PRL

17/07/2019

Gestión ágil de las convocatorias de vigilancia de la salud con un software

La actividad preventiva de las empresas gira entorno a garantizar la vigilancia de la salud de los trabajadores. Disponer de un buen plan de vigilancia, no obstante, no es suficiente. Hace falta que la gestión del mismo sea efectiva y eficaz. Para ello los softwares informáticos se han convertido en una herramienta indispensable, sobre todo cuando hablamos de compañías con un gran número de trabajadores.

Y es que gestionar los reconocimientos médicos de forma tradicional ha sido siempre un proceso complicado. Decenas de documentos acumulados, dificultad para cerrar las citas tanto por disponibilidad de los centros médicos como de los trabajadores, pérdida de datos… Por eso, las herramientas informáticas han supuesto un antes y un después en estos procesos.

A continuación, pasamos a revisar cuáles son los elementos clave para alcanzar los objetivos y facilitar la gestión integral de la vigilancia de la salud individual. Eso sí, sin renunciar a la cultura preventiva de cada empresa.

1.Agendas médicas flexibles

Es habitual que los periodos de vigilancia de la salud individual se disgreguen en convocatorias más acotadas en función de los turnos rotacionales, de los cargos, etc. Por tanto, cada una de estas convocatorias debe permitir que se haga una selección personalizada de los empleados con citas independientes englobada en una agenda única. De esta forma se podrán compatibilizar las citaciones en su conjunto.

2.Agendas multiempresariales

Pongámonos en el caso de que la agenda médica global sea la de una empresa que se encarga, precisamente de realizar reconocimientos médicos. La herramienta en este caso debe permitir compartir horarios de cada una de las empresas clientes para que no se solapen las citaciones. Eso sí, respetando siempre la independencia y confidencialidad de cada una de ellas. Una agenda madre será la que los recoja.

3.Control de las necesidades de reconocimiento médico

La herramienta informática debe permitir saber en todo momento la respuesta del trabajador, el estado de su proceso de citación, de forma directa, digital y a tiempo real. Restar intermediarios facilita mucho el proceso.

4.Digitalización de las convocatorias de los reconocimientos médicos

Se trata de eliminar el papel como medio transmisor de aceptaciones o renuncias y citaciones. El correo electrónico permite un trabajo mucho más ágil, además de personal y confidencial. No obstante, no hay que dar por hecho que todo el mundo lo emplea. La figura de supervisores que controlen el proceso y hagan de intermediarios será necesaria.

5.Autonomía del trabajador

Que el trabajador tenga la libertad de citarse cuando él convenga o pueda es clave para que sea más participativo.

6.Garantizar la voluntariedad de los reconocimientos

Es importante recordar que los reconocimientos médicos son de carácter voluntario. Por tanto, el aplicativo debe mantener la opción de aceptación o renuncia para que sea el trabajador quien decida si quiere someterse a él o no.

7.Adaptación de mensajes y contenidos

La herramienta no debe imponer unos mensajes. Al contrario, debe dar la opción de redactar contenidos personalizables para cada organización. Estos variarán según sus políticas de empresa, sus normativas internas y según las legislaciones territoriales cambiantes. Cada compañía sigue una línea de imagen corporativa que debe respetarse en todo momento.

8.Trazabilidad de las citas

La digitalización de los procesos permite que éstos queden registrados. Por tanto, siempre sabremos quién ha hecho el qué y cuándo, eliminando la posibilidad de que se pierda información como ocurría con el papel.

9.Adaptarse a los cambios

El proceso de citación de los reconocimientos médicos no es estático, sino que puede ir cambiando. Los trabajadores pueden anular una cita o solicitar un cambio, y el aplicativo debe poner todas las facilidades para que ellos mismos puedan gestionarlo sin perder el interés por acudir a su cita.

10.Conexión multiplataforma

La herramienta debe estar integrada con todas las aplicaciones ya existentes de la compañía, así como con los campos actuación previos y con los que ya han iniciado soluciones con anterioridad.

06/03/2019

¿Por qué gestionar un permiso de trabajo especial mediante una app?

Toda actividad profesional conlleva unos riesgos a nivel de seguridad y salud. Estos riesgos deben minimizarse lo máximo posible gracias a las medidas de PRL. Ahora bien, existen determinadas actividades cuya peligrosidad está por encima de la media. En estas situaciones, se requiere de un Permiso de Trabajo Especial (PTE) para poder llevarlas a cabo.

La razón por la que se precisan estas autorizaciones especiales y no una evaluación de riesgos, como en el resto de casos, es muy fácil de entender. Las actividades de las que hablamos pueden generar un riesgo importante para las personas. De ahí la necesidad de considerar unas medidas específicas, que aseguren la protección tanto de los trabajadores implicados como de la compañía donde se desarrollan. Estas medidas deben quedar plasmadas en su correspondiente documentación.

