará a dinamizar la implicación del personal.

En el post que seguirá nos adentraremos en la tercera etapa marcada por John Kotter para la gestión del cambio donde abordaremos las dos fases restantes: cómo implantar y mantener la transformación.

17/07/2019

Gestión ágil de las convocatorias de vigilancia de la salud con un software

La actividad preventiva de las empresas gira entorno a garantizar la vigilancia de la salud de los trabajadores. Disponer de un buen plan de vigilancia, no obstante, no es suficiente. Hace falta que la gestión del mismo sea efectiva y eficaz. Para ello los softwares informáticos se han convertido en una herramienta indispensable, sobre todo cuando hablamos de compañías con un gran número de trabajadores.

Y es que gestionar los reconocimientos médicos de forma tradicional ha sido siempre un proceso complicado. Decenas de documentos acumulados, dificultad para cerrar las citas tanto por disponibilidad de los centros médicos como de los trabajadores, pérdida de datos… Por eso, las herramientas informáticas han supuesto un antes y un después en estos procesos.

A continuación, pasamos a revisar cuáles son los elementos clave para alcanzar los objetivos y facilitar la gestión integral de la vigilancia de la salud individual. Eso sí, sin renunciar a la cultura preventiva de cada empresa.

1.Agendas médicas flexibles

Es habitual que los periodos de vigilancia de la salud individual se disgreguen en convocatorias más acotadas en función de los turnos rotacionales, de los cargos, etc. Por tanto, cada una de estas convocatorias debe permitir que se haga una selección personalizada de los empleados con citas independientes englobada en una agenda única. De esta forma se podrán compatibilizar las citaciones en su conjunto.

2.Agendas multiempresariales

Pongámonos en el caso de que la agenda médica global sea la de una empresa que se encarga, precisamente de realizar reconocimientos médicos. La herramienta en este caso debe permitir compartir horarios de cada una de las empresas clientes para que no se solapen las citaciones. Eso sí, respetando siempre la independencia y confidencialidad de cada una de ellas. Una agenda madre será la que los recoja.

3.Control de las necesidades de reconocimiento médico

La herramienta informática debe permitir saber en todo momento la respuesta del trabajador, el estado de su proceso de citación, de forma directa, digital y a tiempo real. Restar intermediarios facilita mucho el proceso.

4.Digitalización de las convocatorias de los reconocimientos médicos

Se trata de eliminar el papel como medio transmisor de aceptaciones o renuncias y citaciones. El correo electrónico permite un trabajo mucho más ágil, además de personal y confidencial. No obstante, no hay que dar por hecho que todo el mundo lo emplea. La figura de supervisores que controlen el proceso y hagan de intermediarios será necesaria.

5.Autonomía del trabajador

Que el trabajador tenga la libertad de citarse cuando él convenga o pueda es clave para que sea más participativo.

6.Garantizar la voluntariedad de los reconocimientos

Es importante recordar que los reconocimientos médicos son de carácter voluntario. Por tanto, el aplicativo debe mantener la opción de aceptación o renuncia para que sea el trabajador quien decida si quiere someterse a él o no.

7.Adaptación de mensajes y contenidos

La herramienta no debe imponer unos mensajes. Al contrario, debe dar la opción de redactar contenidos personalizables para cada organización. Estos variarán según sus políticas de empresa, sus normativas internas y según las legislaciones territoriales cambiantes. Cada compañía sigue una línea de imagen corporativa que debe respetarse en todo momento.

8.Trazabilidad de las citas

La digitalización de los procesos permite que éstos queden registrados. Por tanto, siempre sabremos quién ha hecho el qué y cuándo, eliminando la posibilidad de que se pierda información como ocurría con el papel.

9.Adaptarse a los cambios

El proceso de citación de los reconocimientos médicos no es estático, sino que puede ir cambiando. Los trabajadores pueden anular una cita o solicitar un cambio, y el aplicativo debe poner todas las facilidades para que ellos mismos puedan gestionarlo sin perder el interés por acudir a su cita.

10.Conexión multiplataforma

La herramienta debe estar integrada con todas las aplicaciones ya existentes de la compañía, así como con los campos actuación previos y con los que ya han iniciado soluciones con anterioridad.

03/07/2019

Auditorías de seguridad e inspecciones de seguridad, ¿en qué se diferencian?

La prevención es un arma indispensable para evitar o minimizar los accidentes laborales. En este sentido, las inspecciones de seguridad y las auditorias de seguridad son dos acciones clave que van ligadas a las medidas preventivas. Y aunque muchos las confunden, cada una de ellas tiene unas características distintas. ¿Sabrías diferenciarlas?

