formación

01/05/2019

Gestión de la seguridad y la salud por medio de aplicaciones (III)

Por el momento hemos dedicado dos posts de este blog a hablar sobre los aspectos a tener en cuenta a la hora de seleccionar una solución informática de seguridad y salud laboral. Siguiendo el hilo abierto en este sentido, ofrecemos nuevas recomendaciones a la hora de realizar una elección que nos proporcione eficiencia y eficacia.

Elegir un software como solución informática es una decisión que hay que tomar valorando diversos aspectos. Y es que hay que tener en cuenta que su implantación es un proceso que requerirá de un tiempo y donde entrará en juego el factor humano. ¿Cómo recibirán los trabajadores esa herramienta?

Los datos nos informan de que casi un 50% de las empresas que han implantado una solución informática de seguridad y salud laboral han quedado insatisfechas con los resultados. El motivo que les frena a cambiarla es el retorno económico de la inversión realizada.

Para que esto no ocurra, proponemos una serie de acciones para que el proceso de implantación sea un éxito.

Implicación y compromiso

Para que la solución informática sea un éxito es necesario destinar recursos al proceso de implantación. Todos los estratos deben ser partícipes de ello e implicarse. Esto, evidentemente, requerirá de una inversión de tiempo que, a la larga, se traducirá en eficiencia y eficacia.

Definición de objetivos y alcance

Por una parte se debe tener muy claro cuáles son los objetivos que se quieren conseguir. Éstos han de ser realistas objetivos, mesurables, claro y bien adaptados a la realidad de los recursos de los que disponemos. Por otra parte, hay que medir bien el alcance del proyecto que tenemos entre manos. ¿Esto qué quiere decir? Pues que hay que establecer un límite en relación a los siguientes aspectos:

-Ámbito geográfico en que se implanta la solución (mejor empezar por un centro o área de negocio)
-Ámbito temporal (meses o fases)
-Ámbito funcional (toda la aplicación o sólo algunas de sus funciones)

Identificación de responsables

Se ha de saber quién es el líder del proyecto de implantación, quiénes son los interlocutores del proveedor y cuál es el equipo de la empresa que estará implicado en su despliegue. Solo aclarando las funciones de cada agente se conseguirá una implantación lógica y ordenada.

Establecer canales y vías de comunicación

Debemos asegurarnos de centralizar la información, regularla y formalizarla. Así conseguiremos que sea mucho más práctica para la empresa. Esto se puede hacer mediante una cuenta de correo electrónico donde se centralice todo, de soluciones específicas para la gestión de incidencias o con reuniones cada cierto tiempo para hacer un seguimiento. Eso sí, es importante centralizar los canales y que no se usen vías alternativas para que no se pierda información por el camino.

Describir hitos y criterios de éxito

Se trata de tener claro cómo evaluamos. Saber desde un principio cuáles son los criterios de éxito será un buen indicativo de si seguimos el camino correcto o no.

Diseñar programas de formación adecuados

Es preciso analizar las características de cada cliente para poder diseñar un programa de formación adecuado a sus necesidades y objetivos. Si además combinamos métodos de aprendizaje presenciales con online, se garantiza un mayor seguimiento y alcance. Contar con casos prácticos también ayuda a que los contenidos se asimilen mejor y por mayor tiempo.

Anticipar problemas y prever la conducta de los implicados

Si la comunicación entre cliente y proveedor fluye, y se trabaja de forma conjunta, se pueden anticipar diversos de los problemas que podrían surgir. En consecuencia, se está a tiempo de preparar un plan de choque y tener ya desarrolladas posibles soluciones. ¿Qué tipo de problemáticas pueden surgir? A continuación citamos algunos ejemplos:

-Expectativas poco realistas de los implicados sobre la herramienta
-Ausencia de compromiso en todas las esferas implicadas en la solución
-Infraestructura inadecuada: carencia de servidores propios y/o mala conexión a internet, falta de dispositivos móviles para la soluciones APP, etc
-Falta de integración con los sistemas de la empresa
-Proceso formativo inadecuado
-Falta de seguimiento del proyecto

27/03/2019

Cómo gestionar de forma eficiente las necesidades de una formación

Las formaciones son piezas esenciales en el funcionamiento de cualquier organización. Sean del ámbito que sean, los trabajadores deben contar con la información suficiente y actualizada en referencia al trabajo que desempeñan. Ahora bien, cuando nos enfrentamos a la organización y gestión de formaciones, la situación puede complicarse. ¿Qué debemos tener en cuenta para que sean un éxito?

