permisos de trabajo

24/04/2019

Cómo digitalizar los permisos de trabajo especiales con éxito

No es la primera vez que en este blog hablamos de la necesidad de digitalizar cualquier proceso documental. A día de hoy, y teniendo las herramientas que tenemos, seguir usando papel y gestionando documentos de forma manual es una pérdida de tiempo y dinero. Cuando se trata de la gestión de permisos de trabajo especiales, la cuestión es aún más importante si lo que queremos es agilizar y facilitar los procesos.

Sin embargo, la digitalización como proceso dentro de las compañías no es tan sencillo como parece. ¿Qué es lo que hace que este cambio sea tan difícil de efectuarse? A continuación enumeramos algunas de las barreras con las que nos podemos encontrar a la hora de dar el salto a la gestión de permisos de trabajo especiales de forma digital.

Falta de cultura preventiva dentro de la organización

Esto es algo básico en cualquier compañía. Si los principales agentes de la empresa no son conscientes de la importancia de la cultura preventiva, resultará mucho más difícil no solo la gestión de los permisos de trabajo especial sino de cualquier documentación referida al ámbito de PRL.

Antes de iniciar cualquier proceso de digitalización se debe realizar un análisis del nivel de madurez preventiva de la organización para saber en qué punto nos encontramos. En función de la situación, puede que sea necesario acompañar este proceso de un proyecto de gestión del cambio.

Poca o nula cultura de reporte de datos a cualquier nivel de la organización

No tiene precisamente que ir ligado con el punto mencionado anteriormente. Que la empresa tenga una cultura preventiva adquirida no significa que el personal implicado en la gestión y uso de los permisos de trabajo realice el registro y reporte de la información relacionada de forma habitual. Por eso es preciso fomentar la participación de dicho personal (y del de la compañía en general) para evitar que haya vacíos tan importantes como ese.

Indefinición de los actores responsables de un permiso de trabajo

Es preciso saber quiénes son los actores que van a participar en el proceso de gestión de los permisos de trabajo especial, además de saber los roles que van a desempeñar. Todas las personas deben saber cuál es su papel, qué deben hacer y hasta dónde llega su labor. Esta definición es básica para que la gestión de los permisos de trabajo funcione con éxito, ya sea en formato papel o de forma digital.

Falta de concreción en el flujo del permiso de trabajo

También se tiene que definir cuál será el flujo de trabajo, aunque es posible que éste sufra modificaciones para adaptarse al proceso de digitalización. No obstante, si las directrices están bien marcadas, no tiene por qué haber consecuencias negativas.

Dispersión y poca homogeneización en los tipos de permisos de trabajo especial

Al existir diversos permisos de trabajo especiales, las compañías puede que hayan desarrollado diferentes plantillas para cada uno de ellos. Lo que a priori puede parecer una ayuda, en el entorno digital dificulta más la elaboración y tramitación de los mismos (también si son en papel). Es necesario que las empresas elaboren una plantilla única con una estructura que admita las particularidades de cada uno de los trabajos especiales.

La implicación del personal en la implantación y su aceptación

Para que la digitalización de la gestión de permisos de trabajo especiales sea un éxito, es necesario que los trabajadores estén implicados. Para ello hay que efectuar una buena gestión del cambio haciendo que los actores principales se impliquen desde el principio. De esta forma sentirán la solución como suya y se facilitará que se involucren en ella.

La usabilidad de la solución y la formación de usuarios

A la hora de gestionar permisos de trabajo, ya sean especiales o no, lo idóneo es contar con una aplicación o herramienta informática desarrollada particularmente para la empresa. De esta manera se contemplan todas sus necesidades y resulta más eficaz. Para que sea un éxito, dicha app debe ser lo más intuitiva y usable posible, y adaptarse bien al flujo ya conocido que los permisos de trabajo siguen dentro de la empresa. Para que esto sea así se debe trazar un buen plan de formación e información del personal. Si todos aprenden a usar la herramienta, ésta será más productiva y ayudará a obtener mejores resultados.

06/03/2019

¿Por qué gestionar un permiso de trabajo especial mediante una app?

