gestión preventiva

15/01/2019

Gestión de la CAE: puntos básicos para una correcta aplicación

La gestión de la Coordinación de Actividades Empresariales (CAE) en prevención de riesgos laborales no es una tarea fácil. Ahora bien, en nuestras manos está hacer de ello un proceso más sencillo y manejable teniendo en cuenta una serie de criterios básicos. ¿Cuáles son los pasos que debemos seguir para una correcta aplicación de la CAE? Los desgranamos a continuación.

Lo primero que debemos tener en cuenta es que toda compañía que cuenta con un número de empleados que acuden a un mismo lugar de trabajo tiene unos deberes de cooperación que pasan por informar de forma recíproca sobre los riesgos de la actividad que los trabajadores van a realizar. Solo de esta manera se podrá gestionar su seguridad. Además, el empresario también deberá comunicar de inmediato una situación de emergencia que pueda producirse en el lugar de trabajo.

Una vez establecida esta base, lo primero que habrá que hacer para aplicar la CAE es definir si la empresa a la que estamos asesorando actúa como “empresario titular” o “empresario principal”. La CAE se regula a través del  RD 171/2004, desarrollado en el art. 24 de la Ley 31/1995 de PRL. En el art. 2 de este Real Decreto quedan definidos ambos conceptos, además de la gestión que recae sobre cada uno de ellos. ¿Cuáles son las funciones concretas en cada una de estas figuras? A continuación las definimos con detalle.

Empresario titular

La persona que tiene la capacidad de poner a disposición y gestionar el centro de trabajo. Tal y como se expone en el Real Decreto antes mencionado, debe efectuar las siguientes acciones.

  1. Informar a las empresas concurrentes antes del inicio de la actividad de los riesgos propios del centro de trabajo que les puedan afectar, de las correspondientes medidas preventivas y de las medidas de emergencia. Si los riesgos son graves o muy graves esta información deberá entregarse por escrito.
  2. Dar instrucciones, antes del inicio de la actividad y después de tener información sobre la misma, para la prevención de riesgos existentes en el centro de trabajo así como sobre las medidas a aplicar en caso de emergencia. Los empresarios concurrentes deben cumplirlas e informar de ellas a sus trabajadores.
Cuadro extraído de la NTP 918

Empresario principal

El empresario que contrata o subcontrata con otros la realización de obras o servicios correspondientes a la propia actividad de aquel y que se desarrollan en su propio centro de trabajo. Además de las obligaciones que le corresponderían como empresario titular también cuenta con la obligación de vigilancia. En este sentido, la normativa es poco concreta con lo que deberemos guiarnos por estos parámetros que, por lo general, abarcan todo el espectro de lo que supone esa vigilancia.

  1. Vigilar el cumplimiento de la normativa de PRL. En toda obra que se realice en su centro de trabajo, ya sea por contratas o subcontratas.
  2. Exigir las acreditaciones correspondientes. Las empresas concurrentes deben aportar por escrito la ER de los servicios contratados así como obligaciones de información y formación de los trabajadores que participarán.
  3. Asegurar los medios de coordinación. Debe comprobar que se han establecido entre las empresas concurrentes.
  4. Cumplir con el art. 42.3 de la LISOS sobre responsabilidad empresarial. Se trata de responder por las obligaciones de PRL impuestas por la ley de cara a los trabajadores implicados, ya sean de contrata o de subcontrata.

En este sentido, tampoco debemos olvidar que en el art. 42 del Estatuto de los Trabajadores (RDL 5/2000) sobre subcontratación de obras y servicios queda clara la exigencia hacia el empresario principal de comprobar que los contratistas estén al corriente de los pagos de las cuotas de la Seguridad Social así como verificar que cumplen con sus obligaciones salariales durante el periodo en que dure la contrata.

¿Cómo determinar si se actúa como empresario principal o como empresario titular?