Ponerse al frente de la organización y gestión de formaciones no es una tarea fácil. Lo primero que necesitamos saber es qué tipo de aprendizaje necesita cada trabajador, lo que se llama matriz de las formaciones. Estos son algunos de los parámetros que nos servirán para definirla:

-La empresa a la que pertenece
-El centro de trabajo donde desarrolla su trabajo o el centro de trabajo del cliente (para el caso de prestaciones de servicios)
-El área o departamento en el que se encuentra
-El puesto o puestos de trabajo que ocupa
-El cargo o cargos que ocupa (en emergencias por ej.)
-Las herramientas o equipos que utiliza

Estos son los aspectos genéricos a tener en cuenta a la hora de gestionar una formación. Ahora bien, en función de cada empresa se tendrá que contar con otros como por ejemplo qué tipo de productos químicos se manipulan o que EPI’s se utilizan.

Convocar una formación de forma ordenada

Una vez tengamos diseñada la matriz de la formación entra en juego su gestión. A la hora de impartir las sesiones de aprendizaje, deberemos tener en cuenta los siguientes aspectos:

-Las sesiones necesarias
-Los asistentes con los que contaremos
-Los profesores y las entidades de formación
-Los exámenes y las cualificaciones
-Los certificados que se expedirán
-Las valoraciones de satisfacción
-La impartición online

Sobra decir que cuanto más grande sea la compañía o más compleja la formación, más complicado será de gestionar. Para facilitar el proceso, se suelen utilizar diversas herramientas que ayudan a poner orden y llevar un control de los pasos que se están siguiendo.
Una de las opciones de más fácil acceso son las hojas de cálculo como la que vemos a continuación:

No obstante, esta herramienta suele ser insuficiente cuando la estructura de la organización es muy compleja o cuando hay muchas fuentes generadoras de necesidades. También hay que tener en cuenta las características de los trabajadores. Cuando son muchos, tienen turnos rotativos o son polifuncionales, la hoja de cálculo no resulta efectiva en la gestión de las formaciones.

Por eso, cada vez más, existen softwares específicos para llevar a cabo estas tareas. Un ejemplo de ello es SmartOSH, la herramienta diseñada por Prevencontrol para una óptima gestión de las necesidades de formación.

SmartOSH, el software eficiente y eficaz en gestión de formaciones

SmartOSH es una herramienta que cuenta con un módulo de formación con una serie de funcionalidades que responden a las necesidades en gestión de formaciones. Las citamos a continuación:

1- Creación y gestión fácil de convocatorias de formación
2- Creación de formaciones y su relación fácil con las fuentes generadoras de necesidades de formación
3- Generación automática de las necesidades de formación. Se consigue a partir de la relación entre formación e ítems generadores (puestos, EPIs, máquinas, productos químicos, etc.)
4- Gestión y listado rápido y personalizado de necesidades de formación, con filtros para todos los campos necesarios.
5- Integración total de las formaciones con el módulo de estructura y gestión. Se aprovecha la jerarquía ya establecida para la gestión de formaciones.
6- Integración con plataformas de formación online. Esto permite una automatización total del proceso (creación de necesidades, altas en la plataforma, comunicado de claves de acceso al empleado, traspaso periódico y automático de información entre plataformas).
7- Actualización automática de las nuevas necesidades de formación. Pueden derivarse por nuevas asignaciones, cambios o inclusión de nuevos ítems relacionados con las formaciones.
8- Generación automática de certificados de formación.
9- Almacenaje de la documentación generada o derivada. SmartOSH es en global un gestor documental.
10- Reaprovechamiento de la documentación. Al ser un gestor documental con tipificación de los ficheros guardados permite el reaprovechamiento de esta documentación para otros procesos como los de CAE

Definir y gestionar una formación es una tarea complicada, pero no imposible. Si necesitas ayuda con ello, no dudes en ponerte en contacto con nosotros.

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