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03/12/2019

Gestión digital de la ISO 45001 en charlas y reuniones

En materia de SST, la gestión digital de la ISO 45001 resulta muy beneficiosa. Contar con una herramienta digital para controlar y manejar todos los procesos no solo los agiliza, sino que nos ayuda a tener un registro fácil de consultar en cualquier momento. Esto es, sin duda, una gran ventaja cuando hablamos de charlas y reuniones, que gracias a estos softwares quedan digitalizadas.

Digitalización de reuniones

Y es que por mucha atención que se preste en las reuniones, no podemos obviar el hecho de que somos humanos. Eso quiere decir que hay cosas que se nos pueden pasar por alto, incluso a la persona responsable de realizar el acta del final. La pérdida de detalles afecta a la eficacia y trazabilidad de cualquiera de los temas a tratar.

Además, digitalizar las reuniones que se convocan no solo sirve para consultar lo discutido en el futuro. Gracias a estas herramientas se puede controlar quién asiste y, por tanto, si ha recibido la información presentada o no. Y todo ello sin malgastar papel y con la facilidad de consultar la información en cualquier momento, dónde y cuándo se precise.

Beneficios de gestionar las reuniones con un software

Planificación. Se determina el día, la hora y el lugar y se comunica a todos los interesados. Además, se establece una previsión de cuándo será la siguiente.
Convocatoria. Las personas interesadas reciben un correo electrónico donde se les convoca.
Gestión de asistentes. Control de las asistencias individuales.
Órdenes del día y acuerdos. Registro de los temas a tratar, facilitando su exposición por el orden correcto.
Próximos temas. Mayor facilidad para retomar puntos pendientes de reuniones anteriores.
Envío del acta. El propio programa genera el acta de la reunión y lo manda por email.
Firma del acta. La firma digital avanzada permite que los asistentes lo rubriquen al haberlo leído.
Recordatorio de convocatoria. Se recibe un aviso para convocar una nueva reunión antes de que llegue el día.

Digitalización de charlas de seguridad

Las charlas de seguridad y salud en el trabajo se han convertido en elementos indispensables en cualquier organización. Se ha demostrado que ayudan a que los trabajadores sean conscientes de lo que hacen y de las consecuencias que sus acciones pueden tener. En este sentido, las herramientas informáticas resultan de gran apoyo a la hora de registrar los temas a tratar y para realizar campañas de concienciación.

Gracias a la digitalización se pueden plantear charlas como pequeñas reuniones o como campañas más amplias que busquen concienciar a los equipos. En este último caso, se podrá contar con una serie de avisos cuya publicación quedará controlada a través del software, y que se mandarán a todas las personas que se quiera.

Estos son tan solo algunos de los beneficios de la gestión digital de la ISO 45001. En el siguiente link podrás descargar la guía gratuita de las 125 ideas para iniciar una charla de seguridad, un manual que seguro te resultará de gran ayuda.

por Oriol López

26/11/2019

Gestión del liderazgo y fomento de la cultura preventiva eficientes

Contar con un liderazgo eficaz y con una integración efectiva de la seguridad en todos los niveles son la base de las nuevas tendencias en Salud y Seguridad en el Trabajo (SST). Las organizaciones ya cuentan con herramientas basadas en softwares que les permiten no solo gestionar las acciones sino medir los resultados. Los beneficios que éstas reportan ayudan a mejorar el entorno de trabajo y a reducir la siniestralidad.

Lamentablemente, muchas veces los cambios se producen a marchas forzadas. Esto implica que no se tome el tiempo suficiente para valorar qué funciona y qué no. Cuando los que están por encima demandan nuevas acciones y estrategias con urgencia, las soluciones, a veces, no son las adecuadas.

De hecho, es en ese momento cuando se detectan los aspectos en los que se cojea a nivel de SST: cómo gestionar las acciones, la toma de datos, los medios con los que se cuentan, el análisis posterior, consultas posteriores… Y un largo etcétera.

Ventajas de los softwares para la gestión del cambio

En este sentido, los softwares asociados a apps móviles han ayudado a una gestión del cambio y han proporcionado infinidad de ventajas. Las mencionamos a continuación.

1.Documentación. Publicación de la política en materia de SST y de documentación informativa. Su difusión hacia cualquier miembro de la organización es mucho más fácil.

2.Objetivos. Se facilita tanto su establecimiento como el control delos mismos. Reuniones de seguridad, charlas, inspecciones de seguridad, OPS, formación de liderazgo y de gestión del cambio…todo ello registrado y comunicado a través del software.

3.Inspecciones de seguridad. Mayor facilidad a la hora de planificarlas y de controlar cada ámbito organizativo de cada una de ellas. Se basa en la cumplimentación de un check-list in situ a través de un dispositivo móvil o tablet con una app. Dicha herramienta permite crear acciones automatizadas derivadas de las respuestas, la generación de un reporte automático con almacenamiento en la nube y envío por correo electrónico a quién se desee. Además, dispone de una explotación de datos real-time.

