gestión del cambio

12/11/2019

Implantación de un software de Seguridad y Salud en el trabajo: las 8 fases del cambio (I)

Siguiendo el modelo para la transformación de las organizaciones hacia el éxito establecido por el profesor de la Escuela de Negocios de Harvard, John Kotter, y acuñado en su libro “Liderando el cambio”, nos adentramos a conocer los pasos que se incluyen en la tercera de sus etapas: Implantar y mantener la transformación.

Cuando hablamos del término “transformar” muchos se echan las manos a la cabeza pensando que lo difícil es innovar o encontrar aquello que cambiar. Sin embargo, alguien dijo alguna vez que “el lugar donde hay más ideas es el cementerio”, haciendo referencia a que la creatividad es una constante que muchas veces se queda en proyectos más que en hechos.

Lo que venimos a decir con esto es que lo realmente difícil no es transformar sino mantener esa transformación en el tiempo. Y en eso consisten los últimos pasos que conforman la tercera etapa establecida por Kotter.

7. Construir sobre el mismo camino

Cada vez que en una empresa se propone una novedad, sea del tipo que sea, hay que hacer un ejercicio a posteriori que nos sirva para evaluar su implantación. ¿Qué salió bien? ¿Qué se debe mejorar? Esas son algunas de las preguntas a plantearse para obtener una respuesta.

El ejemplo claro lo tenemos en los fabricantes de smartwatch. Se trata de un gadget cuyo uso se ha expandido entre el público generalista, con lo que fácilmente se podría afirmar que ha tenido una implantación de éxito. Sin embargo, un estudio realizado por la consultora Gartner indica lo contrario. Y es que en dicho trabajo se afirma que uno de cada tres usuarios abandona el smartwatch a partir del sexto mes de uso.

El motivo por el que este gadget, que tiene un 10% de implantación en el mercado, acaba siendo abandonado es que no resulta útil al usuario. Lo que se desprende de esta realidad es que solo podemos afirmar que se ha producido un cambio cuando se ha generado un hábito nuevo en la forma de realizar las cosas. Y para eso no solo hay que hacer bien las cosas, sino que también se necesita tiempo.

8. Anclar el cambio en la cultura de empresa

Si queremos que se produzca un cambio en una empresa es imprescindible facilitar su comprensión por parte de todos los agentes interventores y anclarlo a la cultura de empresa. De nada sirve realizar grandes inversiones en softwares para manejar los controles de salud y seguridad si los trabajadores, a cualquier nivel, no comprenden su uso ni su necesidad.

Gracias al modelo de transformación de Kotter hemos podido comprobar que es preciso que todos los que integran la compañía vean la necesidad de realizar ese cambio, los valores positivos que aportará la nueva estrategia/herramienta, que ésta se comunique bien, que se vea claro para qué servirá y que se eliminen barreras.

De lo contrario, estaremos lanzando piedras contra una pared ya que sin un calado en la cultura de empresa, el cambio no sigue ni un mismo ritmo ni una misma dirección. Y eso, en cualquier ámbito, es sinónimo de fracaso.

El modelo de gestión del cambio presentado por Kotter en 1995 ha marcado unas pautas que, en mayor o menor medida, han ayudado a llevar a cabo la transformación deseada en diversas compañías de una manera exitosa.

31/07/2019

Implantación de un software de Seguridad y Salud en el trabajo: las 8 fases del cambio (II)

En un post anterior abordamos la gestión del cambio a la hora de implantar un software de Seguridad y Salud en el trabajo. Teniendo como referente al profesor de la Escuela de Negocios de Harvard, John Kotter, vimos que el proceso consta de tres etapas que engloban ocho fases, de las cuales tratamos las tres primeras. En el post que sigue a continuación, abordaremos la segunda etapa, Comprometer y habilitar a toda la organización, y las tres fases que incluye.

En el artículo anterior mencionamos la importancia de visibilizar las bondades que ese cambio conllevará como cuánto papeleo nos ahorraremos o qué beneficios tendrá la implantación del software. ¿Qué sigue a continuación?

4.Comunicar la visión

Es indispensable hacer una buena comunicación entre los trabajadores. El anuncio de la implantación del software debe ser claro y contundente, y también tiene que impactar. Se trata de generar interés y crear expectativa, y una de las tácticas para ello es lanzando un teaser. ¿En qué consiste? En una campaña de prelanzamiento donde se ofrece información fragmentada generando curiosidad. Los teasers pueden tener diversos formatos como vídeo, flyers, carterelería, etc.

