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26/11/2020

Cómo automatizar la memoria de los servicios de prevención

Una de las tareas más complejas y tediosas de la gestión de un Servicio de Prevención Mancomunado es la de recopilar los datos para poder presentar la memoria de actividades anuales que exige la famosa Orden TIN 2504/2010.

Consultamos a los expertos en Seguridad y Salud de nuestra red en Linkedin, acerca de cuánto tiempo dedicaban a preparar esta memoria y quedó perfectamente claro que es una tarea a la que a todos les gustaría dedicar menos tiempo.

La complejidad que precisa actualmente la gestión de un Servicio de Prevención Propio o Mancomunado en una organización hace imprescindible contar con un apoyo informático. Pese a ello, una nueva encuesta propia realizada en Linkedin nos reveló que un 79% de los Servicios de Prevención todavía trabajan a mano o con herramientas ofimáticas convencionales.

En Smart OSH, disponemos de un módulo específico para la gestión de estas memorias, que nos permite crear en 3 clicks la memoria que se debe presentar según la mencionada Orden TIN.

  • 1er click: Para calcular datos
  • 2º click: Para generar el informe del Servicio de Prevención
  • 3er click: Para configurar el conjunto de los informes para cada una de las empresas que estoy gestionando, en el caso de los Servicios de Prevención Mancomunados

La aplicación recoge los datos introducidos durante el día a día de un Servicio de Prevención para convertirlos en la información que es preciso reportar a la administración.

Si quieres llevar tu gestión a otro nivel y saber cómo puedes automatizar todos los procesos de tu Servicio de Prevención, te invitamos a visualizar el siguiente webinar.

19/11/2020

Por y para qué son necesarias las Evaluaciones de Riesgos Laborales en Real Time

Fue un filósofo griego presocrático, llamado Heráclito, el que afirmó la imposibilidad de bañarse 2 veces en las aguas de un mismo río, haciendo referencia al fluir constante que experimenta la propia vida. El objetivo aquí, no es la filosofía o quizá sí, si nos enfocamos en una filosofía de Cultura Preventiva diseñada por y para velar por la Seguridad y la Salud en el Trabajo. ¿Podemos afirmar que, aun conociendo las instalaciones del centro de trabajo a la perfección, siempre visitamos las mismas? ¿Es la Evaluación de Riesgos Laborales algo estático o está en continuo movimiento?

Más allá de cualquier normativa, únicamente utilizando el sentido común, quizás el menos común de los sentidos, podemos afirmar que para eliminar, o en su defecto, minimizar un riesgo laboral, el primer paso es proceder a su correcta identificación. Sin identificar las condiciones inseguras, poco o nada podemos hacer. Veamos con un ejemplo concreto del día a día en un centro de logística de una organización real:

Primer día:

  • Condición existente:
    • Existencia de cajas bloqueando la salida de emergencias.
  • Medida propuesta:
    • Retirar las cajas.

Segundo día:

  • Condición existente:
    • Las cajas han sido retiradas conforme se solicitó.

Tercer día:

  • Condición existente:
    • Existencia de cajas bloqueando la salida de emergencias.
  • Medida propuesta:
    • Retirar las cajas.

Si nos quedamos en el segundo día, podríamos concluir que el riesgo ha sido eliminado en origen, si vamos al tercer día, veremos que no. Cuando tenemos datos en real time, podemos ir más lejos, hacernos preguntas que fácilmente podremos resolver y que, sin dudar, reportarán enormes beneficios tanto a nivel de Seguridad y Salud, como en resultados económicos.

  • ¿Por qué existen nuevas cajas allí?
  • ¿Falta espacio y hay que habilitar nuevas zonas de almacenaje?
  • ¿Falta Cultura Preventiva y los trabajadores las dejan allí de nuevo las cajas porque son de los que piensan que “nunca pasa nada”?
  • ¿Ocurren ambas cosas?
  • ¿Qué está sucediendo en la organización? 
  • Y la más importante recabando todos estos datos ¿Cómo podemos zanjar el tema de una vez por todas eliminando el riesgo en origen? -en los casos en los que sea posible-.