A continuación, detallamos los casos en los que el PTE se considera necesario:

  • Mantenimiento en frío. Suele tratarse de trabajos en reparación de tuberías por las que circulan sustancias peligrosas, como por ejemplo líquidos corrosivos.
  • Actividades en caliente. Trabajos en los que las altas temperaturas estén implicadas, como es el caso de soldaduras donde pueden saltar chispas.
  • Electricidad. Actividades que se realizan cerca de instalaciones eléctricas.
  • Espacios confinados. Trabajos que se llevan a cabo en lugares donde hay poco oxígeno o donde el aire puede estar contaminado por diversas sustancias.

Permiso de Trabajo Especial en papel versus aplicaciones informáticas

Hasta hace relativamente poco tiempo, la única forma de gestionar estos PTE era mediante documentación en papel. Este sistema ha ido quedando obsoleto poco a poco en beneficio de las aplicaciones informáticas. Tal y como ha quedado demostrado, las apps facilitan el manejo y gestión de los permisos citados.

La comparativa que sigue a continuación muestra las claves que hacen que gestionar un Permiso de Trabajo Especial por medio de una app sea mucho más efectivo que hacerlo de forma manual.

Ahorro de tiempo. Al realizar las autorizaciones y check in de los trabajadores de forma digital se agilizan los procesos hasta en un 25%. Ocurre lo mismo a la hora de solicitar los permisos a los trabajadores: bastará con descargarlos por medio de la aplicación. Por no hablar de la digitalización de los PTE a posteriori, una vez cumplimentados. Si los formularios se hacen directamente a través de la app, no habrá que invertir tiempo en escanearlos para almacenarlos.
Control de los permisos. Al estar almacenados en la app no hay posibilidad de que el documento se deteriore o pierda. Los PTE estarán a salvo y bien guardados, disponibles a golpe de click siempre que se soliciten.
Localización de los trabajadores. La geolocalización permite saber dónde está el personal en cada momento y cuándo comienza y acaba el trabajo. Además, también se podrá llevar un mejor control de los accesos.
Comunicación y operatividad. Con una app a la que todos los implicados en el trabajo tengan acceso se facilita la comunicación en lo que a responsabilidades se refiere. Además, las autorizaciones requeridas en determinadas zonas se cursarán por una única vía que no dependerá de terceros y evitará, de esta forma, las demoras.

No cabe duda que utilizar una aplicación para gestionar un Permiso de Trabajo Especial resulta mucho más cómodo, fácil y efectivo. Hacerlo de la forma tradicional, es decir, mediante documentos impresos en papel, acaba generando un gasto de tiempo y materiales innecesarios. Los responsables de seguridad y salud de las empresas cada vez están más convencidos de esta realidad con lo que el uso de aplicaciones en la gestión de PTE es una tendencia que va en alza. Y no solo eso, sino que tal y como indican las estadísticas, acabará por dominar el sector.

30/01/2019

Aplicaciones informáticas en un programa de factor humano HOP

Los accidentes laborales son una realidad que se da en mayor o menor medida en función del sector del que hablemos. Las políticas de prevención (PRL) y de seguridad y salud en el trabajo ayudan a reducir estas cifras de siniestralidad donde, por costumbre, tendemos a responsabilizar al trabajador de lo ocurrido. No obstante, deberíamos plantearnos si la gestión del factor humano (HOP) en la compañía es la correcta, y si disponemos de los medios adecuados para ello, como podría ser el ejemplo de un aplicativo informático.

Como apuntábamos, cuando ocurre un accidente laboral lo primero en lo que pensamos es en qué ha hecho mal el empleado para que eso ocurriese. Por inercia, tendemos a pensar que el hecho se ha producido por un error en el comportamiento de la persona: una falta de atención, porque no llevaba las medidas de protección adecuadas o porque no ha seguido los procedimientos implantados. ¿Dónde queda, entonces, la responsabilidad por parte de la empresa?

Y es que, cuando se produce un siniestro en un lugar de trabajo, no solo hay que señalar al trabajador sino que hay que fijarse en otros muchos elementos como la política preventiva de la empresa, el entorno físico donde se ha producido el accidente, el contexto del desarrollo de la actividad, qué formación se le ha dado al empleado, cuál es la gestión de prevención de los mandos superiores… Es decir, todos los elementos que se incluyen en la metodología HOP.

Metodología HOP: qué es y cómo se implanta

Cuando hablamos de metodología HOP nos referimos al sistema de entender y gestionar el comportamiento humano en los puestos de trabajo. Todo lo que rodea a la actividad concreta que desarrolla un empleado es importante, y eso debe ser tenido en cuenta en todo momento. Para implantar la metodología HOP debemos seguir cuatro procesos:

  • Explorar: Observar los comportamientos humanos y su relación con el entorno de trabajo.
  • Detectar: Identificar pautas de comportamiento y tendencias en el lugar de trabajo que puedan suponer un riesgo.
  • Generar: Buscar soluciones o alternativas a esos comportamientos/elementos que puedan suponer un riesgo.
  • Implementar: Aplicar medidas correctivas para modificar los comportamientos de riesgo.

