digitalización

03/07/2019

Auditorías de seguridad e inspecciones de seguridad, ¿en qué se diferencian?

La prevención es un arma indispensable para evitar o minimizar los accidentes laborales. En este sentido, las inspecciones de seguridad y las auditorias de seguridad son dos acciones clave que van ligadas a las medidas preventivas. Y aunque muchos las confunden, cada una de ellas tiene unas características distintas. ¿Sabrías diferenciarlas?

En ambos casos hablamos de técnicas analíticas preventivas previas al accidente o riesgo. Su objetivo es, obviamente, evitar que este suceda. Para que los resultados sean útiles debemos saber en qué consisten concretamente y cómo aplicarlas.

Inspecciones de seguridad

Cuando hablamos de una inspección de seguridad nos referimos a una recopilación de información relativa a lo examinado. Por lo general se trata de proceso visual que se lleva a cabo por el personal que está familiarizado con el lugar de trabajo, los equipos y las instalaciones. ¿Qué es lo que se hace concretamente?

-Se identifican actos inseguros
-Se identifican condiciones inseguras
-Se aplican medidas preventivas y correctivas
-Se proponen nuevas medidas

Un ejemplo de inspección de seguridad sería el examen y verificación periódica para comprobar que un equipo, un proceso o una actividad se están realizando de manera segura. Las listas de verificación ayudan a que esta técnica preventiva se realice de forma más fácil.

Auditorías de seguridad

En una auditoría de seguridad lo que se hace es recopilar información para la evaluación del cumplimiento de las regulaciones, políticas y criterios a los que se somete una actividad, sistema o situación. Se trata de un proceso más estructurado realizado por personal externo a la empresa, y que se basa en el análisis de tres pruebas:

-Documental: revisión de documentos
-Testimonial: entrevistas a personal
-Visual: examen o inspección del entorno

En este sentido, como ejemplo de auditoría de seguridad tendríamos las revisiones anuales que se realizan en las organizaciones para comprobar que se han realizado las inspecciones periódicas así como para verificar que se cumplen los requisitos legales y normativos que se requieren.

Auditorías e Inspecciones: la comparación

Cuando hablamos de inspecciones de seguridad y de auditorías nos estamos refiriendo a un tipo de monitoreo que se caracteriza por ser proactivo. En ambos casos se ofrece una retroalimentación informativa que permite evitar accidentes, incidentes y lesiones. Además, gracias a los datos que se obtienen y observan se pueden implementar medidas de prevención para mejorar en el ámbito de la salud y la seguridad.

A continuación establecemos una comparativa entre auditoría e inspección de seguridad con sus diversas características:

Comparativa entre auditorías de seguridad e inspecciones

Para reducir a la expresión mínima el objetivo de cada una de ellas, podríamos decir que las inspecciones de seguridad sirven para activar el Do, las cosas que hay que hacer, mientras que las auditorías se centran en el Check, en comprobar que las cosas están correctas.

¿Cuáles son los beneficios?

Tanto las inspecciones de seguridad como las auditorías se centran en el ámbito de la salud y seguridad en el trabajo y buscan focalizándose en los siguientes aspectos:

-Identificar y mitigar riesgos
-Que las organizaciones estén en sintonía con los requisitos reglamentarios
-Racionalizar muchos aspectos de la seguridad de las organizaciones
-Implementar un sólido programa de seguridad
-Mantener unos altos estándares de seguridad en las organizaciones

La diferencia está en que mientras en las inspecciones de seguridad se determinan cuáles son los riesgos, los peligros y las prácticas inseguras para interponer medidas, las auditorías se seguridad se encargan de revisar que las estrategias de seguridad se cumplen.

Integración con el mundo digital

En la actualidad vivimos en un momento en que casi todos los procesos de las compañías pasan por la digitalización. El Big Data permite que los datos se procesen y exploten de forma inmediata, disponiendo de la información de una manera mucho más ágil.

En Prevencontrol hemos desarrollado una solución que permite la gestión global digitalizada de la seguridad y salud laboral con unos reportes realizados en movimiento gracias a la app para dispositivos móviles. Estamos hablando de SmartOSH.

En el ámbito de las inspecciones de seguridad, SmartOSH permite definir y personalizar las listas de verificación para la toma de datos, además de la explotación de estos datos recogidos.

En cuanto a las auditorías de seguridad, SmartOSH posibilita la recopilación de datos y permite determinar, planificar y gestionar qué acciones y medidas hay que aplicar.

