riesgos laborales

13/02/2019

Gestión de la seguridad y la salud por medio de aplicaciones (I)

Toda organización debe prestar especial atención a los aspectos que atañen a la seguridad y salud de la empresa. Es por eso que las normativas, permisos, documentos informativos y reportes son indispensables para que los riesgos se minimicen y se preserve la integridad de los trabajadores. ¿Por qué debemos optar las aplicaciones para gestionar los riesgos de la compañía?

En el mundo actual vivimos sobrecargados de información que nos llega por todas las vías: publicidad, redes sociales, medios de comunicación… Las personas estamos constantemente sometidas a impactos informativos, demasiados en general. ¿Qué ocurre al final? Que acabamos por no prestar atención completa a todos los inputs que recibimos. El concepto de Infoxicación o Sobrecarga informativa, acuñado en la década de los 70 por Alvin Toffler, habla precisamente de ello.

Aplicaciones para gestionar datos

Con la finalidad de que las informaciones lleguen de forma correcta y sean bien procesadas, las compañías cada vez más emplean aplicaciones informáticas. En el campo del PRL dichas herramientas han supuesto toda una revolución, y no solo en la recopilación y clasificación de datos. También han aportado mejoras en el ámbito la explotación y reporting de los mismos.

En el campo de la gestión de la seguridad y la salud, los profesionales de PRL se encuentran ante los siguientes retos:

• Explotación de datos y la presentación de resultados.
• Gestión de la movilidad.
• Recolección y clasificación de la información.
• Gestión y mantenimiento actualizado de los datos relevantes.

Teniendo en cuenta estas premisas, ¿qué funcionalidades deben integrar las soluciones digitales para este cometido? Las desglosamos a continuación:

  1. Accesibilidad universal (desde PC, ordenador portátil, tableta o smartphone).
  2. Utilización de aplicaciones multiusuario en tecnología “cloud” (la nube) en lugar de instalaciones en entornos locales.
  3. Posibilidad de integración con otras aplicaciones de gestión de recursos humanos.
  4. Entornos fáciles e intuitivos. Aplicación del concepto de ergonomía aplicación-usuario.
  5. Aplicación de tecnología de “business intelligence” para selección y composición de informes.
  6. Empleo de indicadores de rendimiento (KPI) para la segmentación de datos y su presentación según el destinatario.
  7. Gestor documental integrado en la aplicación que permita la generación, envío, almacenamiento y consulta de históricos de registros generados.
  8. Distribución automática y ágil de registros.
  9. Posibilitar la firma de registros on line.
  10. Integración de las actividades preventivas pendientes con agendas o gestores de proyecto.

Tipos de aplicaciones para la gestión de seguridad y salud

Es evidente que cada compañía tendrá sus propias necesidades en cuanto a funcionalidad, recursos disponibles y tiempo de implantación efectiva. Teniendo esto en cuenta, podemos elegir entre cuatro tipos de soluciones informáticas para la gestión de la seguridad y la salud en los entornos laborales.

1) Aplicaciones ofimáticas generalistas. Excel, Word y Power Point son las más conocidas. Las aplicamos en la elaboración de informes de evaluación, control de medidas, formación, etc.
2) Soluciones específicas generalistas. Soluciones diseñadas con una visión global del ciclo completo de gestión preventiva. Integran módulos de datos, evaluación, control de medidas, gestión de emergencias, formación e información, controles activos y reactivos del sistema, auditorías, etc.
3) Soluciones específicas concretas. Soluciones que han sido diseñadas específicamente para captar datos, realizar análisis o generar informes de una determinada actividad o especialidad preventiva.
4) Aplicaciones hechas a medida. Se trata de herramientas diseñadas para la gestión de recursos humanos y con las necesidades concretas que se requieren desde el departamento que gestiona la seguridad y salud en la compañía.

En el gráfico que sigue a continuación podemos observar la relación de cada uno de estos grupos según su grado de aplicabilidad en la gestión de PRL, el tiempo que precisan para ponerse en marcha y la inversión que requieren para su implantación.

16/01/2019

¿Por qué gestionar un permiso de trabajo especial mediante una app?

Toda actividad profesional conlleva unos riesgos a nivel de seguridad y salud. Estos riesgos deben minimizarse lo máximo posible gracias a las medidas de PRL. Ahora bien, existen determinadas actividades cuya peligrosidad está por encima de la media, con lo que requieren de un Permiso de Trabajo Especial (PTE) para llevarse a cabo.