En ambos casos hablamos de técnicas analíticas preventivas previas al accidente o riesgo. Su objetivo es, obviamente, evitar que este suceda. Para que los resultados sean útiles debemos saber en qué consisten concretamente y cómo aplicarlas.

Inspecciones de seguridad

Cuando hablamos de una inspección de seguridad nos referimos a una recopilación de información relativa a lo examinado. Por lo general se trata de proceso visual que se lleva a cabo por el personal que está familiarizado con el lugar de trabajo, los equipos y las instalaciones. ¿Qué es lo que se hace concretamente?

-Se identifican actos inseguros
-Se identifican condiciones inseguras
-Se aplican medidas preventivas y correctivas
-Se proponen nuevas medidas

Un ejemplo de inspección de seguridad sería el examen y verificación periódica para comprobar que un equipo, un proceso o una actividad se están realizando de manera segura. Las listas de verificación ayudan a que esta técnica preventiva se realice de forma más fácil.

Auditorías de seguridad

En una auditoría de seguridad lo que se hace es recopilar información para la evaluación del cumplimiento de las regulaciones, políticas y criterios a los que se somete una actividad, sistema o situación. Se trata de un proceso más estructurado realizado por personal externo a la empresa, y que se basa en el análisis de tres pruebas:

-Documental: revisión de documentos
-Testimonial: entrevistas a personal
-Visual: examen o inspección del entorno

En este sentido, como ejemplo de auditoría de seguridad tendríamos las revisiones anuales que se realizan en las organizaciones para comprobar que se han realizado las inspecciones periódicas así como para verificar que se cumplen los requisitos legales y normativos que se requieren.

Auditorías e Inspecciones: la comparación

Cuando hablamos de inspecciones de seguridad y de auditorías nos estamos refiriendo a un tipo de monitoreo que se caracteriza por ser proactivo. En ambos casos se ofrece una retroalimentación informativa que permite evitar accidentes, incidentes y lesiones. Además, gracias a los datos que se obtienen y observan se pueden implementar medidas de prevención para mejorar en el ámbito de la salud y la seguridad.

A continuación establecemos una comparativa entre auditoría e inspección de seguridad con sus diversas características:

Comparativa entre auditorías de seguridad e inspecciones

Para reducir a la expresión mínima el objetivo de cada una de ellas, podríamos decir que las inspecciones de seguridad sirven para activar el Do, las cosas que hay que hacer, mientras que las auditorías se centran en el Check, en comprobar que las cosas están correctas.

¿Cuáles son los beneficios?

Tanto las inspecciones de seguridad como las auditorías se centran en el ámbito de la salud y seguridad en el trabajo y buscan focalizándose en los siguientes aspectos:

-Identificar y mitigar riesgos
-Que las organizaciones estén en sintonía con los requisitos reglamentarios
-Racionalizar muchos aspectos de la seguridad de las organizaciones
-Implementar un sólido programa de seguridad
-Mantener unos altos estándares de seguridad en las organizaciones

La diferencia está en que mientras en las inspecciones de seguridad se determinan cuáles son los riesgos, los peligros y las prácticas inseguras para interponer medidas, las auditorías se seguridad se encargan de revisar que las estrategias de seguridad se cumplen.

Integración con el mundo digital

En la actualidad vivimos en un momento en que casi todos los procesos de las compañías pasan por la digitalización. El Big Data permite que los datos se procesen y exploten de forma inmediata, disponiendo de la información de una manera mucho más ágil.

En Prevencontrol hemos desarrollado una solución que permite la gestión global digitalizada de la seguridad y salud laboral con unos reportes realizados en movimiento gracias a la app para dispositivos móviles. Estamos hablando de SmartOSH.

En el ámbito de las inspecciones de seguridad, SmartOSH permite definir y personalizar las listas de verificación para la toma de datos, además de la explotación de estos datos recogidos.

En cuanto a las auditorías de seguridad, SmartOSH posibilita la recopilación de datos y permite determinar, planificar y gestionar qué acciones y medidas hay que aplicar.

En el siguiente enlace puedes obtener más información sobre SmartOSH.

01/05/2019

Gestión de la seguridad y la salud por medio de aplicaciones (III)

Por el momento hemos dedicado dos posts de este blog a hablar sobre los aspectos a tener en cuenta a la hora de seleccionar una solución informática de seguridad y salud laboral. Siguiendo el hilo abierto en este sentido, ofrecemos nuevas recomendaciones a la hora de realizar una elección que nos proporcione eficiencia y eficacia.