Con una evaluación en real time en la que además puedan aportar todos los integrantes de la organización, podremos obtener el GPS correcto que nos guía sobre las acciones a tomar. De esta manera, las evaluaciones de riesgos son verdaderamente efectivas y eficaces. Las medidas a implementar en las organizaciones se convierten en medidas reales, no en  “corta-pegas” con medidas genéricas que poco pueden aportar para evitar accidentes o incidentes. Uno de los grandes errores en las organizaciones es pensar que la Evaluación de Riesgos Laborales es un documento estático, una foto fija del momento concreto que se evalúa y limitarse a las obligaciones de cumplimiento legal. Eso no es más que una evaluación de riesgos para salir del paso, no una herramienta que realmente sirva para su cometido.

Tomando como fuente las estadísticas de accidentes de trabajo del año 2019 del Ministerio de Trabajo, Migraciones y Seguridad Social, un total de 695 trabajadores fallecieron en accidente laboral. Casi 2 fallecidos al día. La Inexistencia o insuficiencia de un procedimiento que regule la realización de las actividades dirigidas a la identificación y evaluación de riesgos y Medidas preventivas propuestas en la planificación derivada de la evaluación de riesgos insuficientes o inadecuadas figuran como causas frecuentes de mortalidad en el trabajo.

Como profesionales y expertos en SST facilitamos las herramientas necesarias para gestionar mejor, más fácil y más rápido, en definitiva, hacemos fácil lo que inicialmente parecía difícil. A través de Smart OSH cualquier integrante de la organización puede reportar una condición insegura con fotos directamente a través de la App, pudiendo ver los cambios, a modo de video, de forma real, fotograma a fotograma de lo que ha sucedido y está sucediendo en la organización. Lograremos con ello dar un salto cuántico de una evaluación de riesgos burocrática que da cumplimiento legal, a una evaluación de riesgos excelente que logre evitar accidentes laborales y, en definitiva, para generar cultura preventiva.

Smart OSH es el software de PrevenControl para la gestión avanzada de la Seguridad y Salud Laboral. Si quieres conocer más detalles acerca de cómo puede ayudar a tu organización, no dudes en contactar con nosotros.

11/11/2020

Por qué debemos gestionar de forma adecuada las visitas a nivel de SST

Uno de los principios sobre los que se sustenta la cultura preventiva es que, dentro de nuestras organizaciones, la Seguridad y Salud debe ir más allá de nuestros trabajadores, abarcando también a los trabajadores de las organizaciones contratistas y a las personas que acceden a nuestras instalaciones.

Este último punto, muchas veces descuidado, es fundamental desde el punto de seguridad por los posibles riesgos añadidos que pueden implicar tanto para nuestros compañeros como para el personal ajeno que acceda a la instalación, en todas sus variantes: visitas, empresas de reparto, inspecciones…

En este sentido, se pueden dar dos tipos de situaciones:

La primera, es común en organizaciones que dan un paso adelante en seguridad e informan a sus visitantes de las actuaciones en caso de emergencia o de protocolos excepcionales en momentos concretos, pero que, por un formato incorrecto en el modo de transmitir, por la pérdida de información a la hora de tomar los datos o por repetición del mensaje, no consiguen obtener el resultado esperado. En definitiva, acabamos teniendo visitas que en la primera papelera que encuentran, tiran el tríptico del plano de evacuación sin leerlo y en la libreta de recepción tenemos unos datos que no aportan valor.

Ni que decir tiene que en el momento actual este punto es clave con objeto de establecer protocolos adecuados que permitan informar al externo de las medidas de seguridad extraordinarias, garantizar una correcta trazabilidad de los posibles infectados derivados de casos de COVID-19 y, además, tener la responsabilidad de nuestro visitante conforme no es personal susceptible de estar contagiado.

La segunda situación es la contraria. Una organización con el registro de entradas y salidas digitalizado, que tiene trazabilidad de todos los movimientos, datos informatizados que pueden ser de gran valor en el caso que se deban recuperar a posteriori y el compromiso firmado del externo conforme ha leído y acepta las medidas que se proponen o, en este último caso del COVID-19, que no ha estado en contacto con personas que tengan síntomas de haber contraído el virus o que él mismo no tiene la sintomatología para haberse contagiado.

Por todas estas razones, desarrollar un control de visitas adecuado, que sea fácil y sencillo, que permita asegurar una trazabilidad adecuada y que evite documentos que tengan que pasar de mano en mano es básico en la situación actual.

