En esta primera entrada detallamos la necesidad y las valoraciones previas a tener en cuenta para que una empresa o un futuro cliente se dote de una herramienta informática de prevención de riesgos laborales. Este artículo se centra en la primera fase del proceso, un análisis que pondrá las bases del proyecto antes de realizar la instalación, el desarrollo y la explotación de la nueva solución.

Encontrar la necesidad

La seguridad y salud laboral es un aspecto estratégico de cualquier empresa, adaptarse a los nuevos sistemas de prevención y a las nuevas herramientas informáticas se convierte en una inversión que repercute positivamente en la productividad y competitividad de la organización. En este sentido, la estrategia previa a la compra de una solución informática (SSL) pasa por encontrar las necesidades concretas y objetivas por las cuales la empresa necesita adquirir el producto.

En la vertiente económica, se debe argumentar con datos como la nueva gestión informática será una inversión que generará retorno y beneficios, ya que funciona para reducir pérdidas internas y externas. Sin embargo, la nueva aplicación no se limita sólo al rédito económico sino que también es importante subrayar otros aspectos positivos que mejorarán el funcionamiento de la empresa, como el cumplimiento de los requisitos legales, técnicos y organizativos, entre otros. Además, también ofrece soluciones para agentes y empresas que trabajan con nuestra empresa desde fuera, como las aseguradoras, los inversores o las empresas externas, ya sean clientes o proveedores.

Para adquirir este nuevo mecanismo de prevención es vital la implicación de la dirección de la empresa, que debe tener claro desde un principio los beneficios y la utilidad. La decisión de compra será la primera pero es importante liderar desde una posición de poder la implementación de la herramienta y seguir las pautas que vendrán detalladas con el fin de cumplir unos objetivos medibles y realistas.

Analizar la situación previa

Antes de elegir qué nuevo programa de gestión implementar, tenemos que saber si la empresa dispone de alguna plataforma y, en este caso, evaluar el sistema que mejor se adapte a sus necesidades. Hay que tener en cuenta que actualmente sólo un 21% de las grandes empresas disponen de un sistema específico de gestión informática de SSL. La realidad es que muchas empresas no tienen ningún sistema informático destinado a mejorar la seguridad en el trabajo y otros sólo disponen de aplicaciones puntuales que no están conectadas entre sí. Por último, también hay empresas que disponen de una plataforma integral y global que gestiona la SSL, eso sí, desarrollada por una empresa externa a la compañía.

Acotada la situación previa, es necesario desarrollar un plan para implementar un nuevo sistema integral e interno. En este sentido, primero se debe formar un equipo para gestionar esta plataforma desde la misma empresa. Este equipo interno debería estar liderado por un directivo de rango superior y contar con el apoyo del departamento informático (IT). Además, es importante la disponibilidad de las otras áreas de la compañía y de un presupuesto realista para cumplir con las expectativas marcadas y el calendario fijado.

Involucrar a las partes interesadas

Para hacer efectivo el nuevo sistema, hay que prever las reticencias que nos podemos encontrar en la propia empresa. En este sentido, el líder del proyecto es el encargado de contar los beneficios de la nueva gestión y el encargado de anticiparse a los problemas internos que puedan surgir. La aceptación y la coordinación de los departamentos involucrados en la nueva gestión es vital a la hora de desplegar con éxito todo el dispositivo.

Debemos contemplar que explorar nuevos sistemas de gestión puede generar dudas entre los trabajadores que dominen las aplicaciones vigentes. El hecho de salir de la zona de confort siempre puede generar dudas entre los departamentos. Por ello, es importante explicar las ventajas y el motivo de la inversión para hacer partícipes a todas las áreas desplegadas y para adaptarse lo antes posible a los nuevos requerimientos funcionales y técnicos.

Para adaptarse al nuevo funcionamiento hay que ser consciente de la realidad de cada empresa y de los sistemas que se han usado hasta el momento. Las aplicaciones pueden ser múltiples y variadas, así como las bases de datos o las funciones. También hay que tener en cuenta el papel que desplegaba cada trabajador para repartir las tareas de una manera lógica. Así como saber qué interfaces o herramientas domina cada usuario. La idea es hacer la transición de la manera más efectiva posible.

Por último, hay que abordar qué consecuencias tendrá la nueva gestión entre las partes internas y externas de la empresa. Desde una visión más amplia con word wide, dejando atrás la visión local a la nueva configuración informática o los cambios en los requisitos legales o el idioma, entre otros. También será importante la transformación digital de la empresa y la digitalización de los procesos. Así como la atención y el apoyo técnico en la fase de post venta al cliente.

Una vez analizados los aspectos previos, en los próximos artículos explicaremos las siguientes fases: instalación, implantación y explotación.