Mes: diciembre 2019

24/12/2019

Automatizar y digitalizar una CAE de prestación de servicios

A día de hoy es posible tanto automatizar como digitalizar una CAE de prestación de servicios con éxito. De hecho, es posible que una empresa proveedora de dichos servicios gestione las coordinaciones de actividades empresariales con sus clientes. Y no solo eso, sino que puede estar en igualdad de condiciones que una empresa receptora. Y es que una CAE tiene los mismos medios para mejorar la eficacia del proceso, algo que explicamos a continuación.

Situación inicial

En el momento en que una empresa actúa como proveedor y tiene que gestionar varios servicios, estas actividades empresariales pasan a ser de suma importancia. Los recursos que se le tiene que destinar y la acumulación de papeleo es considerable, pero hay otros puntos que dificultan su consecución. ¿Cuáles son?
La prestación de servicios. La entrega de los documentos que solicita cada empresa es la base de la coordinación de estas actividades. En esta parte del proceso intervienen los siguientes factores:

  • El marco legal vigente y las distintas interpretaciones. La ley que regula la coordinación de actividades empresariales. Hay que decir que es poco precisa y conlleva múltiples interpretaciones. ¿Qué conlleva eso? Que hay que disponer de un gran número de documentos distintos (y sus correspondientes formatos) a entregar según la empresa que lo solicite.
  • Multiplicidad de aplicativos de gestión. Cada empresa cliente tiene su propia plataforma de gestión. En cambio otras prefieren recibir los documentos por correo electrónico. A veces surgen obstáculos como la capacidad de enviar archivos, formatos, etc. que complican la gestión. En esas ocasiones, puede ocurrir que haya que optar por el método tradicional de subir los documentos manualmente, uno a uno.
  • Compatibilidad con las subcontratas. Las empresas prestadoras de servicios no solo tienen empleados propios, sino que cuentan con subcontratas que realizan ciertos trabajos en alguna de las coordinaciones. La ayuda para el trabajo es buena pero implica que la documentación de estas empresas, autónomos y sus trabajadores, tenga que ser validada por la propia empresa. Por tanto, resulta tener la documentación saliente que recibe el cliente y, por otra parte, la documentación entrante de las subcontratas. Lo cierto es que resulta muy complicado encontrar plataformas eficaces tanto en solicitud como en envío de documentos.

Aplicativos incompatibles. La mayoría de softwares del mercado son muy competentes gestionando documentos entrantes. Ahora bien, no ocurre lo mismo cuando hay que gestionar los documentos salientes.

Viendo esta realidad, nos damos cuenta de que sigue siendo necesario encontrar una solución eficaz para todas las necesidades. Pues bien, SmartOSH es una de ellas. Su implementación conlleva una reducción de la carga de trabajo diaria, del tiempo que se tarda en gestionar, que se deje de efectuar un control manual de los documentos y una reducción general de costes internos.

Soluciones para una gestión automática y digitalizada

A continuación desgranamos cuáles son los puntos clave para que se pueda llevar a cabo una gestión automatizada y digitalizada de las actividades para las empresas proveedoras de servicios:

  • Uso de la plataforma como gestor documental. Los documentos a gestionar y mantener son los propios de la empresa. Para que sea un éxito, el aplicativo debe responder a un buen almacenamiento, ordenado según el ámbito y fácilmente recuperable para la CAE. Si además el software es de gestión integral de los procesos de seguridad y salud, y los archivos y certificados que generan se almacenan y se vinculan automáticamente para usarse en las CAE, los procesos manuales quedarán eliminados.
  • Disposición total de los documentos. Para que los usuarios puedan disponer de los archivos de forma accesible e inmediata, lo mejor es que se almacenen en la nube. Esto permite que se pueda disponer de toda la documentación desde cualquier usuario autorizado de la empresa, sin necesidad de la intervención de terceros. Además, los usuarios podrán también subir los documentos que se requiera.
  • Implicación de personal ajeno a la seguridad y salud y descentralizar la gestión. Con una gestión como la descrita es posible que cada departamento suba sus propios documentos y que éstos se reaprovechen automáticamente en aquellas CAE que lo precisen. Ya no hacen falta intermediarios ni la figura del administrador de la CAE que tiene que afrontar la recepción, validación y coordinación de los documentos.
  • Adaptación a cualquier cliente. Las coordinaciones de actividades empresariales deben ser compatibles con cualquier plataforma o persona física. Esto quiere decir que dicha plataforma debe responder a cualquier solicitud de documentos y éstos deben ser compatibles con sus destinatarios. La integración es básica para una correcta automatización En este sentido, SmartOSH ofrece mayor eficiencia para la CAE puesto que está programado para cualquier interacción con cualquier plataforma.
  • Información de entrada y de salida. Cuando el aplicativo que usamos puede tanto recibir como enviar y solicitar documentos de forma eficaz, estamos ante la herramienta ideal. De esta manera se garantiza la gestión de las subcontratas y su reaprovechamiento para las coordinaciones también con los clientes.
  • Control del estado de los documentos a tiempo real. Todos los documentos que se están gestionando deben estar perfectamente controlados. Es decir, que se debe conocer en todo momento su estado (si ha sido rechazado, aceptado, si ha caducado…). Los aplicativos permiten una gestión rápida sin necesidad de entrar en cada uno de los documentos.
  • No molestar al cliente. Cuanto más sencillo sea el uso del aplicativo, mejor. No olvidemos que el cliente, como persona física, no tiene que implicarse de forma obligada con la tarea de su proveedor. SmartOSH permite la gestión por correo electrónico sin necesidad de hacer log in y con opciones de validación y rechazo simples.
  • Personalización. Si se desea, es posible integrar el aplicativo con las imágenes corporativas de la empresa y en cada una de sus acciones (como los envíos por correo, por ejemplo).