En este sentido, digitalizar de forma adecuada el control de visitas nos permitirá:

  • Gestionar de forma rápida, fácil y eficiente el registro de éstas.
  • Información en tiempo real de la visita.
  • Recoger los principales datos de la visita.
  • Definir claramente la persona visitada en la instalación.
  • Garantizar la fiabilidad de la información cumplimentada (por ejemplo, el DNI).
  • Mejorar la imagen de nuestra organización.
  • Trasladar información referente a las normas de seguridad de forma más dinámica y comprensible mediante imágenes, gráficos y videos.
  • Obtener acceso al historial de visitas existente.
  • Gestionar de forma adecuada las posibles emergencias y evaluaciones al disponer de forma precisa información de las personas no habituales en la instalación.
  • Mejorar la productividad al reducir la carga administrativa.
  • Informar de la política de privacidad de la organización.
  • Aceptación de compromisos y responsabilidades por parte del visitante.
  • Obtener un registro firmado digitalmente.

No dudes en ponerte en contacto con nosotros para que te ayudemos a digitalizar la gestión en Seguridad y Salud de tu organización.

05/11/2020

Cómo la Covid ha motivado la obligada automatización de los servicios de prevención

¿Cuánto tiempo dedicamos a hacer el seguimiento de las acciones de la evaluación de riesgos?

¿Cuánto tiempo nos lleva saber cuantas horas de formación han recibido las personas de la organización? ¿Tenemos una forma fácil de saberlo?

El bien más preciado que tenemos en la vida es el tiempo. Una vez que se agota no hay forma de recuperarlo. Y está claro que realizar las cosas de forma manual y/o mediante herramientas ofimáticas básicas, nos consume una barbaridad de recursos en forma de tiempo que invierten de manera infructuosa y desmotivadora los distintos integrantes de los departamentos de seguridad y salud de muchas organizaciones.

Sin embargo, después de hacer una encuesta en Linkedin, pudimos observar que un 79% de los servicios de prevención no están debidamente digitalizados.

En este periodo de profundos cambios motivados por la Covid-19, hemos detectado un enorme incremento en la demanda de digitalización de los servicios de prevención. Posiblemente se haya visto como una necesidad imperiosa vista la transformación en el día a día que hemos sufrido los prevencionistas:

  • Las nuevas tareas a realizar sólo por incidencias Covid-19 nos han copado gran parte del tiempo que antes teníamos para hacer otras tareas
  • La desmaterialización (el no estar ya en el centro de trabajo en muchas ocasiones, tanto el prevencionista como las personas de la organización) ha motivado que precisemos una nueva forma de ver qué puede estar pasando, necesitamos algo que nos ayude a tener una visión global para poder tomar decisiones
  • O al revés, en algunas organizaciones, el trabajo de campo de los prevencionistas se ha incrementado notablemente, con lo que la carga administrativa derivada de la gestión del servicio de prevención resulta inasumible sin una ayuda en forma de herramienta informática
  • La relevancia que ha tomado la seguridad y salud en general en las organizaciones requiere también de un sistema de reporting inmediato
  • El incremento de la incertidumbre en cuanto a cumplimiento normativo (el BOE nuestro de cada día) hace necesario disponer de un soporte que nos garantice la trazabilidad de nuestras acciones

En definitiva, que la Covid nos ha expulsado de forma abrupta de nuestra zona de confort, para llevarnos a una nueva zona de supervivencia en la que los que nos dedicamos a esto necesitamos quitarnos carga administrativa para poder aportar valor a la organización con nuestra labor: realizar más acciones de campo, pensar, analizar indicadores clave tanto de situación (lagging) como de tendencia (leading), etc.

Os dejamos acceso exclusivo a un Webinar en el que explicamos cómo poder solucionar los nuevos problemas expuestos con la herramienta Smart OSH.

28/10/2020

La información en PRL como herramienta básica para evitar accidentes laborales

La información puede ser definida en Seguridad y Salud por un conjunto de datos concretos facilitados que constituyen un mensaje o mensajes, con el fin de que el trabajador realice su trabajo en las mejores condiciones de Seguridad y Salud. Facilitando una buena información, se evitan una gran cantidad de accidentes laborales.

Algunas campañas australianas tratan el tema de forma indirecta animando a la gente a preguntar “If You’re Not Sure, Ask”, focalizándose en el comportamiento de la persona (importante). Pero cómo se comporta la organización es tanto o más importante al respecto.

