Cuando preguntamos a nuestros clientes para qué quieren un software de seguridad y salud, la mayoría nos indican que necesitan una herramienta que les permita organizar la documentación, tenerla toda en un mismo lugar y accesible en todo momento.
La gran cantidad de datos que se manejan hoy en día en seguridad y salud son impresionantes, y no se concibe una buena gestión preventiva sin una buena herramienta informática que nos facilite el acceder rápidamente a estos datos.
Es clave disponer en nuestro proceso de digitalización de la seguridad y salud, de un buen gestor documental que nos permita la consulta de: Informes, adjuntos, envíos y solicitudes de documentos, etc.
Es importante que esta herramienta permita un sencillo volcado de toda la información generada a lo largo de los años por los distintos proveedores (documentos propios, emitidos por SPA’s, certificados formativos, etc), y que dispongamos de un rápido indexado de los documentos ayudados por la inteligencia artificial.
A continuación, se detallan algunas de las principales ventajas de implementar un gestor documental en este ámbito.
1. Centralización de la Información
Un gestor documental permite centralizar toda la documentación relacionada con la seguridad y salud en el trabajo, que facilita el acceso sencillo a la información necesaria. Evitaremos el “Ai, no encuentro el certificado de formación del recurso preventivo”, o el “dónde tenemos el documento de entrega de epis”.
2. Cumplimiento Normativo
La legislación en materia de seguridad y salud en el trabajo es compleja y está en constante evolución. Un gestor documental ayuda a las empresas a mantenerse al día con las últimas actualizaciones normativas, asegurando que todos los documentos y procedimientos cumplen con los requisitos legales vigentes.
3. Mejora de la Comunicación
La plataforma centralizada que ofrece un gestor documental mejora la comunicación entre los diferentes niveles de la organización. Facilita la difusión de información relevante sobre seguridad y salud, asegurando que todos los empleados estén informados sobre las políticas, procedimientos y cualquier cambio importante.
4. Optimización de los Procesos
Al automatizar tareas como la actualización de documentos, el seguimiento de las revisiones y la gestión de las aprobaciones, un gestor documental reduce significativamente la carga de trabajo manual. Esto permite que el personal dedique más tiempo a tareas críticas para la seguridad y salud en el trabajo, optimizando los procesos y mejorando la eficiencia general.
5. Análisis y Mejora Continua
Un gestor documental no solo almacena información, sino que también ofrece herramientas para analizar los datos recopilados. Esto permite identificar tendencias, áreas de riesgo y oportunidades de mejora, facilitando la implementación de medidas preventivas y correctivas basadas en evidencia para mejorar continuamente las condiciones de trabajo.
6. Acceso Remoto y Movilidad
La capacidad de acceder a la documentación de seguridad y salud desde cualquier lugar y en cualquier momento es especialmente valiosa en contextos donde el trabajo remoto o en diferentes ubicaciones es común. Esto asegura que los empleados siempre tengan acceso a la información vital, independientemente de su ubicación física.
7. Seguridad de la Información
Los gestores documentales ofrecen altos niveles de seguridad para proteger la información sensible. Con características como el control de acceso, la encriptación de datos y las copias de seguridad automáticas, se minimiza el riesgo de pérdida o acceso no autorizado a la documentación crítica.
8. Gestión del conocimiento
Como nos decía un cliente, “en el software está todo el conocimiento en gestión de la prevención de la compañía. Ahora, cuando tenemos la baja de un técnico de prevención no hay problemas en cuanto a “lo que se lleva” esa persona en su cabeza. Nos da mucha tranquilidad”. Ciertamente, es una de las principales ventajas.
Implementar un gestor documental en seguridad y salud en el trabajo no es solo una inversión en cumplimiento normativo, sino también en la eficiencia, seguridad y bienestar de toda la organización. Las ventajas mencionadas subrayan la importancia de adoptar esta herramienta para gestionar de manera efectiva los desafíos que presenta la seguridad y salud ocupacional en el siglo XXI.