4.Reuniones y charlas de seguridad. Se gestionan y planifican con mayor facilidad. Se incluye información de las órdenes del día, acuerdos, control de asistencia y envío automático y digitalizado de las actas de reunión.

5.Formación e Implantación a altos cargos o mandos superiores en materia de liderazgo o gestión del cambio.

6.Notificación de accidentes. Se puede hacer in situ, mediante app o intranet corporativa. De esta forma se consigue una actuación instantánea de los accidentes con notificación e información a los responsables de cada zona.

7.Participación de los empleados y de la integración de la cultura preventiva. Los empleados, mandos intermedios, mandos superiores y/o altos cargos pueden participar desde la app o desde una intranet corporativa reportando un comunicado de riesgo, una sugerencia o una propuesta.

8.Gestión del cambio. Se mejora en la seguridad de las personas ya que cada uno de los elementos anteriores permite generar, controlar y medir el impacto de las acciones correctoras.

9.Medición de resultados. Todos y cada uno de los elementos anteriores son medibles. Eso quiere decir que se pueden extraer resultados que ayuden a sacar conclusiones de forma ágil y rápida, y compararlo con los objetivos previos establecidos.

La seguridad como foco de atención

Contar con la ayuda de un software de este tipo nos ayuda a focalizarnos en lo verdaderamente importante: la seguridad en la organización. De esta manera no hay que centrarse en problemas de gestión u obstáculos ya que dicha herramienta lo soluciona. También se potencia la implicación y cohesión de la organización, además de reforzar la cultura preventiva entre los trabajadores. Y en consecuencia, los resultados son más efectivos y más visibles en menor tiempo.

por Oriol López

31/07/2019

Implantación de un software de Seguridad y Salud en el trabajo: las 8 fases del cambio (II)

En un post anterior abordamos la gestión del cambio a la hora de implantar un software de Seguridad y Salud en el trabajo. Teniendo como referente al profesor de la Escuela de Negocios de Harvard, John Kotter, vimos que el proceso consta de tres etapas que engloban ocho fases, de las cuales tratamos las tres primeras. En el post que sigue a continuación, abordaremos la segunda etapa, Comprometer y habilitar a toda la organización, y las tres fases que incluye.

En el artículo anterior mencionamos la importancia de visibilizar las bondades que ese cambio conllevará como cuánto papeleo nos ahorraremos o qué beneficios tendrá la implantación del software. ¿Qué sigue a continuación?

4.Comunicar la visión

Es indispensable hacer una buena comunicación entre los trabajadores. El anuncio de la implantación del software debe ser claro y contundente, y también tiene que impactar. Se trata de generar interés y crear expectativa, y una de las tácticas para ello es lanzando un teaser. ¿En qué consiste? En una campaña de prelanzamiento donde se ofrece información fragmentada generando curiosidad. Los teasers pueden tener diversos formatos como vídeo, flyers, carterelería, etc.

La expectación irá creciendo hasta el kick off: la presentación oficial del software. En esta reunión los responsables de SST comunicarán a los miembros de la compañía la implantación del proyecto. El apoyo total de la dirección es indispensable y eso se verá reflejado en el tipo de presentación que se haga. Los responsables del proyecto deben contar con los recursos, tanto de materiales como de tiempo, para poder dar a conocer su software.

Otra de las claves de la presentación es tener muy trabajada la visión del proyecto. Nos referimos a tener identificados el qué y el cuándo se va a emplear esa solución informática: para comunicar incidencias, para automatizar el envío de documentación preventiva, para concentrar las tareas de distintas fuentes…

¿Cómo llevarlo a cabo? Una buena estrategia es crear una historia de usuario. Se trata de crear un arquetipo de usuario donde se ejemplifique cómo van a usar el software, que van a ganar, etc.

También hay que tener en cuenta que una vez se haya lanzado el proyecto, hay que seguir manteniendo viva la llama del interés. Llevar a cabo acciones con una campaña diseñada específicamente para ello ayudará a que la solución presentada no caiga en el olvido.

Tampoco debemos olvidar que hay que predicar con el ejemplo. Es decir, que si lanzamos una solución informática los primeros en utilizarla deben ser los propios propulsores de la campaña. Solo creando movimiento ayudaremos a que los demás también sientan el impulso de implicarse.

5.Eliminar obstáculos

Una vez hayamos lanzado el software no hay que relajarse. Debemos estar preparados para los problemas y obstáculos que vayan apareciendo por el camino. Las reticencias y las críticas negativas serán los primeros, pero eso no nos debe hacer desfallecer. Corrigiendo actitudes e incluso relevando a los agentes del cambio por otros que estén más implicados podemos encauzar la situación.

Cabe destacar que también es positivo reconocer los esfuerzos de los colaboradores por adaptarse al cambio. Las recompensas emocionales ayudan a mantener la motivación.

