paperless

10/12/2019

Digitalizar los procesos para suprimir mudas

El término digitalización sigue poniendo nerviosos a muchos a día de hoy. Los hábitos han ido cambiando en las empresas y poco a poco se ha ido dejando de lado el uso del papel y el bolígrafo para controlarlo todo de forma digital. En las organizaciones se puede ahorrar en tiempo y costes si detectamos todos aquellos procesos manuales que se pueden automatizar. Y no cuesta nada.

El “no cuesta nada” que acaba costando mucho

Resulta curioso detectar cómo muchas de las acciones que a día de hoy se llevan a cabo en diferentes empresas aún se hacen a la “antigua usanza”. Sin ir más lejos, cada vez que tengo que coger el AVE, me piden mostrar el certificado de familia numerosa y mi DNI para verificar que mi billete es el adecuado. Teniendo en cuenta que estoy registrado en la web de Renfe, ¿no sería más fácil y rápido cruzar datos? “Si no le cuesta nada” es la respuesta que obtengo de los trabajadores que piden mi documentación.

Pues sí, sí que cuesta. No a mí en particular, sino a todos los usuarios de este medio de transporte que tienen que esperar a que yo (o quien sea) busque la documentación requerida. Si ese tiempo que cada pasajero invierte en este proceso lo sumásemos, a final de año tendríamos una gran cantidad de tiempo perdido en hacer algo que se podría haber digitalizado.

Este ejemplo tan solo nos sirve para ilustrar lo que ocurre en muchísimas compañías que aún no han dado el gran paso hacia la digitalización de los procesos. Además, también hay que destacar el ahorro en material. ¿Cuántos miles de folios se deben seguir desperdiciando para guardar información que puede estar almacenada en un dispositivo electrónico? La respuesta es sencilla: ninguno.

Los beneficios de digitalizar

El cambio de mentalidad cuesta, pero para eso estamos los consultores. Como anécdota citaré el caso de una multinacional alemana con sede en Barcelona que visité. La primera vez tuve que registrarme en la planta inferior y firmar un documento con algunos compromisos. La segunda vez que acudí también me hicieron firmarlo, y la tercera, y la cuarta.

Así que me lancé a comentar el desperdicio en material y tiempo que eso conllevaba. Pues bien, una de las personas de dirección me confesó que ese comentario fue el que hizo que acabaran por contratarnos ya que buscaban a consultores que les aportaran.

Decidirse por la digitalización

Toda compañía que da el paso hacia la digitalización de los procesos comprueba cómo el desempeño del trabajo se agiliza y facilita. También se reduce la comisión de errores y se aumenta la productividad. El tiempo invertido en lo que ahora está digitalizado se puede dedicar a otra cosa.

En definitiva, desde Prevencontrol invitamos a que cada organización haga un ejercicio de reflexión. Identificar las mudas y los tipos de despilfarros que se cometen a diario es el primer paso. Ponerles solución, el segundo. Y si no se dispone de tiempo para ello, nada mejor que la figura de un consultor experto en la materia para llevarlo a cabo.

03/12/2019

Gestión digital de la ISO 45001 en charlas y reuniones

En materia de SST, la gestión digital de la ISO 45001 resulta muy beneficiosa. Contar con una herramienta digital para controlar y manejar todos los procesos no solo los agiliza, sino que nos ayuda a tener un registro fácil de consultar en cualquier momento. Esto es, sin duda, una gran ventaja cuando hablamos de charlas y reuniones, que gracias a estos softwares quedan digitalizadas.

Digitalización de reuniones

Y es que por mucha atención que se preste en las reuniones, no podemos obviar el hecho de que somos humanos. Eso quiere decir que hay cosas que se nos pueden pasar por alto, incluso a la persona responsable de realizar el acta del final. La pérdida de detalles afecta a la eficacia y trazabilidad de cualquiera de los temas a tratar.

Además, digitalizar las reuniones que se convocan no solo sirve para consultar lo discutido en el futuro. Gracias a estas herramientas se puede controlar quién asiste y, por tanto, si ha recibido la información presentada o no. Y todo ello sin malgastar papel y con la facilidad de consultar la información en cualquier momento, dónde y cuándo se precise.

