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19/11/2019

Los beneficios de la gestión digital de la ISO 45001

En Prevencontrol llevamos ya tiempo trabajando la gestión digital de la ISO 45001, publicada en marzo de 2018. Desde entonces, las empresas cuentan con tres años de plazo para realizar la transición de la actual OHSAS a la norma recién citada, concretamente hasta el 12 de marzo de 2021. ¿Aún no conoces cuáles son los beneficios de la ISO 45001? Sigue leyendo y lo descubrirás.

Gestión digital de la ISO 45001, una realidad

Como señalábamos, Prevencontrol hace meses que ha centrado el foco en la ISO 45001. Se trata de una norma que, obviamente, se incluye en el software Smart OSH. Puede que aún desconozcas los detalles de la norma y cuáles son sus beneficios. Si es así, puedes pinchar en este enlace para ponerte al día.

Para aquellos que ya están familiarizados con la ISO 45001, queremos plantear las siguientes cuestiones. ¿Te sientes lo suficientemente eficiente? ¿Pierdes la trazabilidad de un documento con frecuencia? Si es así, ¿cuántas veces? Y por último, ¿cuánto tiempo tardan las partes interventoras en dar el OK a un cambio para que éste se pueda poner en marcha?

Si estas cuestiones te resultan familiares, no dejes de leer porque descubrirás cómo la gestión digital de la ISO 45001 te puede ayudar en tu empresa.

Liderazgo y participación de los trabajadores

Los objetivos de salud y seguridad en el trabajo (SST) tienen que estar claros y alineados en toda la organización. Por eso, gracias a la gestión digital de la ISO 45001, disponemos de un cuadro de mando que nos ayuda no solo a manejar estos objetivos, sino a comunicar de forma efectiva la política de SST a todas las personas que integren la compañía.

La comunicación es básica para que todos rememos en la misma dirección. A ello ayuda el hecho de que exista una app en la que todos los trabajadores puedan participar desde cualquier dispositivo, ya sea un móvil, una tablet o un ordenador. De esta manera pueden reportar a tiempo real cualquier incidencia y gestionar con agilidad y rapidez todos los procesos.

Planificación y evaluación del desempeño

Toda organización debe tener una planificación que le ayude a abordar riesgos y oportunidades, que responda a las situaciones de emergencia y que cumpla con los requisitos legales establecidos. Gracias a la gestión digital ISO 45001, podemos realizar los siguientes cometidos a través de una app de móvil:

Reportar riesgos y oportunidades en campo, así como incidentes y no conformidades y transferir la información en tiempo real a un software.
Planificar acciones y asignarlas a responsables de una forma sencilla
Integrar las acciones y reportarlas vía teléfono móvil
Evaluar el resultado y eficacia de las acciones
-Disponer de un circuito de firmas, que te permita centralizar la información en un solo documento digital
Cerrar las acciones con un solo “click” e informar a todas las partes interesadas

Otra de las ventajas que proporciona el uso de la aplicación es que es paperless. ¿Qué quiere decir? Que no hay necesidad de usar papel y que toda la información queda en la nube, disponible y accesible de forma fácil siempre que se necesite.

Apoyo y operación

Sin duda, la herramienta de gestión de la norma ISO 45001 resulta de gran apoyo a nivel de operativa para gestionar acciones tales como:

-Determinar las competencias necesarias para una persona según su puesto de trabajo o los riesgos asociados
-Planificar acciones de toma de conciencia de forma automática
-Llevar a cabo comunicaciones de forma masiva por email, con acuses de recibo firmados en el ordenador o teléfono

No podemos olvidar que la herramienta, además, nos ayuda a llevar a cabo la gestión del cambio: planificar los nuevos procesos, desarrollarlos, ponerlos en funcionamiento, etc. Sin duda, contar con una herramienta que nos ayude a la gestión de ISO 45001 es la forma de asegurar que los procesos y operaciones se cumplen de la manera deseada.

12/11/2019

Implantación de un software de Seguridad y Salud en el trabajo: las 8 fases del cambio (III)

Siguiendo el modelo para la transformación de las organizaciones hacia el éxito establecido por el profesor de la Escuela de Negocios de Harvard, John Kotter, y acuñado en su libro “Liderando el cambio”, nos adentramos a conocer los pasos que se incluyen en la tercera de sus etapas: Implantar y mantener la transformación.

Cuando hablamos del término “transformar” muchos se echan las manos a la cabeza pensando que lo difícil es innovar o encontrar aquello que cambiar. Sin embargo, alguien dijo alguna vez que “el lugar donde hay más ideas es el cementerio”, haciendo referencia a que la creatividad es una constante que muchas veces se queda en proyectos más que en hechos.

Lo que venimos a decir con esto es que lo realmente difícil no es transformar sino mantener esa transformación en el tiempo. Y en eso consisten los últimos pasos que conforman la tercera etapa establecida por Kotter.

Quizás te interesaría releer la segunda etapa y la primera etapa del modelo para la transformación de las organizaciones hacia el éxito de John Kotter

7. Construir sobre el mismo camino

Cada vez que en una empresa se propone una novedad, sea del tipo que sea, hay que hacer un ejercicio a posteriori que nos sirva para evaluar su implantación. ¿Qué salió bien? ¿Qué se debe mejorar? Esas son algunas de las preguntas a plantearse para obtener una respuesta.