6.Asegurar triunfos a corto plazo

En este sentido, es mejor ir poco a poco que hacerlo todo de golpe. Para que no baje la motivación, los triunfos deben verse al poco del lanzamiento del software. Por eso se recomienda empezar la implantación por fases en vez de hacer el lanzamiento con todas las funcionalidades. Marcar unos hitos de fácil consecución será un elemento que ayudará a dinamizar la implicación del personal.

En el post que seguirá nos adentraremos en la tercera etapa marcada por John Kotter para la gestión del cambio donde abordaremos las dos fases restantes: cómo implantar y mantener la transformación.

por Joaquim Ruiz

03/07/2019

Auditorías de seguridad e inspecciones de seguridad, ¿en qué se diferencian?

La prevención es un arma indispensable para evitar o minimizar los accidentes laborales. En este sentido, las inspecciones de seguridad y las auditorias de seguridad son dos acciones clave que van ligadas a las medidas preventivas. Y aunque muchos las confunden, cada una de ellas tiene unas características distintas. ¿Sabrías diferenciarlas?

En ambos casos hablamos de técnicas analíticas preventivas previas al accidente o riesgo. Su objetivo es, obviamente, evitar que este suceda. Para que los resultados sean útiles debemos saber en qué consisten concretamente y cómo aplicarlas.

Inspecciones de seguridad

Cuando hablamos de una inspección de seguridad nos referimos a una recopilación de información relativa a lo examinado. Por lo general se trata de proceso visual que se lleva a cabo por el personal que está familiarizado con el lugar de trabajo, los equipos y las instalaciones. ¿Qué es lo que se hace concretamente?

-Se identifican actos inseguros
-Se identifican condiciones inseguras
-Se aplican medidas preventivas y correctivas
-Se proponen nuevas medidas

Un ejemplo de inspección de seguridad sería el examen y verificación periódica para comprobar que un equipo, un proceso o una actividad se están realizando de manera segura. Las listas de verificación ayudan a que esta técnica preventiva se realice de forma más fácil.

Auditorías de seguridad

En una auditoría de seguridad lo que se hace es recopilar información para la evaluación del cumplimiento de las regulaciones, políticas y criterios a los que se somete una actividad, sistema o situación. Se trata de un proceso más estructurado realizado por personal externo a la empresa, y que se basa en el análisis de tres pruebas:

-Documental: revisión de documentos
-Testimonial: entrevistas a personal
-Visual: examen o inspección del entorno

En este sentido, como ejemplo de auditoría de seguridad tendríamos las revisiones anuales que se realizan en las organizaciones para comprobar que se han realizado las inspecciones periódicas así como para verificar que se cumplen los requisitos legales y normativos que se requieren.

Auditorías e Inspecciones: la comparación

Cuando hablamos de inspecciones de seguridad y de auditorías nos estamos refiriendo a un tipo de monitoreo que se caracteriza por ser proactivo. En ambos casos se ofrece una retroalimentación informativa que permite evitar accidentes, incidentes y lesiones. Además, gracias a los datos que se obtienen y observan se pueden implementar medidas de prevención para mejorar en el ámbito de la salud y la seguridad.

A continuación establecemos una comparativa entre auditoría e inspección de seguridad con sus diversas características:

Comparativa entre auditorías de seguridad e inspecciones

Para reducir a la expresión mínima el objetivo de cada una de ellas, podríamos decir que las inspecciones de seguridad sirven para activar el Do, las cosas que hay que hacer, mientras que las auditorías se centran en el Check, en comprobar que las cosas están correctas.

¿Cuáles son los beneficios?

Tanto las inspecciones de seguridad como las auditorías se centran en el ámbito de la salud y seguridad en el trabajo y buscan focalizándose en los siguientes aspectos:

-Identificar y mitigar riesgos
-Que las organizaciones estén en sintonía con los requisitos reglamentarios
-Racionalizar muchos aspectos de la seguridad de las organizaciones
-Implementar un sólido programa de seguridad
-Mantener unos altos estándares de seguridad en las organizaciones

La diferencia está en que mientras en las inspecciones de seguridad se determinan cuáles son los riesgos, los peligros y las prácticas inseguras para interponer medidas, las auditorías se seguridad se encargan de revisar que las estrategias de seguridad se cumplen.

Integración con el mundo digital

En la actualidad vivimos en un momento en que casi todos los procesos de las compañías pasan por la digitalización. El Big Data permite que los datos se procesen y exploten de forma inmediata, disponiendo de la información de una manera mucho más ágil.

En Prevencontrol hemos desarrollado una solución que permite la gestión global digitalizada de la seguridad y salud laboral con unos reportes realizados en movimiento gracias a la app para dispositivos móviles. Estamos hablando de SmartOSH.

En el ámbito de las inspecciones de seguridad, SmartOSH permite definir y personalizar las listas de verificación para la toma de datos, además de la explotación de estos datos recogidos.