Beneficios de gestionar las reuniones con un software

  1. Planificación. Se determina el día, la hora y el lugar y se comunica a todos los interesados. Además, se establece una previsión de cuándo será la siguiente.
  2. Convocatoria. Las personas interesadas reciben un correo electrónico donde se les convoca.
  3. Gestión de asistentes. Control de las asistencias individuales.
  4. Órdenes del día y acuerdos. Registro de los temas a tratar, facilitando su exposición por el orden correcto.
  5. Próximos temas. Mayor facilidad para retomar puntos pendientes de reuniones anteriores.
  6. Envío del acta. El propio programa genera el acta de la reunión y lo manda por email.
  7. Firma del acta. La firma digital avanzada permite que los asistentes lo rubriquen al haberlo leído.
  8. Recordatorio de convocatoria. Se recibe un aviso para convocar una nueva reunión antes de que llegue el día.

Digitalización de charlas de seguridad

Las charlas de seguridad y salud en el trabajo se han convertido en elementos indispensables en cualquier organización. Se ha demostrado que ayudan a que los trabajadores sean conscientes de lo que hacen y de las consecuencias que sus acciones pueden tener. En este sentido, las herramientas informáticas resultan de gran apoyo a la hora de registrar los temas a tratar y para realizar campañas de concienciación.

Gracias a la digitalización se pueden plantear charlas como pequeñas reuniones o como campañas más amplias que busquen concienciar a los equipos. En este último caso, se podrá contar con una serie de avisos cuya publicación quedará controlada a través del software, y que se mandarán a todas las personas que se quiera.

Estos son tan solo algunos de los beneficios de la gestión digital de la ISO 45001. En el siguiente link podrás descargar la guía gratuita de las 125 ideas para iniciar una charla de seguridad, un manual que seguro te resultará de gran ayuda.

19/11/2019

Los beneficios de la gestión digital de la ISO 45001

En Prevencontrol llevamos ya tiempo trabajando la gestión digital de la ISO 45001, publicada en marzo de 2018. Desde entonces, las empresas cuentan con tres años de plazo para realizar la transición de la actual OHSAS a la norma recién citada, concretamente hasta el 12 de marzo de 2021. ¿Aún no conoces cuáles son los beneficios de la ISO 45001? Sigue leyendo y lo descubrirás.

Gestión digital de la ISO 45001, una realidad

Como señalábamos, Prevencontrol hace meses que ha centrado el foco en la ISO 45001. Se trata de una norma que, obviamente, se incluye en el software Smart OSH. Puede que aún desconozcas los detalles de la norma y cuáles son sus beneficios. Si es así, puedes pinchar en este enlace para ponerte al día.

Para aquellos que ya están familiarizados con la ISO 45001, queremos plantear las siguientes cuestiones. ¿Te sientes lo suficientemente eficiente? ¿Pierdes la trazabilidad de un documento con frecuencia? Si es así, ¿cuántas veces? Y por último, ¿cuánto tiempo tardan las partes interventoras en dar el OK a un cambio para que éste se pueda poner en marcha?

Si estas cuestiones te resultan familiares, no dejes de leer porque descubrirás cómo la gestión digital de la ISO 45001 te puede ayudar en tu empresa.

Liderazgo y participación de los trabajadores

Los objetivos de salud y seguridad en el trabajo (SST) tienen que estar claros y alineados en toda la organización. Por eso, gracias a la gestión digital de la ISO 45001, disponemos de un cuadro de mando que nos ayuda no solo a manejar estos objetivos, sino a comunicar de forma efectiva la política de SST a todas las personas que integren la compañía.

La comunicación es básica para que todos rememos en la misma dirección. A ello ayuda el hecho de que exista una app en la que todos los trabajadores puedan participar desde cualquier dispositivo, ya sea un móvil, una tablet o un ordenador. De esta manera pueden reportar a tiempo real cualquier incidencia y gestionar con agilidad y rapidez todos los procesos.