Para aplicar una metodología HOP con éxito debemos contar con las herramientas adecuadas para todos los procesos de los que consta. La mejor solución, sin duda, viene de la mano del uso de una aplicación.

Aplicativos informáticos y metodología HOP

Las aplicaciones informáticas son la herramienta más efectiva, rápida y segura con la que podemos poner en marcha la metodología HOP. Las apps permitirán que extraigamos información de forma directa, que podamos almacenar la información ordenadamente y que podamos realizar análisis y comparación de datos sin perder tiempo. Y es que las ventajas de las aplicaciones informáticas en este sentido son inmensas:

  • Ahorro de tiempo y mejora en la recogida de datos: a tiempo real, in situ y en movimiento.
  • Mayor seguridad en el almacenaje de la información recogida (no se pierden los datos).
  • Ahorro en medios materiales (todo queda en un Smartphone o una tablet).
  • Mejora de la explotación de datos: elaboración de informes e indicadores de rendimiento.
  • Mayor accesibilidad a los datos (consultas en línea y al momento).
  • Mejora de los análisis: los resultados se integran mejor en el sistema de manera que se pueden tomar decisiones sobre salud y seguridad de una forma más objetiva.

Más allá de contar con una aplicación con la que poder realizar la recogida de datos mencionada, también deberemos disponer de una plataforma específica que permita gestionar esta información con intención de mejorar los aspectos que atañen a salud y seguridad en la estructura de la compañía.

Características de las aplicaciones para la gestión del factor humano

Ya conocemos las ventajas de los aplicativos informáticos en la aplicación de la metodología HOP pero, ¿sabemos cuáles son las características que estas apps deben cumplir para resultar realmente eficaces? Las citamos a continuación:

-Reporte y consulta de datos e indicadores de forma automática.

-Establecer unos objetivos previos para compararlos con los datos reales obtenidos.

-Elaboración de un informe de resultados instantáneo

-Planificación de las observaciones en el tiempo tanto de forma puntual como periódica, a personas y/o cargos concretos.

-Generación de alertas y avisos relacionados con la temporalidad de las observaciones.

-Exportación de datos: sincronización automática de los listados rellenados con el aplicativo al instante.

-Recogida de firmas digitales

-Ubicuidad: realización de los trabajos en cualquier lugar y a tiempo real con capacidad de trabajo sin conexión a la red.

-Adaptación al usuario: la app debe ofrecer múltiples ventajas técnicas que se ajusten a las necesidades de cada usuario, como opciones de idiomas y compatibilidad con los diferentes sistemas operativos.

-Acciones derivadas: relación directa entre los listados de observación y la gestión de los riesgos y medidas preventivas derivadas, permitiendo automatizar el proceso.

Si contamos con un aplicativo informático que cumpla con estos requisitos, el programa de factor humano HOP quedará implantado de forma exitosa tanto de cara a la seguridad del trabajador como de la compañía.

23/01/2019

Gestión y distribución digital de la documentación en PRL

En cuestiones de PRL es necesario elaborar y conservar una documentación donde se incluyan los datos en cuanto a gestión de riesgos de cada compañía. Ya no solo porque la normativa en este campo lo dictamine, sino por la necesidad de los responsables de prevención y seguridad de poder acceder, consultar y revisar todos los datos que se refieran a la gestión de riesgos en el trabajo.

En este sentido, la digitalización ha representado un gran salto cualitativo. Dejando de lado el papel, que es la forma tradicional en la que se elaboraban estos informes, y tal y como ya hemos explicado en anteriores posts, se ha ganado en espacio, accesibilidad, orden e inmediatez.

La firma digital 

Otro punto a destacar dentro de esta implementación en la gestión y distribución de la documentación en PRL es la firma digital. El equivalente electrónico a la firma manuscrita ha facilitado la elaboración y aprobación de informes que, de otra forma, se dilataba en el tiempo entre que la documentación se elaboraba, enviaba, recibía, aprobaba y devolvía firmada.

De esta forma, las evaluaciones de riesgos y planificaciones preventivas, los justificantes de entrega de EPIs o de información, las listas de asistencia a formaciones, los certificados o los informes específicos, por citar algunos ejemplos, pueden generarse y firmarse de forma digital, sin riesgo, además, de que se extravíen.

Para poder firmar digitalmente se precisa de un certificado o identificación digital que se puede obtener en diversas entidades en función de la tipología y las necesidades a cubrir. A continuación, citamos algunos ejemplos:

  • Fábrica Nacional de Moneda y Timbre
  • IdCat
  • DNIe
  • ANF
  • Camerfirma

SmartOSH, la herramienta de gestión integral

La firma digital permite ahorrar tiempo, espacio y papel. No obstante, cuando se trata de obtener firmas de terceros, como es el caso de trabajadores, podemos encontrarnos con el hándicap de que no dispongan de certificado para realizar firma digital. ¿Qué hacer en esos casos? En Prevencontrol hemos desarrollado un sistema de generación, distribución y gestión integral de la documentación en formato digital. Esta herramienta recibe el nombre de SmartOSH.

