gestión preventiva

17/07/2019

Gestión ágil de las convocatorias de vigilancia de la salud con un software

La actividad preventiva de las empresas gira entorno a garantizar la vigilancia de la salud de los trabajadores. Disponer de un buen plan de vigilancia, no obstante, no es suficiente. Hace falta que la gestión del mismo sea efectiva y eficaz. Para ello los softwares informáticos se han convertido en una herramienta indispensable, sobre todo cuando hablamos de compañías con un gran número de trabajadores.

Y es que gestionar los reconocimientos médicos de forma tradicional ha sido siempre un proceso complicado. Decenas de documentos acumulados, dificultad para cerrar las citas tanto por disponibilidad de los centros médicos como de los trabajadores, pérdida de datos… Por eso, las herramientas informáticas han supuesto un antes y un después en estos procesos.

A continuación, pasamos a revisar cuáles son los elementos clave para alcanzar los objetivos y facilitar la gestión integral de la vigilancia de la salud individual. Eso sí, sin renunciar a la cultura preventiva de cada empresa.

1.Agendas médicas flexibles

Es habitual que los periodos de vigilancia de la salud individual se disgreguen en convocatorias más acotadas en función de los turnos rotacionales, de los cargos, etc. Por tanto, cada una de estas convocatorias debe permitir que se haga una selección personalizada de los empleados con citas independientes englobada en una agenda única. De esta forma se podrán compatibilizar las citaciones en su conjunto.

2.Agendas multiempresariales

Pongámonos en el caso de que la agenda médica global sea la de una empresa que se encarga, precisamente de realizar reconocimientos médicos. La herramienta en este caso debe permitir compartir horarios de cada una de las empresas clientes para que no se solapen las citaciones. Eso sí, respetando siempre la independencia y confidencialidad de cada una de ellas. Una agenda madre será la que los recoja.

3.Control de las necesidades de reconocimiento médico

La herramienta informática debe permitir saber en todo momento la respuesta del trabajador, el estado de su proceso de citación, de forma directa, digital y a tiempo real. Restar intermediarios facilita mucho el proceso.

4.Digitalización de las convocatorias de los reconocimientos médicos

Se trata de eliminar el papel como medio transmisor de aceptaciones o renuncias y citaciones. El correo electrónico permite un trabajo mucho más ágil, además de personal y confidencial. No obstante, no hay que dar por hecho que todo el mundo lo emplea. La figura de supervisores que controlen el proceso y hagan de intermediarios será necesaria.

5.Autonomía del trabajador

Que el trabajador tenga la libertad de citarse cuando él convenga o pueda es clave para que sea más participativo.

6.Garantizar la voluntariedad de los reconocimientos

Es importante recordar que los reconocimientos médicos son de carácter voluntario. Por tanto, el aplicativo debe mantener la opción de aceptación o renuncia para que sea el trabajador quien decida si quiere someterse a él o no.

7.Adaptación de mensajes y contenidos

La herramienta no debe imponer unos mensajes. Al contrario, debe dar la opción de redactar contenidos personalizables para cada organización. Estos variarán según sus políticas de empresa, sus normativas internas y según las legislaciones territoriales cambiantes. Cada compañía sigue una línea de imagen corporativa que debe respetarse en todo momento.

8.Trazabilidad de las citas

La digitalización de los procesos permite que éstos queden registrados. Por tanto, siempre sabremos quién ha hecho el qué y cuándo, eliminando la posibilidad de que se pierda información como ocurría con el papel.

9.Adaptarse a los cambios

El proceso de citación de los reconocimientos médicos no es estático, sino que puede ir cambiando. Los trabajadores pueden anular una cita o solicitar un cambio, y el aplicativo debe poner todas las facilidades para que ellos mismos puedan gestionarlo sin perder el interés por acudir a su cita.

10.Conexión multiplataforma

La herramienta debe estar integrada con todas las aplicaciones ya existentes de la compañía, así como con los campos actuación previos y con los que ya han iniciado soluciones con anterioridad.

03/07/2019

Auditorías de seguridad e inspecciones de seguridad, ¿en qué se diferencian?

La prevención es un arma indispensable para evitar o minimizar los accidentes laborales. En este sentido, las inspecciones de seguridad y las auditorias de seguridad son dos acciones clave que van ligadas a las medidas preventivas. Y aunque muchos las confunden, cada una de ellas tiene unas características distintas. ¿Sabrías diferenciarlas?

En ambos casos hablamos de técnicas analíticas preventivas previas al accidente o riesgo. Su objetivo es, obviamente, evitar que este suceda. Para que los resultados sean útiles debemos saber en qué consisten concretamente y cómo aplicarlas.