Campaña WorkSafe Victoria

Toda organización debe facilitar a todos sus trabajadores información sobre:

  • Los riesgos para la Seguridad y Salud de los trabajadores en el trabajo, tanto aquellos que afecten a la organización en su conjunto como a cada tipo de puesto de trabajo o función.
  • Las medidas y actividades de prevención y protección aplicables a dichos riesgos.
  • Las medidas adoptadas en materia de primeros auxilios, lucha contra incendios y evacuación.
  • Los riesgos generales que afectan a toda la organización y de las medidas de emergencia (primeros auxilios, lucha contra incendios y evacuación).
  • Los riesgos específicos de cada puesto de trabajo referentes a:
    • la utilización de máquinas y equipos de trabajo,
    • la exposición a agentes químicos, físicos y biológicos,
    • así como de las normas y medidas de prevención y protección aplicadas en cada caso.
  • Cambios o modificaciones que se produzcan en su puesto de trabajo.

Estos mensajes para que sean eficaces, han de cambiar el estado de conocimiento del sujeto e incluso moverles a la acción. Una excelente señal de buena salud en cultura de seguridad, es que la gente no tenga ningún problema en levantar la mano pidiendo ayuda.

En muchas ocasiones, desgraciadamente, la información en Seguridad y Salud:

  • No se lleva a cabo en el momento de la contratación (falta de tiempo, los papeles son engorrosos…).
  • Se toma únicamente como un trámite para dar cumplimiento a la normativa (la documentación se firma, sin leer).
  • No es breve ni fácilmente comprensible (se facilita una ficha de seguridad del producto químico, tal cual).
  • No es clara.
  • No es concisa.
  • No tiene un lenguaje adaptado al trabajador. Como bien dice Sáez Vacas “(…) una información que llega a un receptor humano desprovisto de conocimiento y del lenguaje pertinente sería clasificada por la mente como ruido”.

Siempre que ocurre un accidente de trabajo, las primeras preguntas que llegan a la mente de los profesionales de la Seguridad y Salud Laboral son:

¿Se podría haber evitado?

¿Cómo se podría haber evitado?

Si nos fijamos en la distribución de las causas detectadas más frecuentes y en el porcentaje de accidentes en los que intervienen, marcadas en amarillo, podemos encontrar un gran número de causas directas e indirectas relacionadas con una posible falta de información o una información inadecuada, por lo que no es un tema menor.

Fuente: Análisis de la mortalidad por accidente de trabajo en España 2014 -2015 – 2016 INSHT

Si bien, generalmente, existe principio de multicausalidad en los AT, no se debe olvidar el principio factorial de las causas básicas, donde la eliminación de una de ellas evita el accidente y sus posibles consecuencias.
Para evitar accidentes debidos a la falta y/o deficiente información en materia de Seguridad y Salud, las organizaciones deben disponer de un buen sistema de comunicación y registro de la información. Herramientas como SmartOSH, permiten que ésta información llegue al trabajador desde el minuto uno de la contratación, cuando existan cambios o modificaciones en el puesto de trabajo y cuando se considere necesario, de forma breve, sencilla, clara, adaptada al trabajador, más allá del cumplimiento legal. Contacta con nosotros y te lo mostraremos.

21/10/2020

Caso de éxito: Digitalización de observaciones preventivas de seguridad en Ingeteam

El desafío

Ingeteam es un grupo empresarial especializado en conversión de energía. Desarrolla principalmente equipos de electrónica de potencia, electrónica de control, motores, generadores eléctricos, bombas y motores sumergidos e ingeniería eléctrica.

Aplica sus productos principalmente en cuatro sectores: energía, industria, naval y tracción ferroviaria, bajo las marcas Ingeteam e Indar, buscando optimizar el consumo, así como maximizar la eficiencia en la generación de energía.

Opera en todo el mundo, empleando a 3900 personas aproximadamente. Su actividad está estructurada sobre la base de I+D.

La compañía inició en 2018 un proyecto estratégico de cambio cultural en el que se trabajaba aspectos como el liderazgo en seguridad, el compromiso compartido y el factor humano. Para ello, decidieron utilizar las observaciones preventivas de seguridad como herramienta para identificar y analizar comportamientos, tanto seguros como inseguros, de sus empleados.

Ingeteam tiene filiales en 23 países y opera en otros tantos, con mucho trabajo de campo. En estos diferentes entornos implica que se tenga de tener una capacidad de análisis que era muy complicada de gestionar, por lo que optaron por digitalizar el proceso con Smart OSH, de PrevenControl.