En el siguiente enlace puedes obtener más información sobre SmartOSH.

por Joan Manel Berenguer
12/06/2019

GS Inima como caso de éxito en digitalización de los permisos de trabajo y autorizaciones

La elaboración de permisos de trabajo y autorizaciones es algo constante en cualquier compañía. Con los años y la evolución tecnológica, este proceso ha pasado a hacerse de forma automática en lo que llamamos transformación digital. A continuación conocemos al detalle un caso de éxito, el de GS Inima, en el que la gestión de este tipo de documentación de forma digital ha supuesto no solo un cambio, sino un gran número de beneficios.

GS Inima, pioneros en la desalación por ósmosis inversa

GS Inima es una empresa española cuya actividad se centra en la desalación por ósmosis inversa. Su actividad con el tratamiento del agua dio inicio en el año 1955, aunque no fue hasta 14 años después, en 1969, cuando crearon su primera planta de ósmosis inversa. Desde entonces, GS Inima ha logrado constituirse como referente en nuestro país, extendiendo su actividad en zonas de América, África, Oriente medio y Europa Oriental.

Imagen de archivo de GS Inima

La actividad de GS Inima ha ido ampliándose con el paso de los años, y a día de hoy también gestiona plantas de tratamiento de agua residual, potabilización, reutilización y procesos industriales. Además, participa en todas las etapas del proceso de desarrollo de los proyectos, desde el diseño y la innovación tecnológica pasando por la producción, construcción y mantenimiento. Eso sí, siempre con la excelencia tecnológica y la reducción de impacto medioambiental como prioridades.

Gestión de la cultura preventiva por medio de un software

Dado al a complejidad de las actividades que se desarrollan en GS Inima, la compañía tiene en marcha un plan de cultura preventiva para garantizar la salud y seguridad laboral. Dicho plan afecta, por una parte, a las actividades que se desarrollan, algunas de ellas consideradas como “trabajos especiales”. Por otra, también atañe a todo lo que a documentación y procedimientos se refiere.

En este sentido, GS Inima ha optado por la innovación tecnológica y se ha sumado al grueso de compañías donde la transformación digital ya ha llegado. El uso de un software por medio de una app ha ayudado a agilizar y mejorar y los procesos de una forma sorprendente. ¿Cuáles son las ventajas de emplear el software de digitalización?

–Múltiples usos. La versatilidad y la facilidad de crear plantillas de cuestionario les permite usarlas para numerosas aplicaciones prácticas (PTE, autorizaciones, checklists…)
–In situ. Los cuestionarios se rellenan en el mismo lugar de trabajo mediante la app de forma digital. Por tanto, no hay necesidad de disponer de papel.
–Sin cobertura. No es necesario disponer de condiciones de cobertura móvil para rellenar los datos. Esto permite una mayor seguridad en entornos ATEX.
–Reporting automático. Generan un reporte documental automático tras su cumplimentación, sin procesos manuales de traspaso de datos del papel al ordenador.
–Automatización de avisos. La posibilidad de automatizar el reporte del listado va acompañado de una generación de avisos parametrizables que notifican de la creación de uno nuevo al cargo que definen previamente.
–Explotación de datos. Los datos obtenidos de las cumplimentaciones pueden ser consultados y explotados a tiempo real. De esta manera también se pueden realizar las comparaciones entre unidades organizativas.
–Firma digital. Los diferentes documentos que lo requieren se acompañan de una firma digital hecha en el mismo terminal. De esta forma la cumplimentación se hace de forma rápida y segura.

El resultado de la digitalización de los procesos

Como apuntábamos, la digitalización de los procesos en GS Inima (o en cualquier otra compañía que haya optado ya por el uso de softwares para la gestión preventiva) ha conllevado un buen número de beneficios. Conozcamos, previamente, cuáles son los procesos que ya se cumplimentan por medio de una app:

-Permiso de trabajo para atmósferas explosivas (ATEX)
-PTE para trabajos en espacios confinados
-Permiso de trabajo con fibrocemento
-Autorización para trabajos eléctricos
-Autorización para uso de maquinaria
-Nombramiento de Recurso Preventivo
-Nombramiento de Equipo de Emergencia
-Listados de chequeo de las condiciones de trabajo
-Informes de seguridad
-Registro de entrega de EPIs
-Registro de entrega de documentación
-Hojas de descargo

Una vez sabiendo cuáles son las actividades documentales y de tramitación que se han visto beneficiadas por la aplicación de softwares para su gestión, detallamos los beneficios que ha supuesto dicha transformación digital:

–Reducción de tiempos. Se ahorra tiempo en cuanto a los procesos manuales, tanto al rellenar datos como al autorizar trabajos. La sincronización de los mismos y la posibilidad de realizar comparativas in situ, sin necesidad de hacer un traspaso de papel a otro soporte, también contribuyen a ello. La automatización de avisos también ha permitido actuar con mayor brevedad.
–Reducción de costes. Se aumenta la productividad y la calidad de la producción a la vez que se reducen costes en tiempo y materiales (papel,…).
–Mayor seguridad. No se pierde la información y la protección de datos está asegurada.
–Environmental friendly. Al reducirse la generación de residuos estamos ayudando a proteger el medioambiente. Invertir en digitalización es invertir en nuestro planeta.