El ejemplo claro lo tenemos en los fabricantes de smartwatch. Se trata de un gadget cuyo uso se ha expandido entre el público generalista, con lo que fácilmente se podría afirmar que ha tenido una implantación de éxito. Sin embargo, un estudio realizado por la consultora Gartner indica lo contrario. Y es que en dicho trabajo se afirma que uno de cada tres usuarios abandona el smartwatch a partir del sexto mes de uso.

El motivo por el que este gadget, que tiene un 10% de implantación en el mercado, acaba siendo abandonado es que no resulta útil al usuario. Lo que se desprende de esta realidad es que solo podemos afirmar que se ha producido un cambio cuando se ha generado un hábito nuevo en la forma de realizar las cosas. Y para eso no solo hay que hacer bien las cosas, sino que también se necesita tiempo.

8. Anclar el cambio en la cultura de empresa

Si queremos que se produzca un cambio en una empresa es imprescindible facilitar su comprensión por parte de todos los agentes interventores y anclarlo a la cultura de empresa. De nada sirve realizar grandes inversiones en softwares para manejar los controles de salud y seguridad si los trabajadores, a cualquier nivel, no comprenden su uso ni su necesidad.

Gracias al modelo de transformación de Kotter hemos podido comprobar que es preciso que todos los que integran la compañía vean la necesidad de realizar ese cambio, los valores positivos que aportará la nueva estrategia/herramienta, que ésta se comunique bien, que se vea claro para qué servirá y que se eliminen barreras.

De lo contrario, estaremos lanzando piedras contra una pared ya que sin un calado en la cultura de empresa, el cambio no sigue ni un mismo ritmo ni una misma dirección. Y eso, en cualquier ámbito, es sinónimo de fracaso.

El modelo de gestión del cambio presentado por Kotter en 1995 ha marcado unas pautas que, en mayor o menor medida, han ayudado a llevar a cabo la transformación deseada en diversas compañías de una manera exitosa.

29/10/2019

La firma electrónica, imprescindible para la gestión de la seguridad y la salud laboral

Quien más, quien menos, ha oído hablar de la digitalización de procesos y de documentación. Y uno de los objetivos habituales de la digitalización completa es el hecho de trabajar sin papel físico, o el llamado paperless.

Pero… ¿A qué nivel de digitalización he llegado, si todavía necesito imprimir, gestionar y almacenar documentos en papel?

Uno de los principales motivos para que la impresión de un documento sea necesaria, es su firma por parte de alguien:

  • Como propietario o redactor del documento
  • Para justificar haberlo recibido o haber sido entregado
  • Para revisar o aprobar el documento redactado por otro
  • Como acuerdo entre partes (como los contratos)
  • Otros

Tradicionalmente, todo esto nos lleva al consumo del papel, con los costes de impresión, almacenaje y gestión ligados a ello.

Y llevado al campo de la seguridad y salud laboral podemos apreciar el gran consumo de papel que todavía precisa el sector relacionado con la necesidad de gestionar la firma de documentación.

Las firmas en la seguridad y la salud laboral

Son muchos los documentos que se generan en la gestión de la seguridad y salud laboral que requieren ser firmados para su validación. Algunos ejemplos:

  • Contrato de servicios de SPA
  • Informes (evaluaciones de riesgos, planificaciones preventivas, estudios específicos, etc.) tanto como redactor, supervisor, aprobador…
  • Justificaciones de entregas (de EPIs, de información…)
  • Aceptación o renuncia a reconocimientos médicos
  • Listas de asistencia a formaciones
  • Certificados de formaciones
  • Actas de reuniones
  • Procedimientos de trabajo especial
  • Procesos de bloqueo y etiquetado (LOTO)
  • Registros ISO 45001
  • Entre otros

Lo que nos lleva a que la gestión en papel de dicha documentación presenta los siguientes inconvenientes:

  • Consumo de mucho papel
  • Poca agilidad y mucho tiempo de gestión previa
  • Mucho espacio de almacenaje 
  • Mucho tiempo de gestión posterior
  • Gestión compleja y farragosa de mantenimiento y consulta

Por lo que la implementación de la firma electrónica es un imprescindible para eliminar o reducir en gran medida todos estos inconvenientes.

La firma electrónica

La firma electrónica es una herramienta reconocida por las Naciones Unidas desde 2001 para el derecho mercantil internacional, por lo que podemos considerar que su uso está globalizado.

Por otra parte el 1 de julio de 2016 entró en vigor el Reglamento (UE) Nº 911/2014 también conocido como Reglamento eIDAS, que establece el marco legal para las firmas electrónicas en la Unión Europea.

El Reglamento eIDAS es tecnológicamente neutral y define tres tipos de firma electrónica:

  1. Firma electrónica simple
  2. Firma electrónica avanzada
  3. Firma electrónica cualificada

1. Firma electrónica simple:

Sirve para que el firmante demuestre su conformidad con el contenido de un documento. No precisa de trazo. Su principal ventaja es su sencillez y rapidez. Su principal inconveniente es que no permite identificar de forma inequívoca al firmante.

2. Firma electrónica avanzada:

Cumple con los siguientes requisitos:

  • Está vinculada al firmante de forma única.
  • Permite la identificación del firmante.
  • Ha sido creada utilizando medios que el firmante puede usar y mantener bajo su exclusivo control.
  • Está vinculada con los datos electrónicos del documento firmado de modo que sea detectable cualquier modificación posterior.

