Por el momento hemos dedicado dos posts de este blog a hablar sobre los aspectos a tener en cuenta a la hora de seleccionar una solución informática de seguridad y salud laboral. Siguiendo el hilo abierto en este sentido, ofrecemos nuevas recomendaciones a la hora de realizar una elección que nos proporcione eficiencia y eficacia.

Elegir un software como solución informática es una decisión que hay que tomar valorando diversos aspectos. Y es que hay que tener en cuenta que su implantación es un proceso que requerirá de un tiempo y donde entrará en juego el factor humano. ¿Cómo recibirán los trabajadores esa herramienta?

Los datos nos informan de que casi un 50% de las empresas que han implantado una solución informática de seguridad y salud laboral han quedado insatisfechas con los resultados. El motivo que les frena a cambiarla es el retorno económico de la inversión realizada.

Para que esto no ocurra, proponemos una serie de acciones para que el proceso de implantación sea un éxito.

Implicación y compromiso

Para que la solución informática sea un éxito es necesario destinar recursos al proceso de implantación. Todos los estratos deben ser partícipes de ello e implicarse. Esto, evidentemente, requerirá de una inversión de tiempo que, a la larga, se traducirá en eficiencia y eficacia.

Definición de objetivos y alcance

Por una parte se debe tener muy claro cuáles son los objetivos que se quieren conseguir. Éstos han de ser realistas objetivos, mesurables, claro y bien adaptados a la realidad de los recursos de los que disponemos. Por otra parte, hay que medir bien el alcance del proyecto que tenemos entre manos. ¿Esto qué quiere decir? Pues que hay que establecer un límite en relación a los siguientes aspectos:

• Ámbito geográfico en que se implanta la solución (mejor empezar por un centro o área de negocio)
• Ámbito temporal (meses o fases)
• Ámbito funcional (toda la aplicación o sólo algunas de sus funciones)

Identificación de responsables

Se ha de saber quién es el líder del proyecto de implantación, quiénes son los interlocutores del proveedor y cuál es el equipo de la empresa que estará implicado en su despliegue. Solo aclarando las funciones de cada agente se conseguirá una implantación lógica y ordenada.

Establecer canales y vías de comunicación

Debemos asegurarnos de centralizar la información, regularla y formalizarla. Así conseguiremos que sea mucho más práctica para la empresa. Esto se puede hacer mediante una cuenta de correo electrónico donde se centralice todo, de soluciones específicas para la gestión de incidencias o con reuniones cada cierto tiempo para hacer un seguimiento. Eso sí, es importante centralizar los canales y que no se usen vías alternativas para que no se pierda información por el camino.

Describir hitos y criterios de éxito

Se trata de tener claro cómo evaluamos. Saber desde un principio cuáles son los criterios de éxito será un buen indicativo de si seguimos el camino correcto o no.

Diseñar programas de formación adecuados

Es preciso analizar las características de cada cliente para poder diseñar un programa de formación adecuado a sus necesidades y objetivos. Si además combinamos métodos de aprendizaje presenciales con online, se garantiza un mayor seguimiento y alcance. Contar con casos prácticos también ayuda a que los contenidos se asimilen mejor y por mayor tiempo.

Anticipar problemas y prever la conducta de los implicados

Si la comunicación entre cliente y proveedor fluye, y se trabaja de forma conjunta, se pueden anticipar diversos de los problemas que podrían surgir. En consecuencia, se está a tiempo de preparar un plan de choque y tener ya desarrolladas posibles soluciones. ¿Qué tipo de problemáticas pueden surgir? A continuación citamos algunos ejemplos:

• Expectativas poco realistas de los implicados sobre la herramienta
• Ausencia de compromiso en todas las esferas implicadas en la solución
• Infraestructura inadecuada: carencia de servidores propios y/o mala conexión a internet, falta de dispositivos móviles para la soluciones APP, etc
• Falta de integración con los sistemas de la empresa
• Proceso formativo inadecuado
• Falta de seguimiento del proyecto