Como se puede comprobar, la gestión eficaz y automatizada de las CAE es posible, sobre todo teniendo en cuenta que en la actualidad todo pasa por la digitalización.

17/12/2019

Mejorar la cultura de seguridad gracias a un software de SST

Para reducir la siniestralidad y mejorar la cultura en Salud y Seguridad en el Trabajo, es indispensable contar con un plan de acción que forme y evalúe. Para ello se han diseñado herramientas tales como softwares que permiten implantar planes de seguridad y realizar un seguimiento de los mismos de forma periódica y fiable. Solo así lograremos un buen desempeño preventivo.

Es importante asegurarnos de la correcta implantación de una cultura de seguridad. Las observaciones preventivas son una forma de gestionar la prevención de los riesgos laborales, entre otras cosas. Y es que también dan pie a conocer cómo hacemos las cosas, cómo las asimilan los equipos y qué es lo que falla.

¿Qué puede aportarnos un software de seguridad?

Los softwares de seguridad se han convertido en una gran ayuda para todo lo referente a SST. Las organizaciones cuentan con apps a través de las cuales los trabajadores reciben la formación necesaria. Y no solo eso, sino que además estas herramientas permiten, como comentábamos, realizar un seguimiento de la actividad preventiva basada en la evidencia. ¿En qué aspectos resulta beneficioso contar con una app?

1.Acceso a materiales formativos. Los trabajadores pueden acceder a vídeos tutoriales y otros contenidos que den información acerca de las buenas prácticas en SST.

2.Gestión de accidentes/incidentes/eventos. La información recopilada en relación a los accidentes, incidentes y eventos se representa gráfica y numéricamente. Esto ayuda a que se pueda aprender de los errores e incluso clasificarlos según tipología (errores humanos o transgresiones).

3.Análisis de datos. El software es una plataforma que permite evaluar y analizar la participación y el compromiso de los empleados con la cultura de seguridad. Esto permite detectar patrones anómalos y ponerles solución antes de que se desencadene una fatalidad.

4.Gestión de las acciones formativas. Se pueden establecer las necesidades formativas de cada trabajador, de cada puesto y de cada actividad. De esta forma se pueden elaborar contenidos y temarios personalizados y planificar la formación al detalle. El software también deberá facilitar la gestión documental en cuanto a certificados, temarios, etc.

5.Realización de cuestionarios personalizados. La herramienta ayuda a la gestión de dichos cuestionarios y de sus resultados.

6.Trazabilidad. Cualquier entrada de datos y modificación que sufran quedará registrada. Por tanto, impulsará a la mejora de la planificación y no a dejar todo para el último momento (como realizar una acción justo el día previo a una auditoría, por ejemplo).

Como podemos observar, contar con un software para gestionar la SST ayuda a construir una cultura de la prevención en las organizaciones de forma sencilla y constante. SmartOSH es el ejemplo idóneo de aplicativo que cuenta con todas las funcionalidades mencionadas integradas.

10/12/2019

Digitalizar los procesos para suprimir mudas

El término digitalización sigue poniendo nerviosos a muchos a día de hoy. Los hábitos han ido cambiando en las empresas y poco a poco se ha ido dejando de lado el uso del papel y el bolígrafo para controlarlo todo de forma digital. En las organizaciones se puede ahorrar en tiempo y costes si detectamos todos aquellos procesos manuales que se pueden automatizar. Y no cuesta nada.

El “no cuesta nada” que acaba costando mucho

Resulta curioso detectar cómo muchas de las acciones que a día de hoy se llevan a cabo en diferentes empresas aún se hacen a la “antigua usanza”. Sin ir más lejos, cada vez que tengo que coger el AVE, me piden mostrar el certificado de familia numerosa y mi DNI para verificar que mi billete es el adecuado. Teniendo en cuenta que estoy registrado en la web de Renfe, ¿no sería más fácil y rápido cruzar datos? “Si no le cuesta nada” es la respuesta que obtengo de los trabajadores que piden mi documentación.