Inspecciones de seguridad

Cuando hablamos de una inspección de seguridad nos referimos a una recopilación de información relativa a lo examinado. Por lo general se trata de proceso visual que se lleva a cabo por el personal que está familiarizado con el lugar de trabajo, los equipos y las instalaciones. ¿Qué es lo que se hace concretamente?

-Se identifican actos inseguros
-Se identifican condiciones inseguras
-Se aplican medidas preventivas y correctivas
-Se proponen nuevas medidas

Un ejemplo de inspección de seguridad sería el examen y verificación periódica para comprobar que un equipo, un proceso o una actividad se están realizando de manera segura. Las listas de verificación ayudan a que esta técnica preventiva se realice de forma más fácil.

Auditorías de seguridad

En una auditoría de seguridad lo que se hace es recopilar información para la evaluación del cumplimiento de las regulaciones, políticas y criterios a los que se somete una actividad, sistema o situación. Se trata de un proceso más estructurado realizado por personal externo a la empresa, y que se basa en el análisis de tres pruebas:

-Documental: revisión de documentos
-Testimonial: entrevistas a personal
-Visual: examen o inspección del entorno

En este sentido, como ejemplo de auditoría de seguridad tendríamos las revisiones anuales que se realizan en las organizaciones para comprobar que se han realizado las inspecciones periódicas así como para verificar que se cumplen los requisitos legales y normativos que se requieren.

Auditorías e Inspecciones: la comparación

Cuando hablamos de inspecciones de seguridad y de auditorías nos estamos refiriendo a un tipo de monitoreo que se caracteriza por ser proactivo. En ambos casos se ofrece una retroalimentación informativa que permite evitar accidentes, incidentes y lesiones. Además, gracias a los datos que se obtienen y observan se pueden implementar medidas de prevención para mejorar en el ámbito de la salud y la seguridad.

A continuación establecemos una comparativa entre auditoría e inspección de seguridad con sus diversas características:

Comparativa entre auditorías de seguridad e inspecciones

Para reducir a la expresión mínima el objetivo de cada una de ellas, podríamos decir que las inspecciones de seguridad sirven para activar el Do, las cosas que hay que hacer, mientras que las auditorías se centran en el Check, en comprobar que las cosas están correctas.

¿Cuáles son los beneficios?

Tanto las inspecciones de seguridad como las auditorías se centran en el ámbito de la salud y seguridad en el trabajo y buscan focalizándose en los siguientes aspectos:

-Identificar y mitigar riesgos
-Que las organizaciones estén en sintonía con los requisitos reglamentarios
-Racionalizar muchos aspectos de la seguridad de las organizaciones
-Implementar un sólido programa de seguridad
-Mantener unos altos estándares de seguridad en las organizaciones

La diferencia está en que mientras en las inspecciones de seguridad se determinan cuáles son los riesgos, los peligros y las prácticas inseguras para interponer medidas, las auditorías se seguridad se encargan de revisar que las estrategias de seguridad se cumplen.

Integración con el mundo digital

En la actualidad vivimos en un momento en que casi todos los procesos de las compañías pasan por la digitalización. El Big Data permite que los datos se procesen y exploten de forma inmediata, disponiendo de la información de una manera mucho más ágil.

En Prevencontrol hemos desarrollado una solución que permite la gestión global digitalizada de la seguridad y salud laboral con unos reportes realizados en movimiento gracias a la app para dispositivos móviles. Estamos hablando de SmartOSH.

En el ámbito de las inspecciones de seguridad, SmartOSH permite definir y personalizar las listas de verificación para la toma de datos, además de la explotación de estos datos recogidos.

En cuanto a las auditorías de seguridad, SmartOSH posibilita la recopilación de datos y permite determinar, planificar y gestionar qué acciones y medidas hay que aplicar.

En el siguiente enlace puedes obtener más información sobre SmartOSH.

01/05/2019

Gestión de la seguridad y la salud por medio de aplicaciones (III)

Por el momento hemos dedicado dos posts de este blog a hablar sobre los aspectos a tener en cuenta a la hora de seleccionar una solución informática de seguridad y salud laboral. Siguiendo el hilo abierto en este sentido, ofrecemos nuevas recomendaciones a la hora de realizar una elección que nos proporcione eficiencia y eficacia.

Elegir un software como solución informática es una decisión que hay que tomar valorando diversos aspectos. Y es que hay que tener en cuenta que su implantación es un proceso que requerirá de un tiempo y donde entrará en juego el factor humano. ¿Cómo recibirán los trabajadores esa herramienta?

Los datos nos informan de que casi un 50% de las empresas que han implantado una solución informática de seguridad y salud laboral han quedado insatisfechas con los resultados. El motivo que les frena a cambiarla es el retorno económico de la inversión realizada.

Para que esto no ocurra, proponemos una serie de acciones para que el proceso de implantación sea un éxito.

