Coordinación de Actividades Empresariales (CAE)

La Coordinación de Actividades Empresariales pretende dar solución a la, cada vez más habitual, contratación y subcontratación de servicios para descentralizar toda o parte de la actividad productiva de una empresa.

Te mostramos todo lo que necesitas saber para la gestión de la Coordinación de Actividades Empresariales (CAE): qué normativa la regula, qué implica para las organizaciones y cómo agilizar uno de sus grandes retos, la gestión documental.

Índice de contenidos:

¿Qué es la Coordinación de Actividades Empresariales?

La Coordinación de Actividades Empresariales (CAE) nace de la necesidad de velar por la seguridad y salud de los trabajadores de diferentes empresas que confluyen en un mismo centro de trabajo para desarrollar su actividad.

Es habitual que las empresas concurrentes tengan estructuras distintas y sistemas e incluso enfoques divergentes en la gestión de la cultura de prevención. La CAE, surge así, de la complejidad para gestionar la prevención de riesgos laborales en un escenario empresarial, en el que cada vez más, crece la contratación y subcontratación de obras y servicios.

En este sentido, la legislación insta a estas empresas a colaborar, a intercambiar información y, sobretodo, a coordinarse entre ellas. Con el objetivo de evitar o reducir los riesgos derivados del centro de trabajo, de la actividad a desarrollar o de los trabajos que realizan cada una de las empresas contratadas o subcontratadas. Así como los riesgos añadidos por la concurrencia de las mismas.

Te contamos qué es la CAE en un minuto

¿Qué normativa legislativa aplica a la CAE?

Son múltiples los contextos en los que se produce una subcontratación de obras o servicios. Es por esta razón que la normativa regula estas situaciones mediante diferentes normas legislativas que recogemos a continuación:

La coordinación de actividades empresariales (CAE) se regula a través del RD 171/2004 de Coordinación de Actividades Empresariales que a su vez desarrolla el art 24 de la Ley 31/1995 de PRL.

Adicionalmente, en el art 42 del RD Legislativo 2/2015 de Estatuto de los Trabajadores también se hace referencia al cumplimiento de las obligaciones de la Coordinación de Actividades Empresariales. En este caso, en materia de prevención de riesgos laborales en la subcontratación de obras y servicios.

Para las actividades relacionadas con la construcción, además se debe aplicar el RD 1627/1997 sobre disposiciones mínimas de seguridad y salud en obras de construcción.

Si las instalaciones pueden verse afectadas por la generación de atmósferas explosivas se debe tener en cuenta el RD 681/2003 sobre protección de trabajadores a atmósferas explosivas.

En caso de empresas de trabajo temporal, la regulación de la Coordinación de Actividades Empresariales viene regulada por la Ley 14/1994 de empresas de trabajo temporal y el RD 216/1999 sobre seguridad y salud en empresas de trabajo temporal.

Y para facilitar todo este cumplimiento también se dispone de las notas técnicas de prevención NTP 918 y NTP 919 sobre coordinación de actividades empresariales.

9 conceptos básicos para la gestión de la Coordinación de Actividades

Para poder llevar a cabo una correcta gestión de la CAE debemos tener claros los siguientes conceptos básicos:

  1. Centro de trabajo: Cualquier área, edificada o no, en la que los trabajadores deban permanecer o a la que deban acceder por razón de su trabajo.
  2. Empresario titular: Quien gestiona el centro de trabajo y puede ponerlo a disposición para desarrollar alguna actividad. Desarrolla su actividad en él o no, pero la actividad o servicio que contrata no está directamente relacionada con su propia actividad.
  3. Empresario principal: Es el que contrata o subcontrata, con otros, la realización de obras o servicios correspondientes a su propia actividad y que se desarrollan en su propio centro de trabajo.
  4. Contratista: Es quien, contractualmente, y con medios humanos y materiales, propios o ajenos, asume frente al empresario titular y/o principal la ejecución de la totalidad o parte de los trabajos relacionados con un proyecto o contrato.
  5. Subcontratista: Es la persona física o jurídica que asume contractualmente ante el contratista, con medios humanos y materiales propios, el compromiso de ejecutar la totalidad o parte de los trabajos con sujeción a un proyecto o un contrato.
  6. Coordinador de Actividades Preventivas: figura designada por el empresario titular con trabajadores en el centro, que se encarga de la coordinación de actividades empresariales.
  7. Coordinador de Seguridad y Salud en Obra: técnico competente designado por el promotor para la coordinación de actividades desarrolladas por los contratistas en las obras que afectan a la seguridad y salud de los trabajadores. Figura regulada por el RD 1627/97 para obras de construcción.
  8. Recurso preventivo: Persona o personas, que con conocimientos, cualificación y experiencia, dotado/s con medios suficientes, y suficientes en número. Es o son designados por la empresa para vigilar el cumplimiento de las actividades preventivas. 
  9. Concurrencia: Presencia de trabajadores de dos o más empresas desarrollando su actividad en un mismo centro de trabajo. Y las empresas concurrentes son todas las que intervienen simultáneamente en el mismo centro de trabajo durante la ejecución de las actividades.
Coordinación de Actividades Empresariales en la construcción

¿Qué obligaciones deben cumplir las empresas en la CAE?

