Una de las tareas más complejas y tediosas de la gestión de un Servicio de Prevención Mancomunado es la de recopilar los datos para poder presentar la memoria de actividades anuales que exige la famosa Orden TIN 2504/2010.

Consultamos a los expertos en Seguridad y Salud de nuestra red en Linkedin, acerca de cuánto tiempo dedicaban a preparar esta memoria y quedó perfectamente claro que es una tarea a la que a todos les gustaría dedicar menos tiempo.

La complejidad que precisa actualmente la gestión de un Servicio de Prevención Propio o Mancomunado en una organización hace imprescindible contar con un apoyo informático. Pese a ello, una nueva encuesta propia realizada en Linkedin nos reveló que un 79% de los Servicios de Prevención todavía trabajan a mano o con herramientas ofimáticas convencionales.

En Smart OSH, disponemos de un módulo específico para la gestión de estas memorias, que nos permite crear en 3 clicks la memoria que se debe presentar según la mencionada Orden TIN.

• 1er click: Para calcular datos
• 2º click: Para generar el informe del Servicio de Prevención
• 3er click: Para configurar el conjunto de los informes para cada una de las empresas que estoy gestionando, en el caso de los Servicios de Prevención Mancomunados

La aplicación recoge los datos introducidos durante el día a día de un Servicio de Prevención para convertirlos en la información que es preciso reportar a la administración.

Si quieres llevar tu gestión a otro nivel y saber cómo puedes automatizar todos los procesos de tu Servicio de Prevención, te invitamos a visualizar el siguiente webinar.

Fue un filósofo griego presocrático, llamado Heráclito, el que afirmó la imposibilidad de bañarse 2 veces en las aguas de un mismo río, haciendo referencia al fluir constante que experimenta la propia vida. El objetivo aquí, no es la filosofía o quizá sí, si nos enfocamos en una filosofía de Cultura Preventiva diseñada por y para velar por la Seguridad y la Salud en el Trabajo. ¿Podemos afirmar que, aun conociendo las instalaciones del centro de trabajo a la perfección, siempre visitamos las mismas? ¿Es la Evaluación de Riesgos Laborales algo estático o está en continuo movimiento?

Más allá de cualquier normativa, únicamente utilizando el sentido común, quizás el menos común de los sentidos, podemos afirmar que para eliminar, o en su defecto, minimizar un riesgo laboral, el primer paso es proceder a su correcta identificación. Sin identificar las condiciones inseguras, poco o nada podemos hacer. Veamos con un ejemplo concreto del día a día en un centro de logística de una organización real:

Primer día:

• Condición existente:
  • Existencia de cajas bloqueando la salida de emergencias.

• Medida propuesta:
  • Retirar las cajas.

Segundo día:

• Condición existente:
  • Las cajas han sido retiradas conforme se solicitó.

Tercer día:

• Condición existente:
  • Existencia de cajas bloqueando la salida de emergencias.

• Medida propuesta:
  • Retirar las cajas.

Si nos quedamos en el segundo día, podríamos concluir que el riesgo ha sido eliminado en origen, si vamos al tercer día, veremos que no. Cuando tenemos datos en real time, podemos ir más lejos, hacernos preguntas que fácilmente podremos resolver y que, sin dudar, reportarán enormes beneficios tanto a nivel de Seguridad y Salud, como en resultados económicos.

• ¿Por qué existen nuevas cajas allí?
• ¿Falta espacio y hay que habilitar nuevas zonas de almacenaje?
• ¿Falta Cultura Preventiva y los trabajadores las dejan allí de nuevo las cajas porque son de los que piensan que “nunca pasa nada”?
• ¿Ocurren ambas cosas?
• ¿Qué está sucediendo en la organización? 
• Y la más importante recabando todos estos datos ¿Cómo podemos zanjar el tema de una vez por todas eliminando el riesgo en origen? -en los casos en los que sea posible-.

Con una evaluación en real time en la que además puedan aportar todos los integrantes de la organización, podremos obtener el GPS correcto que nos guía sobre las acciones a tomar. De esta manera, las evaluaciones de riesgos son verdaderamente efectivas y eficaces. Las medidas a implementar en las organizaciones se convierten en medidas reales, no en  “corta-pegas” con medidas genéricas que poco pueden aportar para evitar accidentes o incidentes. Uno de los grandes errores en las organizaciones es pensar que la Evaluación de Riesgos Laborales es un documento estático, una foto fija del momento concreto que se evalúa y limitarse a las obligaciones de cumplimiento legal. Eso no es más que una evaluación de riesgos para salir del paso, no una herramienta que realmente sirva para su cometido.