Implicación y compromiso

Para que la solución informática sea un éxito es necesario destinar recursos al proceso de implantación. Todos los estratos deben ser partícipes de ello e implicarse. Esto, evidentemente, requerirá de una inversión de tiempo que, a la larga, se traducirá en eficiencia y eficacia.

Definición de objetivos y alcance

Por una parte se debe tener muy claro cuáles son los objetivos que se quieren conseguir. Éstos han de ser realistas objetivos, mesurables, claro y bien adaptados a la realidad de los recursos de los que disponemos. Por otra parte, hay que medir bien el alcance del proyecto que tenemos entre manos. ¿Esto qué quiere decir? Pues que hay que establecer un límite en relación a los siguientes aspectos:

-Ámbito geográfico en que se implanta la solución (mejor empezar por un centro o área de negocio)
-Ámbito temporal (meses o fases)
-Ámbito funcional (toda la aplicación o sólo algunas de sus funciones)

Identificación de responsables

Se ha de saber quién es el líder del proyecto de implantación, quiénes son los interlocutores del proveedor y cuál es el equipo de la empresa que estará implicado en su despliegue. Solo aclarando las funciones de cada agente se conseguirá una implantación lógica y ordenada.

Establecer canales y vías de comunicación

Debemos asegurarnos de centralizar la información, regularla y formalizarla. Así conseguiremos que sea mucho más práctica para la empresa. Esto se puede hacer mediante una cuenta de correo electrónico donde se centralice todo, de soluciones específicas para la gestión de incidencias o con reuniones cada cierto tiempo para hacer un seguimiento. Eso sí, es importante centralizar los canales y que no se usen vías alternativas para que no se pierda información por el camino.

Describir hitos y criterios de éxito

Se trata de tener claro cómo evaluamos. Saber desde un principio cuáles son los criterios de éxito será un buen indicativo de si seguimos el camino correcto o no.

Diseñar programas de formación adecuados

Es preciso analizar las características de cada cliente para poder diseñar un programa de formación adecuado a sus necesidades y objetivos. Si además combinamos métodos de aprendizaje presenciales con online, se garantiza un mayor seguimiento y alcance. Contar con casos prácticos también ayuda a que los contenidos se asimilen mejor y por mayor tiempo.

Anticipar problemas y prever la conducta de los implicados

Si la comunicación entre cliente y proveedor fluye, y se trabaja de forma conjunta, se pueden anticipar diversos de los problemas que podrían surgir. En consecuencia, se está a tiempo de preparar un plan de choque y tener ya desarrolladas posibles soluciones. ¿Qué tipo de problemáticas pueden surgir? A continuación citamos algunos ejemplos:

-Expectativas poco realistas de los implicados sobre la herramienta
-Ausencia de compromiso en todas las esferas implicadas en la solución
-Infraestructura inadecuada: carencia de servidores propios y/o mala conexión a internet, falta de dispositivos móviles para la soluciones APP, etc
-Falta de integración con los sistemas de la empresa
-Proceso formativo inadecuado
-Falta de seguimiento del proyecto

24/04/2019

Cómo digitalizar los permisos de trabajo especiales con éxito

No es la primera vez que en este blog hablamos de la necesidad de digitalizar cualquier proceso documental. A día de hoy, y teniendo las herramientas que tenemos, seguir usando papel y gestionando documentos de forma manual es una pérdida de tiempo y dinero. Cuando se trata de la gestión de permisos de trabajo especiales, la cuestión es aún más importante si lo que queremos es agilizar y facilitar los procesos.

Sin embargo, la digitalización como proceso dentro de las compañías no es tan sencillo como parece. ¿Qué es lo que hace que este cambio sea tan difícil de efectuarse? A continuación enumeramos algunas de las barreras con las que nos podemos encontrar a la hora de dar el salto a la gestión de permisos de trabajo especiales de forma digital.

Falta de cultura preventiva dentro de la organización

Esto es algo básico en cualquier compañía. Si los principales agentes de la empresa no son conscientes de la importancia de la cultura preventiva, resultará mucho más difícil no solo la gestión de los permisos de trabajo especial sino de cualquier documentación referida al ámbito de PRL.

Antes de iniciar cualquier proceso de digitalización se debe realizar un análisis del nivel de madurez preventiva de la organización para saber en qué punto nos encontramos. En función de la situación, puede que sea necesario acompañar este proceso de un proyecto de gestión del cambio.

Poca o nula cultura de reporte de datos a cualquier nivel de la organización

No tiene precisamente que ir ligado con el punto mencionado anteriormente. Que la empresa tenga una cultura preventiva adquirida no significa que el personal implicado en la gestión y uso de los permisos de trabajo realice el registro y reporte de la información relacionada de forma habitual. Por eso es preciso fomentar la participación de dicho personal (y del de la compañía en general) para evitar que haya vacíos tan importantes como ese.