por Oriol López
Cómo digitalizar los permisos de trabajo especiales con éxito. Trabajos en caliente, trabajos eléctricos, trabajos en altura
24/04/2019

Cómo digitalizar los permisos de trabajo especiales con éxito

No es la primera vez que en este blog hablamos de la necesidad de digitalizar cualquier proceso documental. A día de hoy, y teniendo las herramientas que tenemos, seguir usando papel y gestionando documentos de forma manual es una pérdida de tiempo y dinero. Cuando se trata de la gestión de permisos de trabajo especiales, la cuestión es aún más importante si lo que queremos es agilizar y facilitar los procesos.

Sin embargo, la digitalización como proceso dentro de las compañías no es tan sencillo como parece. ¿Qué es lo que hace que este cambio sea tan difícil de efectuarse? A continuación enumeramos algunas de las barreras con las que nos podemos encontrar a la hora de dar el salto a la gestión de permisos de trabajo especiales de forma digital.

Falta de cultura preventiva dentro de la organización

Esto es algo básico en cualquier compañía. Si los principales agentes de la empresa no son conscientes de la importancia de la cultura preventiva, resultará mucho más difícil no solo la gestión de los permisos de trabajo especial sino de cualquier documentación referida al ámbito de PRL.

Antes de iniciar cualquier proceso de digitalización se debe realizar un análisis del nivel de madurez preventiva de la organización para saber en qué punto nos encontramos. En función de la situación, puede que sea necesario acompañar este proceso de un proyecto de gestión del cambio.

Poca o nula cultura de reporte de datos a cualquier nivel de la organización

No tiene precisamente que ir ligado con el punto mencionado anteriormente. Que la empresa tenga una cultura preventiva adquirida no significa que el personal implicado en la gestión y uso de los permisos de trabajo realice el registro y reporte de la información relacionada de forma habitual. Por eso es preciso fomentar la participación de dicho personal (y del de la compañía en general) para evitar que haya vacíos tan importantes como ese.

Indefinición de los actores responsables de un permiso de trabajo

Es preciso saber quiénes son los actores que van a participar en el proceso de gestión de los permisos de trabajo especial, además de saber los roles que van a desempeñar. Todas las personas deben saber cuál es su papel, qué deben hacer y hasta dónde llega su labor. Esta definición es básica para que la gestión de los permisos de trabajo funcione con éxito, ya sea en formato papel o de forma digital.

Falta de concreción en el flujo del permiso de trabajo

También se tiene que definir cuál será el flujo de trabajo, aunque es posible que éste sufra modificaciones para adaptarse al proceso de digitalización. No obstante, si las directrices están bien marcadas, no tiene por qué haber consecuencias negativas.

Dispersión y poca homogeneización en los tipos de permisos de trabajo especial

Al existir diversos permisos de trabajo especiales, las compañías puede que hayan desarrollado diferentes plantillas para cada uno de ellos. Lo que a priori puede parecer una ayuda, en el entorno digital dificulta más la elaboración y tramitación de los mismos (también si son en papel). Es necesario que las empresas elaboren una plantilla única con una estructura que admita las particularidades de cada uno de los trabajos especiales.

La implicación del personal en la implantación y su aceptación

Para que la digitalización de la gestión de permisos de trabajo especiales sea un éxito, es necesario que los trabajadores estén implicados. Para ello hay que efectuar una buena gestión del cambio haciendo que los actores principales se impliquen desde el principio. De esta forma sentirán la solución como suya y se facilitará que se involucren en ella.

La usabilidad de la solución y la formación de usuarios

A la hora de gestionar permisos de trabajo, ya sean especiales o no, lo idóneo es contar con una aplicación o herramienta informática desarrollada particularmente para la empresa. De esta manera se contemplan todas sus necesidades y resulta más eficaz. Para que sea un éxito, dicha app debe ser lo más intuitiva y usable posible, y adaptarse bien al flujo ya conocido que los permisos de trabajo siguen dentro de la empresa. Para que esto sea así se debe trazar un buen plan de formación e información del personal. Si todos aprenden a usar la herramienta, ésta será más productiva y ayudará a obtener mejores resultados.

por Joan Manel Berenguer
06/02/2019

Digitalización de los procesos de documentación

Con el 2019 ya inaugurado, palabras como transformación digital o digitalización quedan un poco obsoletas. Sin embargo, a día de hoy aún hay muchas empresas que siguen dejando constancia de sus procesos a través del papel. Esta práctica es algo que cada vez resulta menos útil y eficaz. Y es que la tradición de dejar las cosas “por escrito” se está perdiendo poco a poco en pro de plasmar toda la documentación en entornos digitales. Sin lugar a dudas, los beneficios son mucho mayores.

