Azucarera: Caso de éxito en la digitalización de permisos de trabajo y procesos de LOTO

Tiempo de lectura: 3 minutos

Azucarera es una empresa española perteneciente a AB Sugar que desde 1903 lleva extrayendo azúcar de la remolacha azucarera. Dispone de varias plantas industriales para el procesado de la remolacha azucarera hasta la obtención de azúcar.

Estas plantas industriales presentan instalaciones, maquinaria y procesos que requieren actuaciones para realizar reparaciones, mantenimientos y revisiones periódicas.

Algunas de estas actuaciones se realizan en intercampaña con los equipos e instalaciones en parada o semiparada. Pero en otras ocasiones se requieren intervenciones en campaña cuando los equipos se encuentran en pleno funcionamiento.

Muchas de estas actuaciones suponen trabajos peligrosos y desconexiones de las energías que accionan esos equipos o instalaciones, lo que requiere crear permisos de trabajo peligroso y procesos de bloqueo y etiquetado de equipos (LOTO) con mucha frecuencia.

Situación inicial

En Azucarera, tradicionalmente los permisos de trabajo y los procesos de LOTO se gestionaban en papel.

Para los permisos de trabajo se disponía de un bloc multicopia numerado de permisos de trabajo preimpresos que debían rellenarse a mano e ir pasando de persona a persona para que cada una de ellas rellenara y se responsabilizara de su parte y cometido.

Para los procesos de LOTO se disponía de una ficha individualizada por cada equipo o ubicación técnica a bloquear en la que se detallaba el proceso y puntos que se debían bloquear. Y paralelamente se debe gestionar la recogida, guardado y custodiado de las llaves de cada uno de los bloqueos. Para el conjunto de sus instalaciones, Azucarera dispone de más de 2000 equipos o ubicaciones técnicas, cada una con su correspondiente ficha y esquema de LOTO.

Todo este trasiego de papel que debe pasar de mano en mano, que se debe archivar, y que se debe poder consultar antes, durante y después de la gestión, supone un consumo de tiempo y recursos muy elevado, que en base a la cantidad de permisos y bloqueos que gestiona la empresa se hacen prácticamente insostenibles.

Propuesta de solución

En base al análisis de la situación inicial, Azucarera apostó por la digitalización completa de ambos procesos (Permisos de trabajo y Procesos de LOTO).

Esta digitalización no consistía solo en convertir los documentos en papel en ficheros digitales, que ya es un primer paso, sino en la digitalización completa de todo el flujo de estos procesos creando una aplicación informática específica que lo fortalece y agiliza en gran medida. Y para ello Azucarera confió en el equipo de Prevencontrol.

Y a partir de conocer y estudiar conjuntamente ambos flujo ( tanto de los permisos de trabajo como de los procesos de LOTO) en toda su dimensión, se implementó la aplicación informática SmartSafetyapp para estos procesos en Azucarera.

Esta aplicación consta, por una parte, de un entorno de acceso web donde se lleva a cabo la configuración del entorno y se almacenan todos los datos de los permisos de trabajo y procesos de LOTO que se gestionan. Por la otra consta de una aplicación móvil sincronizada con el entorno web y con un sistema de avisos, que permite la gestión en movilidad y sobre el terreno de todo el flujo de los permisos de trabajo y procesos de LOTO.

Beneficios

Con la implantación de la aplicación informática SmartSafetyapp que permite la digtailización completa de los permisos de trabajo y los procesos de LOTO Azucarera consigue un conjunto de beneficios:

  • Eliminación completa del papel, dejando solo un uso testimonial para casos de algún tipo de justificación documental puntual.
  • La eliminación del papel también conlleva la eliminación de la necesidad de espacio físico para su archivado y almacenamiento, que pasa a ser completamente en espacio digital
  • El disponer del almacenamiento digitalizado también facilita y agiliza mucho las consultas de la documentación de los permisos de trabajo o procesos de LOTO, tanto durante su gestión como una vez archivada
  • El flujo digitalizado es más robusto y seguro que el flujo en papel. Siempre se ha dicho que el papel lo soporta todo, y el establecer pasos o puntos de cumplimentación imprescindible en el proceso digital que no permiten avanzar sin su rellenado dan más seguridad al procedimiento y a los trabajos a realizar, al tiempo que permite reducir los errores de rellenado.
  • El disponer de una aplicación informática distribuida entre los diferentes participantes y con posibilidad de trabajo en movilidad sobre el terreno con alertas para los usuarios, reduce en gran medida los tiempos muertos derivados de la gestión en papel.
  • El hecho de tener la información centralizada en tiempo real de los diferentes permisos y LOTOs facilita y agiliza la consulta rápida, tanto del histórico de procesos realizados como del estado de los diferentes procesos en curso.
  • Un sistema de avisos en tiempo real permite conocer cualquier desviación o problema entre el esquema de bloqueo teórico y el estado de la instalación y bloqueo real realizado.

Queda claro que gestionar los procedimientos LOTO con una aplicación informática permite ganar tiempo y garantizar una mejor seguridad. Si queréis disponer de un aplicativo que os ayude a crecer en la gestión de procedimientos de LOTO, contactad con nosotros.

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