Supongo que más de una vez has oído la frase de “El papel lo aguanta todo” para referirse a que es más fácil plasmar en papel aquello que queremos hacer, que realmente hacerlo. Pero ello no significa que lo plasmado en ese papel sea realmente lo más adecuado ni que luego se siga a detalle lo que allí se explica.

Esto mismo se puede trasladar al mundo de la gestión de los permisos de trabajo y de los procedimientos de LOTO (Lock Out Tag Out) o enclavamiento de equipos o máquinas. Son muchas las empresas que tienen perfectamente documentados sus procedimientos para la gestión de los permisos de trabajo peligrosos y sus LOTOs con formularios detallados que sobre el papel son una pasada y está todo controlado, pero a la hora de ponerlos en práctica pueden existir lagunas en las interpretaciones, se aplican saltos en el orden de los pasos a seguir o se toman atajos. Todo ello, muchas veces, con la buena intención de ganar tiempo pero que deriva en una reducción del nivel de seguridad o de la responsabilidad, en unos temas en que la seguridad es crucial.

De ahí, la necesidad y la importancia de la implantación de un software de gestión digitalizada de los permisos de trabajo y procedimientos de LOTO que ayude a que se aplique de forma correcta y en pro de la seguridad, el procedimiento estudiado y establecido para ello. siguiendo de forma ordenada cada uno de sus pasos.

A continuación te aportamos algunos problemas de las organizaciones que se podrían eliminar o reducir con un software de gestión de permisos de trabajo especiales y consignación de equipos.

• Realización de trabajos peligrosos sin la garantía que cumplen con el procedimiento establecido. Por prisas o por descuidos, con la gestión en papel se puede llegar a poner en marcha un permiso de trabajo o un bloqueo sin haber pasado o revisado todos los puntos críticos previos. Un buen software de gestión de permisos o LOTOs puede evitar avanzar al paso siguiente sin completar el anterior, cuando estos se consideran críticos.
• Trabajadores implicados en trabajos peligrosos que no han recibido toda la información o la reciben de forma tardía. La distribución de las copias del permiso de trabajo en papel puede demorarse o, en algún caso, no llegar a todos los implicados en los trabajos. Con un sistema de distribución automática digitalizada (vía email, notificación push,…) la información del permiso de trabajo puede llegar de forma prácticamente instantánea a los implicados.
• Información del permiso o LOTO trasladada a los trabajadores implicados que queda desfasada durante el tiempo de ejecución de los trabajos. Durante la ejecución de los trabajos alguna información del permiso de trabajo o del procedimiento de LOTO puede variar después que se haya imprimido y distribuido en papel esa información a los participantes. Con una aplicación informática se puede mantener actualizada esa información al momento y ofrecerla completamente actualizada a los participantes.
• Esquemas de bloqueo y etiquetado desfasados por cambios en los equipos que no se detectan ni trasladan a las fichas de bloqueo. Muchas organizaciones disponen de fichas de equipos en papel que incorporan esquemas o secuencias marcadas para el bloqueo y etiquetado que resultan de gran utilidad. Pero con el paso del tiempo, los mantenimientos y reformas, estos esquemas pueden quedar desfasados sin que nadie quede alertado de ello para su corrección. Con un sistema digitalizado de gestión de LOTOs que permita la comunicación instantánea de errores y cambios con una referencia concreta sobre el esquema gráfico o el punto de secuencia, se alerta al momento de dichos cambios que además de llegar al responsable de subsanarlos, estarán a disposición de los trabajadores para próximas ocasiones.    
• Archivado de documentos de permisos de trabajo o de LOTO no completamente cerrados documentalmente. A veces por prisa, a veces por descuido, a veces por traspapelado, los permisos de trabajo o LOTOs documentados en papel, pueden llegar a archivarse si llegar a completarse plenamente su contenido necesario, o las referencias de los responsables implicados, y una consulta futura puede dar resultados infructuosos y dificultad en los descargos de responsabilidad. Con un correcto proceso digitalizado mediante una aplicación informática, se puede llegar fijar puntos como imprescindibles antes del archivado y lanzar alertas de aquellos permisos caducados y no completados documentalmente.

Esperamos que estos tips te ayuden en tu decisión. Si quieres que te acompañemos en tu proceso de digitalización no dudes en ponerte en contacto con nosotros.