¿Cuál fue la solución aportada por PrevenControl?

Digitalización de las observaciones preventivas de seguridad para poder automatizar todo el proceso que se hacía inicialmente en papel y con posterioridad con herramientas ofimáticas, en el que se invertía un gran número de horas, sin tener trazabilidad, ni poder analizar de forma unificada hasta que no pasaban a mano todos los datos a una excel, etc.

Observaciones preventivas de seguridad e inspecciones de seguridad de Ingeteam en papel

La digitalización les permite tener de forma automática datos de los elementos clave de sus operaciones, ganando unas horas que no aportaban valor, poder marcar objetivos, conocer tiempos de respuesta, gestionar las incidencias reportadas, etc.

Imágenes de la app con la que se reportan las OPS

En definitiva, la implantación de las observaciones preventivas de seguridad con Smart OSH ha representado un gran avance en el proyecto de mejora de la cultura de seguridad de la organización, permitiendoles:

  • Hacer más visible el liderazgo en seguridad y salud y la cultura preventiva.
  • Implicar al personal en la resolución de problemas.
  • Aportar feedback a las personas que desarrollan tareas.
  • Mejorar la percepción del riesgo de las personas.
  • Incrementar el conocimiento acerca de las actividades desarrolladas.
  • Potenciar y premiar los comportamientos seguros.
  • Concienciar y sensibilizar sobre comportamientos inseguros.
Imagen del aplicativo SmartOSH donde se gestionan las OPS

En el evento Safety Navarra, organizado por PrevenControl y la Fundación Industrial Navarra, Mikel Bacaicoa, Occupational Health & Safety Director de Ingeteam, nos contó en esta ponencia los entresijos del proyecto:

Si quieres implantar un programa de observaciones preventivas en tu organización, contacta con nosotros.

14/10/2020

Principales indicadores clave en formación de seguridad y salud

Para que alguien decida tener una conducta preventiva debe saber que una conducta, comportamiento o situación puede ser peligrosa. Si no hay percepción del peligro, aunque uno sepa que determinada conducta o situación puede ser peligrosa, no hay conducta preventiva. Para que haya prevención, debe darse todavía otro elemento: es necesario que la persona, además de conocer el peligro y percibirlo, tenga la intención de evitarlo.

Fuente: Formación de formadores para una mobilidad segura. Francesc Esteban

Para ello, en una acción formativa debemos saber transmitir no sólo conocimientos (informaciones y conceptos), sino también trabajar la percepción del riesgo a través de dinámicas (experiencias perceptivas) y concienciar y sensibilizar a la persona para que quiera hacer prevención (actitudes y valores).

Es decir, que si queremos saber si hemos conseguido nuestro cometido en nuestras formaciones (si además de conocimientos, hemos trabajado la percepción del riesgo y hemos concienciado a los asistentes) no nos podemos quedar sólo con el número de personas formadas, ya que nos facilita poca información clave al respecto. En cambio, un indicador como la participación en las sesiones formativas ya nos ofrecería mayores perspectivas estratégicas, no en vano, en la encuesta nacional de 2019 de la revista estadounidense EHS Today, este indicador de liderazgo fue el tercer más utilizado según los encuestados.

Es por ello que os proporcionamos algunos de los que entendemos que pueden ser los indicadores clave para tener buenas métricas en cuanto a formación en seguridad y salud en las organizaciones:

  • % de participación en sesiones formativas
  • Número y % de formaciones terminadas según objetivos (individuales, grupales o por centro).
  • % de cumplimiento vs objetivo.
  • Número de horas de formación (ratio por horas de trabajo por centro, unidad de negocio, región o periodo de tiempo).
  • Número de horas de formación (por trabajador, por centro o periodo de tiempo).
  • Número de incidentes con una causa raíz derivada de la falta de formación
  • Presupuesto anual invertido en formación vs presupuesto global
  • Número y % de evaluaciones post-formación positivas, o que mejoren las calificaciones iniciales
  • Número de formaciones impartidas a los trabajadores sobre la identificación y control de riesgos vs % de asistencia de los trabajadores a estas formaciones

Todo ello es medible con nuestro módulo de gestión de formación e información para servicios de prevención propios y mancomunados. Pero lo más importante es contar con un equipo de consultores que te ayude a conseguir tus objetivos en seguridad y salud. ¿Que cómo se mide la participación en formación? Contacta con nosotros 😉

😉
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06/10/2020

¿Cómo automatizar la memoria de actividades de los servicios de prevención propios y mancomunados?