Papel versus Digitalización

Los reportes en papel son mucho más difíciles de almacenar ya que se precisa de lugares físicos donde guardarlos. Acceder a datos pasados requiere una inversión de tiempo y esfuerzo que muchas veces no se tiene. Además, imposibilita la respuesta inmediata que, cada vez más, se exige en los entornos laborales. Por no olvidar que tampoco es posible realizar comparativas ni estadísticas de datos ipso facto. Estamos, de nuevo, ante una situación que nos hace perder tiempo, dinero y control.

Con un escenario como este, no cabe duda de que la digitalización es la solución ya no solo de futuro, sino actual. Llamamos reingeniería documental a los procesos de adaptación de informes, datos, reportes, etc. en papel a un entorno digital. Este entorno, como se ha visto, es mucho más manejable y accesible.

A tener en cuenta en el traspaso de información

Cuando queremos implantar la digitalización debemos tener en cuenta los siguientes puntos:
• Valorar las necesidades básicas del proceso. Qué información queremos recoger, de dónde se obtiene, qué herramientas tenemos para ello, personal necesario, etc.
• Establecer un orden y una lógica en el proceso de recogida de la información
• Adaptar cada elemento de un soporte a otro. De esta manera se puede interpretar la información captada, como cálculos y gráficos adaptados a los KPI, facilidad a la hora de consultar la información, adaptación del contenido de los informes, etc.

Herramientas para la digitalización

Para llevar a cabo un proceso de digitalización como el que comentamos contamos con dos opciones: la semidigitalización y la plena digitalización.

*Semidigitalización. Se recoge la información en papel y se procesa a nivel informático. Es la opción más simple pero conlleva una mayor inversión de tiempo para realizar la entrada de datos en los sistemas digitales. Además, también se necesitará un tiempo determinado para poder acceder a los datos recogidos, es decir, lo que se tarde en introducirlos y ser procesados.

*Plena digitalización. La información se recoge y procesa directamente de forma digital. Para ello contamos con soluciones simples como generadores de formularios con uso en una app móvil, como Google Forms, Wufoo, Survey Monkey o MoreApp, por citar algunos.

Por otra parte, también contamos con soluciones más completas como el aplicativo especializado en la digitalización de procesos en seguridad y salud laboral SmartOSH. Sus configuración permite tanto la generación de formularios digitales y su uso y gestión desde app móvil, como la configuración y personalización del control, análisis y presentación de resultados. Además, se integra de forma global en el sistema de gestión.

Valores intangibles de la digitalización

Como ya hemos apuntado, administrar la información en entornos digitales es una forma de ganar tiempo, accesibilidad y control sobre los datos que manejamos. La transformación digital es una realidad de la cual las empresas no pueden escapar. De hecho, a día de hoy, constituye una de sus prioridades en los objetivos estratégicos.

Aunque suene a tópico, cuanto antes se lleve a cabo la digitalización mayores beneficios obtendrá la empresa. Y no solo en los campos de manejo, control y accesibilidad que hemos mencionado. No en vano, está probado en diversos estudios que el retorno de inversión (ROI) se realiza a muy corto plazo. Y como muestra citamos a continuación un ejemplo real en el que esta afirmación se cumple.

Estos datos corresponden a una compañía que realizaba alrededor de 5.000 reportes anuales en papel y que estaba interesada en digitalizar el proceso. Los técnicos elaboraban los informes a mano con la siguiente organización semanal: tres días in situ y dos en despacho.

Para tener un valor estimado de costes, se realizó el siguiente cálculo. Se fijó el tiempo de transcripción de formularios en 4 minutos por unidad y se tomó el mínimo coste salarial por convenio colectivo. A este se añadieron los costes de cotización patronal, ajustándolo a unos 20 euros/hora. Con estos costes salariales, la transcripción de cada formulario, a 4 minutos, era de 1,33 euros. Por tanto, transcribir los 5.000 formularios anuales tenía un coste mínimo de 6.650 euros (sin tener en cuenta que no todos los técnicos cobraban el mínimo de convenio, ni los formularios se traspasan todos en 4 minutos la unidad).

