Smart TIPs #4 Importancia de la participación en la cultura preventiva

Tiempo de lectura: 3 minutos

Problema

La implicación y participación de los empleados es una pieza clave para potenciar y afianzar la mejorar en cultura preventiva.

Establecer canales para fomentar dicha participación es indispensable para implicar a los trabajadores no sólo en la notificación de eventos (deficiencias, incidentes, accidentes,…) sino también para la propuesta de acciones de mejora.

Objetivo

Diseñar un proceso que permita:

  • Crear una cultura organizacional que facilite la participación de los trabajadores sin miedo a represalias.
  • Disponer de mecanismos que faciliten dicha participación.
  • Garantizar un feedback adecuado referente a las mejoras propuestas.
  • Involucrar a todos los niveles de la organización en la búsqueda de soluciones.

Propuesta

Crear un sistema que permita no sólo la participación de los trabajadores sino también el feedback de las acciones desarrolladas.

Primera fase: Identificar cómo fomentar dicha participación.

Para ello se puede diseñar un cuestionario sencillo, en colaboración con los trabajadores de la instalación, que permitía notificar:

  • Fecha
  • Propuesta de mejora realizada
  • Categoría de esta (protecciones, accesos,…)
  • Zona
  • Departamento al que se dirigirá la propuesta. En caso de no indicar departamento, el software puede dirigir la respuesta a un buzón determinado, cómo por ejemplo al departamento de seguridad y salud o al comité de seguridad y salud.

Para acceder a dicho cuestionario, se puede realizar de distintas formas, en base a los medios de los que dispongamos. Por ejemplo:

  • Mediante el software de gestión preventiva que tengamos.
  • Mediante aplicación especifica diseñada o adquirida para tal uso.
  • Mediante una url a la que se puede acceder desde un código QR dispuesto en distintas zonas de la instalación (zonas de reunión, safety Corners,…) o desde ordenadores, tablets, pantallas táctiles, …

Un punto clave es planificar cómo se van a gestionar los datos generados.

Segunda fase: Trasladar la importancia de dicha participación.

Realizar una comunicación eficaz es clave a la hora de incrementar la notificación.

  • ¿Qué se quiere conseguir? Mejorar las condiciones de bienestar de todas las personas que forman parte de la organización, mediante la detección de situaciones potenciales de mejora. Entre todos construimos seguridad.
  • ¿Qué de mejora y reconocimiento, consecuencias tendrá? Únicamente de mejora y reconocimiento, nunca punitivas.
  • ¿Cómo se participa? Dejar claro el proceso de participación y cómo se gestionan las propuestas es clave. No hay nada que pueda penalizar la participación que no realizar una retroalimentación adecuada.

Tercera fase: Fomentando la participación.

A la hora de empezar la implantación del proceso se debe tener claro si queremos realizarlo al mismo tiempo en toda la organización o empezar en una zona. Realizar un testeo o piloto en una zona es una buena forma de empezar y detectar distintas oportunidades de mejora, no sólo en la notificación sino también en la gestión.

Al principio de la implantación es clave desarrollar acciones que favorezcan dicha participación, cómo por ejemplo:

  • Habilitar la posibilidad de que el cuestionario sea anónimo o donde sea voluntario poner el nombre.
  • Realizar actividades de gamificación con objeto de potenciar dicha participación. Por ejemplo, indicar un ranking por áreas y número de propuestas.

A medida que avance el proceso, se pueden establecer reconocimientos a la mejor propuesta, a la mejor unidad, …

Al igual que el punto anterior, disponer de una cultura del dato adecuada y un cuadro de mando con unos buenos indicadores nos facilitará la gestión y tratamiento tanto de las propuestas como de las acciones.

Cuarta fase: Poniendo en valor la participación.

Trasladar el estado de las propuestas de los trabajadores es indispensable. No sólo de aquellas que se han realizado o se van a realizar, sino también de aquellas que se han desestimado y por qué. Lógicamente las causas de desestimación deben ser objetivas.

Para valorar las propuestas es aconsejable tener en cuenta no sólo la criticidad de la propuesta (¿Cómo de importante es la mejora que realizó para la seguridad?) sino también la replicabilidad (¿En cuántas zonas la puedo implantar?) y por supuesto la opinión de los trabajadores afectados.

Indicadores iniciales: ¿Sabemos cómo vamos?

Con objeto de que la implantación sea efectiva se deben establecer indicadores adecuados que nos permitan analizar:

  • Porcentaje de propuestas por estado (notificadas, abiertas, cerradas, standby,…)
  • Porcentaje de propuestas por categoría
  • Porcentaje propuestas por área, zona,..

Afianzando la mejora

¿Qué áreas participan más? ¿Qué trabajadores proponen las mejores soluciones? ¿En qué áreas se realiza una mejor retroalimentación? ¿Qué influye en estos aspectos? son ejemplos de preguntas que debemos hacernos a medida que avance el proceso.

Sin olvidarnos del seguimiento de las acciones propuestas. Si quieres saber más no dudes en mirar este artículo.

Si quieres que te ayudemos a incrementar la participación no dudes en ponerte en contacto con nosotros.

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