Gracias a SmartOSH se pueden generar y distribuir documentos digitales de forma automatizada, obteniendo además una justificación de recepción y la aceptación del documento. También nos permite tener la firma de la persona que lo recibe aún sin poseer certificado de firma digital.

A continuación, desglosamos las funcionalidades que incluye SmartOSH en la gestión integral de la documentación en PRL:

  • Generación automática de cualquier documento (fichas informativas de riesgos, certificados de formación, actas de reuniones y comités, información de medidas de emergencia, información de riesgos para la CAE, confirmación de entrega de equipos de protección individual…)
  • Envío automático por mail del documento generado
  • Sistema de acuse de recibo y/o aceptación con firma rubricada sobre pantalla con un sistema de rastreo para su autentificación
  • Compatibilidad en dispositivos móviles que permitan firma en pantalla
  • Control exhaustivo de la documentación. Al documentar, registrar y guardar los acuses de recibo de forma automatizada, el archivado es automático

No cabe duda que sistemas como SmartOSH donde los documentos se pueden generar, distribuir, gestionar, registrar y archivar de forma automatizada representan un gran ahorro en cuanto a tiempo, espacio, material y esfuerzos. Un tiempo muy preciado que puede invertirse en otros temas de gestión y consultoría en PRL.

16/01/2019

¿Por qué gestionar un permiso de trabajo especial mediante una app?

Toda actividad profesional conlleva unos riesgos a nivel de seguridad y salud. Estos riesgos deben minimizarse lo máximo posible gracias a las medidas de PRL. Ahora bien, existen determinadas actividades cuya peligrosidad está por encima de la media, con lo que requieren de un Permiso de Trabajo Especial (PTE) para llevarse a cabo.

La razón por la que se precisan estas autorizaciones especiales y no una evaluación de riesgos, como en el resto de casos, es porque dichas actividades pueden generar un riesgo importante para las personas. De ahí la necesidad de considerar unas medidas específicas, plasmadas en su correspondiente documentación, que aseguren la protección tanto de los trabajadores implicados como de la compañía.

A continuación, detallamos los casos en los que el PTE se considera necesario:

  1. Mantenimiento en frío. Suele tratarse de trabajos en reparación de tuberías por las que circulan sustancias peligrosas, como por ejemplo líquidos corrosivos.
  2. Actividades en caliente. Trabajos en los que las altas temperaturas estén implicadas, como es el caso de soldaduras donde pueden saltar chispas.
  3. Electricidad. Actividades que se realizan cerca de instalaciones eléctricas.
  4. Espacios confinados. Trabajos que se llevan a cabo en lugares donde hay poco oxígeno o donde el aire puede estar contaminado por diversas sustancias.

Permiso de Trabajo Especial en papel versus aplicaciones informáticas

Hasta hace relativamente poco tiempo, la única forma de gestionar estos PTE era mediante documentación en papel. Poco a poco, el papel está quedando obsoleto en beneficio de las aplicaciones informáticas que, tal y como ha quedado demostrado, facilitan el manejo y gestión de los permisos citados.

La comparativa que sigue a continuación muestra las claves que hacen que gestionar un Permiso de Trabajo Especial por medio de una app sea mucho más efectivo que hacerlo de forma manual.

  • Ahorro de tiempo. Al realizar las autorizaciones y check in de los trabajadores de forma digital se agilizan los procesos hasta en un 25%. Ocurre lo mismo a la hora de solicitar los permisos a los trabajadores: bastará con descargarlos por medio de la aplicación. Por no hablar de la digitalización de los PTE a posteriori, una vez cumplimentados. Si los formularios se hacen directamente a través de la app, no habrá que invertir tiempo en escanearlos para almacenarlos.
  • Control de los permisos. Al estar almacenados en la app no hay posibilidad de que el documento se deteriore o pierda. Los PTE estarán a salvo y bien guardados, disponibles a golpe de click siempre que se soliciten.
  • Localización de los trabajadores. La geolocalización permite saber dónde está el personal en cada momento y cuándo comienza y acaba el trabajo. Además, también se podrá llevar un mejor control de los accesos.
  • Comunicación y operatividad. Con una app a la que todos los implicados en el trabajo tengan acceso se facilita la comunicación. Además, las autorizaciones requeridas en determinadas zonas se cursarán por una única vía que no dependerá de terceros y evitará, de esta forma, las demoras.

No cabe duda que utilizar una aplicación para gestionar un Permiso de Trabajo Especial resulta mucho más cómodo, fácil y efectivo que hacerlo mediante documentos impresos. Con el papel siempre se acaba generando un gasto de tiempo y materiales innecesarios.  Por fortuna, los responsables de seguridad y salud de las empresas cada vez están más convencidos de esta realidad. El uso de aplicaciones en la gestión de PTE es una tendencia que no solo va en alza, sino que, tal y como indican las estadísticas, acabará por dominar el sector.