El pasado 30 de septiembre finalizó el plazo por el cual los servicios de prevención mancomunados deben presentar anualmente la memoria de sus actividades preventivas ((finalizaba el 30 de marzo, pero se facilitó una prórroga de 6 meses con motivo de la Covid-19).

La Ley de Prevención de riesgos laborales y el Reglamento de los Servicios de Prevención regulan la memoria que los servicios de prevención propios y mancomunados deberán elaborar anualmente y mantener a disposición de las autoridades laborales y sanitarias competentes y del comité de seguridad y salud (los propios), y poner a disposición de la autoridad laboral del territorio donde radiquen sus instalaciones principales (los mancomunados).

El formato de estas memorias se establece en la famosa Orden TIN/2504/2010, de 20 de septiembre, que tantos “buenos recuerdos” nos trae a los que en un momento u otro nos hemos visto involucrados en la recopilación de datos para facilitar a la autoridad laboral.

Esta tediosa, pero necesaria tarea, se convierte en una automatización absoluta con nuestro software Smart OSH, diseñado para la digitalización de los servicios de prevención propios y mancomunados.

Con este módulo específico para servicios de prevención podremos:

  • Reducir la carga administrativa de los integrantes del servicio de prevención (entre un 30 y un 50% según nuestros clientes)
  • Tener una visión global de la SST en la organización
  • Garantizar el cumplimiento normativo de forma automatizada

Consúltanos y verás que merece la pena huir del “excel” y ganar en tranquilidad y enfoque estratégico con nuestra herramienta, que además cuenta con todo el expertise de los consultores de PrevenControl, especializados en ofrecer soluciones para la problemática de las grandes cuentas.

¿Y tú, cúanto tardas en elaborar la memoria? Estamos elaborando una encuesta al respecto.

25/09/2020

Webinar ‘Digitalización en Seguridad y Salud en la crisis del Covid-19’

El tsunami que ha supuesto para las organizaciones y para la sociedad en general la expansión de la Covid-19 ha provocado cambios bruscos y radicales en las condiciones de trabajo y en el entorno mismo. Todo es incierto, los puestos de trabajo se han vuelto más líquidos, cambiantes, e incluso volátiles.

En este nuevo entorno, se hace necesario más que nunca disponer de una estrategia de digitalización de la gestión de la seguridad y salud en las organizaciones.

Oriol López, HSE Project Manager de PrevenControl en el proyecto SmartOSH, aborda en el siguiente webinar cómo las organizaciones que han apostado por la digitalización son las que mejor se están adaptando y van a prosperar en esta nueva normalidad, y ofrece claves para solucionar algunas de las situaciones más habituales que están afrontando los Mánagers de Seguridad y Salud en tiempos de Covid-19.

24/12/2019

Automatizar y digitalizar una CAE de prestación de servicios

A día de hoy es posible tanto automatizar como digitalizar una CAE de prestación de servicios con éxito. De hecho, es posible que una empresa proveedora de dichos servicios gestione las coordinaciones de actividades empresariales con sus clientes. Y no solo eso, sino que puede estar en igualdad de condiciones que una empresa receptora. Y es que una CAE tiene los mismos medios para mejorar la eficacia del proceso, algo que explicamos a continuación.

Situación inicial

En el momento en que una empresa actúa como proveedor y tiene que gestionar varios servicios, estas actividades empresariales pasan a ser de suma importancia. Los recursos que se le tiene que destinar y la acumulación de papeleo es considerable, pero hay otros puntos que dificultan su consecución. ¿Cuáles son?
La prestación de servicios. La entrega de los documentos que solicita cada empresa es la base de la coordinación de estas actividades. En esta parte del proceso intervienen los siguientes factores:

