seguridad

30/01/2019

Aplicaciones informáticas en un programa de factor humano HOP

Los accidentes laborales son una realidad que se da en mayor o menor medida en función del sector del que hablemos. Las políticas de prevención (PRL) y de seguridad y salud en el trabajo ayudan a reducir estas cifras de siniestralidad donde, por costumbre, tendemos a responsabilizar al trabajador de lo ocurrido. No obstante, deberíamos plantearnos si la gestión del factor humano (HOP) en la compañía es la correcta, y si disponemos de los medios adecuados para ello, como podría ser el ejemplo de un aplicativo informático.

Como apuntábamos, cuando ocurre un accidente laboral lo primero en lo que pensamos es en qué ha hecho mal el empleado para que eso ocurriese. Por inercia, tendemos a pensar que el hecho se ha producido por un error en el comportamiento de la persona: una falta de atención, porque no llevaba las medidas de protección adecuadas o porque no ha seguido los procedimientos implantados. ¿Dónde queda, entonces, la responsabilidad por parte de la empresa?

Y es que, cuando se produce un siniestro en un lugar de trabajo, no solo hay que señalar al trabajador sino que hay que fijarse en otros muchos elementos como la política preventiva de la empresa, el entorno físico donde se ha producido el accidente, el contexto del desarrollo de la actividad, qué formación se le ha dado al empleado, cuál es la gestión de prevención de los mandos superiores… Es decir, todos los elementos que se incluyen en la metodología HOP.

Metodología HOP: qué es y cómo se implanta

Cuando hablamos de metodología HOP nos referimos al sistema de entender y gestionar el comportamiento humano en los puestos de trabajo. Todo lo que rodea a la actividad concreta que desarrolla un empleado es importante, y eso debe ser tenido en cuenta en todo momento. Para implantar la metodología HOP debemos seguir cuatro procesos:

  • Explorar: Observar los comportamientos humanos y su relación con el entorno de trabajo.
  • Detectar: Identificar pautas de comportamiento y tendencias en el lugar de trabajo que puedan suponer un riesgo.
  • Generar: Buscar soluciones o alternativas a esos comportamientos/elementos que puedan suponer un riesgo.
  • Implementar: Aplicar medidas correctivas para modificar los comportamientos de riesgo.

Para aplicar una metodología HOP con éxito debemos contar con las herramientas adecuadas para todos los procesos de los que consta. La mejor solución, sin duda, viene de la mano del uso de una aplicación.

Aplicativos informáticos y metodología HOP

Las aplicaciones informáticas son la herramienta más efectiva, rápida y segura con la que podemos poner en marcha la metodología HOP. Las apps permitirán que extraigamos información de forma directa, que podamos almacenar la información ordenadamente y que podamos realizar análisis y comparación de datos sin perder tiempo. Y es que las ventajas de las aplicaciones informáticas en este sentido son inmensas:

  • Ahorro de tiempo y mejora en la recogida de datos: a tiempo real, in situ y en movimiento.
  • Mayor seguridad en el almacenaje de la información recogida (no se pierden los datos).
  • Ahorro en medios materiales (todo queda en un Smartphone o una tablet).
  • Mejora de la explotación de datos: elaboración de informes e indicadores de rendimiento.
  • Mayor accesibilidad a los datos (consultas en línea y al momento).
  • Mejora de los análisis: los resultados se integran mejor en el sistema de manera que se pueden tomar decisiones sobre salud y seguridad de una forma más objetiva.

Más allá de contar con una aplicación con la que poder realizar la recogida de datos mencionada, también deberemos disponer de una plataforma específica que permita gestionar esta información con intención de mejorar los aspectos que atañen a salud y seguridad en la estructura de la compañía.

Características de las aplicaciones para la gestión del factor humano

Ya conocemos las ventajas de los aplicativos informáticos en la aplicación de la metodología HOP pero, ¿sabemos cuáles son las características que estas apps deben cumplir para resultar realmente eficaces? Las citamos a continuación:

-Reporte y consulta de datos e indicadores de forma automática.

