El término digitalización sigue poniendo nerviosos a muchos a día de hoy. Los hábitos han ido cambiando en las empresas y poco a poco se ha ido dejando de lado el uso del papel y el bolígrafo para controlarlo todo de forma digital. En las organizaciones se puede ahorrar en tiempo y costes si detectamos todos aquellos procesos manuales que se pueden automatizar. Y no cuesta nada.

El “no cuesta nada” que acaba costando mucho

Resulta curioso detectar cómo muchas de las acciones que a día de hoy se llevan a cabo en diferentes empresas aún se hacen a la “antigua usanza”. Sin ir más lejos, cada vez que tengo que coger el AVE, me piden mostrar el certificado de familia numerosa y mi DNI para verificar que mi billete es el adecuado. Teniendo en cuenta que estoy registrado en la web de Renfe, ¿no sería más fácil y rápido cruzar datos? “Si no le cuesta nada” es la respuesta que obtengo de los trabajadores que piden mi documentación.

Pues sí, sí que cuesta. No a mí en particular, sino a todos los usuarios de este medio de transporte que tienen que esperar a que yo (o quien sea) busque la documentación requerida. Si ese tiempo que cada pasajero invierte en este proceso lo sumásemos, a final de año tendríamos una gran cantidad de tiempo perdido en hacer algo que se podría haber digitalizado.

Este ejemplo tan solo nos sirve para ilustrar lo que ocurre en muchísimas compañías que aún no han dado el gran paso hacia la digitalización de los procesos. Además, también hay que destacar el ahorro en material. ¿Cuántos miles de folios se deben seguir desperdiciando para guardar información que puede estar almacenada en un dispositivo electrónico? La respuesta es sencilla: ninguno.

Los beneficios de digitalizar

El cambio de mentalidad cuesta, pero para eso estamos los consultores. Como anécdota citaré el caso de una multinacional alemana con sede en Barcelona que visité. La primera vez tuve que registrarme en la planta inferior y firmar un documento con algunos compromisos. La segunda vez que acudí también me hicieron firmarlo, y la tercera, y la cuarta.

Así que me lancé a comentar el desperdicio en material y tiempo que eso conllevaba. Pues bien, una de las personas de dirección me confesó que ese comentario fue el que hizo que acabaran por contratarnos ya que buscaban a consultores que les aportaran.

Decidirse por la digitalización

Toda compañía que da el paso hacia la digitalización de los procesos comprueba cómo el desempeño del trabajo se agiliza y facilita. También se reduce la comisión de errores y se aumenta la productividad. El tiempo invertido en lo que ahora está digitalizado se puede dedicar a otra cosa.

En definitiva, desde PrevenControl invitamos a que cada organización haga un ejercicio de reflexión. Identificar las mudas y los tipos de despilfarros que se cometen a diario es el primer paso. Ponerles solución, el segundo. Y si no se dispone de tiempo para ello, nada mejor que la figura de un consultor experto en la materia para llevarlo a cabo.