cultura preventiva

17/07/2019

Gestión ágil de las convocatorias de vigilancia de la salud con un software

La actividad preventiva de las empresas gira entorno a garantizar la vigilancia de la salud de los trabajadores. Disponer de un buen plan de vigilancia, no obstante, no es suficiente. Hace falta que la gestión del mismo sea efectiva y eficaz. Para ello los softwares informáticos se han convertido en una herramienta indispensable, sobre todo cuando hablamos de compañías con un gran número de trabajadores.

Y es que gestionar los reconocimientos médicos de forma tradicional ha sido siempre un proceso complicado. Decenas de documentos acumulados, dificultad para cerrar las citas tanto por disponibilidad de los centros médicos como de los trabajadores, pérdida de datos… Por eso, las herramientas informáticas han supuesto un antes y un después en estos procesos.

A continuación, pasamos a revisar cuáles son los elementos clave para alcanzar los objetivos y facilitar la gestión integral de la vigilancia de la salud individual. Eso sí, sin renunciar a la cultura preventiva de cada empresa.

1.Agendas médicas flexibles

Es habitual que los periodos de vigilancia de la salud individual se disgreguen en convocatorias más acotadas en función de los turnos rotacionales, de los cargos, etc. Por tanto, cada una de estas convocatorias debe permitir que se haga una selección personalizada de los empleados con citas independientes englobada en una agenda única. De esta forma se podrán compatibilizar las citaciones en su conjunto.

2.Agendas multiempresariales

Pongámonos en el caso de que la agenda médica global sea la de una empresa que se encarga, precisamente de realizar reconocimientos médicos. La herramienta en este caso debe permitir compartir horarios de cada una de las empresas clientes para que no se solapen las citaciones. Eso sí, respetando siempre la independencia y confidencialidad de cada una de ellas. Una agenda madre será la que los recoja.

3.Control de las necesidades de reconocimiento médico

La herramienta informática debe permitir saber en todo momento la respuesta del trabajador, el estado de su proceso de citación, de forma directa, digital y a tiempo real. Restar intermediarios facilita mucho el proceso.

4.Digitalización de las convocatorias de los reconocimientos médicos

Se trata de eliminar el papel como medio transmisor de aceptaciones o renuncias y citaciones. El correo electrónico permite un trabajo mucho más ágil, además de personal y confidencial. No obstante, no hay que dar por hecho que todo el mundo lo emplea. La figura de supervisores que controlen el proceso y hagan de intermediarios será necesaria.

5.Autonomía del trabajador

Que el trabajador tenga la libertad de citarse cuando él convenga o pueda es clave para que sea más participativo.

6.Garantizar la voluntariedad de los reconocimientos

Es importante recordar que los reconocimientos médicos son de carácter voluntario. Por tanto, el aplicativo debe mantener la opción de aceptación o renuncia para que sea el trabajador quien decida si quiere someterse a él o no.

7.Adaptación de mensajes y contenidos

La herramienta no debe imponer unos mensajes. Al contrario, debe dar la opción de redactar contenidos personalizables para cada organización. Estos variarán según sus políticas de empresa, sus normativas internas y según las legislaciones territoriales cambiantes. Cada compañía sigue una línea de imagen corporativa que debe respetarse en todo momento.

8.Trazabilidad de las citas

La digitalización de los procesos permite que éstos queden registrados. Por tanto, siempre sabremos quién ha hecho el qué y cuándo, eliminando la posibilidad de que se pierda información como ocurría con el papel.

9.Adaptarse a los cambios

El proceso de citación de los reconocimientos médicos no es estático, sino que puede ir cambiando. Los trabajadores pueden anular una cita o solicitar un cambio, y el aplicativo debe poner todas las facilidades para que ellos mismos puedan gestionarlo sin perder el interés por acudir a su cita.

10.Conexión multiplataforma

La herramienta debe estar integrada con todas las aplicaciones ya existentes de la compañía, así como con los campos actuación previos y con los que ya han iniciado soluciones con anterioridad.

