papel

23/01/2019

Gestión y distribución digital de la documentación en PRL

En cuestiones de PRL es necesario elaborar y conservar una documentación donde se incluyan los datos en cuanto a gestión de riesgos de cada compañía. Ya no solo porque la normativa en este campo lo dictamine, sino por la necesidad de los responsables de prevención y seguridad de poder acceder, consultar y revisar todos los datos que se refieran a la gestión de riesgos en el trabajo.

En este sentido, la digitalización ha representado un gran salto cualitativo. Dejando de lado el papel, que es la forma tradicional en la que se elaboraban estos informes, y tal y como ya hemos explicado en anteriores posts, se ha ganado en espacio, accesibilidad, orden e inmediatez.

La firma digital 

Otro punto a destacar dentro de esta implementación en la gestión y distribución de la documentación en PRL es la firma digital. El equivalente electrónico a la firma manuscrita ha facilitado la elaboración y aprobación de informes que, de otra forma, se dilataba en el tiempo entre que la documentación se elaboraba, enviaba, recibía, aprobaba y devolvía firmada.

De esta forma, las evaluaciones de riesgos y planificaciones preventivas, los justificantes de entrega de EPIs o de información, las listas de asistencia a formaciones, los certificados o los informes específicos, por citar algunos ejemplos, pueden generarse y firmarse de forma digital, sin riesgo, además, de que se extravíen.

Para poder firmar digitalmente se precisa de un certificado o identificación digital que se puede obtener en diversas entidades en función de la tipología y las necesidades a cubrir. A continuación, citamos algunos ejemplos:

  • Fábrica Nacional de Moneda y Timbre
  • IdCat
  • DNIe
  • ANF
  • Camerfirma

SmartOSH, la herramienta de gestión integral

La firma digital permite ahorrar tiempo, espacio y papel. No obstante, cuando se trata de obtener firmas de terceros, como es el caso de trabajadores, podemos encontrarnos con el hándicap de que no dispongan de certificado para realizar firma digital. ¿Qué hacer en esos casos? En Prevencontrol hemos desarrollado un sistema de generación, distribución y gestión integral de la documentación en formato digital. Esta herramienta recibe el nombre de SmartOSH.

Gracias a SmartOSH se pueden generar y distribuir documentos digitales de forma automatizada, obteniendo además una justificación de recepción y la aceptación del documento. También nos permite tener la firma de la persona que lo recibe aún sin poseer certificado de firma digital.

A continuación, desglosamos las funcionalidades que incluye SmartOSH en la gestión integral de la documentación en PRL:

  • Generación automática de cualquier documento (fichas informativas de riesgos, certificados de formación, actas de reuniones y comités, información de medidas de emergencia, información de riesgos para la CAE, confirmación de entrega de equipos de protección individual…)
  • Envío automático por mail del documento generado
  • Sistema de acuse de recibo y/o aceptación con firma rubricada sobre pantalla con un sistema de rastreo para su autentificación
  • Compatibilidad en dispositivos móviles que permitan firma en pantalla
  • Control exhaustivo de la documentación. Al documentar, registrar y guardar los acuses de recibo de forma automatizada, el archivado es automático

No cabe duda que sistemas como SmartOSH donde los documentos se pueden generar, distribuir, gestionar, registrar y archivar de forma automatizada representan un gran ahorro en cuanto a tiempo, espacio, material y esfuerzos. Un tiempo muy preciado que puede invertirse en otros temas de gestión y consultoría en PRL.

15/01/2019

Las ventajas de digitalizar la información de riesgos para trabajadores

“Deberá informarse directamente a cada trabajador de los riesgos específicos que afecten a su puesto de trabajo o función y de las medidas de protección y prevención aplicables a dichos riesgos”. Esta es la premisa con la que parte el artículo 18 de la Ley de Prevención de Riesgos Laborales de nuestro país. Y gracias a los avances tecnológicos, esta información cada vez más se transmite de forma digital.

Hasta hace poco tiempo, dichos procesos se venían haciendo en papel. El proceso se acababa complicando y retrasaba el acceso a la información sobre PRL. Los dosieres y justificantes tardaban en generarse, distribuirse y ser confirmados por los trabajadores. ¿En qué ha ayudado la digitalización de la información?

El avance de la digitalización

La digitalización en lo que a información de riesgos para los trabajadores se refiere ha supuesto un cambio espectacular. El proceso no ha sido fácil ya que, más allá del rechazo inicial de muchas compañías de abandonar el formato en papel, ha habido que afrontar otros problemas. Un ejemplo de ello son las dificultades en el manejo de las nuevas tecnologías que muchas empresas han presentado.

Por eso, podemos hablar de un proceso de adaptación paulatino. Primero se fueron traspasando informaciones del papel a un formato digital que solo permitía lectura y ser compartido (formato PDF, por ejemplo), pero que en ningún caso podía modificarse. Eso sí, se ganó en lo que a cuestiones de almacenamiento se refiere, así como en la posibilidad de consultar de forma fácil y rápida la información de la que se disponía.

¿Qué pasa con los trabajadores polivalentes?

Este pequeño avance en el terreno de la digitalización dejaba necesidades sin cubrir. ¿Qué ocurría, por ejemplo, con la justificación de recepción de la documentación o la posibilidad de actualizar los datos de los que se disponía? Pero, además, había otro aspecto a tener en cuenta: ¿cómo gestionar los archivos en el caso de trabajadores polivalentes?

Cada vez más compañías optan por empleados que puedan realizar diversas funciones, alejándolos así de las figuras estáticas que tradicionalmente había en las empresas. Antes, un trabajador tan solo sabía realizar una función mientras que ahora se le pide que sea multitarea. ¿Cómo gestionar, en estos casos, la entrega y justificación de las informaciones de riesgos?

En este sentido, la digitalización se caracteriza por:

  • Información individualizada para cada trabajador. Aún siendo polivalente, el empleado solo deberá manejar una ficha y un solo justificante de entrega, lo que supone un ahorro en cuanto a entregas y gestión.
  • Documentación automática. Así es como se genera el documento de riesgos del trabajador, sin dilación en el tiempo.
  • Distribución y entrega digitalizadas y automatizadas. Si hay una modificación, se procede al cambio y envío sin necesidad de esperar. El e-mail, los chats de empresa, la mensajería instantánea e incluso las redes sociales son algunos de los canales para ello.
  • Justificación de recepción digital.Un sistema de acuse de recibo en formato digital mediante rúbrica en pantalla táctil o firma digital. La justificación se incorpora inmediatamente al sistema de gestión de la seguridad y salud laboral.


“Deberá informarse directamente a cada trabajador de los riesgos específicos que afecten a su puesto de trabajo o función y de las medidas de protección y prevención aplicables a dichos riesgos”

Tal y como se puede observar, las ventajas sobre la gestión tradicional en papel son amplias ya que se precisa de menos tiempo para generar, distribuir y gestionar la información. Además, se ahorra en espacio físico ya que no hay que almacenar enormes carpetas con la documentación citada. En lo que al trabajador se refiere, gracias a la digitalización cada empleado dispone de una documentación individualizada. Esto supone un mayor cumplimiento legal de información, por no olvidar que los procesos de aceptación se agilizan en gran medida.

Queda claro que la digitalización en la información de riesgos laborales a trabajadores es indispensable. Para llevarla a cabo es preciso contar con herramientas informáticas o aplicaciones, como SmartOSH de Prevencontrol, que permitan una gestión integral de todos los procesos citados.

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