Planificación y evaluación del desempeño

Toda organización debe tener una planificación que le ayude a abordar riesgos y oportunidades, que responda a las situaciones de emergencia y que cumpla con los requisitos legales establecidos. Gracias a la gestión digital ISO 45001, podemos realizar los siguientes cometidos a través de una app de móvil:

Reportar riesgos y oportunidades en campo, así como incidentes y no conformidades y transferir la información en tiempo real a un software.
Planificar acciones y asignarlas a responsables de una forma sencilla
Integrar las acciones y reportarlas vía teléfono móvil
Evaluar el resultado y eficacia de las acciones
-Disponer de un circuito de firmas, que te permita centralizar la información en un solo documento digital
Cerrar las acciones con un solo “click” e informar a todas las partes interesadas

Otra de las ventajas que proporciona el uso de la aplicación es que es paperless. ¿Qué quiere decir? Que no hay necesidad de usar papel y que toda la información queda en la nube, disponible y accesible de forma fácil siempre que se necesite.

Apoyo y operación

Sin duda, la herramienta de gestión de la norma ISO 45001 resulta de gran apoyo a nivel de operativa para gestionar acciones tales como:

-Determinar las competencias necesarias para una persona según su puesto de trabajo o los riesgos asociados
-Planificar acciones de toma de conciencia de forma automática
-Llevar a cabo comunicaciones de forma masiva por email, con acuses de recibo firmados en el ordenador o teléfono

No podemos olvidar que la herramienta, además, nos ayuda a llevar a cabo la gestión del cambio: planificar los nuevos procesos, desarrollarlos, ponerlos en funcionamiento, etc. Sin duda, contar con una herramienta que nos ayude a la gestión de ISO 45001 es la forma de asegurar que los procesos y operaciones se cumplen de la manera deseada.

10/04/2019

Herramientas informáticas para el reaprovechamiento documental de la CAE

Las personas que trabajamos en el ámbito de la gestión de la Coordinación de Actividades Empresariales (CAE) en el ámbito de Prevención de riesgos laborales sabemos que se trata de una tarea repleta de documentación. Por fortuna, cada vez más se usan herramientas informáticas para agilizar los procesos. Uno de los beneficios que ofrecen es el reaprovechamiento documental, una opción que permite ahorrar tiempo, energía y papel.

La CAE ha requerido siempre de muchas horas de trabajo y de grandes cantidades de papeles y documentos que revisar y validar. La digitalización de estos procesos ha supuesto un gran avance, aunque en muchas ocasiones eso no quita que ella que revisarla y validarla de igual manera.

Hacerlo de forma automática tan solo es factible en el caso de documentos de la Seguridad Social o en recibos bancarios, es decir, en documentos normalizados. Así que el reaprovechamiento documental es, sin lugar a dudas, una de las grandes ayudas con las que contamos a día de hoy.

Reaprovechamiento documental, ¿qué es?

Los documentos validados tienen una fecha de caducidad. El reaprovechamiento documental consiste, precisamente, en usarlos las veces que haga falta mientras el periodo de validez siga vigente. Si una misma empresa necesita el mismo documento en dos o tres ocasiones, ¿qué necesidad tenemos que solicitarlo y realizar todo el proceso de obtención y validación si aún tiene vigencia? Ninguna.

En el caso de la CAE, este recurso es muy beneficioso en situaciones donde hay contratas con diversos servicios, o en contratas que prestan un servicio de forma periódica a la misma empresa. Un sistema de reaprovechamiento documental permitirá ahorrar tiempo en cada una de las revisiones que se deberían hacer.

SmartOSH como solución informática

Las herramientas informáticas están ayudando en gran medida a efectuar estas labores de reaprovechamiento documental. En Prevencontrol hemos desarrollado una aplicación llamada SmartOSH que no solo realiza esa función, sino que ayuda a la gestión integral de la PRL.

De esta manera se puede adjuntar, tipificar y gestionar documentación a cualquier ítem de la aplicación. Tanto empleados como puestos de trabajo, departamentos, centros, empresas, contratistas, factores de riesgo o medidas preventivas quedan contempladas en SmartOSH.