Toda actividad profesional conlleva unos riesgos a nivel de seguridad y salud. Estos riesgos deben minimizarse lo máximo posible gracias a las medidas de PRL. Ahora bien, existen determinadas actividades cuya peligrosidad está por encima de la media. En estas situaciones, se requiere de un Permiso de Trabajo Especial (PTE) para poder llevarlas a cabo.

La razón por la que se precisan estas autorizaciones especiales y no una evaluación de riesgos, como en el resto de casos, es muy fácil de entender. Las actividades de las que hablamos pueden generar un riesgo importante para las personas. De ahí la necesidad de considerar unas medidas específicas, que aseguren la protección tanto de los trabajadores implicados como de la compañía donde se desarrollan. Estas medidas deben quedar plasmadas en su correspondiente documentación.

A continuación, detallamos los casos en los que el PTE se considera necesario:

  • Mantenimiento en frío. Suele tratarse de trabajos en reparación de tuberías por las que circulan sustancias peligrosas, como por ejemplo líquidos corrosivos.
  • Actividades en caliente. Trabajos en los que las altas temperaturas estén implicadas, como es el caso de soldaduras donde pueden saltar chispas.
  • Electricidad. Actividades que se realizan cerca de instalaciones eléctricas.
  • Espacios confinados. Trabajos que se llevan a cabo en lugares donde hay poco oxígeno o donde el aire puede estar contaminado por diversas sustancias.

Permiso de Trabajo Especial en papel versus aplicaciones informáticas

Hasta hace relativamente poco tiempo, la única forma de gestionar estos PTE era mediante documentación en papel. Este sistema ha ido quedando obsoleto poco a poco en beneficio de las aplicaciones informáticas. Tal y como ha quedado demostrado, las apps facilitan el manejo y gestión de los permisos citados.

La comparativa que sigue a continuación muestra las claves que hacen que gestionar un Permiso de Trabajo Especial por medio de una app sea mucho más efectivo que hacerlo de forma manual.

Ahorro de tiempo. Al realizar las autorizaciones y check in de los trabajadores de forma digital se agilizan los procesos hasta en un 25%. Ocurre lo mismo a la hora de solicitar los permisos a los trabajadores: bastará con descargarlos por medio de la aplicación. Por no hablar de la digitalización de los PTE a posteriori, una vez cumplimentados. Si los formularios se hacen directamente a través de la app, no habrá que invertir tiempo en escanearlos para almacenarlos.
Control de los permisos. Al estar almacenados en la app no hay posibilidad de que el documento se deteriore o pierda. Los PTE estarán a salvo y bien guardados, disponibles a golpe de click siempre que se soliciten.
Localización de los trabajadores. La geolocalización permite saber dónde está el personal en cada momento y cuándo comienza y acaba el trabajo. Además, también se podrá llevar un mejor control de los accesos.
Comunicación y operatividad. Con una app a la que todos los implicados en el trabajo tengan acceso se facilita la comunicación en lo que a responsabilidades se refiere. Además, las autorizaciones requeridas en determinadas zonas se cursarán por una única vía que no dependerá de terceros y evitará, de esta forma, las demoras.

No cabe duda que utilizar una aplicación para gestionar un Permiso de Trabajo Especial resulta mucho más cómodo, fácil y efectivo. Hacerlo de la forma tradicional, es decir, mediante documentos impresos en papel, acaba generando un gasto de tiempo y materiales innecesarios. Los responsables de seguridad y salud de las empresas cada vez están más convencidos de esta realidad con lo que el uso de aplicaciones en la gestión de PTE es una tendencia que va en alza. Y no solo eso, sino que tal y como indican las estadísticas, acabará por dominar el sector.

15/01/2019

La digitalización de los permisos de trabajo

Ya entrados en 2019 aún existen corporaciones que no han digitalizado los procesos de elaboración de Permisos de Trabajo Especiales (PTE). En una era en la que las nuevas tecnologías y el Big Data dominan el territorio, resulta sorprendente que haya compañías que opten por la gestión de dichas documentaciones de forma tradicional, es decir, en papel.