Esta cuestión, como ya hemos apuntado, es la primera que debe resolverse. Basta con valorar si la actividad que desarrollará la contrata es propia del empresario del centro de trabajo. En caso de que no sea así, el empresario tendrá un papel titular y tan solo deberá llevar a cabo las acciones que a esta figura correspondan. Otra opción, que se produce con asiduidad, es que la empresa quiera llevar el control de todos los procedimientos y decida actuar como empresario principal. Mientras cumplan con todas las obligaciones que esto supone, las empresas están en su derecho de actuar así.

Como caso de éxito en este ámbito, destaca el de Protón Electrónica, una empresa ubicada en el País Vasco que cuenta con seis trabajadores y que ha sido premiada en más de una ocasión con los Galardones Europeos en Buenas Prácticas en PRL gracias al desarrollo de un sistema que conglomera en un único documento toda la documentación necesaria para la gestión de la CAE.

15/01/2019

La digitalización de los permisos de trabajo

Ya entrados en 2019 aún existen corporaciones que no han digitalizado los procesos de elaboración de Permisos de Trabajo Especiales (PTE). En una era en la que las nuevas tecnologías y el Big Data dominan el territorio, resulta sorprendente que haya compañías que opten por la gestión de dichas documentaciones de forma tradicional, es decir, en papel.

En anteriores posts de este blog ya hemos podido ver los beneficios de usar una app para gestionar un permiso de trabajo especial, pero por si todavía hay personas que no están convencidas del cambio, pasaremos a analizar de forma detallada los tres estadíos en los que se pueden encontrar en este ámbito: sistema tradicional, digitalización básica y digitalización completa.

Gestión Tradicional

El papel es nuestra base. Los datos se recogen, introducen y procesan de forma manual por medio de plantillas que, en cierta manera, facilitan la operación. No obstante, los inconvenientes que se presentan son diversos y destacados:

  • Necesidad de espacio físico para almacenar los PTE.
  • Dificultad de consultar y exportar datos ya que el acceso no es inmediato.
  • Falta de control del estado y evolución de los documentos.

Digitalización Básica

La digitalización de los datos de los PTE se ha hecho de forma parcial e insuficiente, quedándose a medio camino sin poder explorar todos los beneficios que aportan las nuevas herramientas tecnológicas. En estos casos el papel ha pasado a una mejor vida con lo que el envío, almacenaje y distribución de la información se hacen por vía digital. No obstante, hay pequeños escollos por solventar como los que citamos a continuación:

  • Digitalización del flujo: puede ser completa o, por el contrario, precisar que cada actor rellene un nuevo reporte para obtener el citado permiso de trabajo.
  • Control de la evolución y estado del PTE: puede ser real y completo o precisar, todavía, que se crucen datos de los diferentes reportes.
  • Explotación de los datos disponibles: puede ser factible o necesitarse un procesado de la información recogida.

Digitalización Completa

En estos casos, la elaboración de Permisos de Trabajo Especiales se hace al 100% de forma digital gracias a las soluciones informáticas específicas de gestión que existen en el mercado, como SmartSafety desarrollada por Prevencontrol. El papel queda eliminado con lo que el flujo virtual se caracteriza por:

  • Unificación: todos los actores de un mismo permiso de trabajo (cada uno con sus funciones) registran sus acciones sobre el mismo ítem
  • Control: tanto de la evolución como del estado de los permisos ipso facto.
  • Accesibilidad: se pueden consultar en cualquier momento los permisos archivados, activos, eliminados y en proceso de gestión.
  • Explotación de los datos: fácil y ágil.

¿Cuál es el valor aportado de la digitalización completa?

Una de las formas de saber cuál es el valor que nos aporta la digitalización completa de los Permisos de Trabajo Especiales es por medio de la matriz ERIC, una herramienta que se basa en los siguientes puntos básicos:

  • Eliminar: todo aquello costoso, improductivo o innecesario.
  • Reducir: en todo aquello costoso, improductivo o innecesario.
  • Incrementar: todo aquello beneficioso.
  • Crear: todo lo que se crea de nuevo da un valor que no existía.

