documentación

10/04/2019

Herramientas informáticas para el reaprovechamiento documental de la CAE

Las personas que trabajamos en el ámbito de la gestión de la Coordinación de Actividades Empresariales (CAE) en el ámbito de Prevención de riesgos laborales sabemos que se trata de una tarea repleta de documentación. Por fortuna, cada vez más se usan herramientas informáticas para agilizar los procesos. Uno de los beneficios que ofrecen es el reaprovechamiento documental, una opción que permite ahorrar tiempo, energía y papel.

La CAE ha requerido siempre de muchas horas de trabajo y de grandes cantidades de papeles y documentos que revisar y validar. La digitalización de estos procesos ha supuesto un gran avance, aunque en muchas ocasiones eso no quita que ella que revisarla y validarla de igual manera.

Hacerlo de forma automática tan solo es factible en el caso de documentos de la Seguridad Social o en recibos bancarios, es decir, en documentos normalizados. Así que el reaprovechamiento documental es, sin lugar a dudas, una de las grandes ayudas con las que contamos a día de hoy.

Reaprovechamiento documental, ¿qué es?

Los documentos validados tienen una fecha de caducidad. El reaprovechamiento documental consiste, precisamente, en usarlos las veces que haga falta mientras el periodo de validez siga vigente. Si una misma empresa necesita el mismo documento en dos o tres ocasiones, ¿qué necesidad tenemos que solicitarlo y realizar todo el proceso de obtención y validación si aún tiene vigencia? Ninguna.

En el caso de la CAE, este recurso es muy beneficioso en situaciones donde hay contratas con diversos servicios, o en contratas que prestan un servicio de forma periódica a la misma empresa. Un sistema de reaprovechamiento documental permitirá ahorrar tiempo en cada una de las revisiones que se deberían hacer.

SmartOSH como solución informática

Las herramientas informáticas están ayudando en gran medida a efectuar estas labores de reaprovechamiento documental. En Prevencontrol hemos desarrollado una aplicación llamada SmartOSH que no solo realiza esa función, sino que ayuda a la gestión integral de la PRL.

De esta manera se puede adjuntar, tipificar y gestionar documentación a cualquier ítem de la aplicación. Tanto empleados como puestos de trabajo, departamentos, centros, empresas, contratistas, factores de riesgo o medidas preventivas quedan contempladas en SmartOSH.

SmartOSH es, más allá de un gestor documental, una fuente de información valiosísima para el módulo de gestión de la CAE. Y es que la aplicación realiza un barrido automático de la información de la que se dispone en el sistema compatible con cada requisito. Si encuentra un documento que ya ha sido revisado y que aún tiene validez, el sistema lo da por satisfecho. Si quieres más información acerca de SmartOSH no dudes en contactar con nosotros.

20/03/2019

Evaluación de riesgos con app: cinco consejos que te facilitarán la vida

Gestionar una evaluación de riesgos implica una inversión tanto de tiempo como de esfuerzos. ¿Es posible hacerlo de una forma más ágil y sencilla? La respuesta es sí. Los actuales softwares y las aplicaciones permiten llevar a cabo dichas evaluaciones con una facilidad que resulta beneficiosa en todos los sentidos.

La inercia nos ha hecho acostumbrarnos a las dinámicas de gestión que implican esfuerzo y tiempo del cual, a veces, no disponemos. Tan solo hace falta fijarse en el proceso para organizar una evaluación de riesgos. ¿Cuánto rato crees que se invierte en llevar a cabo todos estos pasos?

Concertar visitas. Esto supone realizar llamadas a todas las partes interesadas y esperar confirmación.
Preparar la documentación de toma de datos.
Gestión de la documentación. Es decir, escanear, descargar archivos en el ordenador, etc.
Introducir los riesgos en el programa de gestión.
Asociar las fotografías y la documentación a dichos riesgos.

Estos son solo algunos de los pasos que seguimos cuando gestionamos una evaluación de riesgos. Es evidente que implican gran dedicación pero, ¿por qué no usar una app para ello? Gestionar la SST a través de aplicaciones es la opción por la que cada vez se decantan más empresas. En seguida entenderás por qué.

Evaluación de la SST a través de apps

Las aplicaciones móviles son una herramienta ya casi indispensable en la gestión empresarial. Con la comodidad y rapidez que ofrecen se han convertido en una perfecta manera de organizar y almacenar informaciones. Para sacarles el máximo partido, te recomendamos cinco pasos básicos para que la gestión de la SST de tu organización sea lo más fructífera posible.

1.Agendas compartidas

Una forma de tener más controla nivel organizativo. Si trabajar con Google Calendar o con la propia agenda que te ofrezca el software que uses en tu empresa, todo será más fácil. Podrás observar quién puede asistir a las reuniones y visitas, además de tener información de sus agendas y saber dónde están en cada momento.

2.Gestiona las comunicaciones

Vía email o con la asignación de tareas. Hacer las comunicaciones de esta manera te permitirá ahorrar tiempo.