La razón por la que se precisan estas autorizaciones especiales y no una evaluación de riesgos, como en el resto de casos, es porque dichas actividades pueden generar un riesgo importante para las personas. De ahí la necesidad de considerar unas medidas específicas, plasmadas en su correspondiente documentación, que aseguren la protección tanto de los trabajadores implicados como de la compañía.

A continuación, detallamos los casos en los que el PTE se considera necesario:

  1. Mantenimiento en frío. Suele tratarse de trabajos en reparación de tuberías por las que circulan sustancias peligrosas, como por ejemplo líquidos corrosivos.
  2. Actividades en caliente. Trabajos en los que las altas temperaturas estén implicadas, como es el caso de soldaduras donde pueden saltar chispas.
  3. Electricidad. Actividades que se realizan cerca de instalaciones eléctricas.
  4. Espacios confinados. Trabajos que se llevan a cabo en lugares donde hay poco oxígeno o donde el aire puede estar contaminado por diversas sustancias.

Permiso de Trabajo Especial en papel versus aplicaciones informáticas

Hasta hace relativamente poco tiempo, la única forma de gestionar estos PTE era mediante documentación en papel. Poco a poco, el papel está quedando obsoleto en beneficio de las aplicaciones informáticas que, tal y como ha quedado demostrado, facilitan el manejo y gestión de los permisos citados.

La comparativa que sigue a continuación muestra las claves que hacen que gestionar un Permiso de Trabajo Especial por medio de una app sea mucho más efectivo que hacerlo de forma manual.

  • Ahorro de tiempo. Al realizar las autorizaciones y check in de los trabajadores de forma digital se agilizan los procesos hasta en un 25%. Ocurre lo mismo a la hora de solicitar los permisos a los trabajadores: bastará con descargarlos por medio de la aplicación. Por no hablar de la digitalización de los PTE a posteriori, una vez cumplimentados. Si los formularios se hacen directamente a través de la app, no habrá que invertir tiempo en escanearlos para almacenarlos.
  • Control de los permisos. Al estar almacenados en la app no hay posibilidad de que el documento se deteriore o pierda. Los PTE estarán a salvo y bien guardados, disponibles a golpe de click siempre que se soliciten.
  • Localización de los trabajadores. La geolocalización permite saber dónde está el personal en cada momento y cuándo comienza y acaba el trabajo. Además, también se podrá llevar un mejor control de los accesos.
  • Comunicación y operatividad. Con una app a la que todos los implicados en el trabajo tengan acceso se facilita la comunicación. Además, las autorizaciones requeridas en determinadas zonas se cursarán por una única vía que no dependerá de terceros y evitará, de esta forma, las demoras.

No cabe duda que utilizar una aplicación para gestionar un Permiso de Trabajo Especial resulta mucho más cómodo, fácil y efectivo que hacerlo mediante documentos impresos. Con el papel siempre se acaba generando un gasto de tiempo y materiales innecesarios.  Por fortuna, los responsables de seguridad y salud de las empresas cada vez están más convencidos de esta realidad. El uso de aplicaciones en la gestión de PTE es una tendencia que no solo va en alza, sino que, tal y como indican las estadísticas, acabará por dominar el sector.

15/01/2019

Priorización y gestión de medidas preventivas en tiempo real

En materia de PRL, la gestión de riesgos en tiempo real requiere, para ser efectiva, de una metodología definida. De esta forma conseguiremos elaborar un rápido análisis de la situación en la que nos encontramos y seremos capaces de priorizar las acciones a seguir. Las necesidades existentes dictarán cómo actuar. En este sentido, las herramientas informáticas juegan un papel fundamental. Muestra de ello es SmartOSH, la aplicación de gestión de la seguridad y salud desarrollada por Prevencontrol.

Cada vez más contamos con más sistemas tecnológicos que nos permiten una gestión más rápida, ordenada y segura de las situaciones de riesgo que se puedan propiciar en los lugares de trabajo. ¿Cuáles eran los inconvenientes con los que nos encontrábamos hasta ahora?

  • Diversos métodos de evaluación de los riesgos. FINE, INSHT o NTP300, por citar algunos ejemplos, cuentan cada uno con una metodología distinta. Cada uno tiene una forma de valorar diferente y unos rangos propios. Esta diversificación dificulta la toma de decisiones. ¿Por cuál guiarnos?
  • Desorden y confusión en las medidas a tomar. Derivado de las diversas agrupaciones por rango que se hacen en cada caso, cada uno con sus medidas correspondientes. Esto provoca una dificultad tanto a la hora de gestionar como de priorizar claves preventivas.
  • La figura del trabajador. Queda desconsiderada. En la mayoría de sistemas de medidas preventivas no se tienen en cuenta ni el número de trabajadores afectados ni sus particularidades/sensibilidades.