3. Firma electrónica cualificada:

Es una firma electrónica avanzada creada mediante un dispositivo de creación segura de firmas y que se basa en un certificado cualificado de firma electrónica expedido por un organismo gubernamental o un prestador cualificado contratado por dicho organismo.

Aunque la firma electrónica cualificada es el sistema que ofrece mayor garantía, no por ello es imprescindible su implementación, ya que los otros tipos de firma electrónica también tienen efectos jurídicos.

La firma electrónica en la gestión de la seguridad y la salud laboral

Como hemos visto, todos los procesos que requieren la firma de un documento en papel ralentizan y complican cualquier gestión.

La incorporación de la firma electrónica en todos esos procesos permite entre otras que:

  • Los SPP, SPM y SPA puedan realizar sus acciones y tareas de una forma más cómoda, ágil y con una sensible reducción de costes.
  • Los procesos de implantación y gestión de sistemas se acorten en el tiempo y puedan ejecutarse de forma más fácil.
  • Las implantaciones y desarrollo de proyectos de liderazgo, participación de empleados, cambios culturales… se puedan llevar a cabo de una forma rápida y efectiva.
  • La información explotable relacionada con todos esos procesos se pueda plasmar y consultar en un cuadro de mando integral prácticamente en tiempo real.

La firma electrónica en SmartOsh

SmartOSH es el software de gestión inteligente de la Seguridad y Salud en el Trabajo desarrollado por PrevenControl, que entre otras funcionalidades, incorpora la firma electrónica avanzada en todo su circuito de documentos.

Firma digital en documentación de seguridad y salud laboral

La implementación de la firma electrónica dentro del sistema permite:

  • Firmar cualquier documento generado desde el propio sistema.
  • Firmar cualquier fichero adjunto que se haya subido al sistema.
  • Firmar cualquier documento sin necesidad que el firmante disponga de certificado digital propio.
  • Firmar documentos al momento y desde cualquier dispositivo móvil.
  • Llevar un control ágil de los documentos firmados y pendientes de firmar, y por parte de quién.
  • Enviar cualquier documento para ser firmado, de una forma rápida y fácil.
  • Establecer un circuito de firmas progresivas para redacciones, revisiones y aprobaciones.

Si quieres saber más sobre la firma electrónica y su implementación en el campo de la seguridad y salud en el trabajo, contacta con nosotros.

31/07/2019

Implantación de un software de Seguridad y Salud en el trabajo: las 8 fases del cambio (II)

En un post anterior abordamos la gestión del cambio a la hora de implantar un software de Seguridad y Salud en el trabajo. Teniendo como referente al profesor de la Escuela de Negocios de Harvard, John Kotter, vimos que el proceso consta de tres etapas que engloban ocho fases, de las cuales tratamos las tres primeras. En el post que sigue a continuación, abordaremos la segunda etapa, Comprometer y habilitar a toda la organización, y las tres fases que incluye.

En el artículo anterior mencionamos la importancia de visibilizar las bondades que ese cambio conllevará como cuánto papeleo nos ahorraremos o qué beneficios tendrá la implantación del software. ¿Qué sigue a continuación?

4.Comunicar la visión

Es indispensable hacer una buena comunicación entre los trabajadores. El anuncio de la implantación del software debe ser claro y contundente, y también tiene que impactar. Se trata de generar interés y crear expectativa, y una de las tácticas para ello es lanzando un teaser. ¿En qué consiste? En una campaña de prelanzamiento donde se ofrece información fragmentada generando curiosidad. Los teasers pueden tener diversos formatos como vídeo, flyers, carterelería, etc.

La expectación irá creciendo hasta el kick off: la presentación oficial del software. En esta reunión los responsables de SST comunicarán a los miembros de la compañía la implantación del proyecto. El apoyo total de la dirección es indispensable y eso se verá reflejado en el tipo de presentación que se haga. Los responsables del proyecto deben contar con los recursos, tanto de materiales como de tiempo, para poder dar a conocer su software.

Otra de las claves de la presentación es tener muy trabajada la visión del proyecto. Nos referimos a tener identificados el qué y el cuándo se va a emplear esa solución informática: para comunicar incidencias, para automatizar el envío de documentación preventiva, para concentrar las tareas de distintas fuentes…

¿Cómo llevarlo a cabo? Una buena estrategia es crear una historia de usuario. Se trata de crear un arquetipo de usuario donde se ejemplifique cómo van a usar el software, que van a ganar, etc.

También hay que tener en cuenta que una vez se haya lanzado el proyecto, hay que seguir manteniendo viva la llama del interés. Llevar a cabo acciones con una campaña diseñada específicamente para ello ayudará a que la solución presentada no caiga en el olvido.

Tampoco debemos olvidar que hay que predicar con el ejemplo. Es decir, que si lanzamos una solución informática los primeros en utilizarla deben ser los propios propulsores de la campaña. Solo creando movimiento ayudaremos a que los demás también sientan el impulso de implicarse.

5.Eliminar obstáculos

Una vez hayamos lanzado el software no hay que relajarse. Debemos estar preparados para los problemas y obstáculos que vayan apareciendo por el camino. Las reticencias y las críticas negativas serán los primeros, pero eso no nos debe hacer desfallecer. Corrigiendo actitudes e incluso relevando a los agentes del cambio por otros que estén más implicados podemos encauzar la situación.