SmartOSH es, más allá de un gestor documental, una fuente de información valiosísima para el módulo de gestión de la CAE. Y es que la aplicación realiza un barrido automático de la información de la que se dispone en el sistema compatible con cada requisito. Si encuentra un documento que ya ha sido revisado y que aún tiene validez, el sistema lo da por satisfecho. Si quieres más información acerca de SmartOSH no dudes en contactar con nosotros.

06/03/2019

¿Por qué gestionar un permiso de trabajo especial mediante una app?

Toda actividad profesional conlleva unos riesgos a nivel de seguridad y salud. Estos riesgos deben minimizarse lo máximo posible gracias a las medidas de PRL. Ahora bien, existen determinadas actividades cuya peligrosidad está por encima de la media. En estas situaciones, se requiere de un Permiso de Trabajo Especial (PTE) para poder llevarlas a cabo.

La razón por la que se precisan estas autorizaciones especiales y no una evaluación de riesgos, como en el resto de casos, es muy fácil de entender. Las actividades de las que hablamos pueden generar un riesgo importante para las personas. De ahí la necesidad de considerar unas medidas específicas, que aseguren la protección tanto de los trabajadores implicados como de la compañía donde se desarrollan. Estas medidas deben quedar plasmadas en su correspondiente documentación.

A continuación, detallamos los casos en los que el PTE se considera necesario:

  • Mantenimiento en frío. Suele tratarse de trabajos en reparación de tuberías por las que circulan sustancias peligrosas, como por ejemplo líquidos corrosivos.
  • Actividades en caliente. Trabajos en los que las altas temperaturas estén implicadas, como es el caso de soldaduras donde pueden saltar chispas.
  • Electricidad. Actividades que se realizan cerca de instalaciones eléctricas.
  • Espacios confinados. Trabajos que se llevan a cabo en lugares donde hay poco oxígeno o donde el aire puede estar contaminado por diversas sustancias.

Permiso de Trabajo Especial en papel versus aplicaciones informáticas

Hasta hace relativamente poco tiempo, la única forma de gestionar estos PTE era mediante documentación en papel. Este sistema ha ido quedando obsoleto poco a poco en beneficio de las aplicaciones informáticas. Tal y como ha quedado demostrado, las apps facilitan el manejo y gestión de los permisos citados.

La comparativa que sigue a continuación muestra las claves que hacen que gestionar un Permiso de Trabajo Especial por medio de una app sea mucho más efectivo que hacerlo de forma manual.

Ahorro de tiempo. Al realizar las autorizaciones y check in de los trabajadores de forma digital se agilizan los procesos hasta en un 25%. Ocurre lo mismo a la hora de solicitar los permisos a los trabajadores: bastará con descargarlos por medio de la aplicación. Por no hablar de la digitalización de los PTE a posteriori, una vez cumplimentados. Si los formularios se hacen directamente a través de la app, no habrá que invertir tiempo en escanearlos para almacenarlos.
Control de los permisos. Al estar almacenados en la app no hay posibilidad de que el documento se deteriore o pierda. Los PTE estarán a salvo y bien guardados, disponibles a golpe de click siempre que se soliciten.
Localización de los trabajadores. La geolocalización permite saber dónde está el personal en cada momento y cuándo comienza y acaba el trabajo. Además, también se podrá llevar un mejor control de los accesos.
Comunicación y operatividad. Con una app a la que todos los implicados en el trabajo tengan acceso se facilita la comunicación en lo que a responsabilidades se refiere. Además, las autorizaciones requeridas en determinadas zonas se cursarán por una única vía que no dependerá de terceros y evitará, de esta forma, las demoras.

No cabe duda que utilizar una aplicación para gestionar un Permiso de Trabajo Especial resulta mucho más cómodo, fácil y efectivo. Hacerlo de la forma tradicional, es decir, mediante documentos impresos en papel, acaba generando un gasto de tiempo y materiales innecesarios. Los responsables de seguridad y salud de las empresas cada vez están más convencidos de esta realidad con lo que el uso de aplicaciones en la gestión de PTE es una tendencia que va en alza. Y no solo eso, sino que tal y como indican las estadísticas, acabará por dominar el sector.

