En lo que a gestión de seguridad y salud laboral (SSL) se refiere, es importante disponer de una herramienta válida y eficaz. ¿Cómo elegir entre todas las opciones existentes? Al adquirirla, hay que tener en cuenta que nuestro objetivo es el de optimizar y rentabilizar la actividad preventiva. Y no solo a nivel técnico, sino también en el ámbito social y de retorno económico.
A continuación, detallaremos las consideraciones que se deben tener antes de hacerse con una herramienta de gestión de este tipo. Además, también consideraremos algunas de las problemáticas que pueden aparecer y cómo enfrentarnos a ellas.

Justificar la necesidad

Antes de nada, debemos contar con el beneplácito de la dirección de la compañía para adquirir una herramienta de gestión de seguridad y salud laboral. ¿Cómo hacerlo? Siguiendo las siguientes pautas:

• Implicar a la dirección de la organización. Que formen parte de la gestión de SSL y lleven el liderazgo en la adquisición de este tipo de soluciones será un punto a favor.
• Evidenciar de manera objetiva el retorno de la inversión obtenida. Mejorar la gestión de SSL y reducir las pérdidas directas / indirectas derivadas del uso es un argumento excepcional.
• Demostrar que esta solución respeta la legislación. Y no solo eso, sino que ayuda al cumplimiento de requerimientos legales, técnicos y/o de compliance.
• Explicar cómo la herramienta ayudará a dar cumplimiento a los objetivos de sostenibilidad.
• Valoración frente a terceros. Poner en valor que con la solución se podrá dar respuesta positiva a requerimientos de partes interesadas como aseguradoras, inversores y empresas externas.

Evaluar la situación previa

Es evidente que antes de buscar una solución para gestionar la SSL de una compañía hay que realizar una evaluación. Conocer la situación y necesidades en ese ámbito es crucial para determinar qué software es el más adecuado. Para ello hay que tener en cuenta los siguientes aspectos:

• Existencia de sistemas de gestión previos. Puede que la compañía no cuente con ninguno, que tenga diversos sistemas de gestión desarrollados por terceros o que cuente con una plataforma global integrada.
• Posibilidad de configuración. Antes de instalarlo, hay que tener en consideración el presupuesto del que disponemos, la integración del proyecto en el área de IT, la implicación de altos cargos en la implantación y la disponibilidad de personal para mantener el proyecto.

Anticipar barreras

La mera implantación de un sistema de gestión de SSL no es garantía de éxito. Por eso, el responsable del proyecto debe tener en cuenta las siguientes posibilidades:

• Actitudes tipo “si no hay un problema, ¿para que buscar una solución?”
• Integración entre área de SSL (requerimientos funcionales) e IT (despliegue y requerimientos técnicos)
• Dudas acerca de la inversión económica que se va a realizar.
• Resistencia al cambio de los usuarios “expertos” en los sistemas vigentes.

Además, hay otro aspecto que también entra en juego: el histórico y la realidad de cada organización. ¿Qué se hizo en el pasado en este ámbito? Para desarrollar el proyecto sin problemas hay que tener en cuenta lo siguiente:

• Existencia de un “mix” de múltiples soluciones.
• Integración y reporting de databases de fuentes múltiples.
• Disponibilidad de todas las funcionalidades necesarias para el usuario.
• Interfaces y usabilidad de las herramientas.

La gestión de las partes interesadas

La implantación de un software de gestión de SSL tendrá, indiscutiblemente, repercusión en diversos ámbitos. Su desarrollo afectará a las partes interesadas tanto dentro como fuera de la compañía. Para que la implantación sea un éxito, no podemos dejar de lado las siguientes consideraciones:

• Uso de herramientas con visión “world wide”, no de forma local. Esto implica tener en consideración requerimientos de configuración informática locales, requisitos legales, idioma, etc.
• Transformación digital de la organización Vs Digitalización de los procesos.
• Soporte y atención post venta del suministrador.