Cabe destacar que también es positivo reconocer los esfuerzos de los colaboradores por adaptarse al cambio. Las recompensas emocionales ayudan a mantener la motivación.

6.Asegurar triunfos a corto plazo

En este sentido, es mejor ir poco a poco que hacerlo todo de golpe. Para que no baje la motivación, los triunfos deben verse al poco del lanzamiento del software. Por eso se recomienda empezar la implantación por fases en vez de hacer el lanzamiento con todas las funcionalidades. Marcar unos hitos de fácil consecución será un elemento que ayudará a dinamizar la implicación del personal.

En el post que seguirá nos adentraremos en la tercera etapa marcada por John Kotter para la gestión del cambio donde abordaremos las dos fases restantes: cómo implantar y mantener la transformación.

24/07/2019

Implantación de un software de Seguridad y Salud en el trabajo: las 8 fases del cambio (I)

Vivimos en un mundo cambiante, en constante evolución. En el ámbito laboral todos los avances tecnológicos han supuesto pequeñas revoluciones que han precisado de una implantación. Cuando hablamos de los softwares de Seguridad y Salud en el trabajo, no podemos obviar que su integración ha sido pausada y siguiendo una estrategia. De lo contrario, el efecto rechazo habría hecho que muchas compañías no saliesen airosas de este proceso de transformación.

Y es que los cambios no siempre son bien aceptados y hay que saber cómo implantarlos. Las organizaciones están formadas por personas, y por eso hay que tener en cuenta sus necesidades de adaptación a todo lo que sea nuevo. En este sentido, nos vemos obligados a hablar del profesor John Kotter y de su Modelo de Gestión del Cambio basado en 8 fases.

Las 8 fases de John Kotter

¿Quién es John Kotter? Se trata de un profesor de la Escuela de Negocios de la Universidad de Harvard que se ha convertido en uno de los autores más importantes del pensamiento gerencial contemporáneo. Su obra ha analizado en profundidad la transformación dentro de las compañías para adaptarse al escenario de competitividad y agresividad actual.

Para ello, Kotter se basó en el cambio corporativo ejecutado por diversas empresas. En 1995 publicó un libro llamado “Liderando el cambio” donde habló, por primera vez, de su Modelo de Gestión del Cambio basado en 8 fases. Esta guía nos sirve de base para desgranar el proceso de implantación de las soluciones informáticas de las que hablábamos al inicio de este texto.

Las tres etapas del cambio

Kotter repartió las 8 fases que acabamos de mencionar en tres etapas que analizaremos a continuación.

1.Crear el clima propicio para el cambio

No hay cambio si los integrantes de la empresa no lo quieren. Por tanto, hay que crear la necesidad de cambio con sentido de urgencia. ¿Cómo hacerlo en el caso de un software de Seguridad y Salud? Hablando con claridad sobre las amenazas y debilidades a las que estamos expuestos sin él. Disponer de una aplicación informática de este tipo nos da oportunidades y nos hace más fuertes.

Es importante que juguemos con el factor tiempo. Los equipos deben sentir que ese cambio es una necesidad inmediata. ¿Cómo se hace eso? Justificando y explicando cuáles son los motivos por los que ese cambio es necesario.

Analizando la implantación de este tipo de softwares en clientes reales nos damos cuenta de que el ahorro de tiempo oscila entre un 30 y un 45%. Hablar de facilidades intangibles como la tranquilidad de saber que el software se ocupa de las gestiones, o de la agilidad de los reportings, es otra buena estrategia.

2.Comprometer y habilitar a toda la organización

Esta segunda etapa requiere un análisis de la plantilla. Hay que involucrar al personal clave, a los agentes más carismáticos que tengan capacidad de arrastre e influencia en el resto de trabajadores. Directivos, mandos intermedios, operarios…todos cuentan. Lo importante es que cuenten con el respeto de sus compañeros y que tengan capacidad de influencia.

Una vez detectados estos agentes, hay que reunirse con ellos. La intención es lograr un compromiso emocional por parte de estas personas que llevarán a cabo el liderazgo del proceso de cambio. El buen humor, por ejemplo, es un recurso efectivo.

Una de las herramientas pedagógicas que puede ser útil en esta etapa es el visionado de un vídeo como el que sigue a continuación:

3.Implantar y mantener la transformación

Cuanto más clara sea la idea de cambio que tenemos, más fácil será realizarlo. Saber a ciencia cierta qué aporta el software, qué beneficios implica hacia los trabajadores, qué riesgos disminuye, etc. simplificará la tarea de implantación. Las personas sabrán para qué sirve y a qué se está destinando su esfuerzo. Por tanto, un buen plan de comunicación y una presentación clara son básicas para el éxito de implantación.

“El problema en la mayoría de los cambios
es que se choca con ellos por la parte que no está a la vista.”
Richard Beckhard (1918-1999) Profesor MIT

En el siguiente post desgranaremos los puntos clave de la siguiente etapa: Comprometer y habilitar a toda la organización.

17/07/2019

Gestión ágil de las convocatorias de vigilancia de la salud con un software

La actividad preventiva de las empresas gira entorno a garantizar la vigilancia de la salud de los trabajadores. Disponer de un buen plan de vigilancia, no obstante, no es suficiente. Hace falta que la gestión del mismo sea efectiva y eficaz. Para ello los softwares informáticos se han convertido en una herramienta indispensable, sobre todo cuando hablamos de compañías con un gran número de trabajadores.