En cuanto a las auditorías de seguridad, SmartOSH posibilita la recopilación de datos y permite determinar, planificar y gestionar qué acciones y medidas hay que aplicar.

En el siguiente enlace puedes obtener más información sobre SmartOSH.

por Joan Manel Berenguer

08/05/2019

Valoración de los equipos de seguridad de los trabajos: ¿qué hay que tener en cuenta?

La seguridad en los entornos laborales en algo básico e indispensable en cualquier compañía. Ahora bien, para ello, además de las medidas e información necesarias de cara a los trabajadores, también es preciso realizar una valoración de la seguridad de los equipos de trabajo. ¿Qué entendemos por equipos de trabajo adecuados y qué herramientas nos sirven para mesurarlo?

En palabras de la publicación “Condiciones de seguridad en las máquinas”, realizada por el Instituto de Salud Pública y Laboral de Navarra, las condiciones que certifican como adecuado un equipo de trabajo son las siguientes:

-Adecuado a todas las disposiciones legales o reglamentarias de aplicación
-Idóneo a las condiciones generales del anexo I del RD 1215/97
-Adecuado a las condiciones y características especiales del trabajo a realizar
-Adecuado a los riesgos existentes en el lugar y puestos de trabajo
-Si es el caso, adecuado para uso de trabajadores discapacitados
-Es ergonómicamente adecuado para el uso por trabajadores
-Se usa adecuadamente según condiciones generales de uso del anexo II del RD 1215/97
-Mantenido de forma adecuada
-Se comprueba adecuadamente después de la primera y nuevas instalaciones
-Se forma e informa adecuadamente a los trabajadores de los riesgos de su uso

Las adecuaciones de los equipos pasan por unas disposiciones mínimas determinadas en el anexo I del RD 1215/97, y que se recogen en guías y listas de chequeo. Las más destacadas son las siguientes:

Pero más allá de las indicaciones que se encuentran en estos manuales, también hay que realizar unas tareas de revisión y mantenimiento a lo largo de la vida útil de los equipos. Además, también es preciso asegurarse de que los trabajadores realizan un correcto uso de los mismos.

A nIvel general, la NTP 577 establece los criterios mínimos para la revisión y mantenimiento de los equipos de trabajo y garantizar, así, que se basen en un procedimiento integrado. En el caso de los equipos industriales, existe una reglamentación específica que marca la periodicidad y quién debe realizar las revisiones.

Fases de las revisiones

Las revisiones y tareas de mantenimiento de los equipos de trabajo se dividen en las siguientes fases:

Análisis y planificación de las revisiones o mantenimientos

-Establecer su frecuencia, cobertura, límites, etc.
-Determinar las personas o responsables adecuados que deben realizarlos
-Disponer de la máxima información antes de la visita de revisión o mantenimiento
-Determinación de los elementos o partes críticas a revisar
-Elaborar check list
-Determinar los recursos necesarios (EPIs, instrumentos de medición, documentos, etc.)

Ejecución

-Revisión efectiva de los diferentes puntos registrando datos o resultados
-Acompañado del responsable del equipo o área, y del operario del equipo
-Ejecución exhaustiva del equipo y de su uso
-Determinación de posibles medidas preventivas

Control

Seguimiento y control de la aplicación de las medidas propuestas y de su efectividad.

Registro documental

Registro de los datos reportados en las revisiones o mantenimientos, bien codificados e identificados para poder ser consultado.

Herramientas para la valoración de la seguridad de los equipos

La NTP 577 define tres aspectos principales a tener en consideración cuando se realizan las revisiones y mantenimientos. Se trata de la limpieza, la seguridad y el mantenimiento de los equipos. Los criterios de revisión y el tipo de maquinaria de la que hablemos determinaran la forma de hacerlo.

A la hora de realizar los reportes, contamos con herramientas de diversos tipos. Podemos usar listas o check lists que se rellenan con medios de ofimática, o aplicaciones a través de smartphones y tabletas que son más sofisticadas. Esta última opción nos permite ganar en tiempo y facilita la explotación de datos reportados de forma inmediata.

Algunas de las apps que nos pueden ayudar a ello, y que son compatibles tanto con IOS como con Android, son las siguientes:

Tanto SmartOSH como Risk Check CAEB han sido desarrolladas por Prevencontrol. La primera de ellas es una app que forma parte del software de gestión de prevención. La segunda ha sido elaborada en colaboración con la Confederación de Asociaciones Empresariales de Baleares CAEB) para ofrecerla de forma gratuita a sus asociados. Se trata de una herramienta específica para el reporte y valoración de las condiciones de trabajo y de la seguridad de los equipos e instalaciones. Conozcámosla un poco más.