24/04/2019

Cómo digitalizar los permisos de trabajo especiales con éxito

No es la primera vez que en este blog hablamos de la necesidad de digitalizar cualquier proceso documental. A día de hoy, y teniendo las herramientas que tenemos, seguir usando papel y gestionando documentos de forma manual es una pérdida de tiempo y dinero. Cuando se trata de la gestión de permisos de trabajo especiales, la cuestión es aún más importante si lo que queremos es agilizar y facilitar los procesos.

Sin embargo, la digitalización como proceso dentro de las compañías no es tan sencillo como parece. ¿Qué es lo que hace que este cambio sea tan difícil de efectuarse? A continuación enumeramos algunas de las barreras con las que nos podemos encontrar a la hora de dar el salto a la gestión de permisos de trabajo especiales de forma digital.

Falta de cultura preventiva dentro de la organización

Esto es algo básico en cualquier compañía. Si los principales agentes de la empresa no son conscientes de la importancia de la cultura preventiva, resultará mucho más difícil no solo la gestión de los permisos de trabajo especial sino de cualquier documentación referida al ámbito de PRL.

Antes de iniciar cualquier proceso de digitalización se debe realizar un análisis del nivel de madurez preventiva de la organización para saber en qué punto nos encontramos. En función de la situación, puede que sea necesario acompañar este proceso de un proyecto de gestión del cambio.

Poca o nula cultura de reporte de datos a cualquier nivel de la organización

No tiene precisamente que ir ligado con el punto mencionado anteriormente. Que la empresa tenga una cultura preventiva adquirida no significa que el personal implicado en la gestión y uso de los permisos de trabajo realice el registro y reporte de la información relacionada de forma habitual. Por eso es preciso fomentar la participación de dicho personal (y del de la compañía en general) para evitar que haya vacíos tan importantes como ese.

Indefinición de los actores responsables de un permiso de trabajo

Es preciso saber quiénes son los actores que van a participar en el proceso de gestión de los permisos de trabajo especial, además de saber los roles que van a desempeñar. Todas las personas deben saber cuál es su papel, qué deben hacer y hasta dónde llega su labor. Esta definición es básica para que la gestión de los permisos de trabajo funcione con éxito, ya sea en formato papel o de forma digital.

Falta de concreción en el flujo del permiso de trabajo

También se tiene que definir cuál será el flujo de trabajo, aunque es posible que éste sufra modificaciones para adaptarse al proceso de digitalización. No obstante, si las directrices están bien marcadas, no tiene por qué haber consecuencias negativas.

Dispersión y poca homogeneización en los tipos de permisos de trabajo especial

Al existir diversos permisos de trabajo especiales, las compañías puede que hayan desarrollado diferentes plantillas para cada uno de ellos. Lo que a priori puede parecer una ayuda, en el entorno digital dificulta más la elaboración y tramitación de los mismos (también si son en papel). Es necesario que las empresas elaboren una plantilla única con una estructura que admita las particularidades de cada uno de los trabajos especiales.

La implicación del personal en la implantación y su aceptación

Para que la digitalización de la gestión de permisos de trabajo especiales sea un éxito, es necesario que los trabajadores estén implicados. Para ello hay que efectuar una buena gestión del cambio haciendo que los actores principales se impliquen desde el principio. De esta forma sentirán la solución como suya y se facilitará que se involucren en ella.

La usabilidad de la solución y la formación de usuarios

A la hora de gestionar permisos de trabajo, ya sean especiales o no, lo idóneo es contar con una aplicación o herramienta informática desarrollada particularmente para la empresa. De esta manera se contemplan todas sus necesidades y resulta más eficaz. Para que sea un éxito, dicha app debe ser lo más intuitiva y usable posible, y adaptarse bien al flujo ya conocido que los permisos de trabajo siguen dentro de la empresa. Para que esto sea así se debe trazar un buen plan de formación e información del personal. Si todos aprenden a usar la herramienta, ésta será más productiva y ayudará a obtener mejores resultados.

Scroll to top