Mes: julio 2019

31/07/2019

Implantación de un software de Seguridad y Salud en el trabajo: las 8 fases del cambio (II)

En un post anterior abordamos la gestión del cambio a la hora de implantar un software de Seguridad y Salud en el trabajo. Teniendo como referente al profesor de la Escuela de Negocios de Harvard, John Kotter, vimos que el proceso consta de tres etapas que engloban ocho fases, de las cuales tratamos las tres primeras. En el post que sigue a continuación, abordaremos la segunda etapa, Comprometer y habilitar a toda la organización, y las tres fases que incluye.

En el artículo anterior mencionamos la importancia de visibilizar las bondades que ese cambio conllevará como cuánto papeleo nos ahorraremos o qué beneficios tendrá la implantación del software. ¿Qué sigue a continuación?

4.Comunicar la visión

Es indispensable hacer una buena comunicación entre los trabajadores. El anuncio de la implantación del software debe ser claro y contundente, y también tiene que impactar. Se trata de generar interés y crear expectativa, y una de las tácticas para ello es lanzando un teaser. ¿En qué consiste? En una campaña de prelanzamiento donde se ofrece información fragmentada generando curiosidad. Los teasers pueden tener diversos formatos como vídeo, flyers, carterelería, etc.

La expectación irá creciendo hasta el kick off: la presentación oficial del software. En esta reunión los responsables de SST comunicarán a los miembros de la compañía la implantación del proyecto. El apoyo total de la dirección es indispensable y eso se verá reflejado en el tipo de presentación que se haga. Los responsables del proyecto deben contar con los recursos, tanto de materiales como de tiempo, para poder dar a conocer su software.

Otra de las claves de la presentación es tener muy trabajada la visión del proyecto. Nos referimos a tener identificados el qué y el cuándo se va a emplear esa solución informática: para comunicar incidencias, para automatizar el envío de documentación preventiva, para concentrar las tareas de distintas fuentes…

¿Cómo llevarlo a cabo? Una buena estrategia es crear una historia de usuario. Se trata de crear un arquetipo de usuario donde se ejemplifique cómo van a usar el software, que van a ganar, etc.

También hay que tener en cuenta que una vez se haya lanzado el proyecto, hay que seguir manteniendo viva la llama del interés. Llevar a cabo acciones con una campaña diseñada específicamente para ello ayudará a que la solución presentada no caiga en el olvido.

Tampoco debemos olvidar que hay que predicar con el ejemplo. Es decir, que si lanzamos una solución informática los primeros en utilizarla deben ser los propios propulsores de la campaña. Solo creando movimiento ayudaremos a que los demás también sientan el impulso de implicarse.

5.Eliminar obstáculos

Una vez hayamos lanzado el software no hay que relajarse. Debemos estar preparados para los problemas y obstáculos que vayan apareciendo por el camino. Las reticencias y las críticas negativas serán los primeros, pero eso no nos debe hacer desfallecer. Corrigiendo actitudes e incluso relevando a los agentes del cambio por otros que estén más implicados podemos encauzar la situación.

Cabe destacar que también es positivo reconocer los esfuerzos de los colaboradores por adaptarse al cambio. Las recompensas emocionales ayudan a mantener la motivación.

6.Asegurar triunfos a corto plazo

En este sentido, es mejor ir poco a poco que hacerlo todo de golpe. Para que no baje la motivación, los triunfos deben verse al poco del lanzamiento del software. Por eso se recomienda empezar la implantación por fases en vez de hacer el lanzamiento con todas las funcionalidades. Marcar unos hitos de fácil consecución será un elemento que ayudará a dinamizar la implicación del personal.

En el post que seguirá nos adentraremos en la tercera etapa marcada por John Kotter para la gestión del cambio donde abordaremos las dos fases restantes: cómo implantar y mantener la transformación.

24/07/2019

Implantación de un software de Seguridad y Salud en el trabajo: las 8 fases del cambio (I)

Vivimos en un mundo cambiante, en constante evolución. En el ámbito laboral todos los avances tecnológicos han supuesto pequeñas revoluciones que han precisado de una implantación. Cuando hablamos de los softwares de Seguridad y Salud en el trabajo, no podemos obviar que su integración ha sido pausada y siguiendo una estrategia. De lo contrario, el efecto rechazo habría hecho que muchas compañías no saliesen airosas de este proceso de transformación.