Y es que gestionar los reconocimientos médicos de forma tradicional ha sido siempre un proceso complicado. Decenas de documentos acumulados, dificultad para cerrar las citas tanto por disponibilidad de los centros médicos como de los trabajadores, pérdida de datos… Por eso, las herramientas informáticas han supuesto un antes y un después en estos procesos.

A continuación, pasamos a revisar cuáles son los elementos clave para alcanzar los objetivos y facilitar la gestión integral de la vigilancia de la salud individual. Eso sí, sin renunciar a la cultura preventiva de cada empresa.

1.Agendas médicas flexibles

Es habitual que los periodos de vigilancia de la salud individual se disgreguen en convocatorias más acotadas en función de los turnos rotacionales, de los cargos, etc. Por tanto, cada una de estas convocatorias debe permitir que se haga una selección personalizada de los empleados con citas independientes englobada en una agenda única. De esta forma se podrán compatibilizar las citaciones en su conjunto.

2.Agendas multiempresariales

Pongámonos en el caso de que la agenda médica global sea la de una empresa que se encarga, precisamente de realizar reconocimientos médicos. La herramienta en este caso debe permitir compartir horarios de cada una de las empresas clientes para que no se solapen las citaciones. Eso sí, respetando siempre la independencia y confidencialidad de cada una de ellas. Una agenda madre será la que los recoja.

3.Control de las necesidades de reconocimiento médico

La herramienta informática debe permitir saber en todo momento la respuesta del trabajador, el estado de su proceso de citación, de forma directa, digital y a tiempo real. Restar intermediarios facilita mucho el proceso.

4.Digitalización de las convocatorias de los reconocimientos médicos

Se trata de eliminar el papel como medio transmisor de aceptaciones o renuncias y citaciones. El correo electrónico permite un trabajo mucho más ágil, además de personal y confidencial. No obstante, no hay que dar por hecho que todo el mundo lo emplea. La figura de supervisores que controlen el proceso y hagan de intermediarios será necesaria.

5.Autonomía del trabajador

Que el trabajador tenga la libertad de citarse cuando él convenga o pueda es clave para que sea más participativo.

6.Garantizar la voluntariedad de los reconocimientos

Es importante recordar que los reconocimientos médicos son de carácter voluntario. Por tanto, el aplicativo debe mantener la opción de aceptación o renuncia para que sea el trabajador quien decida si quiere someterse a él o no.

7.Adaptación de mensajes y contenidos

La herramienta no debe imponer unos mensajes. Al contrario, debe dar la opción de redactar contenidos personalizables para cada organización. Estos variarán según sus políticas de empresa, sus normativas internas y según las legislaciones territoriales cambiantes. Cada compañía sigue una línea de imagen corporativa que debe respetarse en todo momento.

8.Trazabilidad de las citas

La digitalización de los procesos permite que éstos queden registrados. Por tanto, siempre sabremos quién ha hecho el qué y cuándo, eliminando la posibilidad de que se pierda información como ocurría con el papel.

9.Adaptarse a los cambios

El proceso de citación de los reconocimientos médicos no es estático, sino que puede ir cambiando. Los trabajadores pueden anular una cita o solicitar un cambio, y el aplicativo debe poner todas las facilidades para que ellos mismos puedan gestionarlo sin perder el interés por acudir a su cita.

10.Conexión multiplataforma

La herramienta debe estar integrada con todas las aplicaciones ya existentes de la compañía, así como con los campos actuación previos y con los que ya han iniciado soluciones con anterioridad.

03/07/2019

Auditorías de seguridad e inspecciones de seguridad, ¿en qué se diferencian?

La prevención es un arma indispensable para evitar o minimizar los accidentes laborales. En este sentido, las inspecciones de seguridad y las auditorias de seguridad son dos acciones clave que van ligadas a las medidas preventivas. Y aunque muchos las confunden, cada una de ellas tiene unas características distintas. ¿Sabrías diferenciarlas?

En ambos casos hablamos de técnicas analíticas preventivas previas al accidente o riesgo. Su objetivo es, obviamente, evitar que este suceda. Para que los resultados sean útiles debemos saber en qué consisten concretamente y cómo aplicarlas.

Inspecciones de seguridad

Cuando hablamos de una inspección de seguridad nos referimos a una recopilación de información relativa a lo examinado. Por lo general se trata de proceso visual que se lleva a cabo por el personal que está familiarizado con el lugar de trabajo, los equipos y las instalaciones. ¿Qué es lo que se hace concretamente?

-Se identifican actos inseguros
-Se identifican condiciones inseguras
-Se aplican medidas preventivas y correctivas
-Se proponen nuevas medidas

Un ejemplo de inspección de seguridad sería el examen y verificación periódica para comprobar que un equipo, un proceso o una actividad se están realizando de manera segura. Las listas de verificación ayudan a que esta técnica preventiva se realice de forma más fácil.

Auditorías de seguridad

En una auditoría de seguridad lo que se hace es recopilar información para la evaluación del cumplimiento de las regulaciones, políticas y criterios a los que se somete una actividad, sistema o situación. Se trata de un proceso más estructurado realizado por personal externo a la empresa, y que se basa en el análisis de tres pruebas:

-Documental: revisión de documentos
-Testimonial: entrevistas a personal
-Visual: examen o inspección del entorno

En este sentido, como ejemplo de auditoría de seguridad tendríamos las revisiones anuales que se realizan en las organizaciones para comprobar que se han realizado las inspecciones periódicas así como para verificar que se cumplen los requisitos legales y normativos que se requieren.

