La etapa Covid y post-covid ha sido una de las más convulsas que se recuerdan, en todos los sectores pero especialmente en el de la seguridad y salud en el trabajo. La preponderancia de nuestra área de trabajo ha aumentado sobremanera, y por lo tanto, también lo ha hecho la carga de trabajo. Si antes del covid ya teníamos nuestros quehaceres periódicos, ahora se han sumado los derivados de la etapa post pandemia. Y parece que algunos de ellos no se van a ir.
Es por ello que se hace indispensable contar con alguna herramienta que nos ayude a gestionar todos nuestros procesos para que, como mínimo, nos descargue mentalmente de ello y nos facilite la realización del mayor número de tareas.
Uno de los aspectos que tradicionalmente nos han comentado nuestros clientes es el de disponer de una planificación digitalizada de las reuniones preventivas. Ya sabemos que por mucha atención que prestemos, no podemos obviar el hecho de que somos humanos, por lo que hay cosas que se nos pueden pasar por alto. Y lo que más habitualmente suele pasar: Hacemos una reunión, salen una serie de acuerdos, y se quedan en el acta, de modo que en la siguiente reunión, el uno por el otro y la casa sin barrer.
Gracias a estas herramientas se puede establecer un calendario con las distintas reuniones (comité de seguridad y salud, reuniones semanales, charlas preventivas, etc), y realizar todo el proceso con ello:
- Planificación. Se determina el día, la hora y el lugar y se comunica a todos los interesados. Además, se establece una previsión de cuándo será la siguiente.
- Convocatoria. Las personas interesadas reciben un correo electrónico donde se les convoca.
- Gestión de asistentes. Control de las asistencias individuales.
- Órdenes del día y acuerdos. Registro de los temas a tratar, facilitando su exposición por el orden correcto.
- Generación de acciones. El propio software nos facilita generar acciones para evitar que se nos pasen por alto.
- Próximos temas. Mayor facilidad para retomar puntos pendientes de reuniones anteriores.
- Envío del acta. El propio programa genera el acta de la reunión y lo manda por email.
- Firma del acta. La firma digital avanzada permite que los asistentes lo rubriquen al haberlo leído.
- Recordatorio de convocatoria. Se recibe un aviso para convocar una nueva reunión antes de que llegue el día.
Es una funcionalidad de gran utilidad, en la que seguro que no nos dejamos a nadie, todo el mundo tiene la información a su alcance, podemos monitorizar quien ha leído las actas, y sobretodo, podemos generar ya acciones en la propia reunión (con su planificación, responsable, etc). De ese modo no se nos quedaran “perdidas” en el acta.
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