Uno de los principios sobre los que se sustenta la cultura preventiva es que, dentro de nuestras organizaciones, la Seguridad y Salud debe ir más allá de nuestros trabajadores, abarcando también a los trabajadores de las organizaciones contratistas y a las personas que acceden a nuestras instalaciones.

Este último punto, muchas veces descuidado, es fundamental desde el punto de seguridad por los posibles riesgos añadidos que pueden implicar tanto para nuestros compañeros como para el personal ajeno que acceda a la instalación, en todas sus variantes: visitas, empresas de reparto, inspecciones…

En este sentido, se pueden dar dos tipos de situaciones:

La primera, es común en organizaciones que dan un paso adelante en seguridad e informan a sus visitantes de las actuaciones en caso de emergencia o de protocolos excepcionales en momentos concretos, pero que, por un formato incorrecto en el modo de transmitir, por la pérdida de información a la hora de tomar los datos o por repetición del mensaje, no consiguen obtener el resultado esperado. En definitiva, acabamos teniendo visitas que en la primera papelera que encuentran, tiran el tríptico del plano de evacuación sin leerlo y en la libreta de recepción tenemos unos datos que no aportan valor.

Ni que decir tiene que en el momento actual este punto es clave con objeto de establecer protocolos adecuados que permitan informar al externo de las medidas de seguridad extraordinarias, garantizar una correcta trazabilidad de los posibles infectados derivados de casos de COVID-19 y, además, tener la responsabilidad de nuestro visitante conforme no es personal susceptible de estar contagiado.

La segunda situación es la contraria. Una organización con el registro de entradas y salidas digitalizado, que tiene trazabilidad de todos los movimientos, datos informatizados que pueden ser de gran valor en el caso que se deban recuperar a posteriori y el compromiso firmado del externo conforme ha leído y acepta las medidas que se proponen o, en este último caso del COVID-19, que no ha estado en contacto con personas que tengan síntomas de haber contraído el virus o que él mismo no tiene la sintomatología para haberse contagiado.

Por todas estas razones, desarrollar un control de visitas adecuado, que sea fácil y sencillo, que permita asegurar una trazabilidad adecuada y que evite documentos que tengan que pasar de mano en mano es básico en la situación actual.

En este sentido, digitalizar de forma adecuada el control de visitas nos permitirá:

• Gestionar de forma rápida, fácil y eficiente el registro de éstas.
• Información en tiempo real de la visita.
• Recoger los principales datos de la visita.
• Definir claramente la persona visitada en la instalación.
• Garantizar la fiabilidad de la información cumplimentada (por ejemplo, el DNI).
• Mejorar la imagen de nuestra organización.
• Trasladar información referente a las normas de seguridad de forma más dinámica y comprensible mediante imágenes, gráficos y videos.
• Obtener acceso al historial de visitas existente.
• Gestionar de forma adecuada las posibles emergencias y evaluaciones al disponer de forma precisa información de las personas no habituales en la instalación.
• Mejorar la productividad al reducir la carga administrativa.
• Informar de la política de privacidad de la organización.
• Aceptación de compromisos y responsabilidades por parte del visitante.
• Obtener un registro firmado digitalmente.

No dudes en ponerte en contacto con nosotros para que te ayudemos a digitalizar la gestión en Seguridad y Salud de tu organización.