Rigiéndonos por estas cuatro acciones incrementamos el valor de la actividad que llevamos a cabo, obteniendo mayores beneficios. En el caso de la digitalización de los permisos de trabajo, lo que hacemos es eliminar el papel, reducir el tiempo y los procesos, incrementar la agilidad y la accesibilidad y crear nuevas posibilidades que ayudan a mejorar el proceso.

Otra herramienta empleada en este sentido es la de la Curva de Valor que refleja, mediante un gráfico, el valor que nos ofrece cada solución para cada uno de los parámetros de la matriz.

Las soluciones de valor aportadas gracias a la digitalización completa son las siguientes:

  • Paperless: eliminación del papel
  • Eliminación del flujo físico entre participantes
  • Reducción del tiempo de gestión
  • Disminución del tiempo de rellenado
  • Reducción de errores en el rellenado
  • Incremento de la facilidad de consulta ya que la información está centralizada
  • Centralización de datos en un único sistema de almacenaje
  • Incremento de la homogeneidad del sistema
  • Incremento en la explotación de datos
  • Posibilidad de trabajo en movilidad: nueva posibilidad creada
  • Control de estado y evolución
  • Entorno único al disponer de toda la información, gestión y uso en una única herramienta
15/01/2019

Ventajas de la evaluación de riesgos laborales en tiempo real

La gestión de la evaluación de riesgos laborales se ha visto fuertemente implementada gracias a la aparición de las herramientas informáticas y aplicaciones. Gracias a estos recursos estos procesos se pueden realizar en tiempo real. Las ventajas de hacerlo de esta manera son muchas, y ese es el motivo por el cual cada vez se desarrollan más sistemas tecnológicos, como SmartOSH de Prevencontrol, que permiten llevar a cabo una gestión de los riesgos laborales al momento.

El proceso tradicional que se ha llevado a cabo mayoritariamente hasta hace pocos años presenta diversas problemáticas que impiden una gestión rápida, eficaz y segura de los riesgos en los entornos de trabajo. La toma de datos, realizada de forma manual, servía para elaborar informes a partir de los cuales desarrollar una planificación de la actividad preventiva que, más tarde, se aplicaría a los casos reales. ¿Cuáles son los inconvenientes más destacados?

  • Tiempo. La recogida de datos, su introducción en el sistema y evaluación precisan de un tiempo mucho más amplio que si realizamos el proceso con una app.
  • Desactualización.En el momento en que se ha llevado a cabo el estudio y evaluación de riesgos, esos datos pueden haber cambiado y haber quedado obsoletos. Tampoco se pueden introducir datos al momento si se detecta alguna anomalía o nueva situación de riesgo una vez ya se ha elaborado el informe.
  • Ausencia de medidas. El tiempo que transcurre entre la recogida de datos y la puesta en marcha de la planificación de riesgos deja al lugar de trabajo sin las medidas de seguridad necesarias para actuar en caso de emergencia.
  • Revisión. Por lo general, los planes de prevención no se revisan hasta que ha transcurrido un año. Por tanto, todo lo que haya ido aconteciendo en ese periodo no se puede aplicar ni tener en cuenta hasta una nueva evaluación y su correspondiente elaboración de informe.

Sin embargo, los tiempos han cambiado y la tendencia hacia el uso de sistemas que permitan la gestión de riesgos laborales a tiempo real es mayor. Sus ventajas frente al sistema tradicional no solo han quedado probadas, sino que además ayudan y agilizan el trabajo de los responsables de estas áreas. De esta manera, tanto la recogida como el acceso a los datos es mucho más sencilla. ¿Cuáles son sus principales ventajas?