-Establecer unos objetivos previos para compararlos con los datos reales obtenidos.

-Elaboración de un informe de resultados instantáneo

-Planificación de las observaciones en el tiempo tanto de forma puntual como periódica, a personas y/o cargos concretos.

-Generación de alertas y avisos relacionados con la temporalidad de las observaciones.

-Exportación de datos: sincronización automática de los listados rellenados con el aplicativo al instante.

-Recogida de firmas digitales

-Ubicuidad: realización de los trabajos en cualquier lugar y a tiempo real con capacidad de trabajo sin conexión a la red.

-Adaptación al usuario: la app debe ofrecer múltiples ventajas técnicas que se ajusten a las necesidades de cada usuario, como opciones de idiomas y compatibilidad con los diferentes sistemas operativos.

-Acciones derivadas: relación directa entre los listados de observación y la gestión de los riesgos y medidas preventivas derivadas, permitiendo automatizar el proceso.

Si contamos con un aplicativo informático que cumpla con estos requisitos, el programa de factor humano HOP quedará implantado de forma exitosa tanto de cara a la seguridad del trabajador como de la compañía.

16/01/2019

¿Por qué gestionar un permiso de trabajo especial mediante una app?

Toda actividad profesional conlleva unos riesgos a nivel de seguridad y salud. Estos riesgos deben minimizarse lo máximo posible gracias a las medidas de PRL. Ahora bien, existen determinadas actividades cuya peligrosidad está por encima de la media, con lo que requieren de un Permiso de Trabajo Especial (PTE) para llevarse a cabo.

La razón por la que se precisan estas autorizaciones especiales y no una evaluación de riesgos, como en el resto de casos, es porque dichas actividades pueden generar un riesgo importante para las personas. De ahí la necesidad de considerar unas medidas específicas, plasmadas en su correspondiente documentación, que aseguren la protección tanto de los trabajadores implicados como de la compañía.

A continuación, detallamos los casos en los que el PTE se considera necesario:

  1. Mantenimiento en frío. Suele tratarse de trabajos en reparación de tuberías por las que circulan sustancias peligrosas, como por ejemplo líquidos corrosivos.
  2. Actividades en caliente. Trabajos en los que las altas temperaturas estén implicadas, como es el caso de soldaduras donde pueden saltar chispas.
  3. Electricidad. Actividades que se realizan cerca de instalaciones eléctricas.
  4. Espacios confinados. Trabajos que se llevan a cabo en lugares donde hay poco oxígeno o donde el aire puede estar contaminado por diversas sustancias.

Permiso de Trabajo Especial en papel versus aplicaciones informáticas

Hasta hace relativamente poco tiempo, la única forma de gestionar estos PTE era mediante documentación en papel. Poco a poco, el papel está quedando obsoleto en beneficio de las aplicaciones informáticas que, tal y como ha quedado demostrado, facilitan el manejo y gestión de los permisos citados.

La comparativa que sigue a continuación muestra las claves que hacen que gestionar un Permiso de Trabajo Especial por medio de una app sea mucho más efectivo que hacerlo de forma manual.

  • Ahorro de tiempo. Al realizar las autorizaciones y check in de los trabajadores de forma digital se agilizan los procesos hasta en un 25%. Ocurre lo mismo a la hora de solicitar los permisos a los trabajadores: bastará con descargarlos por medio de la aplicación. Por no hablar de la digitalización de los PTE a posteriori, una vez cumplimentados. Si los formularios se hacen directamente a través de la app, no habrá que invertir tiempo en escanearlos para almacenarlos.
  • Control de los permisos. Al estar almacenados en la app no hay posibilidad de que el documento se deteriore o pierda. Los PTE estarán a salvo y bien guardados, disponibles a golpe de click siempre que se soliciten.
  • Localización de los trabajadores. La geolocalización permite saber dónde está el personal en cada momento y cuándo comienza y acaba el trabajo. Además, también se podrá llevar un mejor control de los accesos.
  • Comunicación y operatividad. Con una app a la que todos los implicados en el trabajo tengan acceso se facilita la comunicación. Además, las autorizaciones requeridas en determinadas zonas se cursarán por una única vía que no dependerá de terceros y evitará, de esta forma, las demoras.