Risk Check CAEB

Esta app se desarrolló gracias a un estudio previo para la determinación de la metodología y las variables a valorar. Se tuvieron en cuenta las 3 dimensiones fundamentales que se exponen en la NTP 577 (citadas más arriba), y se desarrollaron las variables para cada dimensión en base a las condiciones y requisitos establecidos en el RD 1215/97. Lo que se obtuvo fueron las dimensiones y variables agrupadas por dimensión que se muestra en la tabla siguiente:

La valoración se marca con alguna de las tres opciones: Correcto, Incorrecto y No Aplica. Además, también se realizan unas gráficas con los resultados obtenidos que permiten una valoración visual muy rápida e intuitiva. También se pueden hacer comparativas entre los reports y obtener las firmas de los participantes.

El siguiente video muestra el funcionamiento de Risk Check CAEB de una forma más didáctica y exhaustiva:

por Joan Manel Berenguer

01/05/2019

Gestión de la seguridad y la salud por medio de aplicaciones (III)

Por el momento hemos dedicado dos posts de este blog a hablar sobre los aspectos a tener en cuenta a la hora de seleccionar una solución informática de seguridad y salud laboral. Siguiendo el hilo abierto en este sentido, ofrecemos nuevas recomendaciones a la hora de realizar una elección que nos proporcione eficiencia y eficacia.

Elegir un software como solución informática es una decisión que hay que tomar valorando diversos aspectos. Y es que hay que tener en cuenta que su implantación es un proceso que requerirá de un tiempo y donde entrará en juego el factor humano. ¿Cómo recibirán los trabajadores esa herramienta?

Los datos nos informan de que casi un 50% de las empresas que han implantado una solución informática de seguridad y salud laboral han quedado insatisfechas con los resultados. El motivo que les frena a cambiarla es el retorno económico de la inversión realizada.

Para que esto no ocurra, proponemos una serie de acciones para que el proceso de implantación sea un éxito.

Implicación y compromiso

Para que la solución informática sea un éxito es necesario destinar recursos al proceso de implantación. Todos los estratos deben ser partícipes de ello e implicarse. Esto, evidentemente, requerirá de una inversión de tiempo que, a la larga, se traducirá en eficiencia y eficacia.

Definición de objetivos y alcance

Por una parte se debe tener muy claro cuáles son los objetivos que se quieren conseguir. Éstos han de ser realistas objetivos, mesurables, claro y bien adaptados a la realidad de los recursos de los que disponemos. Por otra parte, hay que medir bien el alcance del proyecto que tenemos entre manos. ¿Esto qué quiere decir? Pues que hay que establecer un límite en relación a los siguientes aspectos:

-Ámbito geográfico en que se implanta la solución (mejor empezar por un centro o área de negocio)
-Ámbito temporal (meses o fases)
-Ámbito funcional (toda la aplicación o sólo algunas de sus funciones)

Identificación de responsables

Se ha de saber quién es el líder del proyecto de implantación, quiénes son los interlocutores del proveedor y cuál es el equipo de la empresa que estará implicado en su despliegue. Solo aclarando las funciones de cada agente se conseguirá una implantación lógica y ordenada.

Establecer canales y vías de comunicación

Debemos asegurarnos de centralizar la información, regularla y formalizarla. Así conseguiremos que sea mucho más práctica para la empresa. Esto se puede hacer mediante una cuenta de correo electrónico donde se centralice todo, de soluciones específicas para la gestión de incidencias o con reuniones cada cierto tiempo para hacer un seguimiento. Eso sí, es importante centralizar los canales y que no se usen vías alternativas para que no se pierda información por el camino.

Describir hitos y criterios de éxito

Se trata de tener claro cómo evaluamos. Saber desde un principio cuáles son los criterios de éxito será un buen indicativo de si seguimos el camino correcto o no.

Diseñar programas de formación adecuados

Es preciso analizar las características de cada cliente para poder diseñar un programa de formación adecuado a sus necesidades y objetivos. Si además combinamos métodos de aprendizaje presenciales con online, se garantiza un mayor seguimiento y alcance. Contar con casos prácticos también ayuda a que los contenidos se asimilen mejor y por mayor tiempo.

Anticipar problemas y prever la conducta de los implicados

Si la comunicación entre cliente y proveedor fluye, y se trabaja de forma conjunta, se pueden anticipar diversos de los problemas que podrían surgir. En consecuencia, se está a tiempo de preparar un plan de choque y tener ya desarrolladas posibles soluciones. ¿Qué tipo de problemáticas pueden surgir? A continuación citamos algunos ejemplos:

-Expectativas poco realistas de los implicados sobre la herramienta
-Ausencia de compromiso en todas las esferas implicadas en la solución
-Infraestructura inadecuada: carencia de servidores propios y/o mala conexión a internet, falta de dispositivos móviles para la soluciones APP, etc
-Falta de integración con los sistemas de la empresa
-Proceso formativo inadecuado
-Falta de seguimiento del proyecto

por Diego Castelar

17/04/2019

Beneficios del uso de aplicaciones de gestión de prevención

La evolución de las tecnologías ha supuesto la implementación de muchos métodos de trabajo y organizativos a nivel empresarial. Uno de los campos afectados ha sido el la gestión de la prevención en el ámbito de la salud y seguridad laboral. Ahora bien, todavía sigue siendo necesario trabajar para implantar herramientas de este tipo, como por ejemplo las apps, para facilitar el trabajo de todos.