Índice integrado e inteligente de valoración y priorización

Cuando hablamos de SmartIndex o Índice integrado de valoración y priorización nos referimos a una herramienta informática. Dicha herramienta permite solventar las carencias que hasta ahora se presentaban en el ámbito de la gestión y priorización de medidas de prevención en situaciones de riesgo.

Este índice numérico agrupa los valores de los niveles de riesgo de las diversas metodologías existentes en una sola escala. De esta manera se minimizan todas las problemáticas que surgían a la hora de decidirse por un plan de actuación u otro. Lo que se obtiene es un valor detallado calculado en una escala que va de 1 a 100 que permitirá ordenar de forma prioritaria las medidas a aplicar. Y no solo eso, sino que los trabajadores afectados también saldrán beneficiados. Integrar los diversos valores teniendo en cuenta afectaciones y sensibilidades a los riesgos ayudará a realizar una ponderación adaptada a las necesidades de cada organización.

No cabe duda que las aplicaciones informáticas están siendo clave en el desarrollo e implementación de la gestión de medidas preventivas en tiempo real. SmartOSH, la herramienta, diseñada y desarrollada por Prevencontrol, permite la gestión de la seguridad y la salud de forma automática, rápida y efectiva.

15/01/2019

Las ventajas de digitalizar la información de riesgos para trabajadores

“Deberá informarse directamente a cada trabajador de los riesgos específicos que afecten a su puesto de trabajo o función y de las medidas de protección y prevención aplicables a dichos riesgos”. Esta es la premisa con la que parte el artículo 18 de la Ley de Prevención de Riesgos Laborales de nuestro país. Y gracias a los avances tecnológicos, esta información cada vez más se transmite de forma digital.

Hasta hace poco tiempo, dichos procesos se venían haciendo en papel. El proceso se acababa complicando y retrasaba el acceso a la información sobre PRL. Los dosieres y justificantes tardaban en generarse, distribuirse y ser confirmados por los trabajadores. ¿En qué ha ayudado la digitalización de la información?

El avance de la digitalización

La digitalización en lo que a información de riesgos para los trabajadores se refiere ha supuesto un cambio espectacular. El proceso no ha sido fácil ya que, más allá del rechazo inicial de muchas compañías de abandonar el formato en papel, ha habido que afrontar otros problemas. Un ejemplo de ello son las dificultades en el manejo de las nuevas tecnologías que muchas empresas han presentado.

Por eso, podemos hablar de un proceso de adaptación paulatino. Primero se fueron traspasando informaciones del papel a un formato digital que solo permitía lectura y ser compartido (formato PDF, por ejemplo), pero que en ningún caso podía modificarse. Eso sí, se ganó en lo que a cuestiones de almacenamiento se refiere, así como en la posibilidad de consultar de forma fácil y rápida la información de la que se disponía.

¿Qué pasa con los trabajadores polivalentes?

Este pequeño avance en el terreno de la digitalización dejaba necesidades sin cubrir. ¿Qué ocurría, por ejemplo, con la justificación de recepción de la documentación o la posibilidad de actualizar los datos de los que se disponía? Pero, además, había otro aspecto a tener en cuenta: ¿cómo gestionar los archivos en el caso de trabajadores polivalentes?

Cada vez más compañías optan por empleados que puedan realizar diversas funciones, alejándolos así de las figuras estáticas que tradicionalmente había en las empresas. Antes, un trabajador tan solo sabía realizar una función mientras que ahora se le pide que sea multitarea. ¿Cómo gestionar, en estos casos, la entrega y justificación de las informaciones de riesgos?

En este sentido, la digitalización se caracteriza por:

  • Información individualizada para cada trabajador. Aún siendo polivalente, el empleado solo deberá manejar una ficha y un solo justificante de entrega, lo que supone un ahorro en cuanto a entregas y gestión.
  • Documentación automática. Así es como se genera el documento de riesgos del trabajador, sin dilación en el tiempo.
  • Distribución y entrega digitalizadas y automatizadas. Si hay una modificación, se procede al cambio y envío sin necesidad de esperar. El e-mail, los chats de empresa, la mensajería instantánea e incluso las redes sociales son algunos de los canales para ello.
  • Justificación de recepción digital.Un sistema de acuse de recibo en formato digital mediante rúbrica en pantalla táctil o firma digital. La justificación se incorpora inmediatamente al sistema de gestión de la seguridad y salud laboral.