No cabe duda que utilizar una aplicación para gestionar un Permiso de Trabajo Especial resulta mucho más cómodo, fácil y efectivo que hacerlo mediante documentos impresos. Con el papel siempre se acaba generando un gasto de tiempo y materiales innecesarios.  Por fortuna, los responsables de seguridad y salud de las empresas cada vez están más convencidos de esta realidad. El uso de aplicaciones en la gestión de PTE es una tendencia que no solo va en alza, sino que, tal y como indican las estadísticas, acabará por dominar el sector.

15/01/2019

Priorización y gestión de medidas preventivas en tiempo real

En materia de PRL, la gestión de riesgos en tiempo real requiere, para ser efectiva, de una metodología definida. De esta forma conseguiremos elaborar un rápido análisis de la situación en la que nos encontramos y seremos capaces de priorizar las acciones a seguir. Las necesidades existentes dictarán cómo actuar. En este sentido, las herramientas informáticas juegan un papel fundamental. Muestra de ello es SmartOSH, la aplicación de gestión de la seguridad y salud desarrollada por Prevencontrol.

Cada vez más contamos con más sistemas tecnológicos que nos permiten una gestión más rápida, ordenada y segura de las situaciones de riesgo que se puedan propiciar en los lugares de trabajo. ¿Cuáles eran los inconvenientes con los que nos encontrábamos hasta ahora?

  • Diversos métodos de evaluación de los riesgos. FINE, INSHT o NTP300, por citar algunos ejemplos, cuentan cada uno con una metodología distinta. Cada uno tiene una forma de valorar diferente y unos rangos propios. Esta diversificación dificulta la toma de decisiones. ¿Por cuál guiarnos?
  • Desorden y confusión en las medidas a tomar. Derivado de las diversas agrupaciones por rango que se hacen en cada caso, cada uno con sus medidas correspondientes. Esto provoca una dificultad tanto a la hora de gestionar como de priorizar claves preventivas.
  • La figura del trabajador. Queda desconsiderada. En la mayoría de sistemas de medidas preventivas no se tienen en cuenta ni el número de trabajadores afectados ni sus particularidades/sensibilidades.

Índice integrado e inteligente de valoración y priorización

Cuando hablamos de SmartIndex o Índice integrado de valoración y priorización nos referimos a una herramienta informática. Dicha herramienta permite solventar las carencias que hasta ahora se presentaban en el ámbito de la gestión y priorización de medidas de prevención en situaciones de riesgo.

Este índice numérico agrupa los valores de los niveles de riesgo de las diversas metodologías existentes en una sola escala. De esta manera se minimizan todas las problemáticas que surgían a la hora de decidirse por un plan de actuación u otro. Lo que se obtiene es un valor detallado calculado en una escala que va de 1 a 100 que permitirá ordenar de forma prioritaria las medidas a aplicar. Y no solo eso, sino que los trabajadores afectados también saldrán beneficiados. Integrar los diversos valores teniendo en cuenta afectaciones y sensibilidades a los riesgos ayudará a realizar una ponderación adaptada a las necesidades de cada organización.

No cabe duda que las aplicaciones informáticas están siendo clave en el desarrollo e implementación de la gestión de medidas preventivas en tiempo real. SmartOSH, la herramienta, diseñada y desarrollada por Prevencontrol, permite la gestión de la seguridad y la salud de forma automática, rápida y efectiva.

15/01/2019

La digitalización de los permisos de trabajo

Ya entrados en 2019 aún existen corporaciones que no han digitalizado los procesos de elaboración de Permisos de Trabajo Especiales (PTE). En una era en la que las nuevas tecnologías y el Big Data dominan el territorio, resulta sorprendente que haya compañías que opten por la gestión de dichas documentaciones de forma tradicional, es decir, en papel.

