Toda organización debe prestar especial atención a los aspectos que atañen a la seguridad y salud de la empresa. Es por eso que las normativas, permisos, documentos informativos y reportes son indispensables para que los riesgos se minimicen y se preserve la integridad de los trabajadores. ¿Por qué debemos optar las aplicaciones para gestionar los riesgos de la compañía?
En el mundo actual vivimos sobrecargados de información que nos llega por todas las vías: publicidad, redes sociales, medios de comunicación… Las personas estamos constantemente sometidas a impactos informativos, demasiados en general. ¿Qué ocurre al final? Que acabamos por no prestar atención completa a todos los inputs que recibimos. El concepto de Infoxicación o Sobrecarga informativa, acuñado en la década de los 70 por Alvin Toffler, habla precisamente de ello.
Aplicaciones para gestionar datos
Con la finalidad de que las informaciones lleguen de forma correcta y sean bien procesadas, las compañías cada vez más emplean aplicaciones informáticas. En el campo del PRL dichas herramientas han supuesto toda una revolución, y no solo en la recopilación y clasificación de datos. También han aportado mejoras en el ámbito la explotación y reporting de los mismos.
En el campo de la gestión de la seguridad y la salud, los profesionales de PRL se encuentran ante los siguientes retos:
- Explotación de datos y la presentación de resultados.
- Gestión de la movilidad.
- Recolección y clasificación de la información.
- Gestión y mantenimiento actualizado de los datos relevantes.
Teniendo en cuenta estas premisas, ¿qué funcionalidades deben integrar las soluciones digitales para este cometido? Las desglosamos a continuación:
- Accesibilidad universal (desde PC, ordenador portátil, tableta o smartphone).
- Utilización de aplicaciones multiusuario en tecnología “cloud” (la nube) en lugar de instalaciones en entornos locales.
- Posibilidad de integración con otras aplicaciones de gestión de recursos humanos.
- Entornos fáciles e intuitivos. Aplicación del concepto de ergonomía aplicación-usuario.
- Aplicación de tecnología de “business intelligence” para selección y composición de informes.
- Empleo de indicadores de rendimiento (KPI) para la segmentación de datos y su presentación según el destinatario.
- Gestor documental integrado en la aplicación que permita la generación, envío, almacenamiento y consulta de históricos de registros generados.
- Distribución automática y ágil de registros.
- Posibilitar la firma de registros on line.
- Integración de las actividades preventivas pendientes con agendas o gestores de proyecto.
Tipos de aplicaciones para la gestión de seguridad y salud
Es evidente que cada compañía tendrá sus propias necesidades en cuanto a funcionalidad, recursos disponibles y tiempo de implantación efectiva. Teniendo esto en cuenta, podemos elegir entre cuatro tipos de soluciones informáticas para la gestión de la seguridad y la salud en los entornos laborales.
- Aplicaciones ofimáticas generalistas. Excel, Word y Power Point son las más conocidas. Las aplicamos en la elaboración de informes de evaluación, control de medidas, formación, etc.
- Soluciones específicas generalistas. Soluciones diseñadas con una visión global del ciclo completo de gestión preventiva. Integran módulos de datos, evaluación, control de medidas, gestión de emergencias, formación e información, controles activos y reactivos del sistema, auditorías, etc.
- Soluciones específicas concretas. Soluciones que han sido diseñadas específicamente para captar datos, realizar análisis o generar informes de una determinada actividad o especialidad preventiva.
- Aplicaciones hechas a medida. Se trata de herramientas diseñadas para la gestión de recursos humanos y con las necesidades concretas que se requieren desde el departamento que gestiona la seguridad y salud en la compañía.
En el gráfico que sigue a continuación podemos observar la relación de cada uno de estos grupos según su grado de aplicabilidad en la gestión de PRL, el tiempo que precisan para ponerse en marcha y la inversión que requieren para su implantación.
