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12/06/2019

GS Inima como caso de éxito en digitalización de los permisos de trabajo y autorizaciones

La elaboración de permisos de trabajo y autorizaciones es algo constante en cualquier compañía. Con los años y la evolución tecnológica, este proceso ha pasado a hacerse de forma automática en lo que llamamos transformación digital. A continuación conocemos al detalle un caso de éxito, el de GS Inima, en el que la gestión de este tipo de documentación de forma digital ha supuesto no solo un cambio, sino un gran número de beneficios.

GS Inima, pioneros en la desalación por ósmosis inversa

GS Inima es una empresa española cuya actividad se centra en la desalación por ósmosis inversa. Su actividad con el tratamiento del agua dio inicio en el año 1955, aunque no fue hasta 14 años después, en 1969, cuando crearon su primera planta de ósmosis inversa. Desde entonces, GS Inima ha logrado constituirse como referente en nuestro país, extendiendo su actividad en zonas de América, África, Oriente medio y Europa Oriental.

Imagen de archivo de GS Inima

La actividad de GS Inima ha ido ampliándose con el paso de los años, y a día de hoy también gestiona plantas de tratamiento de agua residual, potabilización, reutilización y procesos industriales. Además, participa en todas las etapas del proceso de desarrollo de los proyectos, desde el diseño y la innovación tecnológica pasando por la producción, construcción y mantenimiento. Eso sí, siempre con la excelencia tecnológica y la reducción de impacto medioambiental como prioridades.

Gestión de la cultura preventiva por medio de un software

Dado al a complejidad de las actividades que se desarrollan en GS Inima, la compañía tiene en marcha un plan de cultura preventiva para garantizar la salud y seguridad laboral. Dicho plan afecta, por una parte, a las actividades que se desarrollan, algunas de ellas consideradas como “trabajos especiales”. Por otra, también atañe a todo lo que a documentación y procedimientos se refiere.

En este sentido, GS Inima ha optado por la innovación tecnológica y se ha sumado al grueso de compañías donde la transformación digital ya ha llegado. El uso de un software por medio de una app ha ayudado a agilizar y mejorar y los procesos de una forma sorprendente. ¿Cuáles son las ventajas de emplear el software de digitalización?

Múltiples usos. La versatilidad y la facilidad de crear plantillas de cuestionario les permite usarlas para numerosas aplicaciones prácticas (PTE, autorizaciones, checklists…)
In situ. Los cuestionarios se rellenan en el mismo lugar de trabajo mediante la app de forma digital. Por tanto, no hay necesidad de disponer de papel.
Sin cobertura. No es necesario disponer de condiciones de cobertura móvil para rellenar los datos. Esto permite una mayor seguridad en entornos ATEX.
Reporting automático. Generan un reporte documental automático tras su cumplimentación, sin procesos manuales de traspaso de datos del papel al ordenador.
Automatización de avisos. La posibilidad de automatizar el reporte del listado va acompañado de una generación de avisos parametrizables que notifican de la creación de uno nuevo al cargo que definen previamente.
Explotación de datos. Los datos obtenidos de las cumplimentaciones pueden ser consultados y explotados a tiempo real. De esta manera también se pueden realizar las comparaciones entre unidades organizativas.
Firma digital. Los diferentes documentos que lo requieren se acompañan de una firma digital hecha en el mismo terminal. De esta forma la cumplimentación se hace de forma rápida y segura.

El resultado de la digitalización de los procesos

Como apuntábamos, la digitalización de los procesos en GS Inima (o en cualquier otra compañía que haya optado ya por el uso de softwares para la gestión preventiva) ha conllevado un buen número de beneficios. Conozcamos, previamente, cuáles son los procesos que ya se cumplimentan por medio de una app:

-Permiso de trabajo para atmósferas explosivas (ATEX)
-PTE para trabajos en espacios confinados
-Permiso de trabajo con fibrocemento
-Autorización para trabajos eléctricos
-Autorización para uso de maquinaria
-Nombramiento de Recurso Preventivo
-Nombramiento de Equipo de Emergencia
-Listados de chequeo de las condiciones de trabajo
-Informes de seguridad
-Registro de entrega de EPIs
-Registro de entrega de documentación
-Hojas de descargo

Una vez sabiendo cuáles son las actividades documentales y de tramitación que se han visto beneficiadas por la aplicación de softwares para su gestión, detallamos los beneficios que ha supuesto dicha transformación digital:

Reducción de tiempos. Se ahorra tiempo en cuanto a los procesos manuales, tanto al rellenar datos como al autorizar trabajos. La sincronización de los mismos y la posibilidad de realizar comparativas in situ, sin necesidad de hacer un traspaso de papel a otro soporte, también contribuyen a ello. La automatización de avisos también ha permitido actuar con mayor brevedad.
Reducción de costes. Se aumenta la productividad y la calidad de la producción a la vez que se reducen costes en tiempo y materiales (papel,…).
Mayor seguridad. No se pierde la información y la protección de datos está asegurada.
Environmental friendly. Al reducirse la generación de residuos estamos ayudando a proteger el medioambiente. Invertir en digitalización es invertir en nuestro planeta.