15/01/2019

Priorización y gestión de medidas preventivas en tiempo real

En materia de PRL, la gestión de riesgos en tiempo real requiere, para ser efectiva, de una metodología definida. De esta forma conseguiremos elaborar un rápido análisis de la situación en la que nos encontramos y seremos capaces de priorizar las acciones a seguir. Las necesidades existentes dictarán cómo actuar. En este sentido, las herramientas informáticas juegan un papel fundamental. Muestra de ello es SmartOSH, la aplicación de gestión de la seguridad y salud desarrollada por Prevencontrol.

Cada vez más contamos con más sistemas tecnológicos que nos permiten una gestión más rápida, ordenada y segura de las situaciones de riesgo que se puedan propiciar en los lugares de trabajo. ¿Cuáles eran los inconvenientes con los que nos encontrábamos hasta ahora?

  • Diversos métodos de evaluación de los riesgos. FINE, INSHT o NTP300, por citar algunos ejemplos, cuentan cada uno con una metodología distinta. Cada uno tiene una forma de valorar diferente y unos rangos propios. Esta diversificación dificulta la toma de decisiones. ¿Por cuál guiarnos?
  • Desorden y confusión en las medidas a tomar. Derivado de las diversas agrupaciones por rango que se hacen en cada caso, cada uno con sus medidas correspondientes. Esto provoca una dificultad tanto a la hora de gestionar como de priorizar claves preventivas.
  • La figura del trabajador. Queda desconsiderada. En la mayoría de sistemas de medidas preventivas no se tienen en cuenta ni el número de trabajadores afectados ni sus particularidades/sensibilidades.

Índice integrado e inteligente de valoración y priorización

Cuando hablamos de SmartIndex o Índice integrado de valoración y priorización nos referimos a una herramienta informática. Dicha herramienta permite solventar las carencias que hasta ahora se presentaban en el ámbito de la gestión y priorización de medidas de prevención en situaciones de riesgo.

Este índice numérico agrupa los valores de los niveles de riesgo de las diversas metodologías existentes en una sola escala. De esta manera se minimizan todas las problemáticas que surgían a la hora de decidirse por un plan de actuación u otro. Lo que se obtiene es un valor detallado calculado en una escala que va de 1 a 100 que permitirá ordenar de forma prioritaria las medidas a aplicar. Y no solo eso, sino que los trabajadores afectados también saldrán beneficiados. Integrar los diversos valores teniendo en cuenta afectaciones y sensibilidades a los riesgos ayudará a realizar una ponderación adaptada a las necesidades de cada organización.

No cabe duda que las aplicaciones informáticas están siendo clave en el desarrollo e implementación de la gestión de medidas preventivas en tiempo real. SmartOSH, la herramienta, diseñada y desarrollada por Prevencontrol, permite la gestión de la seguridad y la salud de forma automática, rápida y efectiva.

15/01/2019

Las ventajas de digitalizar la información de riesgos para trabajadores

“Deberá informarse directamente a cada trabajador de los riesgos específicos que afecten a su puesto de trabajo o función y de las medidas de protección y prevención aplicables a dichos riesgos”. Esta es la premisa con la que parte el artículo 18 de la Ley de Prevención de Riesgos Laborales de nuestro país. Y gracias a los avances tecnológicos, esta información cada vez más se transmite de forma digital.

Hasta hace poco tiempo, dichos procesos se venían haciendo en papel. El proceso se acababa complicando y retrasaba el acceso a la información sobre PRL. Los dosieres y justificantes tardaban en generarse, distribuirse y ser confirmados por los trabajadores. ¿En qué ha ayudado la digitalización de la información?

El avance de la digitalización

La digitalización en lo que a información de riesgos para los trabajadores se refiere ha supuesto un cambio espectacular. El proceso no ha sido fácil ya que, más allá del rechazo inicial de muchas compañías de abandonar el formato en papel, ha habido que afrontar otros problemas. Un ejemplo de ello son las dificultades en el manejo de las nuevas tecnologías que muchas empresas han presentado.

Por eso, podemos hablar de un proceso de adaptación paulatino. Primero se fueron traspasando informaciones del papel a un formato digital que solo permitía lectura y ser compartido (formato PDF, por ejemplo), pero que en ningún caso podía modificarse. Eso sí, se ganó en lo que a cuestiones de almacenamiento se refiere, así como en la posibilidad de consultar de forma fácil y rápida la información de la que se disponía.

¿Qué pasa con los trabajadores polivalentes?

Este pequeño avance en el terreno de la digitalización dejaba necesidades sin cubrir. ¿Qué ocurría, por ejemplo, con la justificación de recepción de la documentación o la posibilidad de actualizar los datos de los que se disponía? Pero, además, había otro aspecto a tener en cuenta: ¿cómo gestionar los archivos en el caso de trabajadores polivalentes?