06/02/2019

Digitalización de los procesos de documentación

Con el 2019 ya inaugurado, palabras como transformación digital o digitalización quedan un poco obsoletas. Sin embargo, a día de hoy aún hay muchas empresas que siguen dejando constancia de sus procesos a través del papel. Esta práctica es algo que cada vez resulta menos útil y eficaz. Y es que la tradición de dejar las cosas “por escrito” se está perdiendo poco a poco en pro de plasmar toda la documentación en entornos digitales. Sin lugar a dudas, los beneficios son mucho mayores.

Papel versus Digitalización

Los reportes en papel son mucho más difíciles de almacenar ya que se precisa de lugares físicos donde guardarlos. Acceder a datos pasados requiere una inversión de tiempo y esfuerzo que muchas veces no se tiene. Además, imposibilita la respuesta inmediata que, cada vez más, se exige en los entornos laborales. Por no olvidar que tampoco es posible realizar comparativas ni estadísticas de datos ipso facto. Estamos, de nuevo, ante una situación que nos hace perder tiempo, dinero y control.

Con un escenario como este, no cabe duda de que la digitalización es la solución ya no solo de futuro, sino actual. Llamamos reingeniería documental a los procesos de adaptación de informes, datos, reportes, etc. en papel a un entorno digital. Este entorno, como se ha visto, es mucho más manejable y accesible.

A tener en cuenta en el traspaso de información

Cuando queremos implantar la digitalización debemos tener en cuenta los siguientes puntos:
• Valorar las necesidades básicas del proceso. Qué información queremos recoger, de dónde se obtiene, qué herramientas tenemos para ello, personal necesario, etc.
• Establecer un orden y una lógica en el proceso de recogida de la información
• Adaptar cada elemento de un soporte a otro. De esta manera se puede interpretar la información captada, como cálculos y gráficos adaptados a los KPI, facilidad a la hora de consultar la información, adaptación del contenido de los informes, etc.

Herramientas para la digitalización

Para llevar a cabo un proceso de digitalización como el que comentamos contamos con dos opciones: la semidigitalización y la plena digitalización.

*Semidigitalización. Se recoge la información en papel y se procesa a nivel informático. Es la opción más simple pero conlleva una mayor inversión de tiempo para realizar la entrada de datos en los sistemas digitales. Además, también se necesitará un tiempo determinado para poder acceder a los datos recogidos, es decir, lo que se tarde en introducirlos y ser procesados.

*Plena digitalización. La información se recoge y procesa directamente de forma digital. Para ello contamos con soluciones simples como generadores de formularios con uso en una app móvil, como Google Forms, Wufoo, Survey Monkey o MoreApp, por citar algunos.

Por otra parte, también contamos con soluciones más completas como el aplicativo especializado en la digitalización de procesos en seguridad y salud laboral SmartOSH. Sus configuración permite tanto la generación de formularios digitales y su uso y gestión desde app móvil, como la configuración y personalización del control, análisis y presentación de resultados. Además, se integra de forma global en el sistema de gestión.

Valores intangibles de la digitalización

Como ya hemos apuntado, administrar la información en entornos digitales es una forma de ganar tiempo, accesibilidad y control sobre los datos que manejamos. La transformación digital es una realidad de la cual las empresas no pueden escapar. De hecho, a día de hoy, constituye una de sus prioridades en los objetivos estratégicos.

Aunque suene a tópico, cuanto antes se lleve a cabo la digitalización mayores beneficios obtendrá la empresa. Y no solo en los campos de manejo, control y accesibilidad que hemos mencionado. No en vano, está probado en diversos estudios que el retorno de inversión (ROI) se realiza a muy corto plazo. Y como muestra citamos a continuación un ejemplo real en el que esta afirmación se cumple.

Estos datos corresponden a una compañía que realizaba alrededor de 5.000 reportes anuales en papel y que estaba interesada en digitalizar el proceso. Los técnicos elaboraban los informes a mano con la siguiente organización semanal: tres días in situ y dos en despacho.