Indefinición de los actores responsables de un permiso de trabajo

Es preciso saber quiénes son los actores que van a participar en el proceso de gestión de los permisos de trabajo especial, además de saber los roles que van a desempeñar. Todas las personas deben saber cuál es su papel, qué deben hacer y hasta dónde llega su labor. Esta definición es básica para que la gestión de los permisos de trabajo funcione con éxito, ya sea en formato papel o de forma digital.

Falta de concreción en el flujo del permiso de trabajo

También se tiene que definir cuál será el flujo de trabajo, aunque es posible que éste sufra modificaciones para adaptarse al proceso de digitalización. No obstante, si las directrices están bien marcadas, no tiene por qué haber consecuencias negativas.

Dispersión y poca homogeneización en los tipos de permisos de trabajo especial

Al existir diversos permisos de trabajo especiales, las compañías puede que hayan desarrollado diferentes plantillas para cada uno de ellos. Lo que a priori puede parecer una ayuda, en el entorno digital dificulta más la elaboración y tramitación de los mismos (también si son en papel). Es necesario que las empresas elaboren una plantilla única con una estructura que admita las particularidades de cada uno de los trabajos especiales.

La implicación del personal en la implantación y su aceptación

Para que la digitalización de la gestión de permisos de trabajo especiales sea un éxito, es necesario que los trabajadores estén implicados. Para ello hay que efectuar una buena gestión del cambio haciendo que los actores principales se impliquen desde el principio. De esta forma sentirán la solución como suya y se facilitará que se involucren en ella.

La usabilidad de la solución y la formación de usuarios

A la hora de gestionar permisos de trabajo, ya sean especiales o no, lo idóneo es contar con una aplicación o herramienta informática desarrollada particularmente para la empresa. De esta manera se contemplan todas sus necesidades y resulta más eficaz. Para que sea un éxito, dicha app debe ser lo más intuitiva y usable posible, y adaptarse bien al flujo ya conocido que los permisos de trabajo siguen dentro de la empresa. Para que esto sea así se debe trazar un buen plan de formación e información del personal. Si todos aprenden a usar la herramienta, ésta será más productiva y ayudará a obtener mejores resultados.

17/04/2019

Beneficios del uso de aplicaciones de gestión de prevención

La evolución de las tecnologías ha supuesto la implementación de muchos métodos de trabajo y organizativos a nivel empresarial. Uno de los campos afectados ha sido el la gestión de la prevención en el ámbito de la salud y seguridad laboral. Ahora bien, todavía sigue siendo necesario trabajar para implantar herramientas de este tipo, como por ejemplo las apps, para facilitar el trabajo de todos.

Porque las aplicaciones informáticas son uno de los recursos más extendidos a nivel de organizaciones aunque, por el momento, tan solo se puede hablar de una penetración en el 25% de las compañías. Si las empresas fuesen conscientes de los beneficios que estas aportan a nivel organizativo, no dudarían en invertir esfuerzos en desarrollar las suyas cuanto antes posible.

¿Cómo nos ayudan las apps en la gestión de la prevención?

La realidad es la siguiente: gran parte de las empresas sigue realizando la gestión de SSL en formato tradicional, es decir, en papel. Acumulan documentación y Excels que ocupan un espacio de almacenaje, que no permite ser actualizado de forma automática y que además dificulta muchísimo la búsqueda de datos. ¿Por qué no optar por una app?

Integrar la prevención en todos los ámbitos de la organización pasa por contar con una herramienta fácil de usar y que esté al alcance de todos. De esta manera se consigue la implicación por parte de los trabajadores.

Y es que entre las ventajas de disponer de una aplicación para la gestión de la prevención encontramos una automatización de los procesos, una mejora de la comunicación y una confidencialidad y protección de datos garantizada.

Funcionalidades y beneficios que aportan las apps

Uno de los puntos fuentes de usar una aplicación en la gestión de la prevención de una empresa es que se puede visualizar, supervisar y actualizar las tareas asignadas al responsable de la misma.

Por otra parte, se pueden realizar cuestionarios personalizados y optimizar el proceso de toma de datos gracias a una integración al software de gestión automática. Además, también permite que se exploten mejor mediante indicadores (Kpis) y, como consecuencia, se produce una mejora en la toma de decisiones. Citamos como ejemplo los check list de observaciones preventivas, las visitas de inspecciones de seguridad, los permisos de trabajo, los cuestionarios de comprensión de formaciones, etc.

Otro factor a destacar de las aplicaciones es que permiten facilitar y potenciar el canal de participación de empleados mediante módulo específico. Sus intervenciones, ya sean quejas, propuestas u observaciones, se generan desde la propia app y llegan automáticamente al responsable de su gestión.