La expectación irá creciendo hasta el kick off: la presentación oficial del software. En esta reunión los responsables de SST comunicarán a los miembros de la compañía la implantación del proyecto. El apoyo total de la dirección es indispensable y eso se verá reflejado en el tipo de presentación que se haga. Los responsables del proyecto deben contar con los recursos, tanto de materiales como de tiempo, para poder dar a conocer su software.

Otra de las claves de la presentación es tener muy trabajada la visión del proyecto. Nos referimos a tener identificados el qué y el cuándo se va a emplear esa solución informática: para comunicar incidencias, para automatizar el envío de documentación preventiva, para concentrar las tareas de distintas fuentes…

¿Cómo llevarlo a cabo? Una buena estrategia es crear una historia de usuario. Se trata de crear un arquetipo de usuario donde se ejemplifique cómo van a usar el software, que van a ganar, etc.

También hay que tener en cuenta que una vez se haya lanzado el proyecto, hay que seguir manteniendo viva la llama del interés. Llevar a cabo acciones con una campaña diseñada específicamente para ello ayudará a que la solución presentada no caiga en el olvido.

Tampoco debemos olvidar que hay que predicar con el ejemplo. Es decir, que si lanzamos una solución informática los primeros en utilizarla deben ser los propios propulsores de la campaña. Solo creando movimiento ayudaremos a que los demás también sientan el impulso de implicarse.

5.Eliminar obstáculos

Una vez hayamos lanzado el software no hay que relajarse. Debemos estar preparados para los problemas y obstáculos que vayan apareciendo por el camino. Las reticencias y las críticas negativas serán los primeros, pero eso no nos debe hacer desfallecer. Corrigiendo actitudes e incluso relevando a los agentes del cambio por otros que estén más implicados podemos encauzar la situación.

Cabe destacar que también es positivo reconocer los esfuerzos de los colaboradores por adaptarse al cambio. Las recompensas emocionales ayudan a mantener la motivación.

6.Asegurar triunfos a corto plazo

En este sentido, es mejor ir poco a poco que hacerlo todo de golpe. Para que no baje la motivación, los triunfos deben verse al poco del lanzamiento del software. Por eso se recomienda empezar la implantación por fases en vez de hacer el lanzamiento con todas las funcionalidades. Marcar unos hitos de fácil consecución será un elemento que ayudará a dinamizar la implicación del personal.

En el post que seguirá nos adentraremos en la tercera etapa marcada por John Kotter para la gestión del cambio donde abordaremos las dos fases restantes: cómo implantar y mantener la transformación.

24/07/2019

Implantación de un software de Seguridad y Salud en el trabajo: las 8 fases del cambio (I)

Vivimos en un mundo cambiante, en constante evolución. En el ámbito laboral todos los avances tecnológicos han supuesto pequeñas revoluciones que han precisado de una implantación. Cuando hablamos de los softwares de Seguridad y Salud en el trabajo, no podemos obviar que su integración ha sido pausada y siguiendo una estrategia. De lo contrario, el efecto rechazo habría hecho que muchas compañías no saliesen airosas de este proceso de transformación.

Y es que los cambios no siempre son bien aceptados y hay que saber cómo implantarlos. Las organizaciones están formadas por personas, y por eso hay que tener en cuenta sus necesidades de adaptación a todo lo que sea nuevo. En este sentido, nos vemos obligados a hablar del profesor John Kotter y de su Modelo de Gestión del Cambio basado en 8 fases.

Las 8 fases de John Kotter

¿Quién es John Kotter? Se trata de un profesor de la Escuela de Negocios de la Universidad de Harvard que se ha convertido en uno de los autores más importantes del pensamiento gerencial contemporáneo. Su obra ha analizado en profundidad la transformación dentro de las compañías para adaptarse al escenario de competitividad y agresividad actual.

Para ello, Kotter se basó en el cambio corporativo ejecutado por diversas empresas. En 1995 publicó un libro llamado “Liderando el cambio” donde habló, por primera vez, de su Modelo de Gestión del Cambio basado en 8 fases. Esta guía nos sirve de base para desgranar el proceso de implantación de las soluciones informáticas de las que hablábamos al inicio de este texto.

Las tres etapas del cambio

Kotter repartió las 8 fases que acabamos de mencionar en tres etapas que analizaremos a continuación.

1.Crear el clima propicio para el cambio

No hay cambio si los integrantes de la empresa no lo quieren. Por tanto, hay que crear la necesidad de cambio con sentido de urgencia. ¿Cómo hacerlo en el caso de un software de Seguridad y Salud? Hablando con claridad sobre las amenazas y debilidades a las que estamos expuestos sin él. Disponer de una aplicación informática de este tipo nos da oportunidades y nos hace más fuertes.

Es importante que juguemos con el factor tiempo. Los equipos deben sentir que ese cambio es una necesidad inmediata. ¿Cómo se hace eso? Justificando y explicando cuáles son los motivos por los que ese cambio es necesario.