Porque las aplicaciones informáticas son uno de los recursos más extendidos a nivel de organizaciones aunque, por el momento, tan solo se puede hablar de una penetración en el 25% de las compañías. Si las empresas fuesen conscientes de los beneficios que estas aportan a nivel organizativo, no dudarían en invertir esfuerzos en desarrollar las suyas cuanto antes posible.

¿Cómo nos ayudan las apps en la gestión de la prevención?

La realidad es la siguiente: gran parte de las empresas sigue realizando la gestión de SSL en formato tradicional, es decir, en papel. Acumulan documentación y Excels que ocupan un espacio de almacenaje, que no permite ser actualizado de forma automática y que además dificulta muchísimo la búsqueda de datos. ¿Por qué no optar por una app?

Integrar la prevención en todos los ámbitos de la organización pasa por contar con una herramienta fácil de usar y que esté al alcance de todos. De esta manera se consigue la implicación por parte de los trabajadores.

Y es que entre las ventajas de disponer de una aplicación para la gestión de la prevención encontramos una automatización de los procesos, una mejora de la comunicación y una confidencialidad y protección de datos garantizada.

Funcionalidades y beneficios que aportan las apps

Uno de los puntos fuentes de usar una aplicación en la gestión de la prevención de una empresa es que se puede visualizar, supervisar y actualizar las tareas asignadas al responsable de la misma.

Por otra parte, se pueden realizar cuestionarios personalizados y optimizar el proceso de toma de datos gracias a una integración al software de gestión automática. Además, también permite que se exploten mejor mediante indicadores (Kpis) y, como consecuencia, se produce una mejora en la toma de decisiones. Citamos como ejemplo los check list de observaciones preventivas, las visitas de inspecciones de seguridad, los permisos de trabajo, los cuestionarios de comprensión de formaciones, etc.

Otro factor a destacar de las aplicaciones es que permiten facilitar y potenciar el canal de participación de empleados mediante módulo específico. Sus intervenciones, ya sean quejas, propuestas u observaciones, se generan desde la propia app y llegan automáticamente al responsable de su gestión.

Por lo que respecta a la notificación de incidentes y accidentes, la información queda volcada al sistema de Gestión SSL de forma automática. No podemos olvidar, además, que las aplicaciones permiten incorporar las firmas manuscritas sobre la pantalla táctil del Smartphone.

Mejoras en los reportes

Como hemos podido comprobar, el uso de aplicaciones en la gestión preventiva ayuda a agilizar el registro de incidentes, acciones, observaciones y participaciones. Como consecuencia, el reporte de datos aumenta y propicia que participe todo el personal de la organización.

Las apps son una buena herramienta en este sentido, ayudando a que el análisis y tratamiento de los datos obtenidos sea más efectivo. Haciendo el proceso más fácil y rápido se pueden identificar peligros ocultos y aumentar la seguridad en todos los niveles.

Pero lo básico para que esta herramienta funcione es que haya una sensibilización y concienciación de toda la empresa, desde los altos directivos hasta los operarios más rasos. Solo así se conseguirá la excelencia.

por Lluís Vancells

03/04/2019

¿Cómo elegir una solución informática de seguridad y salud laboral? Estas son las claves

En lo que a gestión de seguridad y salud laboral (SSL) se refiere, es importante disponer de una herramienta válida y eficaz. ¿Cómo elegir entre todas las opciones existentes? Al adquirirla, hay que tener en cuenta que nuestro objetivo es el de optimizar y rentabilizar la actividad preventiva. Y no solo a nivel técnico, sino también en el ámbito social y de retorno económico.
A continuación, detallaremos las consideraciones que se deben tener antes de hacerse con una herramienta de gestión de este tipo. Además, también consideraremos algunas de las problemáticas que pueden aparecer y cómo enfrentarnos a ellas.

Justificar la necesidad

Antes de nada, debemos contar con el beneplácito de la dirección de la compañía para adquirir una herramienta de gestión de seguridad y salud laboral. ¿Cómo hacerlo? Siguiendo las siguientes pautas:

–Implicar a la dirección de la organización. Que formen parte de la gestión de SSL y lleven el liderazgo en la adquisición de este tipo de soluciones será un punto a favor.
–Evidenciar de manera objetiva el retorno de la inversión obtenida. Mejorar la gestión de SSL y reducir las pérdidas directas / indirectas derivadas del uso es un argumento excepcional.
–Demostrar que esta solución respeta la legislación. Y no solo eso, sino que ayuda al cumplimiento de requerimientos legales, técnicos y/o de compliance.
–Explicar cómo la herramienta ayudará a dar cumplimiento a los objetivos de sostenibilidad.
–Valoración frente a terceros. Poner en valor que con la solución se podrá dar respuesta positiva a requerimientos de partes interesadas como aseguradoras, inversores y empresas externas.