Auditorías e Inspecciones: la comparación

Cuando hablamos de inspecciones de seguridad y de auditorías nos estamos refiriendo a un tipo de monitoreo que se caracteriza por ser proactivo. En ambos casos se ofrece una retroalimentación informativa que permite evitar accidentes, incidentes y lesiones. Además, gracias a los datos que se obtienen y observan se pueden implementar medidas de prevención para mejorar en el ámbito de la salud y la seguridad.

A continuación establecemos una comparativa entre auditoría e inspección de seguridad con sus diversas características:

Comparativa entre auditorías de seguridad e inspecciones

Para reducir a la expresión mínima el objetivo de cada una de ellas, podríamos decir que las inspecciones de seguridad sirven para activar el Do, las cosas que hay que hacer, mientras que las auditorías se centran en el Check, en comprobar que las cosas están correctas.

¿Cuáles son los beneficios?

Tanto las inspecciones de seguridad como las auditorías se centran en el ámbito de la salud y seguridad en el trabajo y buscan focalizándose en los siguientes aspectos:

-Identificar y mitigar riesgos
-Que las organizaciones estén en sintonía con los requisitos reglamentarios
-Racionalizar muchos aspectos de la seguridad de las organizaciones
-Implementar un sólido programa de seguridad
-Mantener unos altos estándares de seguridad en las organizaciones

La diferencia está en que mientras en las inspecciones de seguridad se determinan cuáles son los riesgos, los peligros y las prácticas inseguras para interponer medidas, las auditorías se seguridad se encargan de revisar que las estrategias de seguridad se cumplen.

Integración con el mundo digital

En la actualidad vivimos en un momento en que casi todos los procesos de las compañías pasan por la digitalización. El Big Data permite que los datos se procesen y exploten de forma inmediata, disponiendo de la información de una manera mucho más ágil.

En Prevencontrol hemos desarrollado una solución que permite la gestión global digitalizada de la seguridad y salud laboral con unos reportes realizados en movimiento gracias a la app para dispositivos móviles. Estamos hablando de SmartOSH.

En el ámbito de las inspecciones de seguridad, SmartOSH permite definir y personalizar las listas de verificación para la toma de datos, además de la explotación de estos datos recogidos.

En cuanto a las auditorías de seguridad, SmartOSH posibilita la recopilación de datos y permite determinar, planificar y gestionar qué acciones y medidas hay que aplicar.

En el siguiente enlace puedes obtener más información sobre SmartOSH.

12/06/2019

GS Inima como caso de éxito en digitalización de los permisos de trabajo y autorizaciones

La elaboración de permisos de trabajo y autorizaciones es algo constante en cualquier compañía. Con los años y la evolución tecnológica, este proceso ha pasado a hacerse de forma automática en lo que llamamos transformación digital. A continuación conocemos al detalle un caso de éxito, el de GS Inima, en el que la gestión de este tipo de documentación de forma digital ha supuesto no solo un cambio, sino un gran número de beneficios.

GS Inima, pioneros en la desalación por ósmosis inversa

GS Inima es una empresa española cuya actividad se centra en la desalación por ósmosis inversa. Su actividad con el tratamiento del agua dio inicio en el año 1955, aunque no fue hasta 14 años después, en 1969, cuando crearon su primera planta de ósmosis inversa. Desde entonces, GS Inima ha logrado constituirse como referente en nuestro país, extendiendo su actividad en zonas de América, África, Oriente medio y Europa Oriental.

Imagen de archivo de GS Inima

La actividad de GS Inima ha ido ampliándose con el paso de los años, y a día de hoy también gestiona plantas de tratamiento de agua residual, potabilización, reutilización y procesos industriales. Además, participa en todas las etapas del proceso de desarrollo de los proyectos, desde el diseño y la innovación tecnológica pasando por la producción, construcción y mantenimiento. Eso sí, siempre con la excelencia tecnológica y la reducción de impacto medioambiental como prioridades.

Gestión de la cultura preventiva por medio de un software

Dado al a complejidad de las actividades que se desarrollan en GS Inima, la compañía tiene en marcha un plan de cultura preventiva para garantizar la salud y seguridad laboral. Dicho plan afecta, por una parte, a las actividades que se desarrollan, algunas de ellas consideradas como “trabajos especiales”. Por otra, también atañe a todo lo que a documentación y procedimientos se refiere.

En este sentido, GS Inima ha optado por la innovación tecnológica y se ha sumado al grueso de compañías donde la transformación digital ya ha llegado. El uso de un software por medio de una app ha ayudado a agilizar y mejorar y los procesos de una forma sorprendente. ¿Cuáles son las ventajas de emplear el software de digitalización?

