Hay pocas organizaciones que no se hayan planteado hoy en día adquirir un software para gestionar la seguridad y salud de sus empleados. Hablamos cada día con organizaciones que ven claramente que los días de trabajar con excels y words, han pasado a la historia. Es lógico, como nadie se plantea en la actualidad llevar la contabilidad de una empresa con una hoja de cálculo, o gestionar sus clientes sin un CRM.
Pero es importante ser honestos con estas organizaciones que se deciden a dar el paso. Como cualquier implantación de software, requiere de tres puntos clave que debemos conocer.
Requiere una cierta inversión de tiempo: No te va a ocupar toda tu jornada, no te preocupes, pero sí requiere una cierta inversión de horas si quieres que este software te sea realmente útil y pueda automatizar un gran número de tareas administrativas. Cuanto más tiempo dediques al principio, más automatizada estará la herramienta.
Hay quien piensa que esto no es así y se llevan una sorpresa. Pero no, hay unas horas dedicadas a la parametrización que tendrás que invertir para trabajar posteriormente mucho mejor.
Precisa tener claros los procesos internos: Gran parte del tiempo que invertiremos en parametrizar el software va a consistir en estructurar y clarificar nuestros procesos. Y a veces a reescribirlos de nuevo, o desde cero.
Deberemos contestar a preguntas como “¿En caso de llegar este reporte, a quién se lo mandamos, a los responsables de planta también? ¿El responsable de mantenimiento de la planta A gestiona todas las incidencias de mantenimiento? ¿En qué casos deberemos mandar reporte al Comité de Seguridad y Salud?”, y un largo etcétera que a veces no tenemos tan claro como pensamos: No sabemos a quien debemos mandar el reporte, lo tenemos que pensar y debatir, o el responsable de mantenimiento lleva ciertas cosas, pero el mantenimiento eléctrico lo lleva una empresa externa, o finalmente, debemos acordar qué reportes mandamos al Comité, entre otros debates.
Necesita de cierto rodaje y madurez para tener claros los indicadores a reportar: Al iniciar la implantación hay quien quiere tener información de todo y en todo momento. Con el tiempo se van relajando estos reportes, y exceso de información para centrarnos en los indicadores clave. La “k” de los kpi se vuelve invisible en muchas ocasiones, y tendemos a querer monitorizar 25 supuestos kpi. Pero si realmente son kpi, no puede que sean 25. Con 5 o 6 te va a bastar. Para ello es interesante dejar rodar la herramienta, y no querer tener el super cuadro de mando el primer día. Poco a poco irá madurando mejor el proyecto.
Estas son las 3 verdades que debe conocer el que adquiere un software para conseguir desplegarlo de la mejor forma posible.