Por lo que respecta a la notificación de incidentes y accidentes, la información queda volcada al sistema de Gestión SSL de forma automática. No podemos olvidar, además, que las aplicaciones permiten incorporar las firmas manuscritas sobre la pantalla táctil del Smartphone.

Mejoras en los reportes

Como hemos podido comprobar, el uso de aplicaciones en la gestión preventiva ayuda a agilizar el registro de incidentes, acciones, observaciones y participaciones. Como consecuencia, el reporte de datos aumenta y propicia que participe todo el personal de la organización.

Las apps son una buena herramienta en este sentido, ayudando a que el análisis y tratamiento de los datos obtenidos sea más efectivo. Haciendo el proceso más fácil y rápido se pueden identificar peligros ocultos y aumentar la seguridad en todos los niveles.

Pero lo básico para que esta herramienta funcione es que haya una sensibilización y concienciación de toda la empresa, desde los altos directivos hasta los operarios más rasos. Solo así se conseguirá la excelencia.

10/04/2019

Herramientas informáticas para el reaprovechamiento documental de la CAE

Las que personas que trabajamos en el ámbito de la gestión de la Coordinación de Actividades Empresariales (CAE) en el ámbito de Prevención de riesgos laborales sabemos que se trata de una tarea repleta de documentación. Por fortuna, cada vez más se usan herramientas informáticas para agilizar los procesos. Uno de los beneficios que ofrecen es el reaprovechamiento documental, una opción que permite ahorrar tiempo, energía y papel.

La CAE ha requerido siempre de muchas horas de trabajo y de grandes cantidades de papeles y documentos que revisar y validar. La digitalización de estos procesos ha supuesto un gran avance, aunque en muchas ocasiones eso no quita que ella que revisarla y validarla de igual manera.

Hacerlo de forma automática tan solo es factible en el caso de documentos de la Seguridad Social o en recibos bancarios, es decir, en documentos normalizados. Así que el reaprovechamiento documental es, sin lugar a dudas, una de las grandes ayudas con las que contamos a día de hoy.

Reaprovechamiento documental, ¿qué es?

Los documentos validados tienen una fecha de caducidad. El reaprovechamiento documental consiste, precisamente, en usarlos las veces que haga falta mientras el periodo de validez siga vigente. Si una misma empresa necesita el mismo documento en dos o tres ocasiones, ¿qué necesidad tenemos que solicitarlo y realizar todo el proceso de obtención y validación si aún tiene vigencia? Ninguna.

En el caso de la CAE, este recurso es muy beneficioso en situaciones donde hay contratas con diversos servicios, o en contratas que prestan un servicio de forma periódica a la misma empresa. Un sistema de reaprovechamiento documental permitirá ahorrar tiempo en cada una de las revisiones que se deberían hacer.

SmartOSH como solución informática

Las herramientas informáticas están ayudando en gran medida a efectuar estas labores de reaprovechamiento documental. En Prevencontrol hemos desarrollado una aplicación llamada SmartOSH que no solo realiza esa función, sino que ayuda a la gestión integral de la PRL.

De esta manera se puede adjuntar, tipificar y gestionar documentación a cualquier ítem de la aplicación. Tanto empleados como puestos de trabajo, departamentos, centros, empresas, contratistas, factores de riesgo o medidas preventivas quedan contempladas en SmartOSH.

SmartOSH es, más allá de un gestor documental, una fuente de información valiosísima para el módulo de gestión de la CAE. Y es que la aplicación realiza un barrido automático de la información de la que se dispone en el sistema compatible con cada requisito. Si encuentra un documento que ya ha sido revisado y que aún tiene validez, el sistema lo da por satisfecho. Si quieres más información acerca de SmartOSH no dudes en contactar con nosotros.

03/04/2019

¿Cómo elegir una solución informática de seguridad y salud laboral? Estas son las claves

En lo que a gestión de seguridad y salud laboral (SSL) se refiere, es importante disponer de una herramienta válida y eficaz. ¿Cómo elegir entre todas las opciones existentes? Al adquirirla, hay que tener en cuenta que nuestro objetivo es el de optimizar y rentabilizar la actividad preventiva. Y no solo a nivel técnico, sino también en el ámbito social y de retorno económico.
A continuación, detallaremos las consideraciones que se deben tener antes de hacerse con una herramienta de gestión de este tipo. Además, también consideraremos algunas de las problemáticas que pueden aparecer y cómo enfrentarnos a ellas.

