En un post anterior abordamos la gestión del cambio a la hora de implantar un software de Seguridad y Salud en el trabajo. Teniendo como referente al profesor de la Escuela de Negocios de Harvard, John Kotter, vimos que el proceso consta de tres etapas que engloban ocho fases, de las cuales tratamos las tres primeras. En el post que sigue a continuación, abordaremos la segunda etapa, Comprometer y habilitar a toda la organización, y las tres fases que incluye.

En el artículo anterior mencionamos la importancia de visibilizar las bondades que ese cambio conllevará como cuánto papeleo nos ahorraremos o qué beneficios tendrá la implantación del software. ¿Qué sigue a continuación?

4.Comunicar la visión

Es indispensable hacer una buena comunicación entre los trabajadores. El anuncio de la implantación del software debe ser claro y contundente, y también tiene que impactar. Se trata de generar interés y crear expectativa, y una de las tácticas para ello es lanzando un teaser. ¿En qué consiste? En una campaña de prelanzamiento donde se ofrece información fragmentada generando curiosidad. Los teasers pueden tener diversos formatos como vídeo, flyers, carterelería, etc.

La expectación irá creciendo hasta el kick off: la presentación oficial del software. En esta reunión los responsables de SST comunicarán a los miembros de la compañía la implantación del proyecto. El apoyo total de la dirección es indispensable y eso se verá reflejado en el tipo de presentación que se haga. Los responsables del proyecto deben contar con los recursos, tanto de materiales como de tiempo, para poder dar a conocer su software.

Otra de las claves de la presentación es tener muy trabajada la visión del proyecto. Nos referimos a tener identificados el qué y el cuándo se va a emplear esa solución informática: para comunicar incidencias, para automatizar el envío de documentación preventiva, para concentrar las tareas de distintas fuentes…

¿Cómo llevarlo a cabo? Una buena estrategia es crear una historia de usuario. Se trata de crear un arquetipo de usuario donde se ejemplifique cómo van a usar el software, que van a ganar, etc.

También hay que tener en cuenta que una vez se haya lanzado el proyecto, hay que seguir manteniendo viva la llama del interés. Llevar a cabo acciones con una campaña diseñada específicamente para ello ayudará a que la solución presentada no caiga en el olvido.

Tampoco debemos olvidar que hay que predicar con el ejemplo. Es decir, que si lanzamos una solución informática los primeros en utilizarla deben ser los propios propulsores de la campaña. Solo creando movimiento ayudaremos a que los demás también sientan el impulso de implicarse.

5.Eliminar obstáculos

Una vez hayamos lanzado el software no hay que relajarse. Debemos estar preparados para los problemas y obstáculos que vayan apareciendo por el camino. Las reticencias y las críticas negativas serán los primeros, pero eso no nos debe hacer desfallecer. Corrigiendo actitudes e incluso relevando a los agentes del cambio por otros que estén más implicados podemos encauzar la situación.

Cabe destacar que también es positivo reconocer los esfuerzos de los colaboradores por adaptarse al cambio. Las recompensas emocionales ayudan a mantener la motivación.

6.Asegurar triunfos a corto plazo

En este sentido, es mejor ir poco a poco que hacerlo todo de golpe. Para que no baje la motivación, los triunfos deben verse al poco del lanzamiento del software. Por eso se recomienda empezar la implantación por fases en vez de hacer el lanzamiento con todas las funcionalidades. Marcar unos hitos de fácil consecución será un elemento que ayudará a dinamizar la implicación del personal.

En el post que seguirá nos adentraremos en la tercera etapa marcada por John Kotter para la gestión del cambio donde abordaremos las dos fases restantes: cómo implantar y mantener la transformación.