Pues bien, el proyecto piloto de digitalización completa estaba valorado en 4.000 euros. Esto quiere decir que el retorno de la inversión se produciría a los siete meses de haber comenzado. A esto hay que añadirle el beneficio de cara a los técnicos, quienes ganaban en comodidad a la hora de realizar la recogida y traspaso de datos.

por Joan Manel Berenguer
23/01/2019

Gestión y distribución digital de la documentación en PRL

En cuestiones de PRL es necesario elaborar y conservar una documentación donde se incluyan los datos en cuanto a gestión de riesgos de cada compañía. Ya no solo porque la normativa en este campo lo dictamine, sino por la necesidad de los responsables de prevención y seguridad de poder acceder, consultar y revisar todos los datos que se refieran a la gestión de riesgos en el trabajo.

En este sentido, la digitalización ha representado un gran salto cualitativo. Dejando de lado el papel, que es la forma tradicional en la que se elaboraban estos informes, y tal y como ya hemos explicado en anteriores posts, se ha ganado en espacio, accesibilidad, orden e inmediatez.

La firma digital 

Otro punto a destacar dentro de esta implementación en la gestión y distribución de la documentación en PRL es la firma digital. El equivalente electrónico a la firma manuscrita ha facilitado la elaboración y aprobación de informes que, de otra forma, se dilataba en el tiempo entre que la documentación se elaboraba, enviaba, recibía, aprobaba y devolvía firmada.

De esta forma, las evaluaciones de riesgos y planificaciones preventivas, los justificantes de entrega de EPIs o de información, las listas de asistencia a formaciones, los certificados o los informes específicos, por citar algunos ejemplos, pueden generarse y firmarse de forma digital, sin riesgo, además, de que se extravíen.

Para poder firmar digitalmente se precisa de un certificado o identificación digital que se puede obtener en diversas entidades en función de la tipología y las necesidades a cubrir. A continuación, citamos algunos ejemplos:

  • Fábrica Nacional de Moneda y Timbre
  • IdCat
  • DNIe
  • ANF
  • Camerfirma

SmartOSH, la herramienta de gestión integral

La firma digital permite ahorrar tiempo, espacio y papel. No obstante, cuando se trata de obtener firmas de terceros, como es el caso de trabajadores, podemos encontrarnos con el hándicap de que no dispongan de certificado para realizar firma digital. ¿Qué hacer en esos casos? En Prevencontrol hemos desarrollado un sistema de generación, distribución y gestión integral de la documentación en formato digital. Esta herramienta recibe el nombre de SmartOSH.

Gracias a SmartOSH se pueden generar y distribuir documentos digitales de forma automatizada, obteniendo además una justificación de recepción y la aceptación del documento. También nos permite tener la firma de la persona que lo recibe aún sin poseer certificado de firma digital.

A continuación, desglosamos las funcionalidades que incluye SmartOSH en la gestión integral de la documentación en PRL:

  • Generación automática de cualquier documento (fichas informativas de riesgos, certificados de formación, actas de reuniones y comités, información de medidas de emergencia, información de riesgos para la CAE, confirmación de entrega de equipos de protección individual…)
  • Envío automático por mail del documento generado
  • Sistema de acuse de recibo y/o aceptación con firma rubricada sobre pantalla con un sistema de rastreo para su autentificación
  • Compatibilidad en dispositivos móviles que permitan firma en pantalla
  • Control exhaustivo de la documentación. Al documentar, registrar y guardar los acuses de recibo de forma automatizada, el archivado es automático

No cabe duda que sistemas como SmartOSH donde los documentos se pueden generar, distribuir, gestionar, registrar y archivar de forma automatizada representan un gran ahorro en cuanto a tiempo, espacio, material y esfuerzos. Un tiempo muy preciado que puede invertirse en otros temas de gestión y consultoría en PRL.

por Joan Manel Berenguer
16/01/2019

¿Por qué gestionar un permiso de trabajo especial mediante una app?

Toda actividad profesional conlleva unos riesgos a nivel de seguridad y salud. Estos riesgos deben minimizarse lo máximo posible gracias a las medidas de PRL. Ahora bien, existen determinadas actividades cuya peligrosidad está por encima de la media, con lo que requieren de un Permiso de Trabajo Especial (PTE) para llevarse a cabo.

La razón por la que se precisan estas autorizaciones especiales y no una evaluación de riesgos, como en el resto de casos, es porque dichas actividades pueden generar un riesgo importante para las personas. De ahí la necesidad de considerar unas medidas específicas, plasmadas en su correspondiente documentación, que aseguren la protección tanto de los trabajadores implicados como de la compañía.