Elegir un software como solución informática es una decisión que hay que tomar valorando diversos aspectos. Y es que hay que tener en cuenta que su implantación es un proceso que requerirá de un tiempo y donde entrará en juego el factor humano. ¿Cómo recibirán los trabajadores esa herramienta?

Los datos nos informan de que casi un 50% de las empresas que han implantado una solución informática de seguridad y salud laboral han quedado insatisfechas con los resultados. El motivo que les frena a cambiarla es el retorno económico de la inversión realizada.

Para que esto no ocurra, proponemos una serie de acciones para que el proceso de implantación sea un éxito.

Implicación y compromiso

Para que la solución informática sea un éxito es necesario destinar recursos al proceso de implantación. Todos los estratos deben ser partícipes de ello e implicarse. Esto, evidentemente, requerirá de una inversión de tiempo que, a la larga, se traducirá en eficiencia y eficacia.

Definición de objetivos y alcance

Por una parte se debe tener muy claro cuáles son los objetivos que se quieren conseguir. Éstos han de ser realistas objetivos, mesurables, claro y bien adaptados a la realidad de los recursos de los que disponemos. Por otra parte, hay que medir bien el alcance del proyecto que tenemos entre manos. ¿Esto qué quiere decir? Pues que hay que establecer un límite en relación a los siguientes aspectos:

-Ámbito geográfico en que se implanta la solución (mejor empezar por un centro o área de negocio)
-Ámbito temporal (meses o fases)
-Ámbito funcional (toda la aplicación o sólo algunas de sus funciones)

Identificación de responsables

Se ha de saber quién es el líder del proyecto de implantación, quiénes son los interlocutores del proveedor y cuál es el equipo de la empresa que estará implicado en su despliegue. Solo aclarando las funciones de cada agente se conseguirá una implantación lógica y ordenada.

Establecer canales y vías de comunicación

Debemos asegurarnos de centralizar la información, regularla y formalizarla. Así conseguiremos que sea mucho más práctica para la empresa. Esto se puede hacer mediante una cuenta de correo electrónico donde se centralice todo, de soluciones específicas para la gestión de incidencias o con reuniones cada cierto tiempo para hacer un seguimiento. Eso sí, es importante centralizar los canales y que no se usen vías alternativas para que no se pierda información por el camino.

Describir hitos y criterios de éxito

Se trata de tener claro cómo evaluamos. Saber desde un principio cuáles son los criterios de éxito será un buen indicativo de si seguimos el camino correcto o no.

Diseñar programas de formación adecuados

Es preciso analizar las características de cada cliente para poder diseñar un programa de formación adecuado a sus necesidades y objetivos. Si además combinamos métodos de aprendizaje presenciales con online, se garantiza un mayor seguimiento y alcance. Contar con casos prácticos también ayuda a que los contenidos se asimilen mejor y por mayor tiempo.

Anticipar problemas y prever la conducta de los implicados

Si la comunicación entre cliente y proveedor fluye, y se trabaja de forma conjunta, se pueden anticipar diversos de los problemas que podrían surgir. En consecuencia, se está a tiempo de preparar un plan de choque y tener ya desarrolladas posibles soluciones. ¿Qué tipo de problemáticas pueden surgir? A continuación citamos algunos ejemplos:

-Expectativas poco realistas de los implicados sobre la herramienta
-Ausencia de compromiso en todas las esferas implicadas en la solución
-Infraestructura inadecuada: carencia de servidores propios y/o mala conexión a internet, falta de dispositivos móviles para la soluciones APP, etc
-Falta de integración con los sistemas de la empresa
-Proceso formativo inadecuado
-Falta de seguimiento del proyecto

24/04/2019

Cómo digitalizar los permisos de trabajo especiales con éxito

No es la primera vez que en este blog hablamos de la necesidad de digitalizar cualquier proceso documental. A día de hoy, y teniendo las herramientas que tenemos, seguir usando papel y gestionando documentos de forma manual es una pérdida de tiempo y dinero. Cuando se trata de la gestión de permisos de trabajo especiales, la cuestión es aún más importante si lo que queremos es agilizar y facilitar los procesos.

Sin embargo, la digitalización como proceso dentro de las compañías no es tan sencillo como parece. ¿Qué es lo que hace que este cambio sea tan difícil de efectuarse? A continuación enumeramos algunas de las barreras con las que nos podemos encontrar a la hora de dar el salto a la gestión de permisos de trabajo especiales de forma digital.

Falta de cultura preventiva dentro de la organización

Esto es algo básico en cualquier compañía. Si los principales agentes de la empresa no son conscientes de la importancia de la cultura preventiva, resultará mucho más difícil no solo la gestión de los permisos de trabajo especial sino de cualquier documentación referida al ámbito de PRL.