Analizando la implantación de este tipo de softwares en clientes reales nos damos cuenta de que el ahorro de tiempo oscila entre un 30 y un 45%. Hablar de facilidades intangibles como la tranquilidad de saber que el software se ocupa de las gestiones, o de la agilidad de los reportings, es otra buena estrategia.

2.Comprometer y habilitar a toda la organización

Esta segunda etapa requiere un análisis de la plantilla. Hay que involucrar al personal clave, a los agentes más carismáticos que tengan capacidad de arrastre e influencia en el resto de trabajadores. Directivos, mandos intermedios, operarios…todos cuentan. Lo importante es que cuenten con el respeto de sus compañeros y que tengan capacidad de influencia.

Una vez detectados estos agentes, hay que reunirse con ellos. La intención es lograr un compromiso emocional por parte de estas personas que llevarán a cabo el liderazgo del proceso de cambio. El buen humor, por ejemplo, es un recurso efectivo.

Una de las herramientas pedagógicas que puede ser útil en esta etapa es el visionado de un vídeo como el que sigue a continuación:

3.Implantar y mantener la transformación

Cuanto más clara sea la idea de cambio que tenemos, más fácil será realizarlo. Saber a ciencia cierta qué aporta el software, qué beneficios implica hacia los trabajadores, qué riesgos disminuye, etc. simplificará la tarea de implantación. Las personas sabrán para qué sirve y a qué se está destinando su esfuerzo. Por tanto, un buen plan de comunicación y una presentación clara son básicas para el éxito de implantación.

“El problema en la mayoría de los cambios
es que se choca con ellos por la parte que no está a la vista.”
Richard Beckhard (1918-1999) Profesor MIT

En el siguiente post desgranaremos los puntos clave de la siguiente etapa: Comprometer y habilitar a toda la organización.

24/04/2019

Cómo digitalizar los permisos de trabajo especiales con éxito

No es la primera vez que en este blog hablamos de la necesidad de digitalizar cualquier proceso documental. A día de hoy, y teniendo las herramientas que tenemos, seguir usando papel y gestionando documentos de forma manual es una pérdida de tiempo y dinero. Cuando se trata de la gestión de permisos de trabajo especiales, la cuestión es aún más importante si lo que queremos es agilizar y facilitar los procesos.

Sin embargo, la digitalización como proceso dentro de las compañías no es tan sencillo como parece. ¿Qué es lo que hace que este cambio sea tan difícil de efectuarse? A continuación enumeramos algunas de las barreras con las que nos podemos encontrar a la hora de dar el salto a la gestión de permisos de trabajo especiales de forma digital.

Falta de cultura preventiva dentro de la organización

Esto es algo básico en cualquier compañía. Si los principales agentes de la empresa no son conscientes de la importancia de la cultura preventiva, resultará mucho más difícil no solo la gestión de los permisos de trabajo especial sino de cualquier documentación referida al ámbito de PRL.

Antes de iniciar cualquier proceso de digitalización se debe realizar un análisis del nivel de madurez preventiva de la organización para saber en qué punto nos encontramos. En función de la situación, puede que sea necesario acompañar este proceso de un proyecto de gestión del cambio.

Poca o nula cultura de reporte de datos a cualquier nivel de la organización

No tiene precisamente que ir ligado con el punto mencionado anteriormente. Que la empresa tenga una cultura preventiva adquirida no significa que el personal implicado en la gestión y uso de los permisos de trabajo realice el registro y reporte de la información relacionada de forma habitual. Por eso es preciso fomentar la participación de dicho personal (y del de la compañía en general) para evitar que haya vacíos tan importantes como ese.

Indefinición de los actores responsables de un permiso de trabajo

Es preciso saber quiénes son los actores que van a participar en el proceso de gestión de los permisos de trabajo especial, además de saber los roles que van a desempeñar. Todas las personas deben saber cuál es su papel, qué deben hacer y hasta dónde llega su labor. Esta definición es básica para que la gestión de los permisos de trabajo funcione con éxito, ya sea en formato papel o de forma digital.

Falta de concreción en el flujo del permiso de trabajo

También se tiene que definir cuál será el flujo de trabajo, aunque es posible que éste sufra modificaciones para adaptarse al proceso de digitalización. No obstante, si las directrices están bien marcadas, no tiene por qué haber consecuencias negativas.

Dispersión y poca homogeneización en los tipos de permisos de trabajo especial

Al existir diversos permisos de trabajo especiales, las compañías puede que hayan desarrollado diferentes plantillas para cada uno de ellos. Lo que a priori puede parecer una ayuda, en el entorno digital dificulta más la elaboración y tramitación de los mismos (también si son en papel). Es necesario que las empresas elaboren una plantilla única con una estructura que admita las particularidades de cada uno de los trabajos especiales.

