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10/01/2018

La importancia de un sistema informático para la seguridad y salud en el trabajo (II)

Una vez decididos a implementar un nuevo sistema de gestión SSL, empieza el trabajo en equipo. Uno de los departamentos clave para la puesta a punto del nuevo gestor será el departamento de nuevas tecnologías (IT). Por un lado, serán los que pilotarán la transición entre sistemas y que trasladarán a un lenguaje técnico nuestras necesidades. Y por otro, se trata de buscar entre la multitud de aplicaciones de gestión que hay en el mercado la que mejor se adapte a las necesidades de la empresa.

El primer post se centraba en las consideraciones previas a la hora de apostar por un sistema informático destinado a mejorar la seguridad y salud laboral (SSL). Una fase donde es importante evaluar la utilidad del nuevo gestor, analizar los sistemas vigentes e involucrar a las partes interesadas. A continuación, abordaremos la segunda fase, que engloba la adquisición e instalación del nuevo programa.

Cloud or on-premise?

Por ejemplo, este equipo decidirá donde se almacena toda la información del sistema, ya sea en un servidor de la empresa o en la nube. Hay que tener en cuenta que la tendencia actual apuesta por la instalación en el cloud. Gracias a las mejoras en velocidad y seguridad de los últimos años, el sistema de la nube ya engloba el 80% del mercado. En la última década la situación se ha invertido por completo, ya que en 2004 sólo el 20% de las empresas usaban esta solución.

La reducción de costes derivados de la infraestructura y el ahorro en aplicaciones y programas informáticos, así como la reducción de horas de trabajo y recursos humanos, son algunas de las razones que avalan el sistema de almacenamiento en la nube. Se trata de una de las primeras mejoras en el marco de la empresa, una primer paso que nos ayudará a afrontar con más garantías y recursos económicos la implementación del nuevo sistema SSL.

Un programa central

Uno de los saltos cualitativos del nuevo sistema SSL es la capacidad de integrar todas las aplicaciones informáticas de la empresa en un único software. La conexión con éxito los diversos sistemas de la organización será determinante para facilitar el análisis sin errores y su correcto rendimiento en el día a día. Agrupar en un solo gestor toda la maquinaria de la empresa: programas de recursos humanos, como Meta4, SAP Success factores, Workday…; de ERP, como SAP, Oracle, Microsoft Dynamics NAV, AX o GMAO, entre otros. Además, este concepto global simplificará la actualización de los datos y ahorrará recursos humanos y horas de trabajo al departamento de Seguridad y Salud.

Solución versátil i móvil

La nueva herramienta se adapta a las necesidades específicas de la empresa y también a las nuevas formas de trabajar y comunicarnos. En este sentido, incorpora todos los dispositivos (ordenador, tableta, SmartPhone) y permite el acceso universal. Una versatilidad que aumenta la productividad en el trabajo, así como la posibilidad de entregar los nuevos datos al equipo de SSL en tiempo real y sobre el terreno, entre otras ventajas.

Un estudio de la consultora Cornestone on Demand, realizado en 2013, señalaba que el uso de los dispositivos móviles en el trabajo ya era del 36%. Actualmente, la tendencia ya se acerca al 50%. Solo por ese motivo, ya vale la pena apostar por sistemas que acepten dispositivos móviles, ya que el futuro es movilidad y comunicación instantánea.

Abrazar el nuevo paradigma digital

En el marco de la gestión de sistemas seguridad y salud en el trabajo, los sistemas más veteranos no siempre son los más efectivos. Simplemente porque el desarrollo exponencial de las nuevas tecnologías crea y mejora las antiguas herramientas de prevención. De hecho, los programas que hasta hoy han sido referencia en nuestro campo pronto quedarán obsoletos.

Los tiempos cambian. Los códigos y lenguajes tradicionales han quedado atrás ante la integración de la información que proporciona los wearables o la irrupción del big data que tienen que poseer todas aquellas empresas que quieran ser competitivas. La actualización viene derivada de la transformación digital de nuestra sociedad, y como las empresas se actualizan y mejoran a través de las ventajas que nos ofrece la tecnología. La implantación y la explotación de la gestión SSL va en esta dirección, la de sacar el máximo rendimiento al nuevo paradigma digital.

Una vez analizados los aspectos técnicos de la puesta en marcha del nuevo sistema, hay que abordar la funcionalidad y los beneficios que se derivaran. La implementación de sistemas que engloban muchos programas suele ser compleja y larga. Eso sí, una vez superada la fase de instalación y familiarización nos aportará nuevas funcionalidades y, lo que es más importante, una gestión integrada.

Una aplicación que permite identificar los riesgos, define acciones preventivas, corrige y retroalimenta las auditorías de seguridad y genera informes de los accidentes, entre otras acciones. Además, nos permite seguir en tiempo real la gestión de los riesgos y los elementos de prevención, de forma actualizada, en remoto y sin soporte administrativo extra.

Otra funcionalidad destacable es la capacidad de informar a los trabajadores, lo que permite reducir la carga de trabajo del equipo de SSL. En el afán de actualizar el conjunto de la organización, la solución también cubre las necesidades en la formación de los trabajadores a través de una plataforma online LMS, que permitirá el aprendizaje y el reciclaje de manera efectiva y dinámica de la plantilla.

Para recapitular y afinar en la solución SSL más adecuada para la empresa es interesante elaborar una lista con algunos de los puntos claves que hay que abordar antes de la instalación.

Recordemos los apartados de la primera fase:

  • Implicación de la dirección en la implantación del nuevo sistema SLL.
  • Capacidad económica y disposición de recursos humanos para hacerla efectiva.
  • Inventario de todos los programas informáticos vigentes y de su utilidad.
  • Valoración de los programas vigentes por parte de los usuarios responsables
  • Recopilación de información sobre casos de éxito y de fracaso de la empresa.
  • Evaluar el grado de implicación de los futuros usuarios en el nuevo sistema.

Para terminar, un resumen de las etapas de la segunda fase:

  • Coordinación con el departamento IT sobre las necesidades del nuevo sistema.
  • Decidir los aspectos técnicos de la implementación: instalada en el servidor o en la nube, solución global o específica, adaptable con otros sistemas o independiente, gestión móvil o estática, así como para evaluar la evolución y el desarrollo, capacidad de analizar datos y tomar decisiones.

Sabemos el potencial del nuevo sistema y marcamos objetivos:

  • Definición, identificación de riesgos y seguimiento de las fases.
  • Control del sistema cono para realizar de auditorías.
  • Formación de los trabajadores y reparto de las tareas.
  • Gestión de las actividades con las contratas y subcontratas.
  • Investigación de los accidentes e incidentes.
  • Almacenamiento y elaboración de documentos.

En la siguiente entrada en el blog detallaremos las estrategias para hacer realidad una implantación efectiva de la solución SSL.

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