“Deberá informarse directamente a cada trabajador de los riesgos específicos que afecten a su puesto de trabajo o función y de las medidas de protección y prevención aplicables a dichos riesgos”

Tal y como se puede observar, las ventajas sobre la gestión tradicional en papel son amplias ya que se precisa de menos tiempo para generar, distribuir y gestionar la información. Además, se ahorra en espacio físico ya que no hay que almacenar enormes carpetas con la documentación citada. En lo que al trabajador se refiere, gracias a la digitalización cada empleado dispone de una documentación individualizada. Esto supone un mayor cumplimiento legal de información, por no olvidar que los procesos de aceptación se agilizan en gran medida.

Queda claro que la digitalización en la información de riesgos laborales a trabajadores es indispensable. Para llevarla a cabo es preciso contar con herramientas informáticas o aplicaciones, como SmartOSH de Prevencontrol, que permitan una gestión integral de todos los procesos citados.

15/01/2019

Gestión de la CAE: puntos básicos para una correcta aplicación

La gestión de la Coordinación de Actividades Empresariales (CAE) en prevención de riesgos laborales no es una tarea fácil. Ahora bien, en nuestras manos está hacer de ello un proceso más sencillo y manejable teniendo en cuenta una serie de criterios básicos. ¿Cuáles son los pasos que debemos seguir para una correcta aplicación de la CAE? Los desgranamos a continuación.

Lo primero que debemos tener en cuenta es que toda compañía que cuenta con un número de empleados que acuden a un mismo lugar de trabajo tiene unos deberes de cooperación que pasan por informar de forma recíproca sobre los riesgos de la actividad que los trabajadores van a realizar. Solo de esta manera se podrá gestionar su seguridad. Además, el empresario también deberá comunicar de inmediato una situación de emergencia que pueda producirse en el lugar de trabajo.

Una vez establecida esta base, lo primero que habrá que hacer para aplicar la CAE es definir si la empresa a la que estamos asesorando actúa como “empresario titular” o “empresario principal”. La CAE se regula a través del  RD 171/2004, desarrollado en el art. 24 de la Ley 31/1995 de PRL. En el art. 2 de este Real Decreto quedan definidos ambos conceptos, además de la gestión que recae sobre cada uno de ellos. ¿Cuáles son las funciones concretas en cada una de estas figuras? A continuación las definimos con detalle.

Empresario titular

La persona que tiene la capacidad de poner a disposición y gestionar el centro de trabajo. Tal y como se expone en el Real Decreto antes mencionado, debe efectuar las siguientes acciones.

  1. Informar a las empresas concurrentes antes del inicio de la actividad de los riesgos propios del centro de trabajo que les puedan afectar, de las correspondientes medidas preventivas y de las medidas de emergencia. Si los riesgos son graves o muy graves esta información deberá entregarse por escrito.
  2. Dar instrucciones, antes del inicio de la actividad y después de tener información sobre la misma, para la prevención de riesgos existentes en el centro de trabajo así como sobre las medidas a aplicar en caso de emergencia. Los empresarios concurrentes deben cumplirlas e informar de ellas a sus trabajadores.
Cuadro extraído de la NTP 918

Empresario principal

El empresario que contrata o subcontrata con otros la realización de obras o servicios correspondientes a la propia actividad de aquel y que se desarrollan en su propio centro de trabajo. Además de las obligaciones que le corresponderían como empresario titular también cuenta con la obligación de vigilancia. En este sentido, la normativa es poco concreta con lo que deberemos guiarnos por estos parámetros que, por lo general, abarcan todo el espectro de lo que supone esa vigilancia.

  1. Vigilar el cumplimiento de la normativa de PRL. En toda obra que se realice en su centro de trabajo, ya sea por contratas o subcontratas.
  2. Exigir las acreditaciones correspondientes. Las empresas concurrentes deben aportar por escrito la ER de los servicios contratados así como obligaciones de información y formación de los trabajadores que participarán.
  3. Asegurar los medios de coordinación. Debe comprobar que se han establecido entre las empresas concurrentes.
  4. Cumplir con el art. 42.3 de la LISOS sobre responsabilidad empresarial. Se trata de responder por las obligaciones de PRL impuestas por la ley de cara a los trabajadores implicados, ya sean de contrata o de subcontrata.

En este sentido, tampoco debemos olvidar que en el art. 42 del Estatuto de los Trabajadores (RDL 5/2000) sobre subcontratación de obras y servicios queda clara la exigencia hacia el empresario principal de comprobar que los contratistas estén al corriente de los pagos de las cuotas de la Seguridad Social así como verificar que cumplen con sus obligaciones salariales durante el periodo en que dure la contrata.