En anteriores posts de este blog ya hemos podido ver los beneficios de usar una app para gestionar un permiso de trabajo especial, pero por si todavía hay personas que no están convencidas del cambio, pasaremos a analizar de forma detallada los tres estadíos en los que se pueden encontrar en este ámbito: sistema tradicional, digitalización básica y digitalización completa.

Gestión Tradicional

El papel es nuestra base. Los datos se recogen, introducen y procesan de forma manual por medio de plantillas que, en cierta manera, facilitan la operación. No obstante, los inconvenientes que se presentan son diversos y destacados:

  • Necesidad de espacio físico para almacenar los PTE.
  • Dificultad de consultar y exportar datos ya que el acceso no es inmediato.
  • Falta de control del estado y evolución de los documentos.

Digitalización Básica

La digitalización de los datos de los PTE se ha hecho de forma parcial e insuficiente, quedándose a medio camino sin poder explorar todos los beneficios que aportan las nuevas herramientas tecnológicas. En estos casos el papel ha pasado a una mejor vida con lo que el envío, almacenaje y distribución de la información se hacen por vía digital. No obstante, hay pequeños escollos por solventar como los que citamos a continuación:

  • Digitalización del flujo: puede ser completa o, por el contrario, precisar que cada actor rellene un nuevo reporte para obtener el citado permiso de trabajo.
  • Control de la evolución y estado del PTE: puede ser real y completo o precisar, todavía, que se crucen datos de los diferentes reportes.
  • Explotación de los datos disponibles: puede ser factible o necesitarse un procesado de la información recogida.

Digitalización Completa

En estos casos, la elaboración de Permisos de Trabajo Especiales se hace al 100% de forma digital gracias a las soluciones informáticas específicas de gestión que existen en el mercado, como SmartSafety desarrollada por Prevencontrol. El papel queda eliminado con lo que el flujo virtual se caracteriza por:

  • Unificación: todos los actores de un mismo permiso de trabajo (cada uno con sus funciones) registran sus acciones sobre el mismo ítem
  • Control: tanto de la evolución como del estado de los permisos ipso facto.
  • Accesibilidad: se pueden consultar en cualquier momento los permisos archivados, activos, eliminados y en proceso de gestión.
  • Explotación de los datos: fácil y ágil.

¿Cuál es el valor aportado de la digitalización completa?

Una de las formas de saber cuál es el valor que nos aporta la digitalización completa de los Permisos de Trabajo Especiales es por medio de la matriz ERIC, una herramienta que se basa en los siguientes puntos básicos:

  • Eliminar: todo aquello costoso, improductivo o innecesario.
  • Reducir: en todo aquello costoso, improductivo o innecesario.
  • Incrementar: todo aquello beneficioso.
  • Crear: todo lo que se crea de nuevo da un valor que no existía.

Rigiéndonos por estas cuatro acciones incrementamos el valor de la actividad que llevamos a cabo, obteniendo mayores beneficios. En el caso de la digitalización de los permisos de trabajo, lo que hacemos es eliminar el papel, reducir el tiempo y los procesos, incrementar la agilidad y la accesibilidad y crear nuevas posibilidades que ayudan a mejorar el proceso.

Otra herramienta empleada en este sentido es la de la Curva de Valor que refleja, mediante un gráfico, el valor que nos ofrece cada solución para cada uno de los parámetros de la matriz.

Las soluciones de valor aportadas gracias a la digitalización completa son las siguientes:

  • Paperless: eliminación del papel
  • Eliminación del flujo físico entre participantes
  • Reducción del tiempo de gestión
  • Disminución del tiempo de rellenado
  • Reducción de errores en el rellenado
  • Incremento de la facilidad de consulta ya que la información está centralizada
  • Centralización de datos en un único sistema de almacenaje
  • Incremento de la homogeneidad del sistema
  • Incremento en la explotación de datos
  • Posibilidad de trabajo en movilidad: nueva posibilidad creada
  • Control de estado y evolución
  • Entorno único al disponer de toda la información, gestión y uso en una única herramienta
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