  • Inmediatez. Lo que se hace es realizar una recogida constante de datos que se pueden ir introduciendo en el sistema sin necesidad de esperar, actualizándose así los informes elaborados con las nuevas medidas y eliminando las que ya no sirvan.
  • Cobertura completa. Al no precisarse de tiempo para elaborar la evaluación de los datos, cualquier situación de riesgo está siempre cubierta con una planificación concreta. Si es preciso, se ajustará en función de las necesidades que se detecten.
  • Sin revisiones. No hay necesidad de esperar a un año (o más) para evaluar los cambios sufridos y actualizar la planificación de riesgos. Se trata de un sistema que está vivo, en constante evolución, y por ello se encuentra siempre a la vanguardia de las necesidades de la empresa.
  • Rastreo individualizado. El hecho de saber en qué momento se detecta cada ítem permite hacer un seguimiento específico y más detallado.
  • Mejoras hacia el trabajador. Se puede atender de inmediato a los trabajadores con incapacidades o sensibilidades sobrevenidas.

En el caso de SmarthOSH, nos encontramos con una herramienta informática que, entre otras muchas funcionalidades, nos permite realizar una gestión de la evaluación de riesgos laborales a tiempo real. Si aún no la has probado, ¿a qué esperas?

10/01/2018

La importancia de un sistema informático para la seguridad y salud en el trabajo (II)

Una vez decididos a implementar un nuevo sistema de gestión SSL, empieza el trabajo en equipo. Uno de los departamentos clave para la puesta a punto del nuevo gestor será el departamento de nuevas tecnologías (IT). Por un lado, serán los que pilotarán la transición entre sistemas y que trasladarán a un lenguaje técnico nuestras necesidades. Y por otro, se trata de buscar entre la multitud de aplicaciones de gestión que hay en el mercado la que mejor se adapte a las necesidades de la empresa.

El primer post se centraba en las consideraciones previas a la hora de apostar por un sistema informático destinado a mejorar la seguridad y salud laboral (SSL). Una fase donde es importante evaluar la utilidad del nuevo gestor, analizar los sistemas vigentes e involucrar a las partes interesadas. A continuación, abordaremos la segunda fase, que engloba la adquisición e instalación del nuevo programa.

Cloud or on-premise?

Por ejemplo, este equipo decidirá donde se almacena toda la información del sistema, ya sea en un servidor de la empresa o en la nube. Hay que tener en cuenta que la tendencia actual apuesta por la instalación en el cloud. Gracias a las mejoras en velocidad y seguridad de los últimos años, el sistema de la nube ya engloba el 80% del mercado. En la última década la situación se ha invertido por completo, ya que en 2004 sólo el 20% de las empresas usaban esta solución.

La reducción de costes derivados de la infraestructura y el ahorro en aplicaciones y programas informáticos, así como la reducción de horas de trabajo y recursos humanos, son algunas de las razones que avalan el sistema de almacenamiento en la nube. Se trata de una de las primeras mejoras en el marco de la empresa, una primer paso que nos ayudará a afrontar con más garantías y recursos económicos la implementación del nuevo sistema SSL.

Un programa central

Uno de los saltos cualitativos del nuevo sistema SSL es la capacidad de integrar todas las aplicaciones informáticas de la empresa en un único software. La conexión con éxito los diversos sistemas de la organización será determinante para facilitar el análisis sin errores y su correcto rendimiento en el día a día. Agrupar en un solo gestor toda la maquinaria de la empresa: programas de recursos humanos, como Meta4, SAP Success factores, Workday…; de ERP, como SAP, Oracle, Microsoft Dynamics NAV, AX o GMAO, entre otros. Además, este concepto global simplificará la actualización de los datos y ahorrará recursos humanos y horas de trabajo al departamento de Seguridad y Salud.

Solución versátil i móvil

La nueva herramienta se adapta a las necesidades específicas de la empresa y también a las nuevas formas de trabajar y comunicarnos. En este sentido, incorpora todos los dispositivos (ordenador, tableta, SmartPhone) y permite el acceso universal. Una versatilidad que aumenta la productividad en el trabajo, así como la posibilidad de entregar los nuevos datos al equipo de SSL en tiempo real y sobre el terreno, entre otras ventajas.