Cada vez más compañías optan por empleados que puedan realizar diversas funciones, alejándolos así de las figuras estáticas que tradicionalmente había en las empresas. Antes, un trabajador tan solo sabía realizar una función mientras que ahora se le pide que sea multitarea. ¿Cómo gestionar, en estos casos, la entrega y justificación de las informaciones de riesgos?

En este sentido, la digitalización se caracteriza por:

  • Información individualizada para cada trabajador. Aún siendo polivalente, el empleado solo deberá manejar una ficha y un solo justificante de entrega, lo que supone un ahorro en cuanto a entregas y gestión.
  • Documentación automática. Así es como se genera el documento de riesgos del trabajador, sin dilación en el tiempo.
  • Distribución y entrega digitalizadas y automatizadas. Si hay una modificación, se procede al cambio y envío sin necesidad de esperar. El e-mail, los chats de empresa, la mensajería instantánea e incluso las redes sociales son algunos de los canales para ello.
  • Justificación de recepción digital.Un sistema de acuse de recibo en formato digital mediante rúbrica en pantalla táctil o firma digital. La justificación se incorpora inmediatamente al sistema de gestión de la seguridad y salud laboral.


“Deberá informarse directamente a cada trabajador de los riesgos específicos que afecten a su puesto de trabajo o función y de las medidas de protección y prevención aplicables a dichos riesgos”

Tal y como se puede observar, las ventajas sobre la gestión tradicional en papel son amplias ya que se precisa de menos tiempo para generar, distribuir y gestionar la información. Además, se ahorra en espacio físico ya que no hay que almacenar enormes carpetas con la documentación citada. En lo que al trabajador se refiere, gracias a la digitalización cada empleado dispone de una documentación individualizada. Esto supone un mayor cumplimiento legal de información, por no olvidar que los procesos de aceptación se agilizan en gran medida.

Queda claro que la digitalización en la información de riesgos laborales a trabajadores es indispensable. Para llevarla a cabo es preciso contar con herramientas informáticas o aplicaciones, como SmartOSH de Prevencontrol, que permitan una gestión integral de todos los procesos citados.

15/01/2019

Gestión de la CAE: puntos básicos para una correcta aplicación

La gestión de la Coordinación de Actividades Empresariales (CAE) en prevención de riesgos laborales no es una tarea fácil. Ahora bien, en nuestras manos está hacer de ello un proceso más sencillo y manejable teniendo en cuenta una serie de criterios básicos. ¿Cuáles son los pasos que debemos seguir para una correcta aplicación de la CAE? Los desgranamos a continuación.

Lo primero que debemos tener en cuenta es que toda compañía que cuenta con un número de empleados que acuden a un mismo lugar de trabajo tiene unos deberes de cooperación que pasan por informar de forma recíproca sobre los riesgos de la actividad que los trabajadores van a realizar. Solo de esta manera se podrá gestionar su seguridad. Además, el empresario también deberá comunicar de inmediato una situación de emergencia que pueda producirse en el lugar de trabajo.

Una vez establecida esta base, lo primero que habrá que hacer para aplicar la CAE es definir si la empresa a la que estamos asesorando actúa como “empresario titular” o “empresario principal”. La CAE se regula a través del  RD 171/2004, desarrollado en el art. 24 de la Ley 31/1995 de PRL. En el art. 2 de este Real Decreto quedan definidos ambos conceptos, además de la gestión que recae sobre cada uno de ellos. ¿Cuáles son las funciones concretas en cada una de estas figuras? A continuación las definimos con detalle.

Empresario titular

La persona que tiene la capacidad de poner a disposición y gestionar el centro de trabajo. Tal y como se expone en el Real Decreto antes mencionado, debe efectuar las siguientes acciones.

  1. Informar a las empresas concurrentes antes del inicio de la actividad de los riesgos propios del centro de trabajo que les puedan afectar, de las correspondientes medidas preventivas y de las medidas de emergencia. Si los riesgos son graves o muy graves esta información deberá entregarse por escrito.
  2. Dar instrucciones, antes del inicio de la actividad y después de tener información sobre la misma, para la prevención de riesgos existentes en el centro de trabajo así como sobre las medidas a aplicar en caso de emergencia. Los empresarios concurrentes deben cumplirlas e informar de ellas a sus trabajadores.
Cuadro extraído de la NTP 918

Empresario principal

El empresario que contrata o subcontrata con otros la realización de obras o servicios correspondientes a la propia actividad de aquel y que se desarrollan en su propio centro de trabajo. Además de las obligaciones que le corresponderían como empresario titular también cuenta con la obligación de vigilancia. En este sentido, la normativa es poco concreta con lo que deberemos guiarnos por estos parámetros que, por lo general, abarcan todo el espectro de lo que supone esa vigilancia.