Antes de iniciar cualquier proceso de digitalización se debe realizar un análisis del nivel de madurez preventiva de la organización para saber en qué punto nos encontramos. En función de la situación, puede que sea necesario acompañar este proceso de un proyecto de gestión del cambio.

Poca o nula cultura de reporte de datos a cualquier nivel de la organización

No tiene precisamente que ir ligado con el punto mencionado anteriormente. Que la empresa tenga una cultura preventiva adquirida no significa que el personal implicado en la gestión y uso de los permisos de trabajo realice el registro y reporte de la información relacionada de forma habitual. Por eso es preciso fomentar la participación de dicho personal (y del de la compañía en general) para evitar que haya vacíos tan importantes como ese.

Indefinición de los actores responsables de un permiso de trabajo

Es preciso saber quiénes son los actores que van a participar en el proceso de gestión de los permisos de trabajo especial, además de saber los roles que van a desempeñar. Todas las personas deben saber cuál es su papel, qué deben hacer y hasta dónde llega su labor. Esta definición es básica para que la gestión de los permisos de trabajo funcione con éxito, ya sea en formato papel o de forma digital.

Falta de concreción en el flujo del permiso de trabajo

También se tiene que definir cuál será el flujo de trabajo, aunque es posible que éste sufra modificaciones para adaptarse al proceso de digitalización. No obstante, si las directrices están bien marcadas, no tiene por qué haber consecuencias negativas.

Dispersión y poca homogeneización en los tipos de permisos de trabajo especial

Al existir diversos permisos de trabajo especiales, las compañías puede que hayan desarrollado diferentes plantillas para cada uno de ellos. Lo que a priori puede parecer una ayuda, en el entorno digital dificulta más la elaboración y tramitación de los mismos (también si son en papel). Es necesario que las empresas elaboren una plantilla única con una estructura que admita las particularidades de cada uno de los trabajos especiales.

La implicación del personal en la implantación y su aceptación

Para que la digitalización de la gestión de permisos de trabajo especiales sea un éxito, es necesario que los trabajadores estén implicados. Para ello hay que efectuar una buena gestión del cambio haciendo que los actores principales se impliquen desde el principio. De esta forma sentirán la solución como suya y se facilitará que se involucren en ella.

La usabilidad de la solución y la formación de usuarios

A la hora de gestionar permisos de trabajo, ya sean especiales o no, lo idóneo es contar con una aplicación o herramienta informática desarrollada particularmente para la empresa. De esta manera se contemplan todas sus necesidades y resulta más eficaz. Para que sea un éxito, dicha app debe ser lo más intuitiva y usable posible, y adaptarse bien al flujo ya conocido que los permisos de trabajo siguen dentro de la empresa. Para que esto sea así se debe trazar un buen plan de formación e información del personal. Si todos aprenden a usar la herramienta, ésta será más productiva y ayudará a obtener mejores resultados.

17/04/2019

Beneficios del uso de aplicaciones de gestión de prevención

La evolución de las tecnologías ha supuesto la implementación de muchos métodos de trabajo y organizativos a nivel empresarial. Uno de los campos afectados ha sido el la gestión de la prevención en el ámbito de la salud y seguridad laboral. Ahora bien, todavía sigue siendo necesario trabajar para implantar herramientas de este tipo, como por ejemplo las apps, para facilitar el trabajo de todos.

Porque las aplicaciones informáticas son uno de los recursos más extendidos a nivel de organizaciones aunque, por el momento, tan solo se puede hablar de una penetración en el 25% de las compañías. Si las empresas fuesen conscientes de los beneficios que estas aportan a nivel organizativo, no dudarían en invertir esfuerzos en desarrollar las suyas cuanto antes posible.

¿Cómo nos ayudan las apps en la gestión de la prevención?

La realidad es la siguiente: gran parte de las empresas sigue realizando la gestión de SSL en formato tradicional, es decir, en papel. Acumulan documentación y Excels que ocupan un espacio de almacenaje, que no permite ser actualizado de forma automática y que además dificulta muchísimo la búsqueda de datos. ¿Por qué no optar por una app?

Integrar la prevención en todos los ámbitos de la organización pasa por contar con una herramienta fácil de usar y que esté al alcance de todos. De esta manera se consigue la implicación por parte de los trabajadores.

Y es que entre las ventajas de disponer de una aplicación para la gestión de la prevención encontramos una automatización de los procesos, una mejora de la comunicación y una confidencialidad y protección de datos garantizada.