08/05/2019

Valoración de los equipos de seguridad de los trabajos: ¿qué hay que tener en cuenta?

La seguridad en los entornos laborales en algo básico e indispensable en cualquier compañía. Ahora bien, para ello, además de las medidas e información necesarias de cara a los trabajadores, también es preciso realizar una valoración de la seguridad de los equipos de trabajo. ¿Qué entendemos por equipos de trabajo adecuados y qué herramientas nos sirven para mesurarlo?

En palabras de la publicación “Condiciones de seguridad en las máquinas”, realizada por el Instituto de Salud Pública y Laboral de Navarra, las condiciones que certifican como adecuado un equipo de trabajo son las siguientes:

-Adecuado a todas las disposiciones legales o reglamentarias de aplicación
-Idóneo a las condiciones generales del anexo I del RD 1215/97
-Adecuado a las condiciones y características especiales del trabajo a realizar
-Adecuado a los riesgos existentes en el lugar y puestos de trabajo
-Si es el caso, adecuado para uso de trabajadores discapacitados
-Es ergonómicamente adecuado para el uso por trabajadores
-Se usa adecuadamente según condiciones generales de uso del anexo II del RD 1215/97
-Mantenido de forma adecuada
-Se comprueba adecuadamente después de la primera y nuevas instalaciones
-Se forma e informa adecuadamente a los trabajadores de los riesgos de su uso

Las adecuaciones de los equipos pasan por unas disposiciones mínimas determinadas en el anexo I del RD 1215/97, y que se recogen en guías y listas de chequeo. Las más destacadas son las siguientes:

Pero más allá de las indicaciones que se encuentran en estos manuales, también hay que realizar unas tareas de revisión y mantenimiento a lo largo de la vida útil de los equipos. Además, también es preciso asegurarse de que los trabajadores realizan un correcto uso de los mismos.

A nIvel general, la NTP 577 establece los criterios mínimos para la revisión y mantenimiento de los equipos de trabajo y garantizar, así, que se basen en un procedimiento integrado. En el caso de los equipos industriales, existe una reglamentación específica que marca la periodicidad y quién debe realizar las revisiones.

Fases de las revisiones

Las revisiones y tareas de mantenimiento de los equipos de trabajo se dividen en las siguientes fases:

Análisis y planificación de las revisiones o mantenimientos

-Establecer su frecuencia, cobertura, límites, etc.
-Determinar las personas o responsables adecuados que deben realizarlos
-Disponer de la máxima información antes de la visita de revisión o mantenimiento
-Determinación de los elementos o partes críticas a revisar
-Elaborar check list
-Determinar los recursos necesarios (EPIs, instrumentos de medición, documentos, etc.)

Ejecución

-Revisión efectiva de los diferentes puntos registrando datos o resultados
-Acompañado del responsable del equipo o área, y del operario del equipo
-Ejecución exhaustiva del equipo y de su uso
-Determinación de posibles medidas preventivas

Control

Seguimiento y control de la aplicación de las medidas propuestas y de su efectividad.

Registro documental

Registro de los datos reportados en las revisiones o mantenimientos, bien codificados e identificados para poder ser consultado.

Herramientas para la valoración de la seguridad de los equipos

La NTP 577 define tres aspectos principales a tener en consideración cuando se realizan las revisiones y mantenimientos. Se trata de la limpieza, la seguridad y el mantenimiento de los equipos. Los criterios de revisión y el tipo de maquinaria de la que hablemos determinaran la forma de hacerlo.

A la hora de realizar los reportes, contamos con herramientas de diversos tipos. Podemos usar listas o check lists que se rellenan con medios de ofimática, o aplicaciones a través de smartphones y tabletas que son más sofisticadas. Esta última opción nos permite ganar en tiempo y facilita la explotación de datos reportados de forma inmediata.

Algunas de las apps que nos pueden ayudar a ello, y que son compatibles tanto con IOS como con Android, son las siguientes:

Tanto SmartOSH como Risk Check CAEB han sido desarrolladas por Prevencontrol. La primera de ellas es una app que forma parte del software de gestión de prevención. La segunda ha sido elaborada en colaboración con la Confederación de Asociaciones Empresariales de Baleares CAEB) para ofrecerla de forma gratuita a sus asociados. Se trata de una herramienta específica para el reporte y valoración de las condiciones de trabajo y de la seguridad de los equipos e instalaciones. Conozcámosla un poco más.