Y es que los cambios no siempre son bien aceptados y hay que saber cómo implantarlos. Las organizaciones están formadas por personas, y por eso hay que tener en cuenta sus necesidades de adaptación a todo lo que sea nuevo. En este sentido, nos vemos obligados a hablar del profesor John Kotter y de su Modelo de Gestión del Cambio basado en 8 fases.

Las 8 fases de John Kotter

¿Quién es John Kotter? Se trata de un profesor de la Escuela de Negocios de la Universidad de Harvard que se ha convertido en uno de los autores más importantes del pensamiento gerencial contemporáneo. Su obra ha analizado en profundidad la transformación dentro de las compañías para adaptarse al escenario de competitividad y agresividad actual.

Para ello, Kotter se basó en el cambio corporativo ejecutado por diversas empresas. En 1995 publicó un libro llamado “Liderando el cambio” donde habló, por primera vez, de su Modelo de Gestión del Cambio basado en 8 fases. Esta guía nos sirve de base para desgranar el proceso de implantación de las soluciones informáticas de las que hablábamos al inicio de este texto.

Las tres etapas del cambio

Kotter repartió las 8 fases que acabamos de mencionar en tres etapas que analizaremos a continuación.

1.Crear el clima propicio para el cambio

No hay cambio si los integrantes de la empresa no lo quieren. Por tanto, hay que crear la necesidad de cambio con sentido de urgencia. ¿Cómo hacerlo en el caso de un software de Seguridad y Salud? Hablando con claridad sobre las amenazas y debilidades a las que estamos expuestos sin él. Disponer de una aplicación informática de este tipo nos da oportunidades y nos hace más fuertes.

Es importante que juguemos con el factor tiempo. Los equipos deben sentir que ese cambio es una necesidad inmediata. ¿Cómo se hace eso? Justificando y explicando cuáles son los motivos por los que ese cambio es necesario.

Analizando la implantación de este tipo de softwares en clientes reales nos damos cuenta de que el ahorro de tiempo oscila entre un 30 y un 45%. Hablar de facilidades intangibles como la tranquilidad de saber que el software se ocupa de las gestiones, o de la agilidad de los reportings, es otra buena estrategia.

2.Comprometer y habilitar a toda la organización

Esta segunda etapa requiere un análisis de la plantilla. Hay que involucrar al personal clave, a los agentes más carismáticos que tengan capacidad de arrastre e influencia en el resto de trabajadores. Directivos, mandos intermedios, operarios…todos cuentan. Lo importante es que cuenten con el respeto de sus compañeros y que tengan capacidad de influencia.

Una vez detectados estos agentes, hay que reunirse con ellos. La intención es lograr un compromiso emocional por parte de estas personas que llevarán a cabo el liderazgo del proceso de cambio. El buen humor, por ejemplo, es un recurso efectivo.

Una de las herramientas pedagógicas que puede ser útil en esta etapa es el visionado de un vídeo como el que sigue a continuación:

3.Implantar y mantener la transformación

Cuanto más clara sea la idea de cambio que tenemos, más fácil será realizarlo. Saber a ciencia cierta qué aporta el software, qué beneficios implica hacia los trabajadores, qué riesgos disminuye, etc. simplificará la tarea de implantación. Las personas sabrán para qué sirve y a qué se está destinando su esfuerzo. Por tanto, un buen plan de comunicación y una presentación clara son básicas para el éxito de implantación.

“El problema en la mayoría de los cambios
es que se choca con ellos por la parte que no está a la vista.”
Richard Beckhard (1918-1999) Profesor MIT

En el siguiente post desgranaremos los puntos clave de la siguiente etapa: Comprometer y habilitar a toda la organización.

17/07/2019

Gestión ágil de las convocatorias de vigilancia de la salud con un software

La actividad preventiva de las empresas gira entorno a garantizar la vigilancia de la salud de los trabajadores. Disponer de un buen plan de vigilancia, no obstante, no es suficiente. Hace falta que la gestión del mismo sea efectiva y eficaz. Para ello los softwares informáticos se han convertido en una herramienta indispensable, sobre todo cuando hablamos de compañías con un gran número de trabajadores.

