La participación de los trabajadores en las cuestiones relativas a la seguridad y salud en el trabajo es uno de los pilares de la cultura preventiva y uno de sus principales factores de éxito.

Existen muchas vías en las que se puede generar participación, pero una de las que la normativa española pone a disposición de trabajadores y empleadores son los Comités de seguridad y salud.

El Comité de Seguridad y Salud es el órgano de participación interno de la empresa para una consulta regular y periódica de las actuaciones de la organización en materia de seguridad y salud. Su objetivo es fomentar el intercambio de ideas entre las partes y establecer un foro de diálogo estable y ordenado.

Este comité está formado por los Delegados/as de Prevención y un número igual de representantes designados por la dirección de la empresa. Como tal, es un órgano colegiado, paritario y consultivo encargado de la participación interna en la toma de decisiones en cuestiones de seguridad y salud.

Es fundamental que los representantes de la empresa en el Comité de Seguridad y Salud tengan capacidad decisoria para garantizar que se pueda llevar a cabo una verdadera negociación en el seno del comité.

Es obligatorio que el Comité se establezca en todas las empresas o centros de trabajo que cuenten con 50 o más trabajadores/as.

Además, es necesario que el Comité se reúna al menos trimestralmente, o cuando alguna de las dos partes lo solicite. Es importante que el Comité establezca sus propias normas de funcionamiento para garantizar una gestión eficiente y efectiva de sus actividades.

Uno de los aspectos que nuestros clientes nos comentan con frecuencia es la necesidad de contar con una planificación digitalizada para la gestión de los Comités de Seguridad y Salud. Es frecuente que se demoren las reuniones, que no se lleven a cabo las actas o se hagan tarde y con discrepancias entre las partes, y sobretodo que de reunión a reunión, muchas de los aspectos que se trataron no se hayan trabajado porque se quedaron en el documento y nadie ha atinado en darle salida.

Para evitar esta situación, es fundamental contar con una herramienta digital que nos permita planificar y dar seguimiento a las medidas acordadas en las reuniones del comité. De esta forma, podremos asegurarnos de que todas las medidas acordadas se implementen adecuadamente y se dé seguimiento a su cumplimiento en la siguiente reunión, ganando en eficiencia de los Comités de seguridad y salud.

Con la utilización de una herramienta digital como SmartOSH se puede realizar todo el proceso con ello:

• Planificación. Se determina el día, la hora y el lugar para la reunión y se comunica a todos los interesados. Además, se establece una previsión para la siguiente reunión.
• Convocatoria. Se envía una convocatoria por correo electrónico a todos los integrantes del Comité.
• Gestión de asistentes. Se lleva un control de las asistencias individuales para garantizar la presencia de todos los asistentes.
• Órdenes del día y acuerdos. Se registra una lista de órdenes del día y acuerdos previos para facilitar la exposición de los temas por orden de importancia.
• Generación de acciones. El software utilizado para la reunión preventiva permite generar acciones para evitar que se nos pase por alto cualquier tema importante.
• Próximos temas. Se facilita una mayor facilidad para retomar puntos pendientes de reuniones anteriores, ayudando a asegurarse de que se han implementado correctamente.
• Envío del acta. El propio programa genera el acta de la reunión y la envía por correo electrónico.
• Firma del acta. Los asistentes pueden firmar el acta digitalmente después de leerla y confirmar que se ha registrado de forma precisa.
• Recordatorio de convocatoria. Se envía un recordatorio de convocatoria para la siguiente reunión antes de la fecha programada.
  

Esta herramienta es extremadamente útil, ya que nos permite asegurarnos de que todos los asistentes tengan acceso a la información relevante de la reunión preventiva. Además, gracias a la posibilidad de monitorizar quién ha leído las actas, podemos garantizar que todos los participantes están al tanto de los acuerdos y las acciones tomadas en la reunión.

La capacidad de generar acciones directamente en la propia reunión, asignando responsabilidades y planificando su implementación, también es una característica muy valiosa. De esta manera, las medidas acordadas no se pierden en el acta y se implementan con mayor eficacia.

En resumen, el uso de esta herramienta digital para las reuniones preventivas permite una gestión más eficiente y efectiva de los comités de seguridad y salud, y facilita la colaboración y la comunicación entre todos los participantes, aportando valor a este organismo como generador de cultura preventiva en la organización.

Si estás pensando en digitalizar la gestión preventiva de tu organización, contacta con nosotros.