Risk Check CAEB

Esta app se desarrolló gracias a un estudio previo para la determinación de la metodología y las variables a valorar. Se tuvieron en cuenta las 3 dimensiones fundamentales que se exponen en la NTP 577 (citadas más arriba), y se desarrollaron las variables para cada dimensión en base a las condiciones y requisitos establecidos en el RD 1215/97. Lo que se obtuvo fueron las dimensiones y variables agrupadas por dimensión que se muestra en la tabla siguiente:

La valoración se marca con alguna de las tres opciones: Correcto, Incorrecto y No Aplica. Además, también se realizan unas gráficas con los resultados obtenidos que permiten una valoración visual muy rápida e intuitiva. También se pueden hacer comparativas entre los reports y obtener las firmas de los participantes.

El siguiente video muestra el funcionamiento de Risk Check CAEB de una forma más didáctica y exhaustiva:

01/05/2019

Gestión de la seguridad y la salud por medio de aplicaciones (III)

Por el momento hemos dedicado dos posts de este blog a hablar sobre los aspectos a tener en cuenta a la hora de seleccionar una solución informática de seguridad y salud laboral. Siguiendo el hilo abierto en este sentido, ofrecemos nuevas recomendaciones a la hora de realizar una elección que nos proporcione eficiencia y eficacia.

Elegir un software como solución informática es una decisión que hay que tomar valorando diversos aspectos. Y es que hay que tener en cuenta que su implantación es un proceso que requerirá de un tiempo y donde entrará en juego el factor humano. ¿Cómo recibirán los trabajadores esa herramienta?

Los datos nos informan de que casi un 50% de las empresas que han implantado una solución informática de seguridad y salud laboral han quedado insatisfechas con los resultados. El motivo que les frena a cambiarla es el retorno económico de la inversión realizada.

Para que esto no ocurra, proponemos una serie de acciones para que el proceso de implantación sea un éxito.

Implicación y compromiso

Para que la solución informática sea un éxito es necesario destinar recursos al proceso de implantación. Todos los estratos deben ser partícipes de ello e implicarse. Esto, evidentemente, requerirá de una inversión de tiempo que, a la larga, se traducirá en eficiencia y eficacia.

Definición de objetivos y alcance

Por una parte se debe tener muy claro cuáles son los objetivos que se quieren conseguir. Éstos han de ser realistas objetivos, mesurables, claro y bien adaptados a la realidad de los recursos de los que disponemos. Por otra parte, hay que medir bien el alcance del proyecto que tenemos entre manos. ¿Esto qué quiere decir? Pues que hay que establecer un límite en relación a los siguientes aspectos:

-Ámbito geográfico en que se implanta la solución (mejor empezar por un centro o área de negocio)
-Ámbito temporal (meses o fases)
-Ámbito funcional (toda la aplicación o sólo algunas de sus funciones)

Identificación de responsables

Se ha de saber quién es el líder del proyecto de implantación, quiénes son los interlocutores del proveedor y cuál es el equipo de la empresa que estará implicado en su despliegue. Solo aclarando las funciones de cada agente se conseguirá una implantación lógica y ordenada.

Establecer canales y vías de comunicación

Debemos asegurarnos de centralizar la información, regularla y formalizarla. Así conseguiremos que sea mucho más práctica para la empresa. Esto se puede hacer mediante una cuenta de correo electrónico donde se centralice todo, de soluciones específicas para la gestión de incidencias o con reuniones cada cierto tiempo para hacer un seguimiento. Eso sí, es importante centralizar los canales y que no se usen vías alternativas para que no se pierda información por el camino.

Describir hitos y criterios de éxito

Se trata de tener claro cómo evaluamos. Saber desde un principio cuáles son los criterios de éxito será un buen indicativo de si seguimos el camino correcto o no.

Diseñar programas de formación adecuados

Es preciso analizar las características de cada cliente para poder diseñar un programa de formación adecuado a sus necesidades y objetivos. Si además combinamos métodos de aprendizaje presenciales con online, se garantiza un mayor seguimiento y alcance. Contar con casos prácticos también ayuda a que los contenidos se asimilen mejor y por mayor tiempo.

Anticipar problemas y prever la conducta de los implicados

Si la comunicación entre cliente y proveedor fluye, y se trabaja de forma conjunta, se pueden anticipar diversos de los problemas que podrían surgir. En consecuencia, se está a tiempo de preparar un plan de choque y tener ya desarrolladas posibles soluciones. ¿Qué tipo de problemáticas pueden surgir? A continuación citamos algunos ejemplos:

-Expectativas poco realistas de los implicados sobre la herramienta
-Ausencia de compromiso en todas las esferas implicadas en la solución
-Infraestructura inadecuada: carencia de servidores propios y/o mala conexión a internet, falta de dispositivos móviles para la soluciones APP, etc
-Falta de integración con los sistemas de la empresa
-Proceso formativo inadecuado
-Falta de seguimiento del proyecto

24/04/2019

Cómo digitalizar los permisos de trabajo especiales con éxito

No es la primera vez que en este blog hablamos de la necesidad de digitalizar cualquier proceso documental. A día de hoy, y teniendo las herramientas que tenemos, seguir usando papel y gestionando documentos de forma manual es una pérdida de tiempo y dinero. Cuando se trata de la gestión de permisos de trabajo especiales, la cuestión es aún más importante si lo que queremos es agilizar y facilitar los procesos.