Tomando como fuente las estadísticas de accidentes de trabajo del año 2019 del Ministerio de Trabajo, Migraciones y Seguridad Social, un total de 695 trabajadores fallecieron en accidente laboral. Casi 2 fallecidos al día. La Inexistencia o insuficiencia de un procedimiento que regule la realización de las actividades dirigidas a la identificación y evaluación de riesgos y Medidas preventivas propuestas en la planificación derivada de la evaluación de riesgos insuficientes o inadecuadas figuran como causas frecuentes de mortalidad en el trabajo.

Como profesionales y expertos en SST facilitamos las herramientas necesarias para gestionar mejor, más fácil y más rápido, en definitiva, hacemos fácil lo que inicialmente parecía difícil. A través de Smart OSH cualquier integrante de la organización puede reportar una condición insegura con fotos directamente a través de la App, pudiendo ver los cambios, a modo de video, de forma real, fotograma a fotograma de lo que ha sucedido y está sucediendo en la organización. Lograremos con ello dar un salto cuántico de una evaluación de riesgos burocrática que da cumplimiento legal, a una evaluación de riesgos excelente que logre evitar accidentes laborales y, en definitiva, para generar cultura preventiva.

Smart OSH es el software de PrevenControl para la gestión avanzada de la Seguridad y Salud Laboral. Si quieres conocer más detalles acerca de cómo puede ayudar a tu organización, no dudes en contactar con nosotros.

Uno de los principios sobre los que se sustenta la cultura preventiva es que, dentro de nuestras organizaciones, la Seguridad y Salud debe ir más allá de nuestros trabajadores, abarcando también a los trabajadores de las organizaciones contratistas y a las personas que acceden a nuestras instalaciones.

Este último punto, muchas veces descuidado, es fundamental desde el punto de seguridad por los posibles riesgos añadidos que pueden implicar tanto para nuestros compañeros como para el personal ajeno que acceda a la instalación, en todas sus variantes: visitas, empresas de reparto, inspecciones…

En este sentido, se pueden dar dos tipos de situaciones:

La primera, es común en organizaciones que dan un paso adelante en seguridad e informan a sus visitantes de las actuaciones en caso de emergencia o de protocolos excepcionales en momentos concretos, pero que, por un formato incorrecto en el modo de transmitir, por la pérdida de información a la hora de tomar los datos o por repetición del mensaje, no consiguen obtener el resultado esperado. En definitiva, acabamos teniendo visitas que en la primera papelera que encuentran, tiran el tríptico del plano de evacuación sin leerlo y en la libreta de recepción tenemos unos datos que no aportan valor.

Ni que decir tiene que en el momento actual este punto es clave con objeto de establecer protocolos adecuados que permitan informar al externo de las medidas de seguridad extraordinarias, garantizar una correcta trazabilidad de los posibles infectados derivados de casos de COVID-19 y, además, tener la responsabilidad de nuestro visitante conforme no es personal susceptible de estar contagiado.

La segunda situación es la contraria. Una organización con el registro de entradas y salidas digitalizado, que tiene trazabilidad de todos los movimientos, datos informatizados que pueden ser de gran valor en el caso que se deban recuperar a posteriori y el compromiso firmado del externo conforme ha leído y acepta las medidas que se proponen o, en este último caso del COVID-19, que no ha estado en contacto con personas que tengan síntomas de haber contraído el virus o que él mismo no tiene la sintomatología para haberse contagiado.

Por todas estas razones, desarrollar un control de visitas adecuado, que sea fácil y sencillo, que permita asegurar una trazabilidad adecuada y que evite documentos que tengan que pasar de mano en mano es básico en la situación actual.

En este sentido, digitalizar de forma adecuada el control de visitas nos permitirá:

• Gestionar de forma rápida, fácil y eficiente el registro de éstas.
• Información en tiempo real de la visita.
• Recoger los principales datos de la visita.
• Definir claramente la persona visitada en la instalación.
• Garantizar la fiabilidad de la información cumplimentada (por ejemplo, el DNI).
• Mejorar la imagen de nuestra organización.
• Trasladar información referente a las normas de seguridad de forma más dinámica y comprensible mediante imágenes, gráficos y videos.
• Obtener acceso al historial de visitas existente.
• Gestionar de forma adecuada las posibles emergencias y evaluaciones al disponer de forma precisa información de las personas no habituales en la instalación.
• Mejorar la productividad al reducir la carga administrativa.
• Informar de la política de privacidad de la organización.
• Aceptación de compromisos y responsabilidades por parte del visitante.
• Obtener un registro firmado digitalmente.

No dudes en ponerte en contacto con nosotros para que te ayudemos a digitalizar la gestión en Seguridad y Salud de tu organización.