A continuación, detallamos los casos en los que el PTE se considera necesario:

  1. Mantenimiento en frío. Suele tratarse de trabajos en reparación de tuberías por las que circulan sustancias peligrosas, como por ejemplo líquidos corrosivos.
  2. Actividades en caliente. Trabajos en los que las altas temperaturas estén implicadas, como es el caso de soldaduras donde pueden saltar chispas.
  3. Electricidad. Actividades que se realizan cerca de instalaciones eléctricas.
  4. Espacios confinados. Trabajos que se llevan a cabo en lugares donde hay poco oxígeno o donde el aire puede estar contaminado por diversas sustancias.

Permiso de Trabajo Especial en papel versus aplicaciones informáticas

Hasta hace relativamente poco tiempo, la única forma de gestionar estos PTE era mediante documentación en papel. Poco a poco, el papel está quedando obsoleto en beneficio de las aplicaciones informáticas que, tal y como ha quedado demostrado, facilitan el manejo y gestión de los permisos citados.

La comparativa que sigue a continuación muestra las claves que hacen que gestionar un Permiso de Trabajo Especial por medio de una app sea mucho más efectivo que hacerlo de forma manual.

  • Ahorro de tiempo. Al realizar las autorizaciones y check in de los trabajadores de forma digital se agilizan los procesos hasta en un 25%. Ocurre lo mismo a la hora de solicitar los permisos a los trabajadores: bastará con descargarlos por medio de la aplicación. Por no hablar de la digitalización de los PTE a posteriori, una vez cumplimentados. Si los formularios se hacen directamente a través de la app, no habrá que invertir tiempo en escanearlos para almacenarlos.
  • Control de los permisos. Al estar almacenados en la app no hay posibilidad de que el documento se deteriore o pierda. Los PTE estarán a salvo y bien guardados, disponibles a golpe de click siempre que se soliciten.
  • Localización de los trabajadores. La geolocalización permite saber dónde está el personal en cada momento y cuándo comienza y acaba el trabajo. Además, también se podrá llevar un mejor control de los accesos.
  • Comunicación y operatividad. Con una app a la que todos los implicados en el trabajo tengan acceso se facilita la comunicación. Además, las autorizaciones requeridas en determinadas zonas se cursarán por una única vía que no dependerá de terceros y evitará, de esta forma, las demoras.

No cabe duda que utilizar una aplicación para gestionar un Permiso de Trabajo Especial resulta mucho más cómodo, fácil y efectivo que hacerlo mediante documentos impresos. Con el papel siempre se acaba generando un gasto de tiempo y materiales innecesarios.  Por fortuna, los responsables de seguridad y salud de las empresas cada vez están más convencidos de esta realidad. El uso de aplicaciones en la gestión de PTE es una tendencia que no solo va en alza, sino que, tal y como indican las estadísticas, acabará por dominar el sector.

por Miquel Mor
15/01/2019

Priorización y gestión de medidas preventivas en tiempo real

En materia de PRL, la gestión de riesgos en tiempo real requiere, para ser efectiva, de una metodología definida. De esta forma conseguiremos elaborar un rápido análisis de la situación en la que nos encontramos y seremos capaces de priorizar las acciones a seguir. Las necesidades existentes dictarán cómo actuar. En este sentido, las herramientas informáticas juegan un papel fundamental. Muestra de ello es SmartOSH, la aplicación de gestión de la seguridad y salud desarrollada por Prevencontrol.

Cada vez más contamos con más sistemas tecnológicos que nos permiten una gestión más rápida, ordenada y segura de las situaciones de riesgo que se puedan propiciar en los lugares de trabajo. ¿Cuáles eran los inconvenientes con los que nos encontrábamos hasta ahora?

  • Diversos métodos de evaluación de los riesgos. FINE, INSHT o NTP300, por citar algunos ejemplos, cuentan cada uno con una metodología distinta. Cada uno tiene una forma de valorar diferente y unos rangos propios. Esta diversificación dificulta la toma de decisiones. ¿Por cuál guiarnos?
  • Desorden y confusión en las medidas a tomar. Derivado de las diversas agrupaciones por rango que se hacen en cada caso, cada uno con sus medidas correspondientes. Esto provoca una dificultad tanto a la hora de gestionar como de priorizar claves preventivas.
  • La figura del trabajador. Queda desconsiderada. En la mayoría de sistemas de medidas preventivas no se tienen en cuenta ni el número de trabajadores afectados ni sus particularidades/sensibilidades.

Índice integrado e inteligente de valoración y priorización

Cuando hablamos de SmartIndex o Índice integrado de valoración y priorización nos referimos a una herramienta informática. Dicha herramienta permite solventar las carencias que hasta ahora se presentaban en el ámbito de la gestión y priorización de medidas de prevención en situaciones de riesgo.