Aunque puedan derivar otras responsabilidades determinadas en la diferente normativa citada anteriormente, nos centraremos en lo que exige el RD 171/2004. Es la normativa base genérica que afecta a cualquier tipo de Coordinación de Actividades Empresariales.

Este Real Decreto recoge las obligaciones y deberes de cooperación en función de si se produce concurrencia de trabajadores de varias empresas en un mismo centro de trabajo, cuando una de ellas es titular y cuando existe un empresario principal.

Obligaciones derivadas

En función de la concurrencia de trabajadores, de la titularidad del centro de trabajo y de la actividad del servicio, podemos destacar las siguientes obligaciones derivadas:

  • En todos los casos, las obligaciones por la concurrencia de trabajadores, afectan por igual a cualquiera de las empresas concurrentes o trabajadores autónomos.
  • Si un empresario contrate a una o más empresas para la realización de una actividad o servicio que no se considere propio de su actividad. Además de las obligaciones como empresa concurrente, también le aplicarán las obligaciones como empresario titular.
  • Cuando un empresario contrate a una o varias empresas para la realización de una actividad o servicio propio de su actividad, dentro de sus instalaciones. Además de las obligaciones como empresa concurrente y como empresario titular, también le aplicarán las de empresario principal.
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Medios de Coordinación de Actividades Empresariales

Los medios de coordinación son todos los recursos que pueden emplearse en el centro de trabajo para llevar a cabo la Coordinación de Actividades Empresariales.

El RD 171/2004 establece los siguientes medios de coordinación:

  • Intercambiar información y comunicaciones entre las empresas concurrentes.
  • Celebrar periódicamente reuniones entre las empresas concurrentes.
  • Celebrar reuniones conjuntas de los comités de seguridad y salud de las empresas concurrentes. O, en su defecto, de los empresarios que no dispongan de comité de seguridad y salud con los delegados de prevención.
  • Impartir instrucciones.
  • Establecer el conjunto de medidas específicas para la prevención de los riesgos del centro de trabajo que puedan afectar a los empleados de las empresas concurrentes o de procedimientos o protocolos de actuación.
  • Disponer y tener presentes los recursos preventivos de las empresas concurrentes en el centro de trabajo donde se desarrollan los trabajos.
  • Designar una o más personas encargadas de la coordinación de las actividades preventivas.
  • Otros medios derivados de la negociación colectiva y otros de normativa específica.

Otros factores a tener en cuenta

Para establecer e implementar los medios de coordinación cabe tener en cuenta que:

  • La iniciativa para el establecimiento de los medios de coordinación corresponde al empresario titular o, en su defecto, al empresario principal. Deben establecerse antes del inicio de las actividades.
  • Los medios de coordinación deberán actualizarse siempre que sea necesario. Su efectividad debe ser revisada durante todo el periodo en el que se requiera la coordinación.
  • El medio de coordinación más adecuado dependerá en cada caso de la complejidad y del grado de dificultad de cada actividad (en función de la peligrosidad, la duración y el número de trabajadores).
Gestión documental de la Coordinación de Actividades Empresariales
Organizar y hacer el seguimiento de toda la documentación generada por la CAE ha sido desde siempre un gran reto para las organizaciones

¿Cómo gestionar la documentación generada por la Coordinación de Actividades Empresariales?

Una parte del cumplimiento de la gestión de la CAE se realiza mediante la entrega o intercambio de documentación:

  • El deber de informar entre empresas concurrentes requiere el intercambio de la información relacionada con los riesgos de las actividades que afecten a otras empresas. Y para su justificación requiere el intercambio de documentos entre empresas concurrentes.
  • Dar instrucciones por parte del empresario titular puede gestionarse mediante la entrega de documentación.
  • La vigilancia del cumplimiento de la normativa PRL de las contratas requiere en gran medida la solicitud y entrega de documentación.
  • Acreditar por escrito la evaluación de riesgos y la planificación de la actividad preventiva. Así como la formación e información de los trabajadores.

Todo este intercambio de documentación ha requerido siempre una gran inversión de tiempo. Por lo que actualmente toda esta gestión se lleva a cabo de forma digitalizada mediante plataformas CAE como SmartOSH. Así, se facilita y automatiza el intercambio de documentación entre empresas concurrentes al tiempo que se controla el estado de dicho intercambio.

Pero el intercambio documental no es suficiente para un correcto proceso de Coordinación de Actividades Empresariales. Las empresas concurrentes deben tener en cuenta también la implementación y, en muchos casos, justificación de los medios de coordinación necesarios.

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