Una de las primeras ideas que le pueden venir a uno a la mente cuando piensa en automatizar la gestión de los equipos de protección individual en una organización es la de que se va a ahorrar una gran cantidad de tiempo y, sobre todo, que lo va a tener todo mucho más controlado. Fuera papeles, fuera documentos de entrega, etc.

Pero cuando uno implanta un software, descubre que con el hecho de tener un control exhaustivo de los EPIs, se optimiza su consumo de forma muy importante, llegando a un ahorro más que notable en el gasto en estos consumibles.

Un sistema automatizado de gestión de EPIs requiere por parte de la organización un estudio pormenorizado de necesidades, lo que llamanos una matriz de necesidades, debiéndose definir perfectamente los EPIs necesarios para cada puesto de trabajo, así como también la capacidad de abastecimiento de los proveedores, y el stock mínimo para no quedarnos sin equipos de protección. Debe tenerse aquí especial cuidado con los EPIs muy específicos no disponibles en stock normalmente por los proveedores.

La implantación del sistema, aunque siempre existe un periodo de asimilación por parte de todos los actores, llega a consolidarse generalmente con resultados satisfactorios a diferentes niveles:

Consumo

Según distintas fuentes consultadas, el consumo de EPIs se reduce entre un 15 y un 20%, llegando las más optimistas al 30% – 40%. A medio-largo plazo el consumo se reduce ostensiblemente por el efecto del control estadístico personalizado que permite al sistema detectar abusos. Se reduce el stock de EPIs, ya que sólo se compra lo que se consume. Esto es gracias a que el software controla el inventario disponible haciendo que las reposiciones se produzcan con antelación a que se agoten.

Tiempo

El sistema permite un ahorro muy importante de tiempo tanto del trabajador que solicita los EPIs como de la persona que se los proporciona, pudiendo traducirse este ahorro de tiempo de los empleados en un incremento en la productividad de los mismos.

Cumplimiento legal

Cada trabajador tendrá únicamente acceso a los EPIs que requiere por su puesto y estas actuaciones quedaran registradas en un servidor en tiempo real, lo que garantiza el cumplimiento legal de la entrega y registro de EPIs por parte del empresario. Este registro automático también genera un ahorro de tiempo importante en la entrega del EPI, un ahorro de papel y lo más importante, un control estadístico del gasto de EPIs por persona, sección, etc, permitiendo disponer de datos para promover o aplicar medidas de mejora posteriores.

La automatización de la gestión de los EPIs es un paso hacia adelante, dando solución a un problema importante de gestión en todo tipo de organizaciones. Si quieres recibir más información sobre el tema, contacta con nosotros y verás que, con poca inversión, se consigue mucho. También puedes descubrir porqué podemos acompañarte en la digitalización de la gestión en Seguridad y Salud.