Pues sí, sí que cuesta. No a mí en particular, sino a todos los usuarios de este medio de transporte que tienen que esperar a que yo (o quien sea) busque la documentación requerida. Si ese tiempo que cada pasajero invierte en este proceso lo sumásemos, a final de año tendríamos una gran cantidad de tiempo perdido en hacer algo que se podría haber digitalizado.

Este ejemplo tan solo nos sirve para ilustrar lo que ocurre en muchísimas compañías que aún no han dado el gran paso hacia la digitalización de los procesos. Además, también hay que destacar el ahorro en material. ¿Cuántos miles de folios se deben seguir desperdiciando para guardar información que puede estar almacenada en un dispositivo electrónico? La respuesta es sencilla: ninguno.

Los beneficios de digitalizar

El cambio de mentalidad cuesta, pero para eso estamos los consultores. Como anécdota citaré el caso de una multinacional alemana con sede en Barcelona que visité. La primera vez tuve que registrarme en la planta inferior y firmar un documento con algunos compromisos. La segunda vez que acudí también me hicieron firmarlo, y la tercera, y la cuarta.

Así que me lancé a comentar el desperdicio en material y tiempo que eso conllevaba. Pues bien, una de las personas de dirección me confesó que ese comentario fue el que hizo que acabaran por contratarnos ya que buscaban a consultores que les aportaran.

Decidirse por la digitalización

Toda compañía que da el paso hacia la digitalización de los procesos comprueba cómo el desempeño del trabajo se agiliza y facilita. También se reduce la comisión de errores y se aumenta la productividad. El tiempo invertido en lo que ahora está digitalizado se puede dedicar a otra cosa.

En definitiva, desde Prevencontrol invitamos a que cada organización haga un ejercicio de reflexión. Identificar las mudas y los tipos de despilfarros que se cometen a diario es el primer paso. Ponerles solución, el segundo. Y si no se dispone de tiempo para ello, nada mejor que la figura de un consultor experto en la materia para llevarlo a cabo.

03/12/2019

Gestión digital de la ISO 45001 en charlas y reuniones

En materia de SST, la gestión digital de la ISO 45001 resulta muy beneficiosa. Contar con una herramienta digital para controlar y manejar todos los procesos no solo los agiliza, sino que nos ayuda a tener un registro fácil de consultar en cualquier momento. Esto es, sin duda, una gran ventaja cuando hablamos de charlas y reuniones, que gracias a estos softwares quedan digitalizadas.

Digitalización de reuniones

Y es que por mucha atención que se preste en las reuniones, no podemos obviar el hecho de que somos humanos. Eso quiere decir que hay cosas que se nos pueden pasar por alto, incluso a la persona responsable de realizar el acta del final. La pérdida de detalles afecta a la eficacia y trazabilidad de cualquiera de los temas a tratar.

Además, digitalizar las reuniones que se convocan no solo sirve para consultar lo discutido en el futuro. Gracias a estas herramientas se puede controlar quién asiste y, por tanto, si ha recibido la información presentada o no. Y todo ello sin malgastar papel y con la facilidad de consultar la información en cualquier momento, dónde y cuándo se precise.

Beneficios de gestionar las reuniones con un software

  1. Planificación. Se determina el día, la hora y el lugar y se comunica a todos los interesados. Además, se establece una previsión de cuándo será la siguiente.
  2. Convocatoria. Las personas interesadas reciben un correo electrónico donde se les convoca.
  3. Gestión de asistentes. Control de las asistencias individuales.
  4. Órdenes del día y acuerdos. Registro de los temas a tratar, facilitando su exposición por el orden correcto.
  5. Próximos temas. Mayor facilidad para retomar puntos pendientes de reuniones anteriores.
  6. Envío del acta. El propio programa genera el acta de la reunión y lo manda por email.
  7. Firma del acta. La firma digital avanzada permite que los asistentes lo rubriquen al haberlo leído.
  8. Recordatorio de convocatoria. Se recibe un aviso para convocar una nueva reunión antes de que llegue el día.

Digitalización de charlas de seguridad

Las charlas de seguridad y salud en el trabajo se han convertido en elementos indispensables en cualquier organización. Se ha demostrado que ayudan a que los trabajadores sean conscientes de lo que hacen y de las consecuencias que sus acciones pueden tener. En este sentido, las herramientas informáticas resultan de gran apoyo a la hora de registrar los temas a tratar y para realizar campañas de concienciación.

Gracias a la digitalización se pueden plantear charlas como pequeñas reuniones o como campañas más amplias que busquen concienciar a los equipos. En este último caso, se podrá contar con una serie de avisos cuya publicación quedará controlada a través del software, y que se mandarán a todas las personas que se quiera.

Estos son tan solo algunos de los beneficios de la gestión digital de la ISO 45001. En el siguiente link podrás descargar la guía gratuita de las 125 ideas para iniciar una charla de seguridad, un manual que seguro te resultará de gran ayuda.

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