Evaluar la situación previa

Es evidente que antes de buscar una solución para gestionar la SSL de una compañía hay que realizar una evaluación. Conocer la situación y necesidades en ese ámbito es crucial para determinar qué software es el más adecuado. Para ello hay que tener en cuenta los siguientes aspectos:

–Existencia de sistemas de gestión previos. Puede que la compañía no cuente con ninguno, que tenga diversos sistemas de gestión desarrollados por terceros o que cuente con una plataforma global integrada.
-Posibilidad de configuración. Antes de instalarlo, hay que tener en consideración el presupuesto del que disponemos, la integración del proyecto en el área de IT, la implicación de altos cargos en la implantación y la disponibilidad de personal para mantener el proyecto.

Anticipar barreras

La mera implantación de un sistema de gestión de SSL no es garantía de éxito. Por eso, el responsable del proyecto debe tener en cuenta las siguientes posibilidades:

-Actitudes tipo “si no hay un problema, ¿para que buscar una solución?”
-Integración entre área de SSL (requerimientos funcionales) e IT (despliegue y requerimientos técnicos)
-Dudas acerca de la inversión económica que se va a realizar.
-Resistencia al cambio de los usuarios “expertos” en los sistemas vigentes.

Además, hay otro aspecto que también entra en juego: el histórico y la realidad de cada organización. ¿Qué se hizo en el pasado en este ámbito? Para desarrollar el proyecto sin problemas hay que tener en cuenta lo siguiente:

-Existencia de un “mix” de múltiples soluciones.
-Integración y reporting de databases de fuentes múltiples.
-Disponibilidad de todas las funcionalidades necesarias para el usuario.
-Interfaces y usabilidad de las herramientas.

La gestión de las partes interesadas

La implantación de un software de gestión de SSL tendrá, indiscutiblemente, repercusión en diversos ámbitos. Su desarrollo afectará a las partes interesadas tanto dentro como fuera de la compañía. Para que la implantación sea un éxito, no podemos dejar de lado las siguientes consideraciones:

-Uso de herramientas con visión “world wide”, no de forma local. Esto implica tener en consideración requerimientos de configuración informática locales, requisitos legales, idioma, etc.
-Transformación digital de la organización Vs Digitalización de los procesos.
-Soporte y atención post venta del suministrador.

por Diego Castelar

13/03/2019

Caso de éxito: cómo implantar un programa de seguridad basado en el comportamiento de los trabajadores

En cuestiones de prevención y seguridad en el trabajo, es indispensable conocer el día a día de los trabajadores, sus condiciones de trabajo y las acciones que llevan a cabo. De esta manera se pueden observar tendencias y establecer puntos a mejorar y/o modificar en pro de su salud y seguridad. Utilizar una aplicación que recopile esos datos es la forma más rápida y eficaz de implantar un programa de seguridad basado en el comportamiento de los empleados.

Y es que gracias a la evolución de las nuevas tecnologías, disponemos de sistemas que permiten la obtención de datos, su almacenaje y análisis en cuestión de segundos y a golpe de click. A continuación, detallamos el caso concreto de implantación de un programa de seguridad basado en el comportamiento de los empleados por medio de una app que llevó a cabo Prevencontrol.

Caso real de aplicación informática para la gestión de la seguridad

Prevencontrol recibió la propuesta por parte de una compañía multinacional que se encarga de la creación, comercialización y distribución de fragancias con presencia en más de 150 países. La empresa cuenta con más de 4.000 trabajadores en todo el mundo, y uno de los aspectos que más cuida es la gestión de seguridad y salud.

Como estrategia innovadora, se apostó por el desarrollo de una aplicación basada en analizar el comportamiento de los empleados para valorar e implementar los programas de seguridad y prevención. Este proyecto era extensible a los trabajadores de los cuatro centros que dicha empresa tiene en España, es decir, un total de unas 650 personas. ¿Cuál era la operativa a seguir?

Se partía de la intención de realizar entre cuatro y ocho observaciones por trabajador y año por medio de una lista de chequeo en papel. Es decir, llevar a cabo más de 3.000 observaciones anuales e identificar las oportunidades de mejora existentes. Teniendo en cuenta que el tiempo estimado para cada observación era de 45 minutos, el cómputo de horas finales destinadas a esta tarea ascendía a 2.250 al año. ¿Cómo llevar a cabo este programa de forma rápida, segura y eficaz? Por medio de una aplicación.