Sin embargo, la digitalización como proceso dentro de las compañías no es tan sencillo como parece. ¿Qué es lo que hace que este cambio sea tan difícil de efectuarse? A continuación enumeramos algunas de las barreras con las que nos podemos encontrar a la hora de dar el salto a la gestión de permisos de trabajo especiales de forma digital.

Falta de cultura preventiva dentro de la organización

Esto es algo básico en cualquier compañía. Si los principales agentes de la empresa no son conscientes de la importancia de la cultura preventiva, resultará mucho más difícil no solo la gestión de los permisos de trabajo especial sino de cualquier documentación referida al ámbito de PRL.

Antes de iniciar cualquier proceso de digitalización se debe realizar un análisis del nivel de madurez preventiva de la organización para saber en qué punto nos encontramos. En función de la situación, puede que sea necesario acompañar este proceso de un proyecto de gestión del cambio.

Poca o nula cultura de reporte de datos a cualquier nivel de la organización

No tiene precisamente que ir ligado con el punto mencionado anteriormente. Que la empresa tenga una cultura preventiva adquirida no significa que el personal implicado en la gestión y uso de los permisos de trabajo realice el registro y reporte de la información relacionada de forma habitual. Por eso es preciso fomentar la participación de dicho personal (y del de la compañía en general) para evitar que haya vacíos tan importantes como ese.

Indefinición de los actores responsables de un permiso de trabajo

Es preciso saber quiénes son los actores que van a participar en el proceso de gestión de los permisos de trabajo especial, además de saber los roles que van a desempeñar. Todas las personas deben saber cuál es su papel, qué deben hacer y hasta dónde llega su labor. Esta definición es básica para que la gestión de los permisos de trabajo funcione con éxito, ya sea en formato papel o de forma digital.

Falta de concreción en el flujo del permiso de trabajo

También se tiene que definir cuál será el flujo de trabajo, aunque es posible que éste sufra modificaciones para adaptarse al proceso de digitalización. No obstante, si las directrices están bien marcadas, no tiene por qué haber consecuencias negativas.

Dispersión y poca homogeneización en los tipos de permisos de trabajo especial

Al existir diversos permisos de trabajo especiales, las compañías puede que hayan desarrollado diferentes plantillas para cada uno de ellos. Lo que a priori puede parecer una ayuda, en el entorno digital dificulta más la elaboración y tramitación de los mismos (también si son en papel). Es necesario que las empresas elaboren una plantilla única con una estructura que admita las particularidades de cada uno de los trabajos especiales.

La implicación del personal en la implantación y su aceptación

Para que la digitalización de la gestión de permisos de trabajo especiales sea un éxito, es necesario que los trabajadores estén implicados. Para ello hay que efectuar una buena gestión del cambio haciendo que los actores principales se impliquen desde el principio. De esta forma sentirán la solución como suya y se facilitará que se involucren en ella.

La usabilidad de la solución y la formación de usuarios

A la hora de gestionar permisos de trabajo, ya sean especiales o no, lo idóneo es contar con una aplicación o herramienta informática desarrollada particularmente para la empresa. De esta manera se contemplan todas sus necesidades y resulta más eficaz. Para que sea un éxito, dicha app debe ser lo más intuitiva y usable posible, y adaptarse bien al flujo ya conocido que los permisos de trabajo siguen dentro de la empresa. Para que esto sea así se debe trazar un buen plan de formación e información del personal. Si todos aprenden a usar la herramienta, ésta será más productiva y ayudará a obtener mejores resultados.

17/04/2019

Beneficios del uso de aplicaciones de gestión de prevención

La evolución de las tecnologías ha supuesto la implementación de muchos métodos de trabajo y organizativos a nivel empresarial. Uno de los campos afectados ha sido el la gestión de la prevención en el ámbito de la salud y seguridad laboral. Ahora bien, todavía sigue siendo necesario trabajar para implantar herramientas de este tipo, como por ejemplo las apps, para facilitar el trabajo de todos.

Porque las aplicaciones informáticas son uno de los recursos más extendidos a nivel de organizaciones aunque, por el momento, tan solo se puede hablar de una penetración en el 25% de las compañías. Si las empresas fuesen conscientes de los beneficios que estas aportan a nivel organizativo, no dudarían en invertir esfuerzos en desarrollar las suyas cuanto antes posible.

¿Cómo nos ayudan las apps en la gestión de la prevención?