La implicación del personal en la implantación y su aceptación

Para que la digitalización de la gestión de permisos de trabajo especiales sea un éxito, es necesario que los trabajadores estén implicados. Para ello hay que efectuar una buena gestión del cambio haciendo que los actores principales se impliquen desde el principio. De esta forma sentirán la solución como suya y se facilitará que se involucren en ella.

La usabilidad de la solución y la formación de usuarios

A la hora de gestionar permisos de trabajo, ya sean especiales o no, lo idóneo es contar con una aplicación o herramienta informática desarrollada particularmente para la empresa. De esta manera se contemplan todas sus necesidades y resulta más eficaz. Para que sea un éxito, dicha app debe ser lo más intuitiva y usable posible, y adaptarse bien al flujo ya conocido que los permisos de trabajo siguen dentro de la empresa. Para que esto sea así se debe trazar un buen plan de formación e información del personal. Si todos aprenden a usar la herramienta, ésta será más productiva y ayudará a obtener mejores resultados.

17/04/2019

Beneficios del uso de aplicaciones de gestión de prevención

La evolución de las tecnologías ha supuesto la implementación de muchos métodos de trabajo y organizativos a nivel empresarial. Uno de los campos afectados ha sido el la gestión de la prevención en el ámbito de la salud y seguridad laboral. Ahora bien, todavía sigue siendo necesario trabajar para implantar herramientas de este tipo, como por ejemplo las apps, para facilitar el trabajo de todos.

Porque las aplicaciones informáticas son uno de los recursos más extendidos a nivel de organizaciones aunque, por el momento, tan solo se puede hablar de una penetración en el 25% de las compañías. Si las empresas fuesen conscientes de los beneficios que estas aportan a nivel organizativo, no dudarían en invertir esfuerzos en desarrollar las suyas cuanto antes posible.

¿Cómo nos ayudan las apps en la gestión de la prevención?

La realidad es la siguiente: gran parte de las empresas sigue realizando la gestión de SSL en formato tradicional, es decir, en papel. Acumulan documentación y Excels que ocupan un espacio de almacenaje, que no permite ser actualizado de forma automática y que además dificulta muchísimo la búsqueda de datos. ¿Por qué no optar por una app?

Integrar la prevención en todos los ámbitos de la organización pasa por contar con una herramienta fácil de usar y que esté al alcance de todos. De esta manera se consigue la implicación por parte de los trabajadores.

Y es que entre las ventajas de disponer de una aplicación para la gestión de la prevención encontramos una automatización de los procesos, una mejora de la comunicación y una confidencialidad y protección de datos garantizada.

Funcionalidades y beneficios que aportan las apps

Uno de los puntos fuentes de usar una aplicación en la gestión de la prevención de una empresa es que se puede visualizar, supervisar y actualizar las tareas asignadas al responsable de la misma.

Por otra parte, se pueden realizar cuestionarios personalizados y optimizar el proceso de toma de datos gracias a una integración al software de gestión automática. Además, también permite que se exploten mejor mediante indicadores (Kpis) y, como consecuencia, se produce una mejora en la toma de decisiones. Citamos como ejemplo los check list de observaciones preventivas, las visitas de inspecciones de seguridad, los permisos de trabajo, los cuestionarios de comprensión de formaciones, etc.

Otro factor a destacar de las aplicaciones es que permiten facilitar y potenciar el canal de participación de empleados mediante módulo específico. Sus intervenciones, ya sean quejas, propuestas u observaciones, se generan desde la propia app y llegan automáticamente al responsable de su gestión.

Por lo que respecta a la notificación de incidentes y accidentes, la información queda volcada al sistema de Gestión SSL de forma automática. No podemos olvidar, además, que las aplicaciones permiten incorporar las firmas manuscritas sobre la pantalla táctil del Smartphone.

Mejoras en los reportes

Como hemos podido comprobar, el uso de aplicaciones en la gestión preventiva ayuda a agilizar el registro de incidentes, acciones, observaciones y participaciones. Como consecuencia, el reporte de datos aumenta y propicia que participe todo el personal de la organización.

Las apps son una buena herramienta en este sentido, ayudando a que el análisis y tratamiento de los datos obtenidos sea más efectivo. Haciendo el proceso más fácil y rápido se pueden identificar peligros ocultos y aumentar la seguridad en todos los niveles.

Pero lo básico para que esta herramienta funcione es que haya una sensibilización y concienciación de toda la empresa, desde los altos directivos hasta los operarios más rasos. Solo así se conseguirá la excelencia.

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