Funcionalidades y beneficios que aportan las apps

Uno de los puntos fuentes de usar una aplicación en la gestión de la prevención de una empresa es que se puede visualizar, supervisar y actualizar las tareas asignadas al responsable de la misma.

Por otra parte, se pueden realizar cuestionarios personalizados y optimizar el proceso de toma de datos gracias a una integración al software de gestión automática. Además, también permite que se exploten mejor mediante indicadores (Kpis) y, como consecuencia, se produce una mejora en la toma de decisiones. Citamos como ejemplo los check list de observaciones preventivas, las visitas de inspecciones de seguridad, los permisos de trabajo, los cuestionarios de comprensión de formaciones, etc.

Otro factor a destacar de las aplicaciones es que permiten facilitar y potenciar el canal de participación de empleados mediante módulo específico. Sus intervenciones, ya sean quejas, propuestas u observaciones, se generan desde la propia app y llegan automáticamente al responsable de su gestión.

Por lo que respecta a la notificación de incidentes y accidentes, la información queda volcada al sistema de Gestión SSL de forma automática. No podemos olvidar, además, que las aplicaciones permiten incorporar las firmas manuscritas sobre la pantalla táctil del Smartphone.

Mejoras en los reportes

Como hemos podido comprobar, el uso de aplicaciones en la gestión preventiva ayuda a agilizar el registro de incidentes, acciones, observaciones y participaciones. Como consecuencia, el reporte de datos aumenta y propicia que participe todo el personal de la organización.

Las apps son una buena herramienta en este sentido, ayudando a que el análisis y tratamiento de los datos obtenidos sea más efectivo. Haciendo el proceso más fácil y rápido se pueden identificar peligros ocultos y aumentar la seguridad en todos los niveles.

Pero lo básico para que esta herramienta funcione es que haya una sensibilización y concienciación de toda la empresa, desde los altos directivos hasta los operarios más rasos. Solo así se conseguirá la excelencia.

10/04/2019

Herramientas informáticas para el reaprovechamiento documental de la CAE

Las personas que trabajamos en el ámbito de la gestión de la Coordinación de Actividades Empresariales (CAE) en el ámbito de Prevención de riesgos laborales sabemos que se trata de una tarea repleta de documentación. Por fortuna, cada vez más se usan herramientas informáticas para agilizar los procesos. Uno de los beneficios que ofrecen es el reaprovechamiento documental, una opción que permite ahorrar tiempo, energía y papel.

La CAE ha requerido siempre de muchas horas de trabajo y de grandes cantidades de papeles y documentos que revisar y validar. La digitalización de estos procesos ha supuesto un gran avance, aunque en muchas ocasiones eso no quita que ella que revisarla y validarla de igual manera.

Hacerlo de forma automática tan solo es factible en el caso de documentos de la Seguridad Social o en recibos bancarios, es decir, en documentos normalizados. Así que el reaprovechamiento documental es, sin lugar a dudas, una de las grandes ayudas con las que contamos a día de hoy.

Reaprovechamiento documental, ¿qué es?

Los documentos validados tienen una fecha de caducidad. El reaprovechamiento documental consiste, precisamente, en usarlos las veces que haga falta mientras el periodo de validez siga vigente. Si una misma empresa necesita el mismo documento en dos o tres ocasiones, ¿qué necesidad tenemos que solicitarlo y realizar todo el proceso de obtención y validación si aún tiene vigencia? Ninguna.

En el caso de la CAE, este recurso es muy beneficioso en situaciones donde hay contratas con diversos servicios, o en contratas que prestan un servicio de forma periódica a la misma empresa. Un sistema de reaprovechamiento documental permitirá ahorrar tiempo en cada una de las revisiones que se deberían hacer.

SmartOSH como solución informática

Las herramientas informáticas están ayudando en gran medida a efectuar estas labores de reaprovechamiento documental. En Prevencontrol hemos desarrollado una aplicación llamada SmartOSH que no solo realiza esa función, sino que ayuda a la gestión integral de la PRL.

De esta manera se puede adjuntar, tipificar y gestionar documentación a cualquier ítem de la aplicación. Tanto empleados como puestos de trabajo, departamentos, centros, empresas, contratistas, factores de riesgo o medidas preventivas quedan contempladas en SmartOSH.

SmartOSH es, más allá de un gestor documental, una fuente de información valiosísima para el módulo de gestión de la CAE. Y es que la aplicación realiza un barrido automático de la información de la que se dispone en el sistema compatible con cada requisito. Si encuentra un documento que ya ha sido revisado y que aún tiene validez, el sistema lo da por satisfecho. Si quieres más información acerca de SmartOSH no dudes en contactar con nosotros.

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