Múltiples usos. La versatilidad y la facilidad de crear plantillas de cuestionario les permite usarlas para numerosas aplicaciones prácticas (PTE, autorizaciones, checklists…)
In situ. Los cuestionarios se rellenan en el mismo lugar de trabajo mediante la app de forma digital. Por tanto, no hay necesidad de disponer de papel.
Sin cobertura. No es necesario disponer de condiciones de cobertura móvil para rellenar los datos. Esto permite una mayor seguridad en entornos ATEX.
Reporting automático. Generan un reporte documental automático tras su cumplimentación, sin procesos manuales de traspaso de datos del papel al ordenador.
Automatización de avisos. La posibilidad de automatizar el reporte del listado va acompañado de una generación de avisos parametrizables que notifican de la creación de uno nuevo al cargo que definen previamente.
Explotación de datos. Los datos obtenidos de las cumplimentaciones pueden ser consultados y explotados a tiempo real. De esta manera también se pueden realizar las comparaciones entre unidades organizativas.
Firma digital. Los diferentes documentos que lo requieren se acompañan de una firma digital hecha en el mismo terminal. De esta forma la cumplimentación se hace de forma rápida y segura.

El resultado de la digitalización de los procesos

Como apuntábamos, la digitalización de los procesos en GS Inima (o en cualquier otra compañía que haya optado ya por el uso de softwares para la gestión preventiva) ha conllevado un buen número de beneficios. Conozcamos, previamente, cuáles son los procesos que ya se cumplimentan por medio de una app:

-Permiso de trabajo para atmósferas explosivas (ATEX)
-PTE para trabajos en espacios confinados
-Permiso de trabajo con fibrocemento
-Autorización para trabajos eléctricos
-Autorización para uso de maquinaria
-Nombramiento de Recurso Preventivo
-Nombramiento de Equipo de Emergencia
-Listados de chequeo de las condiciones de trabajo
-Informes de seguridad
-Registro de entrega de EPIs
-Registro de entrega de documentación
-Hojas de descargo

Una vez sabiendo cuáles son las actividades documentales y de tramitación que se han visto beneficiadas por la aplicación de softwares para su gestión, detallamos los beneficios que ha supuesto dicha transformación digital:

Reducción de tiempos. Se ahorra tiempo en cuanto a los procesos manuales, tanto al rellenar datos como al autorizar trabajos. La sincronización de los mismos y la posibilidad de realizar comparativas in situ, sin necesidad de hacer un traspaso de papel a otro soporte, también contribuyen a ello. La automatización de avisos también ha permitido actuar con mayor brevedad.
Reducción de costes. Se aumenta la productividad y la calidad de la producción a la vez que se reducen costes en tiempo y materiales (papel,…).
Mayor seguridad. No se pierde la información y la protección de datos está asegurada.
Environmental friendly. Al reducirse la generación de residuos estamos ayudando a proteger el medioambiente. Invertir en digitalización es invertir en nuestro planeta.

05/06/2019

Eliminar los tiempos muertos en Seguridad y Salud Laboral gracias al Value Stream Mapping

Todo proceso que consta de diferentes fases acaba por generar tiempos muertos. Se trata de espacios de tiempo donde no hay actividad o donde se deja de ser productivo. ¿Hay manera de evitarlo? La respuesta es sí. Gracias al Value Stream Mapping podemos recortar dichos desperdicios y mejorar el global de nuestra actividad. Se trata de una herramienta muy valiosa que puede aplicarse en los procesos relacionados con la Seguridad y Salud Laboral. Conozcámosla más.

Tiempos Muertos

Imaginémonos que estamos esperando para renovar un certificado. Hemos cogido el número que nos ha dispensado la máquina pero los minutos pasan y nuestro turno no llega. Todo ese rato de espera en el que no hacemos nada por miedo a perder nuestra tanda es un tiempo muerto.

En el ámbito laboral existen muchos procesos que contienen tiempos muertos que afectan a la producción final. No importa el sector del que hablemos, esta es una realidad presente en todos los ámbitos. Pero gracias al Value Stream Mapping (VSM) podemos revertir esa dinámica y mejorar los resultados obtenidos.

Value Stream Mapping

El VSM es una herramienta que detecta las actividades, acciones y tiempos muertos que no aportan valor a la producción. Se encarga de analizar los flujos y la información proporcionada para determinar en qué fases del proceso se pierde el tiempo sin sentido.

El VSM aplicada a la Seguridad y Salud Laboral resulta muy interesante porque se puede estudiar cada actividad y la transición de la una a la otra teniendo en cuenta que nuestro “cliente” es el trabajador. Los beneficios del servicio repercuten tanto en los equipos como en la propia organización ya que el VSM nos permite hallar los puntos críticos de los procesos y trabajar para mejorarlos.

Posibles aplicaciones en SST

Una herramienta como el VSM aplicado en SST puede servirnos en los siguientes aspectos:

-Reportar de Observaciones Preventivas de Seguridad (OPS)
-Reportar de Inspecciones Documentadas de Seguridad (IDS)
-Implantación y seguimiento de acciones para la visibilización de Liderazgo preventivo
-Elaboración y gestión de Permisos de trabajo especial
-Implementación de la Planificación preventiva
-Gestión y control de la formación y cualificación de los trabajadores
-Elaboración de Notificaciones e Investigaciones de accidentes

Otro factor a tener en cuenta es que cada uno de estos procesos también consta de fases. Si tenemos la capacidad de detectarlas y ver dónde se producen tiempos muertos, podemos implementar en gran medida los resultados finales. ¿Qué hacer cuando lo hemos logrado?

-Rediseñar el proceso
-Reordenar las actividades del proceso
-Recortar tiempos muertos o esperas
-Controlar mejor todo el proceso

Como podemos comprobar, usar herramientas digitales como el VSM nos ayuda a reducir muchos desperdicios de los procesos. Como consecuencia mejoramos no solo los flujos sino el resultado final de las actividades de nuestra compañía.