3.Configura los cuestionarios

Diseña tú mismo el cuestionario que quieres que respondan los trabajadores. Ten en cuenta que si es muy largo puede hacerse pesado. Lo mejor es que no sobrepases los 30 ítems a responder. Además, si lo centras en una especialidad concreta, te será mucho más fácil realizarlo.

4.Toma de datos offline

Depender de la conexión a internet puede ser un lastre. Muchas apps permiten trabajar sin internet, lo cual facilita mucho las cosas, así que elige una de ellas. Descarga el cuestionario cuando haya conexión para poder rellenarlo en cualquier momento. Cuando quieras enviarlo, asegúrate de tener internet. Evitarás pérdida de tiempo y de información.

5.Explota los datos

Se trata de aprovechar al máximo la información que obtengas durante la toma de datos. Ten en cuenta los adjuntos, las fotografías, etc. a la hora de transferir la información al software. Ganarás en tiempo y esfuerzo.

15/01/2019

Las ventajas de digitalizar la información de riesgos para trabajadores

“Deberá informarse directamente a cada trabajador de los riesgos específicos que afecten a su puesto de trabajo o función y de las medidas de protección y prevención aplicables a dichos riesgos”. Esta es la premisa con la que parte el artículo 18 de la Ley de Prevención de Riesgos Laborales de nuestro país. Y gracias a los avances tecnológicos, esta información cada vez más se transmite de forma digital.

Hasta hace poco tiempo, dichos procesos se venían haciendo en papel. El proceso se acababa complicando y retrasaba el acceso a la información sobre PRL. Los dosieres y justificantes tardaban en generarse, distribuirse y ser confirmados por los trabajadores. ¿En qué ha ayudado la digitalización de la información?

El avance de la digitalización

La digitalización en lo que a información de riesgos para los trabajadores se refiere ha supuesto un cambio espectacular. El proceso no ha sido fácil ya que, más allá del rechazo inicial de muchas compañías de abandonar el formato en papel, ha habido que afrontar otros problemas. Un ejemplo de ello son las dificultades en el manejo de las nuevas tecnologías que muchas empresas han presentado.

Por eso, podemos hablar de un proceso de adaptación paulatino. Primero se fueron traspasando informaciones del papel a un formato digital que solo permitía lectura y ser compartido (formato PDF, por ejemplo), pero que en ningún caso podía modificarse. Eso sí, se ganó en lo que a cuestiones de almacenamiento se refiere, así como en la posibilidad de consultar de forma fácil y rápida la información de la que se disponía.

¿Qué pasa con los trabajadores polivalentes?

Este pequeño avance en el terreno de la digitalización dejaba necesidades sin cubrir. ¿Qué ocurría, por ejemplo, con la justificación de recepción de la documentación o la posibilidad de actualizar los datos de los que se disponía? Pero, además, había otro aspecto a tener en cuenta: ¿cómo gestionar los archivos en el caso de trabajadores polivalentes?

Cada vez más compañías optan por empleados que puedan realizar diversas funciones, alejándolos así de las figuras estáticas que tradicionalmente había en las empresas. Antes, un trabajador tan solo sabía realizar una función mientras que ahora se le pide que sea multitarea. ¿Cómo gestionar, en estos casos, la entrega y justificación de las informaciones de riesgos?

En este sentido, la digitalización se caracteriza por:

  • Información individualizada para cada trabajador. Aún siendo polivalente, el empleado solo deberá manejar una ficha y un solo justificante de entrega, lo que supone un ahorro en cuanto a entregas y gestión.
  • Documentación automática. Así es como se genera el documento de riesgos del trabajador, sin dilación en el tiempo.
  • Distribución y entrega digitalizadas y automatizadas. Si hay una modificación, se procede al cambio y envío sin necesidad de esperar. El e-mail, los chats de empresa, la mensajería instantánea e incluso las redes sociales son algunos de los canales para ello.
  • Justificación de recepción digital.Un sistema de acuse de recibo en formato digital mediante rúbrica en pantalla táctil o firma digital. La justificación se incorpora inmediatamente al sistema de gestión de la seguridad y salud laboral.


“Deberá informarse directamente a cada trabajador de los riesgos específicos que afecten a su puesto de trabajo o función y de las medidas de protección y prevención aplicables a dichos riesgos”

Tal y como se puede observar, las ventajas sobre la gestión tradicional en papel son amplias ya que se precisa de menos tiempo para generar, distribuir y gestionar la información. Además, se ahorra en espacio físico ya que no hay que almacenar enormes carpetas con la documentación citada. En lo que al trabajador se refiere, gracias a la digitalización cada empleado dispone de una documentación individualizada. Esto supone un mayor cumplimiento legal de información, por no olvidar que los procesos de aceptación se agilizan en gran medida.

Queda claro que la digitalización en la información de riesgos laborales a trabajadores es indispensable. Para llevarla a cabo es preciso contar con herramientas informáticas o aplicaciones, como SmartOSH de Prevencontrol, que permitan una gestión integral de todos los procesos citados.

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