Y es que gestionar los reconocimientos médicos de forma tradicional ha sido siempre un proceso complicado. Decenas de documentos acumulados, dificultad para cerrar las citas tanto por disponibilidad de los centros médicos como de los trabajadores, pérdida de datos… Por eso, las herramientas informáticas han supuesto un antes y un después en estos procesos.

A continuación, pasamos a revisar cuáles son los elementos clave para alcanzar los objetivos y facilitar la gestión integral de la vigilancia de la salud individual. Eso sí, sin renunciar a la cultura preventiva de cada empresa.

1.Agendas médicas flexibles

Es habitual que los periodos de vigilancia de la salud individual se disgreguen en convocatorias más acotadas en función de los turnos rotacionales, de los cargos, etc. Por tanto, cada una de estas convocatorias debe permitir que se haga una selección personalizada de los empleados con citas independientes englobada en una agenda única. De esta forma se podrán compatibilizar las citaciones en su conjunto.

2.Agendas multiempresariales

Pongámonos en el caso de que la agenda médica global sea la de una empresa que se encarga, precisamente de realizar reconocimientos médicos. La herramienta en este caso debe permitir compartir horarios de cada una de las empresas clientes para que no se solapen las citaciones. Eso sí, respetando siempre la independencia y confidencialidad de cada una de ellas. Una agenda madre será la que los recoja.

3.Control de las necesidades de reconocimiento médico

La herramienta informática debe permitir saber en todo momento la respuesta del trabajador, el estado de su proceso de citación, de forma directa, digital y a tiempo real. Restar intermediarios facilita mucho el proceso.

4.Digitalización de las convocatorias de los reconocimientos médicos

Se trata de eliminar el papel como medio transmisor de aceptaciones o renuncias y citaciones. El correo electrónico permite un trabajo mucho más ágil, además de personal y confidencial. No obstante, no hay que dar por hecho que todo el mundo lo emplea. La figura de supervisores que controlen el proceso y hagan de intermediarios será necesaria.

5.Autonomía del trabajador

Que el trabajador tenga la libertad de citarse cuando él convenga o pueda es clave para que sea más participativo.

6.Garantizar la voluntariedad de los reconocimientos

Es importante recordar que los reconocimientos médicos son de carácter voluntario. Por tanto, el aplicativo debe mantener la opción de aceptación o renuncia para que sea el trabajador quien decida si quiere someterse a él o no.

7.Adaptación de mensajes y contenidos

La herramienta no debe imponer unos mensajes. Al contrario, debe dar la opción de redactar contenidos personalizables para cada organización. Estos variarán según sus políticas de empresa, sus normativas internas y según las legislaciones territoriales cambiantes. Cada compañía sigue una línea de imagen corporativa que debe respetarse en todo momento.

8.Trazabilidad de las citas

La digitalización de los procesos permite que éstos queden registrados. Por tanto, siempre sabremos quién ha hecho el qué y cuándo, eliminando la posibilidad de que se pierda información como ocurría con el papel.

9.Adaptarse a los cambios

El proceso de citación de los reconocimientos médicos no es estático, sino que puede ir cambiando. Los trabajadores pueden anular una cita o solicitar un cambio, y el aplicativo debe poner todas las facilidades para que ellos mismos puedan gestionarlo sin perder el interés por acudir a su cita.

10.Conexión multiplataforma

La herramienta debe estar integrada con todas las aplicaciones ya existentes de la compañía, así como con los campos actuación previos y con los que ya han iniciado soluciones con anterioridad.

03/07/2019

Auditorías de seguridad e inspecciones de seguridad, ¿en qué se diferencian?

La prevención es un arma indispensable para evitar o minimizar los accidentes laborales. En este sentido, las inspecciones de seguridad y las auditorias de seguridad son dos acciones clave que van ligadas a las medidas preventivas. Y aunque muchos las confunden, cada una de ellas tiene unas características distintas. ¿Sabrías diferenciarlas?