  1. Vigilar el cumplimiento de la normativa de PRL. En toda obra que se realice en su centro de trabajo, ya sea por contratas o subcontratas.
  2. Exigir las acreditaciones correspondientes. Las empresas concurrentes deben aportar por escrito la ER de los servicios contratados así como obligaciones de información y formación de los trabajadores que participarán.
  3. Asegurar los medios de coordinación. Debe comprobar que se han establecido entre las empresas concurrentes.
  4. Cumplir con el art. 42.3 de la LISOS sobre responsabilidad empresarial. Se trata de responder por las obligaciones de PRL impuestas por la ley de cara a los trabajadores implicados, ya sean de contrata o de subcontrata.

En este sentido, tampoco debemos olvidar que en el art. 42 del Estatuto de los Trabajadores (RDL 5/2000) sobre subcontratación de obras y servicios queda clara la exigencia hacia el empresario principal de comprobar que los contratistas estén al corriente de los pagos de las cuotas de la Seguridad Social así como verificar que cumplen con sus obligaciones salariales durante el periodo en que dure la contrata.

¿Cómo determinar si se actúa como empresario principal o como empresario titular?

Esta cuestión, como ya hemos apuntado, es la primera que debe resolverse. Basta con valorar si la actividad que desarrollará la contrata es propia del empresario del centro de trabajo. En caso de que no sea así, el empresario tendrá un papel titular y tan solo deberá llevar a cabo las acciones que a esta figura correspondan. Otra opción, que se produce con asiduidad, es que la empresa quiera llevar el control de todos los procedimientos y decida actuar como empresario principal. Mientras cumplan con todas las obligaciones que esto supone, las empresas están en su derecho de actuar así.

Como caso de éxito en este ámbito, destaca el de Protón Electrónica, una empresa ubicada en el País Vasco que cuenta con seis trabajadores y que ha sido premiada en más de una ocasión con los Galardones Europeos en Buenas Prácticas en PRL gracias al desarrollo de un sistema que conglomera en un único documento toda la documentación necesaria para la gestión de la CAE.

15/01/2019

La digitalización de los permisos de trabajo

Ya entrados en 2019 aún existen corporaciones que no han digitalizado los procesos de elaboración de Permisos de Trabajo Especiales (PTE). En una era en la que las nuevas tecnologías y el Big Data dominan el territorio, resulta sorprendente que haya compañías que opten por la gestión de dichas documentaciones de forma tradicional, es decir, en papel.

En anteriores posts de este blog ya hemos podido ver los beneficios de usar una app para gestionar un permiso de trabajo especial, pero por si todavía hay personas que no están convencidas del cambio, pasaremos a analizar de forma detallada los tres estadíos en los que se pueden encontrar en este ámbito: sistema tradicional, digitalización básica y digitalización completa.

Gestión Tradicional

El papel es nuestra base. Los datos se recogen, introducen y procesan de forma manual por medio de plantillas que, en cierta manera, facilitan la operación. No obstante, los inconvenientes que se presentan son diversos y destacados:

  • Necesidad de espacio físico para almacenar los PTE.
  • Dificultad de consultar y exportar datos ya que el acceso no es inmediato.
  • Falta de control del estado y evolución de los documentos.

Digitalización Básica

La digitalización de los datos de los PTE se ha hecho de forma parcial e insuficiente, quedándose a medio camino sin poder explorar todos los beneficios que aportan las nuevas herramientas tecnológicas. En estos casos el papel ha pasado a una mejor vida con lo que el envío, almacenaje y distribución de la información se hacen por vía digital. No obstante, hay pequeños escollos por solventar como los que citamos a continuación:

  • Digitalización del flujo: puede ser completa o, por el contrario, precisar que cada actor rellene un nuevo reporte para obtener el citado permiso de trabajo.
  • Control de la evolución y estado del PTE: puede ser real y completo o precisar, todavía, que se crucen datos de los diferentes reportes.
  • Explotación de los datos disponibles: puede ser factible o necesitarse un procesado de la información recogida.

Digitalización Completa

En estos casos, la elaboración de Permisos de Trabajo Especiales se hace al 100% de forma digital gracias a las soluciones informáticas específicas de gestión que existen en el mercado, como SmartSafety desarrollada por Prevencontrol. El papel queda eliminado con lo que el flujo virtual se caracteriza por:

  • Unificación: todos los actores de un mismo permiso de trabajo (cada uno con sus funciones) registran sus acciones sobre el mismo ítem
  • Control: tanto de la evolución como del estado de los permisos ipso facto.
  • Accesibilidad: se pueden consultar en cualquier momento los permisos archivados, activos, eliminados y en proceso de gestión.
  • Explotación de los datos: fácil y ágil.

¿Cuál es el valor aportado de la digitalización completa?

Una de las formas de saber cuál es el valor que nos aporta la digitalización completa de los Permisos de Trabajo Especiales es por medio de la matriz ERIC, una herramienta que se basa en los siguientes puntos básicos:

  • Eliminar: todo aquello costoso, improductivo o innecesario.
  • Reducir: en todo aquello costoso, improductivo o innecesario.
  • Incrementar: todo aquello beneficioso.
  • Crear: todo lo que se crea de nuevo da un valor que no existía.