Este índice numérico agrupa los valores de los niveles de riesgo de las diversas metodologías existentes en una sola escala. De esta manera se minimizan todas las problemáticas que surgían a la hora de decidirse por un plan de actuación u otro. Lo que se obtiene es un valor detallado calculado en una escala que va de 1 a 100 que permitirá ordenar de forma prioritaria las medidas a aplicar. Y no solo eso, sino que los trabajadores afectados también saldrán beneficiados. Integrar los diversos valores teniendo en cuenta afectaciones y sensibilidades a los riesgos ayudará a realizar una ponderación adaptada a las necesidades de cada organización.

No cabe duda que las aplicaciones informáticas están siendo clave en el desarrollo e implementación de la gestión de medidas preventivas en tiempo real. SmartOSH, la herramienta, diseñada y desarrollada por Prevencontrol, permite la gestión de la seguridad y la salud de forma automática, rápida y efectiva.

por Joan Manel Berenguer
15/01/2019

Las ventajas de digitalizar la información de riesgos para trabajadores

“Deberá informarse directamente a cada trabajador de los riesgos específicos que afecten a su puesto de trabajo o función y de las medidas de protección y prevención aplicables a dichos riesgos”. Esta es la premisa con la que parte el artículo 18 de la Ley de Prevención de Riesgos Laborales de nuestro país. Y gracias a los avances tecnológicos, esta información cada vez más se transmite de forma digital.

Hasta hace poco tiempo, dichos procesos se venían haciendo en papel. El proceso se acababa complicando y retrasaba el acceso a la información sobre PRL. Los dosieres y justificantes tardaban en generarse, distribuirse y ser confirmados por los trabajadores. ¿En qué ha ayudado la digitalización de la información?

El avance de la digitalización

La digitalización en lo que a información de riesgos para los trabajadores se refiere ha supuesto un cambio espectacular. El proceso no ha sido fácil ya que, más allá del rechazo inicial de muchas compañías de abandonar el formato en papel, ha habido que afrontar otros problemas. Un ejemplo de ello son las dificultades en el manejo de las nuevas tecnologías que muchas empresas han presentado.

Por eso, podemos hablar de un proceso de adaptación paulatino. Primero se fueron traspasando informaciones del papel a un formato digital que solo permitía lectura y ser compartido (formato PDF, por ejemplo), pero que en ningún caso podía modificarse. Eso sí, se ganó en lo que a cuestiones de almacenamiento se refiere, así como en la posibilidad de consultar de forma fácil y rápida la información de la que se disponía.

¿Qué pasa con los trabajadores polivalentes?

Este pequeño avance en el terreno de la digitalización dejaba necesidades sin cubrir. ¿Qué ocurría, por ejemplo, con la justificación de recepción de la documentación o la posibilidad de actualizar los datos de los que se disponía? Pero, además, había otro aspecto a tener en cuenta: ¿cómo gestionar los archivos en el caso de trabajadores polivalentes?

Cada vez más compañías optan por empleados que puedan realizar diversas funciones, alejándolos así de las figuras estáticas que tradicionalmente había en las empresas. Antes, un trabajador tan solo sabía realizar una función mientras que ahora se le pide que sea multitarea. ¿Cómo gestionar, en estos casos, la entrega y justificación de las informaciones de riesgos?

En este sentido, la digitalización se caracteriza por:

  • Información individualizada para cada trabajador. Aún siendo polivalente, el empleado solo deberá manejar una ficha y un solo justificante de entrega, lo que supone un ahorro en cuanto a entregas y gestión.
  • Documentación automática. Así es como se genera el documento de riesgos del trabajador, sin dilación en el tiempo.
  • Distribución y entrega digitalizadas y automatizadas. Si hay una modificación, se procede al cambio y envío sin necesidad de esperar. El e-mail, los chats de empresa, la mensajería instantánea e incluso las redes sociales son algunos de los canales para ello.
  • Justificación de recepción digital.Un sistema de acuse de recibo en formato digital mediante rúbrica en pantalla táctil o firma digital. La justificación se incorpora inmediatamente al sistema de gestión de la seguridad y salud laboral.


“Deberá informarse directamente a cada trabajador de los riesgos específicos que afecten a su puesto de trabajo o función y de las medidas de protección y prevención aplicables a dichos riesgos”

Tal y como se puede observar, las ventajas sobre la gestión tradicional en papel son amplias ya que se precisa de menos tiempo para generar, distribuir y gestionar la información. Además, se ahorra en espacio físico ya que no hay que almacenar enormes carpetas con la documentación citada. En lo que al trabajador se refiere, gracias a la digitalización cada empleado dispone de una documentación individualizada. Esto supone un mayor cumplimiento legal de información, por no olvidar que los procesos de aceptación se agilizan en gran medida.

