Problema

Dentro de la labor preventiva que desarrollamos en las organizaciones es muy habitual generar múltiples acciones que permiten mejorar la cultura preventiva.

En función de la estructura que tengamos puede ocurrir que se generen acciones de diversas fuentes (observaciones de seguridad, accidentes, incidentes, inspecciones…), hecho que dificulta el registro, trazabilidad, seguimiento y cierre de las mismas.

Objetivo

Establecer un mecanismo que permita:

• Realizar un registro de las acciones.
• Garantizar la trazabilidad y seguimiento de éstas.
• Verificar el cierre.
• Dar feedback a los trabajadores sobre su estado.

Propuesta

Para facilitar el proceso se propone realizar una digitalización del proceso, en las distintas fases de este en dos fases:

Primera fase: Facilitar la captura de los datos en origen tanto mediante aplicación móvil como desde ordenador.

Con objeto de facilitar el análisis de los datos se estableció un formulario estándar definido con las categorías necesarias para una correcta clasificación y en el que se daba la posibilidad de asignar el área responsable de implantación de la misma.

Una vez registrado el formulario, el registro del mismo es notificado de forma automática al área de HSE con objeto de que pudiera realizar el seguimiento apropiado de las mismas mediante un cuadro de mando adecuado,

Segunda fase: Una vez realizada una gestión del cambio adecuada, y que se verifica que el sistema estaba implantado en toda la compañía, se puede pasar al siguiente nivel:

• Automatizar más el registro de forma que cuando se registra la acción o mejora, y en base al tipo de esta, notificar de forma automática esta al área responsable de la resolución.
• Notificación a la persona que registra el registro de la acción del estado de avance de la implantación y cierre de la misma.

Indicadores iniciales: ¿Sabemos cómo vamos?

Con objeto de que la implantación sea efectiva se deben establecer indicadores adecuados que nos permitan analizar:

• Porcentaje de acciones por cada uno de los estados (notificadas, planificadas, en curso y cerradas, por ejemplo).
• Porcentaje de acciones notificadas por área.
• Porcentaje de acciones en curso por área.
• Porcentaje de acciones notificadas por total de plantilla.

Afianzando la mejora

Podemos ir un paso más allá, empezando a medir ya no sólo el grado de cierre de las acciones sino la importancia de las mismas:

• ¿Sabemos cuánto tiempo tardamos en cerrar las acciones?: 
  • Tiempo de maduración o tiempo trascurrido entre que se abre una acción y se cierra.
  • Tiempo medio que trascurre entre las distintas fases por las que pasa la acción.
• ¿Analizamos la criticidad de las acciones?  Porcentaje de acciones en base a la criticidad de las mismas.
• ¿Sabemos cuánto invertimos en mejoras derivados de las acciones?
  • € invertidos en acciones en un periodo determinado.
  • € invertidos promedio por acción.
• ¿Medimos el retorno en cultura preventiva derivado de las acciones?
  • Porcentaje reducción notificación de sucesos (accidentes e incidentes) en la zona donde se han implantado las acciones
  • Porcentaje reducción averías derivado de la implantación de las acciones.
• ¿Informamos a los trabajadores del estado de las mismas? ¿Trasladamos información del estado de estas en las reuniones de seguridad, en los comités, en los safety walls..? Porcentaje de notificación en reuniones.

Si quieres que te ayudemos a realizar una gestión adecuada de las acciones preventivas no dudes en ponerte en contacto con nosotros.