Justificar la necesidad

Antes de nada, debemos contar con el beneplácito de la dirección de la compañía para adquirir una herramienta de gestión de seguridad y salud laboral. ¿Cómo hacerlo? Siguiendo las siguientes pautas:

Implicar a la dirección de la organización. Que formen parte de la gestión de SSL y lleven el liderazgo en la adquisición de este tipo de soluciones será un punto a favor.
Evidenciar de manera objetiva el retorno de la inversión obtenida. Mejorar la gestión de SSL y reducir las pérdidas directas / indirectas derivadas del uso es un argumento excepcional.
Demostrar que esta solución respeta la legislación. Y no solo eso, sino que ayuda al cumplimiento de requerimientos legales, técnicos y/o de compliance.
Explicar cómo la herramienta ayudará a dar cumplimiento a los objetivos de sostenibilidad.
Valoración frente a terceros. Poner en valor que con la solución se podrá dar respuesta positiva a requerimientos de partes interesadas como aseguradoras, inversores y empresas externas.

Evaluar la situación previa

Es evidente que antes de buscar una solución para gestionar la SSL de una compañía hay que realizar una evaluación. Conocer la situación y necesidades en ese ámbito es crucial para determinar qué software es el más adecuado. Para ello hay que tener en cuenta los siguientes aspectos:

Existencia de sistemas de gestión previos. Puede que la compañía no cuente con ninguno, que tenga diversos sistemas de gestión desarrollados por terceros o que cuente con una plataforma global integrada.
-Posibilidad de configuración. Antes de instalarlo, hay que tener en consideración el presupuesto del que disponemos, la integración del proyecto en el área de IT, la implicación de altos cargos en la implantación y la disponibilidad de personal para mantener el proyecto.

Anticipar barreras

La mera implantación de un sistema de gestión de SSL no es garantía de éxito. Por eso, el responsable del proyecto debe tener en cuenta las siguientes posibilidades:

-Actitudes tipo “si no hay un problema, ¿para que buscar una solución?”
-Integración entre área de SSL (requerimientos funcionales) e IT (despliegue y requerimientos técnicos)
-Dudas acerca de la inversión económica que se va a realizar.
-Resistencia al cambio de los usuarios “expertos” en los sistemas vigentes.

Además, hay otro aspecto que también entra en juego: el histórico y la realidad de cada organización. ¿Qué se hizo en el pasado en este ámbito? Para desarrollar el proyecto sin problemas hay que tener en cuenta lo siguiente:

-Existencia de un “mix” de múltiples soluciones.
-Integración y reporting de databases de fuentes múltiples.
-Disponibilidad de todas las funcionalidades necesarias para el usuario.
-Interfaces y usabilidad de las herramientas.

La gestión de las partes interesadas

La implantación de un software de gestión de SSL tendrá, indiscutiblemente, repercusión en diversos ámbitos. Su desarrollo afectará a las partes interesadas tanto dentro como fuera de la compañía. Para que la implantación sea un éxito, no podemos dejar de lado las siguientes consideraciones:

-Uso de herramientas con visión “world wide”, no de forma local. Esto implica tener en consideración requerimientos de configuración informática locales, requisitos legales, idioma, etc.
-Transformación digital de la organización Vs Digitalización de los procesos.
-Soporte y atención post venta del suministrador.

27/03/2019

Cómo gestionar de forma eficiente las necesidades de una formación

Las formaciones son piezas esenciales en el funcionamiento de cualquier organización. Sean del ámbito que sean, los trabajadores deben contar con la información suficiente y actualizada en referencia al trabajo que desempeñan. Ahora bien, cuando nos enfrentamos a la organización y gestión de formaciones, la situación puede complicarse. ¿Qué debemos tener en cuenta para que sean un éxito?

Ponerse al frente de la organización y gestión de formaciones no es una tarea fácil. Lo primero que necesitamos saber es qué tipo de aprendizaje necesita cada trabajador, lo que se llama matriz de las formaciones. Estos son algunos de los parámetros que nos servirán para definirla:

-La empresa a la que pertenece
-El centro de trabajo donde desarrolla su trabajo o el centro de trabajo del cliente (para el caso de prestaciones de servicios)
-El área o departamento en el que se encuentra
-El puesto o puestos de trabajo que ocupa
-El cargo o cargos que ocupa (en emergencias por ej.)
-Las herramientas o equipos que utiliza

Estos son los aspectos genéricos a tener en cuenta a la hora de gestionar una formación. Ahora bien, en función de cada empresa se tendrá que contar con otros como por ejemplo qué tipo de productos químicos se manipulan o que EPI’s se utilizan.