En anteriores posts de este blog ya hemos podido ver los beneficios de usar una app para gestionar un permiso de trabajo especial, pero por si todavía hay personas que no están convencidas del cambio, pasaremos a analizar de forma detallada los tres estadíos en los que se pueden encontrar en este ámbito: sistema tradicional, digitalización básica y digitalización completa.

Gestión Tradicional

El papel es nuestra base. Los datos se recogen, introducen y procesan de forma manual por medio de plantillas que, en cierta manera, facilitan la operación. No obstante, los inconvenientes que se presentan son diversos y destacados:

  • Necesidad de espacio físico para almacenar los PTE.
  • Dificultad de consultar y exportar datos ya que el acceso no es inmediato.
  • Falta de control del estado y evolución de los documentos.

Digitalización Básica

La digitalización de los datos de los PTE se ha hecho de forma parcial e insuficiente, quedándose a medio camino sin poder explorar todos los beneficios que aportan las nuevas herramientas tecnológicas. En estos casos el papel ha pasado a una mejor vida con lo que el envío, almacenaje y distribución de la información se hacen por vía digital. No obstante, hay pequeños escollos por solventar como los que citamos a continuación:

  • Digitalización del flujo: puede ser completa o, por el contrario, precisar que cada actor rellene un nuevo reporte para obtener el citado permiso de trabajo.
  • Control de la evolución y estado del PTE: puede ser real y completo o precisar, todavía, que se crucen datos de los diferentes reportes.
  • Explotación de los datos disponibles: puede ser factible o necesitarse un procesado de la información recogida.

Digitalización Completa

En estos casos, la elaboración de Permisos de Trabajo Especiales se hace al 100% de forma digital gracias a las soluciones informáticas específicas de gestión que existen en el mercado, como SmartSafety desarrollada por Prevencontrol. El papel queda eliminado con lo que el flujo virtual se caracteriza por:

  • Unificación: todos los actores de un mismo permiso de trabajo (cada uno con sus funciones) registran sus acciones sobre el mismo ítem
  • Control: tanto de la evolución como del estado de los permisos ipso facto.
  • Accesibilidad: se pueden consultar en cualquier momento los permisos archivados, activos, eliminados y en proceso de gestión.
  • Explotación de los datos: fácil y ágil.

¿Cuál es el valor aportado de la digitalización completa?

Una de las formas de saber cuál es el valor que nos aporta la digitalización completa de los Permisos de Trabajo Especiales es por medio de la matriz ERIC, una herramienta que se basa en los siguientes puntos básicos:

  • Eliminar: todo aquello costoso, improductivo o innecesario.
  • Reducir: en todo aquello costoso, improductivo o innecesario.
  • Incrementar: todo aquello beneficioso.
  • Crear: todo lo que se crea de nuevo da un valor que no existía.

Rigiéndonos por estas cuatro acciones incrementamos el valor de la actividad que llevamos a cabo, obteniendo mayores beneficios. En el caso de la digitalización de los permisos de trabajo, lo que hacemos es eliminar el papel, reducir el tiempo y los procesos, incrementar la agilidad y la accesibilidad y crear nuevas posibilidades que ayudan a mejorar el proceso.

Otra herramienta empleada en este sentido es la de la Curva de Valor que refleja, mediante un gráfico, el valor que nos ofrece cada solución para cada uno de los parámetros de la matriz.

Las soluciones de valor aportadas gracias a la digitalización completa son las siguientes:

  • Paperless: eliminación del papel
  • Eliminación del flujo físico entre participantes
  • Reducción del tiempo de gestión
  • Disminución del tiempo de rellenado
  • Reducción de errores en el rellenado
  • Incremento de la facilidad de consulta ya que la información está centralizada
  • Centralización de datos en un único sistema de almacenaje
  • Incremento de la homogeneidad del sistema
  • Incremento en la explotación de datos
  • Posibilidad de trabajo en movilidad: nueva posibilidad creada
  • Control de estado y evolución
  • Entorno único al disponer de toda la información, gestión y uso en una única herramienta
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