“Deberá informarse directamente a cada trabajador de los riesgos específicos que afecten a su puesto de trabajo o función y de las medidas de protección y prevención aplicables a dichos riesgos”. Esta es la premisa con la que parte el artículo 18 de la Ley de Prevención de Riesgos Laborales de nuestro país. Y gracias a los avances tecnológicos, esta información cada vez más se transmite de forma digital.

Hasta hace poco tiempo, dichos procesos se venían haciendo en papel. El proceso se acababa complicando y retrasaba el acceso a la información sobre PRL. Los dosieres y justificantes tardaban en generarse, distribuirse y ser confirmados por los trabajadores. ¿En qué ha ayudado la digitalización de la información?

El avance de la digitalización

La digitalización en lo que a información de riesgos para los trabajadores se refiere ha supuesto un cambio espectacular. El proceso no ha sido fácil ya que, más allá del rechazo inicial de muchas compañías de abandonar el formato en papel, ha habido que afrontar otros problemas. Un ejemplo de ello son las dificultades en el manejo de las nuevas tecnologías que muchas empresas han presentado.

Por eso, podemos hablar de un proceso de adaptación paulatino. Primero se fueron traspasando informaciones del papel a un formato digital que solo permitía lectura y ser compartido (formato PDF, por ejemplo), pero que en ningún caso podía modificarse. Eso sí, se ganó en lo que a cuestiones de almacenamiento se refiere, así como en la posibilidad de consultar de forma fácil y rápida la información de la que se disponía.

¿Qué pasa con los trabajadores polivalentes?

Este pequeño avance en el terreno de la digitalización dejaba necesidades sin cubrir. ¿Qué ocurría, por ejemplo, con la justificación de recepción de la documentación o la posibilidad de actualizar los datos de los que se disponía? Pero, además, había otro aspecto a tener en cuenta: ¿cómo gestionar los archivos en el caso de trabajadores polivalentes?

Cada vez más compañías optan por empleados que puedan realizar diversas funciones, alejándolos así de las figuras estáticas que tradicionalmente había en las empresas. Antes, un trabajador tan solo sabía realizar una función mientras que ahora se le pide que sea multitarea. ¿Cómo gestionar, en estos casos, la entrega y justificación de las informaciones de riesgos?

En este sentido, la digitalización se caracteriza por:

• Información individualizada para cada trabajador. Aún siendo polivalente, el empleado solo deberá manejar una ficha y un solo justificante de entrega, lo que supone un ahorro en cuanto a entregas y gestión.
• Documentación automática. Así es como se genera el documento de riesgos del trabajador, sin dilación en el tiempo.
• Distribución y entrega digitalizadas y automatizadas. Si hay una modificación, se procede al cambio y envío sin necesidad de esperar. El e-mail, los chats de empresa, la mensajería instantánea e incluso las redes sociales son algunos de los canales para ello.
• Justificación de recepción digital.Un sistema de acuse de recibo en formato digital mediante rúbrica en pantalla táctil o firma digital. La justificación se incorpora inmediatamente al sistema de gestión de la seguridad y salud laboral.

“Deberá informarse directamente a cada trabajador de los riesgos específicos que afecten a su puesto de trabajo o función y de las medidas de protección y prevención aplicables a dichos riesgos”

Tal y como se puede observar, las ventajas sobre la gestión tradicional en papel son amplias ya que se precisa de menos tiempo para generar, distribuir y gestionar la información. Además, se ahorra en espacio físico ya que no hay que almacenar enormes carpetas con la documentación citada. En lo que al trabajador se refiere, gracias a la digitalización cada empleado dispone de una documentación individualizada. Esto supone un mayor cumplimiento legal de información, por no olvidar que los procesos de aceptación se agilizan en gran medida.

Queda claro que la digitalización en la información de riesgos laborales a trabajadores es indispensable. Para llevarla a cabo es preciso contar con herramientas informáticas o aplicaciones, como SmartOSH de Prevencontrol, que permitan una gestión integral de todos los procesos citados.