La realidad es la siguiente: gran parte de las empresas sigue realizando la gestión de SSL en formato tradicional, es decir, en papel. Acumulan documentación y Excels que ocupan un espacio de almacenaje, que no permite ser actualizado de forma automática y que además dificulta muchísimo la búsqueda de datos. ¿Por qué no optar por una app?

Integrar la prevención en todos los ámbitos de la organización pasa por contar con una herramienta fácil de usar y que esté al alcance de todos. De esta manera se consigue la implicación por parte de los trabajadores.

Y es que entre las ventajas de disponer de una aplicación para la gestión de la prevención encontramos una automatización de los procesos, una mejora de la comunicación y una confidencialidad y protección de datos garantizada.

Funcionalidades y beneficios que aportan las apps

Uno de los puntos fuentes de usar una aplicación en la gestión de la prevención de una empresa es que se puede visualizar, supervisar y actualizar las tareas asignadas al responsable de la misma.

Por otra parte, se pueden realizar cuestionarios personalizados y optimizar el proceso de toma de datos gracias a una integración al software de gestión automática. Además, también permite que se exploten mejor mediante indicadores (Kpis) y, como consecuencia, se produce una mejora en la toma de decisiones. Citamos como ejemplo los check list de observaciones preventivas, las visitas de inspecciones de seguridad, los permisos de trabajo, los cuestionarios de comprensión de formaciones, etc.

Otro factor a destacar de las aplicaciones es que permiten facilitar y potenciar el canal de participación de empleados mediante módulo específico. Sus intervenciones, ya sean quejas, propuestas u observaciones, se generan desde la propia app y llegan automáticamente al responsable de su gestión.

Por lo que respecta a la notificación de incidentes y accidentes, la información queda volcada al sistema de Gestión SSL de forma automática. No podemos olvidar, además, que las aplicaciones permiten incorporar las firmas manuscritas sobre la pantalla táctil del Smartphone.

Mejoras en los reportes

Como hemos podido comprobar, el uso de aplicaciones en la gestión preventiva ayuda a agilizar el registro de incidentes, acciones, observaciones y participaciones. Como consecuencia, el reporte de datos aumenta y propicia que participe todo el personal de la organización.

Las apps son una buena herramienta en este sentido, ayudando a que el análisis y tratamiento de los datos obtenidos sea más efectivo. Haciendo el proceso más fácil y rápido se pueden identificar peligros ocultos y aumentar la seguridad en todos los niveles.

Pero lo básico para que esta herramienta funcione es que haya una sensibilización y concienciación de toda la empresa, desde los altos directivos hasta los operarios más rasos. Solo así se conseguirá la excelencia.

10/04/2019

Herramientas informáticas para el reaprovechamiento documental de la CAE

Las que personas que trabajamos en el ámbito de la gestión de la Coordinación de Actividades Empresariales (CAE) en el ámbito de Prevención de riesgos laborales sabemos que se trata de una tarea repleta de documentación. Por fortuna, cada vez más se usan herramientas informáticas para agilizar los procesos. Uno de los beneficios que ofrecen es el reaprovechamiento documental, una opción que permite ahorrar tiempo, energía y papel.

La CAE ha requerido siempre de muchas horas de trabajo y de grandes cantidades de papeles y documentos que revisar y validar. La digitalización de estos procesos ha supuesto un gran avance, aunque en muchas ocasiones eso no quita que ella que revisarla y validarla de igual manera.

Hacerlo de forma automática tan solo es factible en el caso de documentos de la Seguridad Social o en recibos bancarios, es decir, en documentos normalizados. Así que el reaprovechamiento documental es, sin lugar a dudas, una de las grandes ayudas con las que contamos a día de hoy.

Reaprovechamiento documental, ¿qué es?

Los documentos validados tienen una fecha de caducidad. El reaprovechamiento documental consiste, precisamente, en usarlos las veces que haga falta mientras el periodo de validez siga vigente. Si una misma empresa necesita el mismo documento en dos o tres ocasiones, ¿qué necesidad tenemos que solicitarlo y realizar todo el proceso de obtención y validación si aún tiene vigencia? Ninguna.

En el caso de la CAE, este recurso es muy beneficioso en situaciones donde hay contratas con diversos servicios, o en contratas que prestan un servicio de forma periódica a la misma empresa. Un sistema de reaprovechamiento documental permitirá ahorrar tiempo en cada una de las revisiones que se deberían hacer.

SmartOSH como solución informática

Las herramientas informáticas están ayudando en gran medida a efectuar estas labores de reaprovechamiento documental. En Prevencontrol hemos desarrollado una aplicación llamada SmartOSH que no solo realiza esa función, sino que ayuda a la gestión integral de la PRL.

De esta manera se puede adjuntar, tipificar y gestionar documentación a cualquier ítem de la aplicación. Tanto empleados como puestos de trabajo, departamentos, centros, empresas, contratistas, factores de riesgo o medidas preventivas quedan contempladas en SmartOSH.

