El desafío: Complejidad organizativa y dispersión geográfica
El Sistema d’Emergències Mèdiques (SEM) es el servicio público de atención médica urgente de Catalunya. Gestionado por la Generalitat de Catalunya, coordina la respuesta sanitaria ante emergencias, urgencias y catástrofes en todo el territorio catalán, operando una estructura de extrema complejidad.
Raúl Parra, del equipo de prevención, destaca los principales retos a los que se enfrentaban antes de consolidar el uso de Smart OSH:
- Hiper-fragmentación de puestos de trabajo: Debido a la herencia histórica y las necesidades de planificación (recursos humanos), la organización contaba con más de 400 nomenclaturas de puestos de trabajo diferentes (ej. múltiples variantes de enfermería asistencial).
- Dispersión territorial: Cientos de bases operativas repartidas por toda la geografía catalana, muchas con características similares pero con particularidades locales.
- Integración de datos externa: La necesidad de importar y sincronizar constantemente miles de datos de empleados desde su software de RRHH (Denario).
- Gestión de la vulnerabilidad: Un volumen importante de personal con sensibilidades específicas (trabajadoras embarazadas, personal de edad avanzada) que requería una vigilancia y evaluación constante.
La solución: Evaluación por estructuras piloto y trazabilidad total
Para abordar esta complejidad, el SEM, asesorado por PrevenControl, implementó una estrategia basada en la eficiencia técnica y la centralización de la información:
- Creación de una “Estructura Piloto”: En lugar de evaluar cada centro desde cero, se creó una base de datos ficticia que actúa como “patrón”. Los técnicos evalúan un centro tipo y desarrollan los riesgos base.
- Sistema de Replicación Inteligente: Mediante Smart OSH, el equipo técnico copia los riesgos de la estructura piloto a los puestos reales. Esto elimina las tareas burocráticas de redacción y permite al técnico dedicar su tiempo a identificar las particularidades y detalles específicos de cada base operativa, aportando valor real a los trabajadores.
- Gestión de Sensibilidades: Se configuró el sistema para alertar y gestionar específicamente los riesgos de personal especialmente sensible (embarazo, edad), asegurando que la evaluación de riesgos siempre tenga en cuenta quién ocupa el puesto.
- HUB de Planificación Preventiva: El módulo de riesgos se convirtió en el receptor de todos los inputs de la empresa:
- Investigaciones de accidentes.
- Visitas de seguridad.
- Comunicados de riesgo.
- Estudios ergonómicos.
Resultados: Un sistema vivo y automatizado
Tras el periodo de implantación, el SEM ha logrado transformar la prevención en un proceso dinámico:
- Actualización constante: La evaluación de riesgos ya no es un documento estático. Cuando ocurre un accidente o se detecta un riesgo en una visita, el sistema permite vincularlo directamente al factor de riesgo correspondiente, manteniendo la evaluación siempre al día.
- Eficiencia en la gestión de cambios: Ante la apertura de nuevas sedes o la creación de nuevos puestos públicos, el uso de la “estructura piloto” permite tener las evaluaciones listas en una fracción del tiempo habitual.
- Visibilidad 360º del empleado: Al sacar la ficha de riesgo de un trabajador, el SEM no solo ve los riesgos teóricos de su puesto, sino también si ha tenido accidentes previos o si hay medidas pendientes derivadas de una visita de seguridad.
- Optimización de la Planificación: La potencia del software reside en que todas las fuentes (accidentes, inspecciones, evaluaciones) alimentan una única Planificación de la Actividad Preventiva, permitiendo a la dirección saber exactamente qué acciones son prioritarias para eliminar riesgos.
“Lo que nos permite Smart OSH es quitarnos toda la tarea de copiar y escribir para ir a las particularidades y al detalle, que es lo que realmente interesa a los trabajadores.” — Raúl Parra, SEM.
