Quien más, quien menos, ha oído hablar de la digitalización de procesos y de documentación. Y uno de los objetivos habituales de la digitalización completa es el hecho de trabajar sin papel físico, o el llamado paperless.
Pero… ¿A qué nivel de digitalización he llegado, si todavía necesito imprimir, gestionar y almacenar documentos en papel?
Uno de los principales motivos para que la impresión de un documento sea necesaria, es su firma por parte de alguien:
- Como propietario o redactor del documento
- Para justificar haberlo recibido o haber sido entregado
- Para revisar o aprobar el documento redactado por otro
- Como acuerdo entre partes (como los contratos)
- Otros
Tradicionalmente, todo esto nos lleva al consumo del papel, con los costes de impresión, almacenaje y gestión ligados a ello.
Y llevado al campo de la seguridad y salud laboral podemos apreciar el gran consumo de papel que todavía precisa el sector relacionado con la necesidad de gestionar la firma de documentación.
Las firmas en la seguridad y la salud laboral
Son muchos los documentos que se generan en la gestión de la seguridad y salud laboral que requieren ser firmados para su validación. Algunos ejemplos:
- Contrato de servicios de SPA
- Informes (evaluaciones de riesgos, planificaciones preventivas, estudios específicos, etc.) tanto como redactor, supervisor, aprobador…
- Justificaciones de entregas (de EPIs, de información…)
- Aceptación o renuncia a reconocimientos médicos
- Listas de asistencia a formaciones
- Certificados de formaciones
- Actas de reuniones
- Procedimientos de trabajo especial
- Procesos de bloqueo y etiquetado (LOTO)
- Registros ISO 45001
- Entre otros
Lo que nos lleva a que la gestión en papel de dicha documentación presenta los siguientes inconvenientes:
- Consumo de mucho papel
- Poca agilidad y mucho tiempo de gestión previa
- Mucho espacio de almacenaje
- Mucho tiempo de gestión posterior
- Gestión compleja y farragosa de mantenimiento y consulta
Por lo que la implementación de la firma electrónica es un imprescindible para eliminar o reducir en gran medida todos estos inconvenientes.
La firma electrónica
La firma electrónica es una herramienta reconocida por las Naciones Unidas desde 2001 para el derecho mercantil internacional, por lo que podemos considerar que su uso está globalizado.
Por otra parte el 1 de julio de 2016 entró en vigor el Reglamento (UE) Nº 911/2014 también conocido como Reglamento eIDAS, que establece el marco legal para las firmas electrónicas en la Unión Europea.
El Reglamento eIDAS es tecnológicamente neutral y define tres tipos de firma electrónica:
- Firma electrónica simple
- Firma electrónica avanzada
- Firma electrónica cualificada
1. Firma electrónica simple:
Sirve para que el firmante demuestre su conformidad con el contenido de un documento. No precisa de trazo. Su principal ventaja es su sencillez y rapidez. Su principal inconveniente es que no permite identificar de forma inequívoca al firmante.
2. Firma electrónica avanzada:
Cumple con los siguientes requisitos:
- Está vinculada al firmante de forma única.
- Permite la identificación del firmante.
- Ha sido creada utilizando medios que el firmante puede usar y mantener bajo su exclusivo control.
- Está vinculada con los datos electrónicos del documento firmado de modo que sea detectable cualquier modificación posterior.
3. Firma electrónica cualificada:
Es una firma electrónica avanzada creada mediante un dispositivo de creación segura de firmas y que se basa en un certificado cualificado de firma electrónica expedido por un organismo gubernamental o un prestador cualificado contratado por dicho organismo.
Aunque la firma electrónica cualificada es el sistema que ofrece mayor garantía, no por ello es imprescindible su implementación, ya que los otros tipos de firma electrónica también tienen efectos jurídicos.
La firma electrónica en la gestión de la seguridad y la salud laboral
Como hemos visto, todos los procesos que requieren la firma de un documento en papel ralentizan y complican cualquier gestión.
La incorporación de la firma electrónica en todos esos procesos permite entre otras que:
- Los SPP, SPM y SPA puedan realizar sus acciones y tareas de una forma más cómoda, ágil y con una sensible reducción de costes.
- Los procesos de implantación y gestión de sistemas se acorten en el tiempo y puedan ejecutarse de forma más fácil.
- Las implantaciones y desarrollo de proyectos de liderazgo, participación de empleados, cambios culturales… se puedan llevar a cabo de una forma rápida y efectiva.
- La información explotable relacionada con todos esos procesos se pueda plasmar y consultar en un cuadro de mando integral prácticamente en tiempo real.
La firma electrónica en SmartOsh
SmartOSH es el software de gestión inteligente de la Seguridad y Salud en el Trabajo desarrollado por PrevenControl, que entre otras funcionalidades, incorpora la firma electrónica avanzada en todo su circuito de documentos.
La implementación de la firma electrónica dentro del sistema permite:
- Firmar cualquier documento generado desde el propio sistema.
- Firmar cualquier fichero adjunto que se haya subido al sistema.
- Firmar cualquier documento sin necesidad que el firmante disponga de certificado digital propio.
- Firmar documentos al momento y desde cualquier dispositivo móvil.
- Llevar un control ágil de los documentos firmados y pendientes de firmar, y por parte de quién.
- Enviar cualquier documento para ser firmado, de una forma rápida y fácil.
- Establecer un circuito de firmas progresivas para redacciones, revisiones y aprobaciones.
Si quieres saber más sobre la firma electrónica y su implementación en el campo de la seguridad y salud en el trabajo, contacta con nosotros.