Para tener un valor estimado de costes, se realizó el siguiente cálculo. Se fijó el tiempo de transcripción de formularios en 4 minutos por unidad y se tomó el mínimo coste salarial por convenio colectivo. A este se añadieron los costes de cotización patronal, ajustándolo a unos 20 euros/hora. Con estos costes salariales, la transcripción de cada formulario, a 4 minutos, era de 1,33 euros. Por tanto, transcribir los 5.000 formularios anuales tenía un coste mínimo de 6.650 euros (sin tener en cuenta que no todos los técnicos cobraban el mínimo de convenio, ni los formularios se traspasan todos en 4 minutos la unidad).

Pues bien, el proyecto piloto de digitalización completa estaba valorado en 4.000 euros. Esto quiere decir que el retorno de la inversión se produciría a los siete meses de haber comenzado. A esto hay que añadirle el beneficio de cara a los técnicos, quienes ganaban en comodidad a la hora de realizar la recogida y traspaso de datos.

23/01/2019

Gestión y distribución digital de la documentación en PRL

En cuestiones de PRL es necesario elaborar y conservar una documentación donde se incluyan los datos en cuanto a gestión de riesgos de cada compañía. Ya no solo porque la normativa en este campo lo dictamine, sino por la necesidad de los responsables de prevención y seguridad de poder acceder, consultar y revisar todos los datos que se refieran a la gestión de riesgos en el trabajo.

En este sentido, la digitalización ha representado un gran salto cualitativo. Dejando de lado el papel, que es la forma tradicional en la que se elaboraban estos informes, y tal y como ya hemos explicado en anteriores posts, se ha ganado en espacio, accesibilidad, orden e inmediatez.

La firma digital 

Otro punto a destacar dentro de esta implementación en la gestión y distribución de la documentación en PRL es la firma digital. El equivalente electrónico a la firma manuscrita ha facilitado la elaboración y aprobación de informes que, de otra forma, se dilataba en el tiempo entre que la documentación se elaboraba, enviaba, recibía, aprobaba y devolvía firmada.

De esta forma, las evaluaciones de riesgos y planificaciones preventivas, los justificantes de entrega de EPIs o de información, las listas de asistencia a formaciones, los certificados o los informes específicos, por citar algunos ejemplos, pueden generarse y firmarse de forma digital, sin riesgo, además, de que se extravíen.

Para poder firmar digitalmente se precisa de un certificado o identificación digital que se puede obtener en diversas entidades en función de la tipología y las necesidades a cubrir. A continuación, citamos algunos ejemplos:

  • Fábrica Nacional de Moneda y Timbre
  • IdCat
  • DNIe
  • ANF
  • Camerfirma

SmartOSH, la herramienta de gestión integral

La firma digital permite ahorrar tiempo, espacio y papel. No obstante, cuando se trata de obtener firmas de terceros, como es el caso de trabajadores, podemos encontrarnos con el hándicap de que no dispongan de certificado para realizar firma digital. ¿Qué hacer en esos casos? En Prevencontrol hemos desarrollado un sistema de generación, distribución y gestión integral de la documentación en formato digital. Esta herramienta recibe el nombre de SmartOSH.

Gracias a SmartOSH se pueden generar y distribuir documentos digitales de forma automatizada, obteniendo además una justificación de recepción y la aceptación del documento. También nos permite tener la firma de la persona que lo recibe aún sin poseer certificado de firma digital.

A continuación, desglosamos las funcionalidades que incluye SmartOSH en la gestión integral de la documentación en PRL:

  • Generación automática de cualquier documento (fichas informativas de riesgos, certificados de formación, actas de reuniones y comités, información de medidas de emergencia, información de riesgos para la CAE, confirmación de entrega de equipos de protección individual…)
  • Envío automático por mail del documento generado
  • Sistema de acuse de recibo y/o aceptación con firma rubricada sobre pantalla con un sistema de rastreo para su autentificación
  • Compatibilidad en dispositivos móviles que permitan firma en pantalla
  • Control exhaustivo de la documentación. Al documentar, registrar y guardar los acuses de recibo de forma automatizada, el archivado es automático

No cabe duda que sistemas como SmartOSH donde los documentos se pueden generar, distribuir, gestionar, registrar y archivar de forma automatizada representan un gran ahorro en cuanto a tiempo, espacio, material y esfuerzos. Un tiempo muy preciado que puede invertirse en otros temas de gestión y consultoría en PRL.

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