SmartOSH es, más allá de un gestor documental, una fuente de información valiosísima para el módulo de gestión de la CAE. Y es que la aplicación realiza un barrido automático de la información de la que se dispone en el sistema compatible con cada requisito. Si encuentra un documento que ya ha sido revisado y que aún tiene validez, el sistema lo da por satisfecho. Si quieres más información acerca de SmartOSH no dudes en contactar con nosotros.

20/03/2019

Evaluación de riesgos con app: cinco consejos que te facilitarán la vida

Gestionar una evaluación de riesgos implica una inversión tanto de tiempo como de esfuerzos. ¿Es posible hacerlo de una forma más ágil y sencilla? La respuesta es sí. Los actuales softwares y las aplicaciones permiten llevar a cabo dichas evaluaciones con una facilidad que resulta beneficiosa en todos los sentidos.

La inercia nos ha hecho acostumbrarnos a las dinámicas de gestión que implican esfuerzo y tiempo del cual, a veces, no disponemos. Tan solo hace falta fijarse en el proceso para organizar una evaluación de riesgos. ¿Cuánto rato crees que se invierte en llevar a cabo todos estos pasos?

Concertar visitas. Esto supone realizar llamadas a todas las partes interesadas y esperar confirmación.
Preparar la documentación de toma de datos.
Gestión de la documentación. Es decir, escanear, descargar archivos en el ordenador, etc.
Introducir los riesgos en el programa de gestión.
Asociar las fotografías y la documentación a dichos riesgos.

Estos son solo algunos de los pasos que seguimos cuando gestionamos una evaluación de riesgos. Es evidente que implican gran dedicación pero, ¿por qué no usar una app para ello? Gestionar la SST a través de aplicaciones es la opción por la que cada vez se decantan más empresas. En seguida entenderás por qué.

Evaluación de la SST a través de apps

Las aplicaciones móviles son una herramienta ya casi indispensable en la gestión empresarial. Con la comodidad y rapidez que ofrecen se han convertido en una perfecta manera de organizar y almacenar informaciones. Para sacarles el máximo partido, te recomendamos cinco pasos básicos para que la gestión de la SST de tu organización sea lo más fructífera posible.

1.Agendas compartidas

Una forma de tener más controla nivel organizativo. Si trabajar con Google Calendar o con la propia agenda que te ofrezca el software que uses en tu empresa, todo será más fácil. Podrás observar quién puede asistir a las reuniones y visitas, además de tener información de sus agendas y saber dónde están en cada momento.

2.Gestiona las comunicaciones

Vía email o con la asignación de tareas. Hacer las comunicaciones de esta manera te permitirá ahorrar tiempo.

3.Configura los cuestionarios

Diseña tú mismo el cuestionario que quieres que respondan los trabajadores. Ten en cuenta que si es muy largo puede hacerse pesado. Lo mejor es que no sobrepases los 30 ítems a responder. Además, si lo centras en una especialidad concreta, te será mucho más fácil realizarlo.

4.Toma de datos offline

Depender de la conexión a internet puede ser un lastre. Muchas apps permiten trabajar sin internet, lo cual facilita mucho las cosas, así que elige una de ellas. Descarga el cuestionario cuando haya conexión para poder rellenarlo en cualquier momento. Cuando quieras enviarlo, asegúrate de tener internet. Evitarás pérdida de tiempo y de información.

5.Explota los datos

Se trata de aprovechar al máximo la información que obtengas durante la toma de datos. Ten en cuenta los adjuntos, las fotografías, etc. a la hora de transferir la información al software. Ganarás en tiempo y esfuerzo.

13/03/2019

Caso de éxito: cómo implantar un programa de seguridad basado en el comportamiento de los trabajadores

En cuestiones de prevención y seguridad en el trabajo, es indispensable conocer el día a día de los trabajadores, sus condiciones de trabajo y las acciones que llevan a cabo. De esta manera se pueden observar tendencias y establecer puntos a mejorar y/o modificar en pro de su salud y seguridad. Utilizar una aplicación que recopile esos datos es la forma más rápida y eficaz de implantar un programa de seguridad basado en el comportamiento de los empleados.

Y es que gracias a la evolución de las nuevas tecnologías, disponemos de sistemas que permiten la obtención de datos, su almacenaje y análisis en cuestión de segundos y a golpe de click. A continuación, detallamos el caso concreto de implantación de un programa de seguridad basado en el comportamiento de los empleados por medio de una app que llevó a cabo Prevencontrol.

Caso real de aplicación informática para la gestión de la seguridad

Prevencontrol recibió la propuesta por parte de una compañía multinacional que se encarga de la creación, comercialización y distribución de fragancias con presencia en más de 150 países. La empresa cuenta con más de 4.000 trabajadores en todo el mundo, y uno de los aspectos que más cuida es la gestión de seguridad y salud.

