Las OPS son una gran herramienta de cultura preventiva que permiten incrementar la mejora de los comportamientos seguros en una organización así como afianzar el liderazgo en todos los niveles de la misma.

Una vez realizada la OPS deberá llevar a cabo un registro adecuado de la
misma, con dos principales funciones:

• Garantizar la trazabilidad adecuada de las posibles acciones de mejora detectadas durante la elaboración de la OPS y así poder realizar un seguimiento adecuado.
• Los puntos comprobados en las OPS son una fuente indispensable de información clave que nos permiten obtener indicadores proactivos que nos ayudarán en la toma de decisiones y la mejora de la cultura preventiva.

Por dicho motivo es recomendable disponer de un software de gestión en materia preventiva como Smart OSH que ayude en los puntos indicados: registro de la observación, seguimiento de las posibles acciones y extracción y seguimiento de indicadores asociados.

Para ello deberemos tener en cuenta los siguientes puntos:
• Debemos tener claro el formato de registro de las observaciones a realizar, estando perfectamente definidos los comportamientos a observar así como las categorías a usar. Cuando más definidos estén estos campos mayores posibilidades tenemos de obtener una buena calidad en la información asociada a la OPS.
• El software que usemos debe ser versátil y adaptarse a nuestras necesidades. En ese sentido, una buena práctica es tener distintos formularios de registro adaptados a los centros, departamentos y comportamientos observados, así como a los trabajos específicos desarrollados.
• Debemos facilitar las acciones al usuario, tanto en el registro de la OPS (que se pueda realizar tanto desde un entorno web como desde el propio lugar de la OPS mediante una app instalada en el teléfono con la tablet del usuario) como en la comunicación y seguimiento de las acciones de mejora propuestas.
• Otro punto fundamental es el seguimiento de los objetivos fijados, el cual debe estar asociado a un indicador a incluir en nuestro cuadro de mando.
• Por último, el software deberá permitir realizar un seguimiento de todo lo indicado en los puntos anteriores así como realizar una explotación adecuada de la información relevante: comportamientos seguros e inseguros detectados, análisis de los más frecuentes, … son ejemplos de información clave que nos permitirá extraer de forma fácil y sencilla.

Digitalizar el proceso de OPS nos aportará claros beneficios dentro de la
organización:

• Seguimiento adecuado de los objetivos e indicadores asociados a las mismas.
• Uso de herramientas analíticas para identificar de forma fácil y sencilla las oportunidades de mejora en materia preventiva.
• Adjuntar aquella información que consideremos relevante de la OPS (fotos, gráficos, notas,…).
• Obtener información detallada de las mayores desviaciones tanto por zona como por observador.
• Garantizar una trazabilidad adecuada de los registros y acciones asociados.
• Facilitar el uso por parte de todo el personal de la organización de los
mismos criterios y formatos.
• Reducir “mudas” en el proceso, al eliminar el papel tanto en el registro de la OPS como en el seguimiento de las acciones.

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