Después de analizarlo detenidamente por fin en tu organización se ha decidido implantar un software que os permita una gestión digitalizada y agilizada de los permisos de trabajo.
Ahora empieza una nueva manera de trabajar y con ilusión abordas el proceso de configuración y puesta en marcha de la nueva herramienta informática.
A partir de nuestra experiencia en la implantación de la herramienta informática SmartSafety para gestión de permisos de trabajo, te explicamos algunos puntos con los que te puedes encontrar y te damos algunos consejos para abordarlos para que la implantación de sea exitosa.
- El workflow en la aplicación para un permiso de trabajo es distinto del nuestro.
- El paso a digital de un procedimiento establecido en papel puede comportar cambios. Si se opta por una aplicación informática estándar esas diferencias pueden ser mayores.
- Estúdialos bien, busca las coincidencias, valora cuál es la mejor adaptación y, si es necesario, no dudes en aplicar cambios en tu procedimiento, si ello lleva a una mejor coordinación con la aplicación informática. Déjate aconsejar por los consultores de implantación de la herramienta informática, ellos la conocen mejor que nadie, explícales tus inquietudes y encontraréis soluciones conjuntamente.
- Tengo varias plantillas de permisos de trabajo para diferentes trabajos peligrosos que no se como encajarlas en la nueva aplicación informática.
- Algunas organizaciones disponen de una sola plantilla que permite gestionar permisos para cualquier tipo de trabajo peligroso, y otras tiene una plantilla para cada tipo de trabajo. Este último caso puede parecer más complejo para trabajar con una aplicación informática.
- Antes de empezar, busca los puntos que tengan en común todas las plantillas e intenta unificarlas en una sola, será más sencillo tanto para implantar como para gestionar luego por parte de los usuarios. Aprovecha las funcionalidades de parametrización que te ofrece el aplicativo informático. Es un esfuerzo que se debe hacer la primera vez, pero una buena configuración redundará a posteriori en un más fácil y ágil uso de la aplicación.
- Quiero que todos los trabajadores se impliquen en el uso pero no se como hacerlo.
- Hay implantaciones de aplicaciones informáticas específicas que no llegan a buen puerto porque los usuarios finales las rechazan, muchas veces por falta de conocimiento de la misma, por tener que salir de su zona de confort o por entender que eso no va con ellos.
- Antes de empezar con el proceso de implantación del software, selecciona a un conjunto de trabajadores relacionados con el tema y crea un grupo de trabajo, y hazles partícipes de todo el proceso desde el principio. Que se cuente con su participación les va a empoderar para ser unos tractores en la implantación de la herramienta. Escucha sus peticiones y consejos (suelen ser los que conocen mejor como se hace el trabajo y por tanto, cómo aplicamos los procedimientos ahora y donde esperan llegar ellos con la herramienta), no siempre se les podrá complacer pero es importante retroalimentarlos y explicales el porqué. Fórmales como usuarios clave y que sean ellos los que formen al resto de trabajadores que van a usar la herramienta. Todo esto les hará sentirse partícipes, trasladarán esta participación al resto y el rechazo global será mucho menor.
- He empezado pero me está llevando tiempo llevar a cabo la implantación y puesta en marcha del aplicativo.
- Reflexiona y piensa que la decisión de implantar un software para permisos de trabajo viene tomada por que realmente ahorra un montón de tiempo respecto del procedimiento en papel, y precisamente es lo que buscabas: ganar en seguridad y trazabilidad, pero sobretodo ahorrar tiempo. Pero para conseguir este objetivo siempre es preceptivo invertir algunas horas.
- Ten un poco de paciencia y e invierte el tiempo necesario, ya que es una buena inversión que te va a retornar enseguida. Destinar el tiempo necesario y de forma fructífera puede acortar considerablemente el plazo de implantación y te va a ayudar en poco tiempo a recuperar la inversión.
Esperamos que estos consejos te puedan ayudar. SmartSafety es una herramienta informática para la gestión de permisos de trabajo y procedimientos de LOTO, de fácil uso y adaptación. Si estás interesado no dudes en ponerte en contacto con nosotros.