Rigiéndonos por estas cuatro acciones incrementamos el valor de la actividad que llevamos a cabo, obteniendo mayores beneficios. En el caso de la digitalización de los permisos de trabajo, lo que hacemos es eliminar el papel, reducir el tiempo y los procesos, incrementar la agilidad y la accesibilidad y crear nuevas posibilidades que ayudan a mejorar el proceso.

Otra herramienta empleada en este sentido es la de la Curva de Valor que refleja, mediante un gráfico, el valor que nos ofrece cada solución para cada uno de los parámetros de la matriz.

Las soluciones de valor aportadas gracias a la digitalización completa son las siguientes:

  • Paperless: eliminación del papel
  • Eliminación del flujo físico entre participantes
  • Reducción del tiempo de gestión
  • Disminución del tiempo de rellenado
  • Reducción de errores en el rellenado
  • Incremento de la facilidad de consulta ya que la información está centralizada
  • Centralización de datos en un único sistema de almacenaje
  • Incremento de la homogeneidad del sistema
  • Incremento en la explotación de datos
  • Posibilidad de trabajo en movilidad: nueva posibilidad creada
  • Control de estado y evolución
  • Entorno único al disponer de toda la información, gestión y uso en una única herramienta
15/01/2019

Ventajas de la evaluación de riesgos laborales en tiempo real

La gestión de la evaluación de riesgos laborales se ha visto fuertemente implementada gracias a la aparición de las herramientas informáticas y aplicaciones. Gracias a estos recursos estos procesos se pueden realizar en tiempo real. Las ventajas de hacerlo de esta manera son muchas, y ese es el motivo por el cual cada vez se desarrollan más sistemas tecnológicos, como SmartOSH de Prevencontrol, que permiten llevar a cabo una gestión de los riesgos laborales al momento.

El proceso tradicional que se ha llevado a cabo mayoritariamente hasta hace pocos años presenta diversas problemáticas que impiden una gestión rápida, eficaz y segura de los riesgos en los entornos de trabajo. La toma de datos, realizada de forma manual, servía para elaborar informes a partir de los cuales desarrollar una planificación de la actividad preventiva que, más tarde, se aplicaría a los casos reales. ¿Cuáles son los inconvenientes más destacados?

  • Tiempo. La recogida de datos, su introducción en el sistema y evaluación precisan de un tiempo mucho más amplio que si realizamos el proceso con una app.
  • Desactualización.En el momento en que se ha llevado a cabo el estudio y evaluación de riesgos, esos datos pueden haber cambiado y haber quedado obsoletos. Tampoco se pueden introducir datos al momento si se detecta alguna anomalía o nueva situación de riesgo una vez ya se ha elaborado el informe.
  • Ausencia de medidas. El tiempo que transcurre entre la recogida de datos y la puesta en marcha de la planificación de riesgos deja al lugar de trabajo sin las medidas de seguridad necesarias para actuar en caso de emergencia.
  • Revisión. Por lo general, los planes de prevención no se revisan hasta que ha transcurrido un año. Por tanto, todo lo que haya ido aconteciendo en ese periodo no se puede aplicar ni tener en cuenta hasta una nueva evaluación y su correspondiente elaboración de informe.

Sin embargo, los tiempos han cambiado y la tendencia hacia el uso de sistemas que permitan la gestión de riesgos laborales a tiempo real es mayor. Sus ventajas frente al sistema tradicional no solo han quedado probadas, sino que además ayudan y agilizan el trabajo de los responsables de estas áreas. De esta manera, tanto la recogida como el acceso a los datos es mucho más sencilla. ¿Cuáles son sus principales ventajas?

  • Inmediatez. Lo que se hace es realizar una recogida constante de datos que se pueden ir introduciendo en el sistema sin necesidad de esperar, actualizándose así los informes elaborados con las nuevas medidas y eliminando las que ya no sirvan.
  • Cobertura completa. Al no precisarse de tiempo para elaborar la evaluación de los datos, cualquier situación de riesgo está siempre cubierta con una planificación concreta. Si es preciso, se ajustará en función de las necesidades que se detecten.
  • Sin revisiones. No hay necesidad de esperar a un año (o más) para evaluar los cambios sufridos y actualizar la planificación de riesgos. Se trata de un sistema que está vivo, en constante evolución, y por ello se encuentra siempre a la vanguardia de las necesidades de la empresa.
  • Rastreo individualizado. El hecho de saber en qué momento se detecta cada ítem permite hacer un seguimiento específico y más detallado.
  • Mejoras hacia el trabajador. Se puede atender de inmediato a los trabajadores con incapacidades o sensibilidades sobrevenidas.

En el caso de SmarthOSH, nos encontramos con una herramienta informática que, entre otras muchas funcionalidades, nos permite realizar una gestión de la evaluación de riesgos laborales a tiempo real. Si aún no la has probado, ¿a qué esperas?

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