El reto: gestionar eficazmente la aptitud médica en un entorno altamente regulado
Una compañía industrial con más de 2.600 trabajadores, buena parte de ellos expuestos a agentes cancerígenos, se enfrentaba a un problema creciente en la gestión de los certificados de aptitud médica emitidos por su proveedor de vigilancia de la salud. Estos certificados se publicaban en una plataforma externa, y el personal de prevención debía acceder manualmente para revisarlos.
La reducción de personal administrativo tras la pandemia hizo insostenible este modelo. La falta de tiempo y recursos impedía revisar la plataforma a diario, lo que generaba fallos en la detección de limitaciones médicas y suponía un riesgo tanto para la salud laboral como para el cumplimiento normativo, especialmente por la obligación legal de conservar esta información durante 30 años.
La solución: automatización robótica de procesos (RPA)
Ante esta situación, la empresa apostó por estandarizar y digitalizar el proceso a través de un robot RPA. Dentro de una estrategia de mejora continua y gestión LEAN, el conocimiento fue documentado y estructurado para que dejara de depender de personas concretas y pasara a formar parte del sistema organizativo.
El robot fue programado para:
- Acceder de forma periódica a la plataforma del proveedor.
- Descargar automáticamente las cartas de aptitud.
- Integrarlas en el sistema interno de gestión de personal (ERP).
- Clasificar la aptitud del trabajador y registrar fechas clave.
- Notificar automáticamente al técnico de prevención en caso de detectar restricciones o inaptitudes.
También se le asignó la tarea de recuperar el histórico de certificados de años anteriores, asegurando así la trazabilidad completa de la información médica.
Los resultados: eficiencia operativa y valor preventivo
Gracias a esta automatización, la compañía logró:
- Eliminar tareas manuales repetitivas, que ya no podían abordarse con recursos disponibles.
- Evitar incumplimientos detectados en auditorías previas, relacionados con certificados no localizados.
- Liberar a los técnicos de prevención para tareas de mayor valor añadido.
- Garantizar el almacenamiento interno y seguro de información crítica, evitando depender de plataformas externas.
- Obtener KPIs automáticos sobre el estado de aptitud médica de la plantilla.
Este caso refleja cómo la robotización de procesos administrativos puede marcar la diferencia entre cumplir con lo justo y disponer de un sistema robusto, eficiente y orientado a la mejora continua en seguridad y salud laboral. Si quieres robotizar algún proceso en tu organización (CAE, etc), contacta con nosotros.