08/05/2019

Valoración de los equipos de seguridad de los trabajos: ¿qué hay que tener en cuenta?

La seguridad en los entornos laborales en algo básico e indispensable en cualquier compañía. Ahora bien, para ello, además de las medidas e información necesarias de cara a los trabajadores, también es preciso realizar una valoración de la seguridad de los equipos de trabajo. ¿Qué entendemos por equipos de trabajo adecuados y qué herramientas nos sirven para mesurarlo?

En palabras de la publicación “Condiciones de seguridad en las máquinas”, realizada por el Instituto de Salud Pública y Laboral de Navarra, las condiciones que certifican como adecuado un equipo de trabajo son las siguientes:

-Adecuado a todas las disposiciones legales o reglamentarias de aplicación
-Idóneo a las condiciones generales del anexo I del RD 1215/97
-Adecuado a las condiciones y características especiales del trabajo a realizar
-Adecuado a los riesgos existentes en el lugar y puestos de trabajo
-Si es el caso, adecuado para uso de trabajadores discapacitados
-Es ergonómicamente adecuado para el uso por trabajadores
-Se usa adecuadamente según condiciones generales de uso del anexo II del RD 1215/97
-Mantenido de forma adecuada
-Se comprueba adecuadamente después de la primera y nuevas instalaciones
-Se forma e informa adecuadamente a los trabajadores de los riesgos de su uso

Las adecuaciones de los equipos pasan por unas disposiciones mínimas determinadas en el anexo I del RD 1215/97, y que se recogen en guías y listas de chequeo. Las más destacadas son las siguientes:

Pero más allá de las indicaciones que se encuentran en estos manuales, también hay que realizar unas tareas de revisión y mantenimiento a lo largo de la vida útil de los equipos. Además, también es preciso asegurarse de que los trabajadores realizan un correcto uso de los mismos.

A nIvel general, la NTP 577 establece los criterios mínimos para la revisión y mantenimiento de los equipos de trabajo y garantizar, así, que se basen en un procedimiento integrado. En el caso de los equipos industriales, existe una reglamentación específica que marca la periodicidad y quién debe realizar las revisiones.

Fases de las revisiones

Las revisiones y tareas de mantenimiento de los equipos de trabajo se dividen en las siguientes fases:

Análisis y planificación de las revisiones o mantenimientos

-Establecer su frecuencia, cobertura, límites, etc.
-Determinar las personas o responsables adecuados que deben realizarlos
-Disponer de la máxima información antes de la visita de revisión o mantenimiento
-Determinación de los elementos o partes críticas a revisar
-Elaborar check list
-Determinar los recursos necesarios (EPIs, instrumentos de medición, documentos, etc.)

Ejecución

-Revisión efectiva de los diferentes puntos registrando datos o resultados
-Acompañado del responsable del equipo o área, y del operario del equipo
-Ejecución exhaustiva del equipo y de su uso
-Determinación de posibles medidas preventivas

Control

Seguimiento y control de la aplicación de las medidas propuestas y de su efectividad.

Registro documental

Registro de los datos reportados en las revisiones o mantenimientos, bien codificados e identificados para poder ser consultado.

Herramientas para la valoración de la seguridad de los equipos

La NTP 577 define tres aspectos principales a tener en consideración cuando se realizan las revisiones y mantenimientos. Se trata de la limpieza, la seguridad y el mantenimiento de los equipos. Los criterios de revisión y el tipo de maquinaria de la que hablemos determinaran la forma de hacerlo.

A la hora de realizar los reportes, contamos con herramientas de diversos tipos. Podemos usar listas o check lists que se rellenan con medios de ofimática, o aplicaciones a través de smartphones y tabletas que son más sofisticadas. Esta última opción nos permite ganar en tiempo y facilita la explotación de datos reportados de forma inmediata.

Algunas de las apps que nos pueden ayudar a ello, y que son compatibles tanto con IOS como con Android, son las siguientes:

Tanto SmartOSH como Risk Check CAEB han sido desarrolladas por Prevencontrol. La primera de ellas es una app que forma parte del software de gestión de prevención. La segunda ha sido elaborada en colaboración con la Confederación de Asociaciones Empresariales de Baleares CAEB) para ofrecerla de forma gratuita a sus asociados. Se trata de una herramienta específica para el reporte y valoración de las condiciones de trabajo y de la seguridad de los equipos e instalaciones. Conozcámosla un poco más.

Risk Check CAEB

Esta app se desarrolló gracias a un estudio previo para la determinación de la metodología y las variables a valorar. Se tuvieron en cuenta las 3 dimensiones fundamentales que se exponen en la NTP 577 (citadas más arriba), y se desarrollaron las variables para cada dimensión en base a las condiciones y requisitos establecidos en el RD 1215/97. Lo que se obtuvo fueron las dimensiones y variables agrupadas por dimensión que se muestra en la tabla siguiente:

La valoración se marca con alguna de las tres opciones: Correcto, Incorrecto y No Aplica. Además, también se realizan unas gráficas con los resultados obtenidos que permiten una valoración visual muy rápida e intuitiva. También se pueden hacer comparativas entre los reports y obtener las firmas de los participantes.

El siguiente video muestra el funcionamiento de Risk Check CAEB de una forma más didáctica y exhaustiva:

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