Un estudio de la consultora Cornestone on Demand, realizado en 2013, señalaba que el uso de los dispositivos móviles en el trabajo ya era del 36%. Actualmente, la tendencia ya se acerca al 50%. Solo por ese motivo, ya vale la pena apostar por sistemas que acepten dispositivos móviles, ya que el futuro es movilidad y comunicación instantánea.

Abrazar el nuevo paradigma digital

En el marco de la gestión de sistemas seguridad y salud en el trabajo, los sistemas más veteranos no siempre son los más efectivos. Simplemente porque el desarrollo exponencial de las nuevas tecnologías crea y mejora las antiguas herramientas de prevención. De hecho, los programas que hasta hoy han sido referencia en nuestro campo pronto quedarán obsoletos.

Los tiempos cambian. Los códigos y lenguajes tradicionales han quedado atrás ante la integración de la información que proporciona los wearables o la irrupción del big data que tienen que poseer todas aquellas empresas que quieran ser competitivas. La actualización viene derivada de la transformación digital de nuestra sociedad, y como las empresas se actualizan y mejoran a través de las ventajas que nos ofrece la tecnología. La implantación y la explotación de la gestión SSL va en esta dirección, la de sacar el máximo rendimiento al nuevo paradigma digital.

Una vez analizados los aspectos técnicos de la puesta en marcha del nuevo sistema, hay que abordar la funcionalidad y los beneficios que se derivaran. La implementación de sistemas que engloban muchos programas suele ser compleja y larga. Eso sí, una vez superada la fase de instalación y familiarización nos aportará nuevas funcionalidades y, lo que es más importante, una gestión integrada.

Una aplicación que permite identificar los riesgos, define acciones preventivas, corrige y retroalimenta las auditorías de seguridad y genera informes de los accidentes, entre otras acciones. Además, nos permite seguir en tiempo real la gestión de los riesgos y los elementos de prevención, de forma actualizada, en remoto y sin soporte administrativo extra.

Otra funcionalidad destacable es la capacidad de informar a los trabajadores, lo que permite reducir la carga de trabajo del equipo de SSL. En el afán de actualizar el conjunto de la organización, la solución también cubre las necesidades en la formación de los trabajadores a través de una plataforma online LMS, que permitirá el aprendizaje y el reciclaje de manera efectiva y dinámica de la plantilla.

Para recapitular y afinar en la solución SSL más adecuada para la empresa es interesante elaborar una lista con algunos de los puntos claves que hay que abordar antes de la instalación.

Recordemos los apartados de la primera fase:

  • Implicación de la dirección en la implantación del nuevo sistema SLL.
  • Capacidad económica y disposición de recursos humanos para hacerla efectiva.
  • Inventario de todos los programas informáticos vigentes y de su utilidad.
  • Valoración de los programas vigentes por parte de los usuarios responsables
  • Recopilación de información sobre casos de éxito y de fracaso de la empresa.
  • Evaluar el grado de implicación de los futuros usuarios en el nuevo sistema.

Para terminar, un resumen de las etapas de la segunda fase:

  • Coordinación con el departamento IT sobre las necesidades del nuevo sistema.
  • Decidir los aspectos técnicos de la implementación: instalada en el servidor o en la nube, solución global o específica, adaptable con otros sistemas o independiente, gestión móvil o estática, así como para evaluar la evolución y el desarrollo, capacidad de analizar datos y tomar decisiones.

Sabemos el potencial del nuevo sistema y marcamos objetivos:

  • Definición, identificación de riesgos y seguimiento de las fases.
  • Control del sistema cono para realizar de auditorías.
  • Formación de los trabajadores y reparto de las tareas.
  • Gestión de las actividades con las contratas y subcontratas.
  • Investigación de los accidentes e incidentes.
  • Almacenamiento y elaboración de documentos.

En la siguiente entrada en el blog detallaremos las estrategias para hacer realidad una implantación efectiva de la solución SSL.

por SmartOSH
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