Queda claro que la digitalización en la información de riesgos laborales a trabajadores es indispensable. Para llevarla a cabo es preciso contar con herramientas informáticas o aplicaciones, como SmartOSH de Prevencontrol, que permitan una gestión integral de todos los procesos citados.

por Joan Manel Berenguer
15/01/2019

La digitalización de los permisos de trabajo

Ya entrados en 2019 aún existen corporaciones que no han digitalizado los procesos de elaboración de Permisos de Trabajo Especiales (PTE). En una era en la que las nuevas tecnologías y el Big Data dominan el territorio, resulta sorprendente que haya compañías que opten por la gestión de dichas documentaciones de forma tradicional, es decir, en papel.

En anteriores posts de este blog ya hemos podido ver los beneficios de usar una app para gestionar un permiso de trabajo especial, pero por si todavía hay personas que no están convencidas del cambio, pasaremos a analizar de forma detallada los tres estadíos en los que se pueden encontrar en este ámbito: sistema tradicional, digitalización básica y digitalización completa.

Gestión Tradicional

El papel es nuestra base. Los datos se recogen, introducen y procesan de forma manual por medio de plantillas que, en cierta manera, facilitan la operación. No obstante, los inconvenientes que se presentan son diversos y destacados:

  • Necesidad de espacio físico para almacenar los PTE.
  • Dificultad de consultar y exportar datos ya que el acceso no es inmediato.
  • Falta de control del estado y evolución de los documentos.

Digitalización Básica

La digitalización de los datos de los PTE se ha hecho de forma parcial e insuficiente, quedándose a medio camino sin poder explorar todos los beneficios que aportan las nuevas herramientas tecnológicas. En estos casos el papel ha pasado a una mejor vida con lo que el envío, almacenaje y distribución de la información se hacen por vía digital. No obstante, hay pequeños escollos por solventar como los que citamos a continuación:

  • Digitalización del flujo: puede ser completa o, por el contrario, precisar que cada actor rellene un nuevo reporte para obtener el citado permiso de trabajo.
  • Control de la evolución y estado del PTE: puede ser real y completo o precisar, todavía, que se crucen datos de los diferentes reportes.
  • Explotación de los datos disponibles: puede ser factible o necesitarse un procesado de la información recogida.

Digitalización Completa

En estos casos, la elaboración de Permisos de Trabajo Especiales se hace al 100% de forma digital gracias a las soluciones informáticas específicas de gestión que existen en el mercado, como SmartSafety desarrollada por Prevencontrol. El papel queda eliminado con lo que el flujo virtual se caracteriza por:

  • Unificación: todos los actores de un mismo permiso de trabajo (cada uno con sus funciones) registran sus acciones sobre el mismo ítem
  • Control: tanto de la evolución como del estado de los permisos ipso facto.
  • Accesibilidad: se pueden consultar en cualquier momento los permisos archivados, activos, eliminados y en proceso de gestión.
  • Explotación de los datos: fácil y ágil.

¿Cuál es el valor aportado de la digitalización completa?

Una de las formas de saber cuál es el valor que nos aporta la digitalización completa de los Permisos de Trabajo Especiales es por medio de la matriz ERIC, una herramienta que se basa en los siguientes puntos básicos:

  • Eliminar: todo aquello costoso, improductivo o innecesario.
  • Reducir: en todo aquello costoso, improductivo o innecesario.
  • Incrementar: todo aquello beneficioso.
  • Crear: todo lo que se crea de nuevo da un valor que no existía.

Rigiéndonos por estas cuatro acciones incrementamos el valor de la actividad que llevamos a cabo, obteniendo mayores beneficios. En el caso de la digitalización de los permisos de trabajo, lo que hacemos es eliminar el papel, reducir el tiempo y los procesos, incrementar la agilidad y la accesibilidad y crear nuevas posibilidades que ayudan a mejorar el proceso.

Otra herramienta empleada en este sentido es la de la Curva de Valor que refleja, mediante un gráfico, el valor que nos ofrece cada solución para cada uno de los parámetros de la matriz.

Las soluciones de valor aportadas gracias a la digitalización completa son las siguientes:

  • Paperless: eliminación del papel
  • Eliminación del flujo físico entre participantes
  • Reducción del tiempo de gestión
  • Disminución del tiempo de rellenado
  • Reducción de errores en el rellenado
  • Incremento de la facilidad de consulta ya que la información está centralizada
  • Centralización de datos en un único sistema de almacenaje
  • Incremento de la homogeneidad del sistema
  • Incremento en la explotación de datos
  • Posibilidad de trabajo en movilidad: nueva posibilidad creada
  • Control de estado y evolución
  • Entorno único al disponer de toda la información, gestión y uso en una única herramienta
por Joan Manel Berenguer
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