Prevencontrol desarrolló una app que ayudó a esta compañía no solo a optimizar la recogida de datos, evitando pérdidas y errores, sino que además permitió mejorar la explotación de dicha información gracias a los informes e indicadores de rendimiento (Kpi). Además, también se ayudó a integrar los resultados en el sistema de gestión de la empresa, de manera que se pudo desarrollar mejor la estrategia de seguridad y salud a seguir.

El software de gestión de prevención de riesgos corporativo realiza las observaciones desde un dispositivo móvil independientemente de si se dispone de cobertura y acceso a internet. El usuario debe identificarse y elegir el ámbito en el que realizará la observación. Además de los datos introducidos, también podrá añadir fotografías, vídeos y archivos de voz.

Una vez se haya completado el cuestionario, se envía e informa a las personas implicadas o responsables. Además, la información recopilada se integra también en el software de seguridad y salud laboral, de manera que se pueden extraer a tiempo real diversos indicadores, como por ejemplo el porcentaje de seguimiento y ratio de cumplimiento de las observaciones realizadas sobre las previstas.

Otros indicadores que se pueden extraer hacen referencia a la posible predicción de situaciones de riesgo en base a las observaciones y al histórico registrado, la ratio de comportamientos satisfactorios (seguros) observados o el índice de generación de acciones de mejora, por citar algunos ejemplos.

Esta herramienta de seguridad basada en el comportamiento permite no solo acumular datos sino realizar un análisis automático que llegará de forma automática a los trabajadores. No obstante, no debemos olvidar que toda gestión de la seguridad y la salud en el trabajo parte de una base donde la sensibilización y la formación son clave.

por Diego Castelar

27/02/2019

Aplicaciones informáticas para valorar las condiciones de trabajo

Toda actividad que se lleve a cabo en el centro de trabajo debe ser evaluada de forma periódica. De esta manera se pueden corregir y mejorar aspectos que afecten al trabajador. Las condiciones de trabajo pueden ser controladas y valoradas por medio de diversas herramientas que permiten que la actividad en las organizaciones sea mucho más segura e higiénica.

El mundo industrializado tiende cada vez más a reducir las condiciones de trabajo que puedan ser dañinas para sus empleados. No obstante, siempre quedan rescoldos que pulir. Así lo afirma la OIT (Organización Internacional del Trabajo), quien apunta a la necesidad de unos controles de evaluación de riesgos de forma periódica con el fin de que dichas condiciones sean siempre las mejores.

Herramientas para el control de las condiciones de trabajo: Método LEST

Con la finalidad de llevar a cabo este control en las condiciones de trabajo, existen diversas herramientas que las organizaciones usan en cada caso. Reportes de incidencias, inspecciones de seguridad, revisiones del estado de instalaciones y equipos, envío de comunicados de riesgo o las políticas de organización, orden y riesgo (OOL)… Estas son algunas de las medidas que las empresas emplean para asegurar unas condiciones de trabajo óptimas.

Uno de los métodos más conocidos en este sentido es el método LEST. El responsable de su desarrollo es el Laboratoire d’Economie et de Sociologie du Travail. Se trata de una unidad de investigación del CNRS francés que se dedica a investigar y desarrollar en el campo de las ciencias humanas relacionadas con el trabajo, el empleo, la formación y la innovación.

El método LEST no requiere conocimientos especializados para ser aplicado y todo el personal implicado puede participar de él. Este sistema considera 16 variables agrupadas en 5 dimensiones: el entorno físico, la carga física, la carga mental, los aspectos psicosociales y los tiempos de trabajo.

En la imagen superior observamos una simplificación planteada por la Universidad Politécnica de Valencia donde se mantienen las cinco dimensiones pero el grupo de variables queda reducido a 14. El método LEST cuenta con la siguiente escala de puntuación como sistema de valoración:

El método LEST propone una toma de datos numérica que se obtengan por equipos de medición, y que determine su valor objetivo a partir de cálculos. Los resultados se muestran en forma de gráfico por medio de un histograma que tenga en cuenta tanto las dimensiones de las que hablábamos como los valores obtenidos.

En Prevencontrol, y en colaboración con la Confederación de Asociaciones Empresariales de las Baleares (CAEB), hemos desarrollado una app que permite la aplicación de la metodología LEST in situ y en movilidad. Gracias a esta aplicación podemos obtener un reporte periódico de las condiciones de trabajo, además de realizar un control y una comparativa de los valores actuales y los obtenidos con anterioridad.

La aplicación desarrollada para CAEB incorpora la opción de firma electrónica tanto para el reportador como para el responsable. Además, también dispone de la presentación de resultados gráficos de forma inmediata y la posibilidad de consultar los resultados anteriores en todo momento. Tampoco podemos olvidar que también incluye la recogida, reporte y control de las condiciones de los equipos e instalaciones usados en el trabajo.

La app está disponible en Google Play y App Stores y es totalmente gratuita. En el siguiente vídeo se muestra el funcionamiento de dicha aplicación con mayor detalle:

por Joan Manel Berenguer