  • El marco legal vigente y las distintas interpretaciones. La ley que regula la coordinación de actividades empresariales. Hay que decir que es poco precisa y conlleva múltiples interpretaciones. ¿Qué conlleva eso? Que hay que disponer de un gran número de documentos distintos (y sus correspondientes formatos) a entregar según la empresa que lo solicite.
  • Multiplicidad de aplicativos de gestión. Cada empresa cliente tiene su propia plataforma de gestión. En cambio otras prefieren recibir los documentos por correo electrónico. A veces surgen obstáculos como la capacidad de enviar archivos, formatos, etc. que complican la gestión. En esas ocasiones, puede ocurrir que haya que optar por el método tradicional de subir los documentos manualmente, uno a uno.
  • Compatibilidad con las subcontratas. Las empresas prestadoras de servicios no solo tienen empleados propios, sino que cuentan con subcontratas que realizan ciertos trabajos en alguna de las coordinaciones. La ayuda para el trabajo es buena pero implica que la documentación de estas empresas, autónomos y sus trabajadores, tenga que ser validada por la propia empresa. Por tanto, resulta tener la documentación saliente que recibe el cliente y, por otra parte, la documentación entrante de las subcontratas. Lo cierto es que resulta muy complicado encontrar plataformas eficaces tanto en solicitud como en envío de documentos.

Aplicativos incompatibles. La mayoría de softwares del mercado son muy competentes gestionando documentos entrantes. Ahora bien, no ocurre lo mismo cuando hay que gestionar los documentos salientes.

Viendo esta realidad, nos damos cuenta de que sigue siendo necesario encontrar una solución eficaz para todas las necesidades. Pues bien, SmartOSH es una de ellas. Su implementación conlleva una reducción de la carga de trabajo diaria, del tiempo que se tarda en gestionar, que se deje de efectuar un control manual de los documentos y una reducción general de costes internos.

Soluciones para una gestión automática y digitalizada

A continuación desgranamos cuáles son los puntos clave para que se pueda llevar a cabo una gestión automatizada y digitalizada de las actividades para las empresas proveedoras de servicios:

  • Uso de la plataforma como gestor documental. Los documentos a gestionar y mantener son los propios de la empresa. Para que sea un éxito, el aplicativo debe responder a un buen almacenamiento, ordenado según el ámbito y fácilmente recuperable para la CAE. Si además el software es de gestión integral de los procesos de seguridad y salud, y los archivos y certificados que generan se almacenan y se vinculan automáticamente para usarse en las CAE, los procesos manuales quedarán eliminados.
  • Disposición total de los documentos. Para que los usuarios puedan disponer de los archivos de forma accesible e inmediata, lo mejor es que se almacenen en la nube. Esto permite que se pueda disponer de toda la documentación desde cualquier usuario autorizado de la empresa, sin necesidad de la intervención de terceros. Además, los usuarios podrán también subir los documentos que se requiera.
  • Implicación de personal ajeno a la seguridad y salud y descentralizar la gestión. Con una gestión como la descrita es posible que cada departamento suba sus propios documentos y que éstos se reaprovechen automáticamente en aquellas CAE que lo precisen. Ya no hacen falta intermediarios ni la figura del administrador de la CAE que tiene que afrontar la recepción, validación y coordinación de los documentos.
  • Adaptación a cualquier cliente. Las coordinaciones de actividades empresariales deben ser compatibles con cualquier plataforma o persona física. Esto quiere decir que dicha plataforma debe responder a cualquier solicitud de documentos y éstos deben ser compatibles con sus destinatarios. La integración es básica para una correcta automatización En este sentido, SmartOSH ofrece mayor eficiencia para la CAE puesto que está programado para cualquier interacción con cualquier plataforma.
  • Información de entrada y de salida. Cuando el aplicativo que usamos puede tanto recibir como enviar y solicitar documentos de forma eficaz, estamos ante la herramienta ideal. De esta manera se garantiza la gestión de las subcontratas y su reaprovechamiento para las coordinaciones también con los clientes.
  • Control del estado de los documentos a tiempo real. Todos los documentos que se están gestionando deben estar perfectamente controlados. Es decir, que se debe conocer en todo momento su estado (si ha sido rechazado, aceptado, si ha caducado…). Los aplicativos permiten una gestión rápida sin necesidad de entrar en cada uno de los documentos.
  • No molestar al cliente. Cuanto más sencillo sea el uso del aplicativo, mejor. No olvidemos que el cliente, como persona física, no tiene que implicarse de forma obligada con la tarea de su proveedor. SmartOSH permite la gestión por correo electrónico sin necesidad de hacer log in y con opciones de validación y rechazo simples.
  • Personalización. Si se desea, es posible integrar el aplicativo con las imágenes corporativas de la empresa y en cada una de sus acciones (como los envíos por correo, por ejemplo).

Como se puede comprobar, la gestión eficaz y automatizada de las CAE es posible, sobre todo teniendo en cuenta que en la actualidad todo pasa por la digitalización.

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