¿Cómo determinar si se actúa como empresario principal o como empresario titular?

Esta cuestión, como ya hemos apuntado, es la primera que debe resolverse. Basta con valorar si la actividad que desarrollará la contrata es propia del empresario del centro de trabajo. En caso de que no sea así, el empresario tendrá un papel titular y tan solo deberá llevar a cabo las acciones que a esta figura correspondan. Otra opción, que se produce con asiduidad, es que la empresa quiera llevar el control de todos los procedimientos y decida actuar como empresario principal. Mientras cumplan con todas las obligaciones que esto supone, las empresas están en su derecho de actuar así.

Como caso de éxito en este ámbito, destaca el de Protón Electrónica, una empresa ubicada en el País Vasco que cuenta con seis trabajadores y que ha sido premiada en más de una ocasión con los Galardones Europeos en Buenas Prácticas en PRL gracias al desarrollo de un sistema que conglomera en un único documento toda la documentación necesaria para la gestión de la CAE.

15/01/2019

Ventajas de la evaluación de riesgos laborales en tiempo real

La gestión de la evaluación de riesgos laborales se ha visto fuertemente implementada gracias a la aparición de las herramientas informáticas y aplicaciones. Gracias a estos recursos estos procesos se pueden realizar en tiempo real. Las ventajas de hacerlo de esta manera son muchas, y ese es el motivo por el cual cada vez se desarrollan más sistemas tecnológicos, como SmartOSH de Prevencontrol, que permiten llevar a cabo una gestión de los riesgos laborales al momento.

El proceso tradicional que se ha llevado a cabo mayoritariamente hasta hace pocos años presenta diversas problemáticas que impiden una gestión rápida, eficaz y segura de los riesgos en los entornos de trabajo. La toma de datos, realizada de forma manual, servía para elaborar informes a partir de los cuales desarrollar una planificación de la actividad preventiva que, más tarde, se aplicaría a los casos reales. ¿Cuáles son los inconvenientes más destacados?

  • Tiempo. La recogida de datos, su introducción en el sistema y evaluación precisan de un tiempo mucho más amplio que si realizamos el proceso con una app.
  • Desactualización.En el momento en que se ha llevado a cabo el estudio y evaluación de riesgos, esos datos pueden haber cambiado y haber quedado obsoletos. Tampoco se pueden introducir datos al momento si se detecta alguna anomalía o nueva situación de riesgo una vez ya se ha elaborado el informe.
  • Ausencia de medidas. El tiempo que transcurre entre la recogida de datos y la puesta en marcha de la planificación de riesgos deja al lugar de trabajo sin las medidas de seguridad necesarias para actuar en caso de emergencia.
  • Revisión. Por lo general, los planes de prevención no se revisan hasta que ha transcurrido un año. Por tanto, todo lo que haya ido aconteciendo en ese periodo no se puede aplicar ni tener en cuenta hasta una nueva evaluación y su correspondiente elaboración de informe.

Sin embargo, los tiempos han cambiado y la tendencia hacia el uso de sistemas que permitan la gestión de riesgos laborales a tiempo real es mayor. Sus ventajas frente al sistema tradicional no solo han quedado probadas, sino que además ayudan y agilizan el trabajo de los responsables de estas áreas. De esta manera, tanto la recogida como el acceso a los datos es mucho más sencilla. ¿Cuáles son sus principales ventajas?

  • Inmediatez. Lo que se hace es realizar una recogida constante de datos que se pueden ir introduciendo en el sistema sin necesidad de esperar, actualizándose así los informes elaborados con las nuevas medidas y eliminando las que ya no sirvan.
  • Cobertura completa. Al no precisarse de tiempo para elaborar la evaluación de los datos, cualquier situación de riesgo está siempre cubierta con una planificación concreta. Si es preciso, se ajustará en función de las necesidades que se detecten.
  • Sin revisiones. No hay necesidad de esperar a un año (o más) para evaluar los cambios sufridos y actualizar la planificación de riesgos. Se trata de un sistema que está vivo, en constante evolución, y por ello se encuentra siempre a la vanguardia de las necesidades de la empresa.
  • Rastreo individualizado. El hecho de saber en qué momento se detecta cada ítem permite hacer un seguimiento específico y más detallado.
  • Mejoras hacia el trabajador. Se puede atender de inmediato a los trabajadores con incapacidades o sensibilidades sobrevenidas.

En el caso de SmarthOSH, nos encontramos con una herramienta informática que, entre otras muchas funcionalidades, nos permite realizar una gestión de la evaluación de riesgos laborales a tiempo real. Si aún no la has probado, ¿a qué esperas?

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