Convocar una formación de forma ordenada

Una vez tengamos diseñada la matriz de la formación entra en juego su gestión. A la hora de impartir las sesiones de aprendizaje, deberemos tener en cuenta los siguientes aspectos:

-Las sesiones necesarias
-Los asistentes con los que contaremos
-Los profesores y las entidades de formación
-Los exámenes y las cualificaciones
-Los certificados que se expedirán
-Las valoraciones de satisfacción
-La impartición online

Sobra decir que cuanto más grande sea la compañía o más compleja la formación, más complicado será de gestionar. Para facilitar el proceso, se suelen utilizar diversas herramientas que ayudan a poner orden y llevar un control de los pasos que se están siguiendo.
Una de las opciones de más fácil acceso son las hojas de cálculo como la que vemos a continuación:

No obstante, esta herramienta suele ser insuficiente cuando la estructura de la organización es muy compleja o cuando hay muchas fuentes generadoras de necesidades. También hay que tener en cuenta las características de los trabajadores. Cuando son muchos, tienen turnos rotativos o son polifuncionales, la hoja de cálculo no resulta efectiva en la gestión de las formaciones.

Por eso, cada vez más, existen softwares específicos para llevar a cabo estas tareas. Un ejemplo de ello es SmartOSH, la herramienta diseñada por Prevencontrol para una óptima gestión de las necesidades de formación.

SmartOSH, el software eficiente y eficaz en gestión de formaciones

SmartOSH es una herramienta que cuenta con un módulo de formación con una serie de funcionalidades que responden a las necesidades en gestión de formaciones. Las citamos a continuación:

1- Creación y gestión fácil de convocatorias de formación
2- Creación de formaciones y su relación fácil con las fuentes generadoras de necesidades de formación
3- Generación automática de las necesidades de formación. Se consigue a partir de la relación entre formación e ítems generadores (puestos, EPIs, máquinas, productos químicos, etc.)
4- Gestión y listado rápido y personalizado de necesidades de formación, con filtros para todos los campos necesarios.
5- Integración total de las formaciones con el módulo de estructura y gestión. Se aprovecha la jerarquía ya establecida para la gestión de formaciones.
6- Integración con plataformas de formación online. Esto permite una automatización total del proceso (creación de necesidades, altas en la plataforma, comunicado de claves de acceso al empleado, traspaso periódico y automático de información entre plataformas).
7- Actualización automática de las nuevas necesidades de formación. Pueden derivarse por nuevas asignaciones, cambios o inclusión de nuevos ítems relacionados con las formaciones.
8- Generación automática de certificados de formación.
9- Almacenaje de la documentación generada o derivada. SmartOSH es en global un gestor documental.
10- Reaprovechamiento de la documentación. Al ser un gestor documental con tipificación de los ficheros guardados permite el reaprovechamiento de esta documentación para otros procesos como los de CAE

Definir y gestionar una formación es una tarea complicada, pero no imposible. Si necesitas ayuda con ello, no dudes en ponerte en contacto con nosotros.

20/03/2019

Evaluación de riesgos con app: cinco consejos que te facilitarán la vida

Gestionar una evaluación de riesgos implica una inversión tanto de tiempo como de esfuerzos. ¿Es posible hacerlo de una forma más ágil y sencilla? La respuesta es sí. Los actuales softwares y las aplicaciones permiten llevar a cabo dichas evaluaciones con una facilidad que resulta beneficiosa en todos los sentidos.

La inercia nos ha hecho acostumbrarnos a las dinámicas de gestión que implican esfuerzo y tiempo del cual, a veces, no disponemos. Tan solo hace falta fijarse en el proceso para organizar una evaluación de riesgos. ¿Cuánto rato crees que se invierte en llevar a cabo todos estos pasos?

Concertar visitas. Esto supone realizar llamadas a todas las partes interesadas y esperar confirmación.
Preparar la documentación de toma de datos.
Gestión de la documentación. Es decir, escanear, descargar archivos en el ordenador, etc.
Introducir los riesgos en el programa de gestión.
Asociar las fotografías y la documentación a dichos riesgos.

Estos son solo algunos de los pasos que seguimos cuando gestionamos una evaluación de riesgos. Es evidente que implican gran dedicación pero, ¿por qué no usar una app para ello? Gestionar la SST a través de aplicaciones es la opción por la que cada vez se decantan más empresas. En seguida entenderás por qué.

Evaluación de la SST a través de apps

Las aplicaciones móviles son una herramienta ya casi indispensable en la gestión empresarial. Con la comodidad y rapidez que ofrecen se han convertido en una perfecta manera de organizar y almacenar informaciones. Para sacarles el máximo partido, te recomendamos cinco pasos básicos para que la gestión de la SST de tu organización sea lo más fructífera posible.

1.Agendas compartidas

Una forma de tener más controla nivel organizativo. Si trabajar con Google Calendar o con la propia agenda que te ofrezca el software que uses en tu empresa, todo será más fácil. Podrás observar quién puede asistir a las reuniones y visitas, además de tener información de sus agendas y saber dónde están en cada momento.