Como estrategia innovadora, se apostó por el desarrollo de una aplicación basada en analizar el comportamiento de los empleados para valorar e implementar los programas de seguridad y prevención. Este proyecto era extensible a los trabajadores de los cuatro centros que dicha empresa tiene en España, es decir, un total de unas 650 personas. ¿Cuál era la operativa a seguir?

Se partía de la intención de realizar entre cuatro y ocho observaciones por trabajador y año por medio de una lista de chequeo en papel. Es decir, llevar a cabo más de 3.000 observaciones anuales e identificar las oportunidades de mejora existentes. Teniendo en cuenta que el tiempo estimado para cada observación era de 45 minutos, el cómputo de horas finales destinadas a esta tarea ascendía a 2.250 al año. ¿Cómo llevar a cabo este programa de forma rápida, segura y eficaz? Por medio de una aplicación.

Prevencontrol desarrolló una app que ayudó a esta compañía no solo a optimizar la recogida de datos, evitando pérdidas y errores, sino que además permitió mejorar la explotación de dicha información gracias a los informes e indicadores de rendimiento (Kpi). Además, también se ayudó a integrar los resultados en el sistema de gestión de la empresa, de manera que se pudo desarrollar mejor la estrategia de seguridad y salud a seguir.

El software de gestión de prevención de riesgos corporativo realiza las observaciones desde un dispositivo móvil independientemente de si se dispone de cobertura y acceso a internet. El usuario debe identificarse y elegir el ámbito en el que realizará la observación. Además de los datos introducidos, también podrá añadir fotografías, vídeos y archivos de voz.

Una vez se haya completado el cuestionario, se envía e informa a las personas implicadas o responsables. Además, la información recopilada se integra también en el software de seguridad y salud laboral, de manera que se pueden extraer a tiempo real diversos indicadores, como por ejemplo el porcentaje de seguimiento y ratio de cumplimiento de las observaciones realizadas sobre las previstas.

Otros indicadores que se pueden extraer hacen referencia a la posible predicción de situaciones de riesgo en base a las observaciones y al histórico registrado, la ratio de comportamientos satisfactorios (seguros) observados o el índice de generación de acciones de mejora, por citar algunos ejemplos.

Esta herramienta de seguridad basada en el comportamiento permite no solo acumular datos sino realizar un análisis automático que llegará de forma automática a los trabajadores. No obstante, no debemos olvidar que toda gestión de la seguridad y la salud en el trabajo parte de una base donde la sensibilización y la formación son clave.

06/03/2019

¿Por qué gestionar un permiso de trabajo especial mediante una app?

Toda actividad profesional conlleva unos riesgos a nivel de seguridad y salud. Estos riesgos deben minimizarse lo máximo posible gracias a las medidas de PRL. Ahora bien, existen determinadas actividades cuya peligrosidad está por encima de la media. En estas situaciones, se requiere de un Permiso de Trabajo Especial (PTE) para poder llevarlas a cabo.

La razón por la que se precisan estas autorizaciones especiales y no una evaluación de riesgos, como en el resto de casos, es muy fácil de entender. Las actividades de las que hablamos pueden generar un riesgo importante para las personas. De ahí la necesidad de considerar unas medidas específicas, que aseguren la protección tanto de los trabajadores implicados como de la compañía donde se desarrollan. Estas medidas deben quedar plasmadas en su correspondiente documentación.

A continuación, detallamos los casos en los que el PTE se considera necesario:

  • Mantenimiento en frío. Suele tratarse de trabajos en reparación de tuberías por las que circulan sustancias peligrosas, como por ejemplo líquidos corrosivos.
  • Actividades en caliente. Trabajos en los que las altas temperaturas estén implicadas, como es el caso de soldaduras donde pueden saltar chispas.
  • Electricidad. Actividades que se realizan cerca de instalaciones eléctricas.
  • Espacios confinados. Trabajos que se llevan a cabo en lugares donde hay poco oxígeno o donde el aire puede estar contaminado por diversas sustancias.

Permiso de Trabajo Especial en papel versus aplicaciones informáticas

Hasta hace relativamente poco tiempo, la única forma de gestionar estos PTE era mediante documentación en papel. Este sistema ha ido quedando obsoleto poco a poco en beneficio de las aplicaciones informáticas. Tal y como ha quedado demostrado, las apps facilitan el manejo y gestión de los permisos citados.

La comparativa que sigue a continuación muestra las claves que hacen que gestionar un Permiso de Trabajo Especial por medio de una app sea mucho más efectivo que hacerlo de forma manual.