En ambos casos hablamos de técnicas analíticas preventivas previas al accidente o riesgo. Su objetivo es, obviamente, evitar que este suceda. Para que los resultados sean útiles debemos saber en qué consisten concretamente y cómo aplicarlas.

Inspecciones de seguridad

Cuando hablamos de una inspección de seguridad nos referimos a una recopilación de información relativa a lo examinado. Por lo general se trata de proceso visual que se lleva a cabo por el personal que está familiarizado con el lugar de trabajo, los equipos y las instalaciones. ¿Qué es lo que se hace concretamente?

-Se identifican actos inseguros
-Se identifican condiciones inseguras
-Se aplican medidas preventivas y correctivas
-Se proponen nuevas medidas

Un ejemplo de inspección de seguridad sería el examen y verificación periódica para comprobar que un equipo, un proceso o una actividad se están realizando de manera segura. Las listas de verificación ayudan a que esta técnica preventiva se realice de forma más fácil.

Auditorías de seguridad

En una auditoría de seguridad lo que se hace es recopilar información para la evaluación del cumplimiento de las regulaciones, políticas y criterios a los que se somete una actividad, sistema o situación. Se trata de un proceso más estructurado realizado por personal externo a la empresa, y que se basa en el análisis de tres pruebas:

-Documental: revisión de documentos
-Testimonial: entrevistas a personal
-Visual: examen o inspección del entorno

En este sentido, como ejemplo de auditoría de seguridad tendríamos las revisiones anuales que se realizan en las organizaciones para comprobar que se han realizado las inspecciones periódicas así como para verificar que se cumplen los requisitos legales y normativos que se requieren.

Auditorías e Inspecciones: la comparación

Cuando hablamos de inspecciones de seguridad y de auditorías nos estamos refiriendo a un tipo de monitoreo que se caracteriza por ser proactivo. En ambos casos se ofrece una retroalimentación informativa que permite evitar accidentes, incidentes y lesiones. Además, gracias a los datos que se obtienen y observan se pueden implementar medidas de prevención para mejorar en el ámbito de la salud y la seguridad.

A continuación establecemos una comparativa entre auditoría e inspección de seguridad con sus diversas características:

Comparativa entre auditorías de seguridad e inspecciones

Para reducir a la expresión mínima el objetivo de cada una de ellas, podríamos decir que las inspecciones de seguridad sirven para activar el Do, las cosas que hay que hacer, mientras que las auditorías se centran en el Check, en comprobar que las cosas están correctas.

¿Cuáles son los beneficios?

Tanto las inspecciones de seguridad como las auditorías se centran en el ámbito de la salud y seguridad en el trabajo y buscan focalizándose en los siguientes aspectos:

-Identificar y mitigar riesgos
-Que las organizaciones estén en sintonía con los requisitos reglamentarios
-Racionalizar muchos aspectos de la seguridad de las organizaciones
-Implementar un sólido programa de seguridad
-Mantener unos altos estándares de seguridad en las organizaciones

La diferencia está en que mientras en las inspecciones de seguridad se determinan cuáles son los riesgos, los peligros y las prácticas inseguras para interponer medidas, las auditorías se seguridad se encargan de revisar que las estrategias de seguridad se cumplen.

Integración con el mundo digital

En la actualidad vivimos en un momento en que casi todos los procesos de las compañías pasan por la digitalización. El Big Data permite que los datos se procesen y exploten de forma inmediata, disponiendo de la información de una manera mucho más ágil.

En Prevencontrol hemos desarrollado una solución que permite la gestión global digitalizada de la seguridad y salud laboral con unos reportes realizados en movimiento gracias a la app para dispositivos móviles. Estamos hablando de SmartOSH.

En el ámbito de las inspecciones de seguridad, SmartOSH permite definir y personalizar las listas de verificación para la toma de datos, además de la explotación de estos datos recogidos.

En cuanto a las auditorías de seguridad, SmartOSH posibilita la recopilación de datos y permite determinar, planificar y gestionar qué acciones y medidas hay que aplicar.

En el siguiente enlace puedes obtener más información sobre SmartOSH.

Scroll to top