A día de hoy es posible tanto automatizar como digitalizar una CAE de prestación de servicios con éxito. De hecho, es posible que una empresa proveedora de dichos servicios gestione las coordinaciones de actividades empresariales con sus clientes. Y no solo eso, sino que puede estar en igualdad de condiciones que una empresa receptora. Y es que una CAE tiene los mismos medios para mejorar la eficacia del proceso, algo que explicamos a continuación.

Situación inicial

En el momento en que una empresa actúa como proveedor y tiene que gestionar varios servicios, estas actividades empresariales pasan a ser de suma importancia. Los recursos que se le tiene que destinar y la acumulación de papeleo es considerable, pero hay otros puntos que dificultan su consecución. ¿Cuáles son?
La prestación de servicios. La entrega de los documentos que solicita cada empresa es la base de la coordinación de estas actividades. En esta parte del proceso intervienen los siguientes factores:

• El marco legal vigente y las distintas interpretaciones. La ley que regula la coordinación de actividades empresariales. Hay que decir que es poco precisa y conlleva múltiples interpretaciones. ¿Qué conlleva eso? Que hay que disponer de un gran número de documentos distintos (y sus correspondientes formatos) a entregar según la empresa que lo solicite.
• Multiplicidad de aplicativos de gestión. Cada empresa cliente tiene su propia plataforma de gestión. En cambio otras prefieren recibir los documentos por correo electrónico. A veces surgen obstáculos como la capacidad de enviar archivos, formatos, etc. que complican la gestión. En esas ocasiones, puede ocurrir que haya que optar por el método tradicional de subir los documentos manualmente, uno a uno.
• Compatibilidad con las subcontratas. Las empresas prestadoras de servicios no solo tienen empleados propios, sino que cuentan con subcontratas que realizan ciertos trabajos en alguna de las coordinaciones. La ayuda para el trabajo es buena pero implica que la documentación de estas empresas, autónomos y sus trabajadores, tenga que ser validada por la propia empresa. Por tanto, resulta tener la documentación saliente que recibe el cliente y, por otra parte, la documentación entrante de las subcontratas. Lo cierto es que resulta muy complicado encontrar plataformas eficaces tanto en solicitud como en envío de documentos.

Aplicativos incompatibles. La mayoría de softwares del mercado son muy competentes gestionando documentos entrantes. Ahora bien, no ocurre lo mismo cuando hay que gestionar los documentos salientes.

Viendo esta realidad, nos damos cuenta de que sigue siendo necesario encontrar una solución eficaz para todas las necesidades. Pues bien, SmartOSH es una de ellas. Su implementación conlleva una reducción de la carga de trabajo diaria, del tiempo que se tarda en gestionar, que se deje de efectuar un control manual de los documentos y una reducción general de costes internos.

Soluciones para una gestión automática y digitalizada

A continuación desgranamos cuáles son los puntos clave para que se pueda llevar a cabo una gestión automatizada y digitalizada de las actividades para las empresas proveedoras de servicios:

• Uso de la plataforma como gestor documental. Los documentos a gestionar y mantener son los propios de la empresa. Para que sea un éxito, el aplicativo debe responder a un buen almacenamiento, ordenado según el ámbito y fácilmente recuperable para la CAE. Si además el software es de gestión integral de los procesos de seguridad y salud, y los archivos y certificados que generan se almacenan y se vinculan automáticamente para usarse en las CAE, los procesos manuales quedarán eliminados.
• Disposición total de los documentos. Para que los usuarios puedan disponer de los archivos de forma accesible e inmediata, lo mejor es que se almacenen en la nube. Esto permite que se pueda disponer de toda la documentación desde cualquier usuario autorizado de la empresa, sin necesidad de la intervención de terceros. Además, los usuarios podrán también subir los documentos que se requiera.
• Implicación de personal ajeno a la seguridad y salud y descentralizar la gestión. Con una gestión como la descrita es posible que cada departamento suba sus propios documentos y que éstos se reaprovechen automáticamente en aquellas CAE que lo precisen. Ya no hacen falta intermediarios ni la figura del administrador de la CAE que tiene que afrontar la recepción, validación y coordinación de los documentos.
• Adaptación a cualquier cliente. Las coordinaciones de actividades empresariales deben ser compatibles con cualquier plataforma o persona física. Esto quiere decir que dicha plataforma debe responder a cualquier solicitud de documentos y éstos deben ser compatibles con sus destinatarios. La integración es básica para una correcta automatización En este sentido, SmartOSH ofrece mayor eficiencia para la CAE puesto que está programado para cualquier interacción con cualquier plataforma.
• Información de entrada y de salida. Cuando el aplicativo que usamos puede tanto recibir como enviar y solicitar documentos de forma eficaz, estamos ante la herramienta ideal. De esta manera se garantiza la gestión de las subcontratas y su reaprovechamiento para las coordinaciones también con los clientes.
• Control del estado de los documentos a tiempo real. Todos los documentos que se están gestionando deben estar perfectamente controlados. Es decir, que se debe conocer en todo momento su estado (si ha sido rechazado, aceptado, si ha caducado…). Los aplicativos permiten una gestión rápida sin necesidad de entrar en cada uno de los documentos.
• No molestar al cliente. Cuanto más sencillo sea el uso del aplicativo, mejor. No olvidemos que el cliente, como persona física, no tiene que implicarse de forma obligada con la tarea de su proveedor. SmartOSH permite la gestión por correo electrónico sin necesidad de hacer log in y con opciones de validación y rechazo simples.
• Personalización. Si se desea, es posible integrar el aplicativo con las imágenes corporativas de la empresa y en cada una de sus acciones (como los envíos por correo, por ejemplo).

Como se puede comprobar, la gestión eficaz y automatizada de las CAE es posible, sobre todo teniendo en cuenta que en la actualidad todo pasa por la digitalización.