Ahorro de tiempo. Al realizar las autorizaciones y check in de los trabajadores de forma digital se agilizan los procesos hasta en un 25%. Ocurre lo mismo a la hora de solicitar los permisos a los trabajadores: bastará con descargarlos por medio de la aplicación. Por no hablar de la digitalización de los PTE a posteriori, una vez cumplimentados. Si los formularios se hacen directamente a través de la app, no habrá que invertir tiempo en escanearlos para almacenarlos.
Control de los permisos. Al estar almacenados en la app no hay posibilidad de que el documento se deteriore o pierda. Los PTE estarán a salvo y bien guardados, disponibles a golpe de click siempre que se soliciten.
Localización de los trabajadores. La geolocalización permite saber dónde está el personal en cada momento y cuándo comienza y acaba el trabajo. Además, también se podrá llevar un mejor control de los accesos.
Comunicación y operatividad. Con una app a la que todos los implicados en el trabajo tengan acceso se facilita la comunicación en lo que a responsabilidades se refiere. Además, las autorizaciones requeridas en determinadas zonas se cursarán por una única vía que no dependerá de terceros y evitará, de esta forma, las demoras.

No cabe duda que utilizar una aplicación para gestionar un Permiso de Trabajo Especial resulta mucho más cómodo, fácil y efectivo. Hacerlo de la forma tradicional, es decir, mediante documentos impresos en papel, acaba generando un gasto de tiempo y materiales innecesarios. Los responsables de seguridad y salud de las empresas cada vez están más convencidos de esta realidad con lo que el uso de aplicaciones en la gestión de PTE es una tendencia que va en alza. Y no solo eso, sino que tal y como indican las estadísticas, acabará por dominar el sector.

27/02/2019

Aplicaciones informáticas para valorar las condiciones de trabajo

Toda actividad que se lleve a cabo en el centro de trabajo debe ser evaluada de forma periódica. De esta manera se pueden corregir y mejorar aspectos que afecten al trabajador. Las condiciones de trabajo pueden ser controladas y valoradas por medio de diversas herramientas que permiten que la actividad en las organizaciones sea mucho más segura e higiénica.

El mundo industrializado tiende cada vez más a reducir las condiciones de trabajo que puedan ser dañinas para sus empleados. No obstante, siempre quedan rescoldos que pulir. Así lo afirma la OIT (Organización Internacional del Trabajo), quien apunta a la necesidad de unos controles de evaluación de riesgos de forma periódica con el fin de que dichas condiciones sean siempre las mejores.

Herramientas para el control de las condiciones de trabajo: Método LEST

Con la finalidad de llevar a cabo este control en las condiciones de trabajo, existen diversas herramientas que las organizaciones usan en cada caso. Reportes de incidencias, inspecciones de seguridad, revisiones del estado de instalaciones y equipos, envío de comunicados de riesgo o las políticas de organización, orden y riesgo (OOL)… Estas son algunas de las medidas que las empresas emplean para asegurar unas condiciones de trabajo óptimas.

Uno de los métodos más conocidos en este sentido es el método LEST.  El responsable de su desarrollo es el Laboratoire d’Economie et de Sociologie du Travail. Se trata de una unidad de investigación del CNRS francés que se dedica a investigar y desarrollar en el campo de las ciencias humanas relacionadas con el trabajo, el empleo, la formación y la innovación.

El método LEST no requiere conocimientos especializados para ser aplicado y todo el personal implicado puede participar de él. Este sistema considera 16 variables agrupadas en 5 dimensiones: el entorno físico, la carga física, la carga mental, los aspectos psicosociales y los tiempos de trabajo.

En la imagen superior observamos una simplificación planteada por la Universidad Politécnica de Valencia donde se mantienen las cinco dimensiones pero el grupo de variables queda reducido a 14. El método LEST cuenta con la siguiente escala de puntuación como sistema de valoración:

El método LEST propone una toma de datos numérica que se obtengan por equipos de medición, y que determine su valor objetivo a partir de cálculos. Los resultados se muestran en forma de gráfico por medio de un histograma que tenga en cuenta tanto las dimensiones de las que hablábamos como los valores obtenidos.

En Prevencontrol, y en colaboración con la Confederación de Asociaciones Empresariales de las Baleares (CAEB), hemos desarrollado una app que permite la aplicación de la metodología LEST in situ y en movilidad. Gracias a esta aplicación podemos obtener un reporte periódico de las condiciones de trabajo, además de realizar un control y una comparativa de los valores actuales y los obtenidos con anterioridad.

La aplicación desarrollada para CAEB incorpora la opción de firma electrónica tanto para el reportador como para el responsable. Además, también dispone de la presentación de resultados gráficos de forma inmediata y la posibilidad de consultar los resultados anteriores en todo momento. Tampoco podemos olvidar que también incluye la recogida, reporte y control de las condiciones de los equipos e instalaciones usados en el trabajo.

La app está disponible en Google Play y App Stores y es totalmente gratuita. En el siguiente vídeo se muestra el funcionamiento de dicha aplicación con mayor detalle:

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