2.Gestiona las comunicaciones

Vía email o con la asignación de tareas. Hacer las comunicaciones de esta manera te permitirá ahorrar tiempo.

3.Configura los cuestionarios

Diseña tú mismo el cuestionario que quieres que respondan los trabajadores. Ten en cuenta que si es muy largo puede hacerse pesado. Lo mejor es que no sobrepases los 30 ítems a responder. Además, si lo centras en una especialidad concreta, te será mucho más fácil realizarlo.

4.Toma de datos offline

Depender de la conexión a internet puede ser un lastre. Muchas apps permiten trabajar sin internet, lo cual facilita mucho las cosas, así que elige una de ellas. Descarga el cuestionario cuando haya conexión para poder rellenarlo en cualquier momento. Cuando quieras enviarlo, asegúrate de tener internet. Evitarás pérdida de tiempo y de información.

5.Explota los datos

Se trata de aprovechar al máximo la información que obtengas durante la toma de datos. Ten en cuenta los adjuntos, las fotografías, etc. a la hora de transferir la información al software. Ganarás en tiempo y esfuerzo.

13/03/2019

Caso de éxito: cómo implantar un programa de seguridad basado en el comportamiento de los trabajadores

En cuestiones de prevención y seguridad en el trabajo, es indispensable conocer el día a día de los trabajadores, sus condiciones de trabajo y las acciones que llevan a cabo. De esta manera se pueden observar tendencias y establecer puntos a mejorar y/o modificar en pro de su salud y seguridad. Utilizar una aplicación que recopile esos datos es la forma más rápida y eficaz de implantar un programa de seguridad basado en el comportamiento de los empleados.

Y es que gracias a la evolución de las nuevas tecnologías, disponemos de sistemas que permiten la obtención de datos, su almacenaje y análisis en cuestión de segundos y a golpe de click. A continuación, detallamos el caso concreto de implantación de un programa de seguridad basado en el comportamiento de los empleados por medio de una app que llevó a cabo Prevencontrol.

Caso real de aplicación informática para la gestión de la seguridad

Prevencontrol recibió la propuesta por parte de una compañía multinacional que se encarga de la creación, comercialización y distribución de fragancias con presencia en más de 150 países. La empresa cuenta con más de 4.000 trabajadores en todo el mundo, y uno de los aspectos que más cuida es la gestión de seguridad y salud.

Como estrategia innovadora, se apostó por el desarrollo de una aplicación basada en analizar el comportamiento de los empleados para valorar e implementar los programas de seguridad y prevención. Este proyecto era extensible a los trabajadores de los cuatro centros que dicha empresa tiene en España, es decir, un total de unas 650 personas. ¿Cuál era la operativa a seguir?

Se partía de la intención de realizar entre cuatro y ocho observaciones por trabajador y año por medio de una lista de chequeo en papel. Es decir, llevar a cabo más de 3.000 observaciones anuales e identificar las oportunidades de mejora existentes. Teniendo en cuenta que el tiempo estimado para cada observación era de 45 minutos, el cómputo de horas finales destinadas a esta tarea ascendía a 2.250 al año. ¿Cómo llevar a cabo este programa de forma rápida, segura y eficaz? Por medio de una aplicación.

Prevencontrol desarrolló una app que ayudó a esta compañía no solo a optimizar la recogida de datos, evitando pérdidas y errores, sino que además permitió mejorar la explotación de dicha información gracias a los informes e indicadores de rendimiento (Kpi). Además, también se ayudó a integrar los resultados en el sistema de gestión de la empresa, de manera que se pudo desarrollar mejor la estrategia de seguridad y salud a seguir.

El software de gestión de prevención de riesgos corporativo realiza las observaciones desde un dispositivo móvil independientemente de si se dispone de cobertura y acceso a internet. El usuario debe identificarse y elegir el ámbito en el que realizará la observación. Además de los datos introducidos, también podrá añadir fotografías, vídeos y archivos de voz.

Una vez se haya completado el cuestionario, se envía e informa a las personas implicadas o responsables. Además, la información recopilada se integra también en el software de seguridad y salud laboral, de manera que se pueden extraer a tiempo real diversos indicadores, como por ejemplo el porcentaje de seguimiento y ratio de cumplimiento de las observaciones realizadas sobre las previstas.

Otros indicadores que se pueden extraer hacen referencia a la posible predicción de situaciones de riesgo en base a las observaciones y al histórico registrado, la ratio de comportamientos satisfactorios (seguros) observados o el índice de generación de acciones de mejora, por citar algunos ejemplos.

Esta herramienta de seguridad basada en el comportamiento permite no solo acumular datos sino realizar un análisis automático que llegará de forma automática a los trabajadores. No obstante, no debemos olvidar que toda gestión de la seguridad y la salud en el trabajo parte de una base donde la sensibilización y la formación son clave.

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