La situación actual ha puesto de manifiesto la importancia de una gestión adecuada del dato dentro de las organizaciones. Vemos continuamente cifras relativas a la COVID-19: número de afectados, ratios por habitante, curvas de tendencia… Datos que nos sirven de referencia para evaluar el grado de avance en la pandemia y las acciones a desarrollar.

En estos tiempos donde la digitalización ha llegado para quedarse, los datos son el petróleo del siglo XXI. ¿Por qué? Porque nos permiten analizar múltiples facetas dentro de las organizaciones además de detectar oportunidades de mejora. Lo bien indicaba Lord Kelvin:

En consecuencia, si queremos hablar de una gestión del dato adecuada, no debemos olvidar los planteamientos del Dr. Russell Ackoff. Mediante la pirámide del conocimiento (también llamada Jerarquía DIKW o DICS), nos traslada la necesidad de filtrar la información para poder ascender de los datos al conocimiento dentro de nuestras organizaciones.

¿Por qué es tan importante tener en cuenta este planteamiento? Porque muchas veces, en materia de Seguridad y Salud, estamos acostumbrados a medir eventos ya pasados sin establecer unos mecanismos adecuados que nos permitan adquirir el conocimiento adecuado dentro de la organización. ¿El motivo? No todas las organizaciones tienen una cultura preventiva ni una cultura del dato adecuada.

1. Proceso de captura de datos

Para ello, en primer lugar, se debe establecer una estrategia de captura del dato adecuada. La tecnología actual permite, gracias al uso de apps o dispositivos móviles, una captura eficaz de todos los datos preventivos en el lugar donde ocurren: registro de inspecciones y observaciones de seguridad, accidentes, incidentes… Se pueden registrar de forma fácil y sencilla con la consiguiente mejora en tiempo y eficiencia. Se evita papeleo innecesario y aumenta de forma indirecta la productividad.

2. Análisis y verificación de datos

En segundo lugar, una vez que tenemos los datos, hemos de conseguir convertirlos en información útil para la organización. Saber que tenemos un número determinado de accidentes, que hemos realizado un número de inspecciones… no aportan información de por sí. Debemos buscar indicadores que aporten información relevante, que sean fácilmente comparables, que no estén contaminados por otros datos y que sirvan a la organización. Hablar de índice de frecuencia, porcentaje de inspecciones realizadas sobre el total de la plantilla, ratios de accidentes con baja versus los sin baja, el índice de absentismo… Como ves, son indicadores más útiles que los números absolutos.

Por tanto, es evidente que la información permite resolver preguntas claves dentro de la organización. ¿Cuánto ha descendido nuestro índice de frecuencia respecto al año anterior? ¿Qué porcentaje de trabajadores no dispone de formación de riesgos laborales? Son solo algunos ejemplos de preguntas claves que nos debemos plantear de cara a mejorar nuestra organización en materia preventiva.

En esta fase, no sólo es importante realizar esas agrupaciones de datos, sino también establecer mecanismos adecuados para verificar que la captura de datos es adecuada. Por ejemplo, en los sistemas de captura de datos que usamos, ¿Existe un sistema de registro de los cambios?, ¿Tenemos un sistema para detectar las variaciones? ¿Se identifican claramente las personas que realizan las acciones? Y un largo etcétera.

3. Convertir los datos en conocimiento

En tercer lugar, a medida que avanzamos en la captura de datos de forma eficiente y en extraer la información de forma adecuada, tenemos que transformar esa información en conocimiento. Para ello, una pieza clave es la experiencia, bien interna, bien mediante asesoramiento externo. Las variaciones que hemos tenido de número de inspecciones, ¿Es porque hemos variado el número de trabajos?, ¿Ha habido variaciones en el proceso productivo que nos pueden afectar?, ¿Existe un cambio normativo?, etc. Responder a preguntas similares a estas nos ayudará a poner en valor los datos obtenidos.

En conclusión, la sabiduría llegará cuando combinemos el conocimiento con las posibles soluciones que podemos implantar para mejorar nuestros indicadores. ¿Qué acciones debemos desarrollar para mejorar nuestros indicadores? ¿Necesito reforzar la formación en base a los últimos accidentes ocurridos? ¿Qué zonas tienen mayor número de inspecciones con deficiencias? ¿Hay relación entre el número de accidentes y las inspecciones realizadas? ¿Usamos indicadores proactivos adecuados? ¿Qué puedo hacer si veo que todos los años tengo más accidentes en marzo? Son ejemplos de preguntas que nos ayudarán de cara a mejorar la cultura preventiva de nuestra organización.

4. Herramientas para la conversión de datos en conocimiento

Por último, para poder llevar a cabo todo este proceso de forma exitosa es indispensable disponer de:

• Un sistema de captura de datos adecuado que nos permita garantizar la fiabilidad y validez de los datos obtenidos.
• Objetivos alineados con la estrategia de la organización.
• Un cuadro de mando que nos permite realizar un seguimiento adecuado de los indicadores asociados a los objetivos.

En próximos artículos te iremos dando una serie de consejos para el desarrollo de indicadores eficaces en cultura preventiva que te ayuden a diseñar un cuadro de mando realmente efectivo.

No dudes en contactar con nosotros si quieres empezar a convertir los datos en conocimiento. Asesoramos a las organizaciones a establecer un sistema eficaz de reporting y seguimiento de la Seguridad y Salud Laboral.