La elaboración de permisos de trabajo y autorizaciones es algo constante en cualquier compañía. Con los años y la evolución tecnológica, este proceso ha pasado a hacerse de forma automática en lo que llamamos transformación digital. A continuación conocemos al detalle un caso de éxito, el de GS Inima, en el que la gestión de este tipo de documentación de forma digital ha supuesto no solo un cambio, sino un gran número de beneficios.

GS Inima, pioneros en la desalación por ósmosis inversa

GS Inima es una empresa española cuya actividad se centra en la desalación por ósmosis inversa. Su actividad con el tratamiento del agua dio inicio en el año 1955, aunque no fue hasta 14 años después, en 1969, cuando crearon su primera planta de ósmosis inversa. Desde entonces, GS Inima ha logrado constituirse como referente en nuestro país, extendiendo su actividad en zonas de América, África, Oriente medio y Europa Oriental.

La actividad de GS Inima ha ido ampliándose con el paso de los años, y a día de hoy también gestiona plantas de tratamiento de agua residual, potabilización, reutilización y procesos industriales. Además, participa en todas las etapas del proceso de desarrollo de los proyectos, desde el diseño y la innovación tecnológica pasando por la producción, construcción y mantenimiento. Eso sí, siempre con la excelencia tecnológica y la reducción de impacto medioambiental como prioridades.

Gestión de la cultura preventiva por medio de un software

Dado al a complejidad de las actividades que se desarrollan en GS Inima, la compañía tiene en marcha un plan de cultura preventiva para garantizar la salud y seguridad laboral. Dicho plan afecta, por una parte, a las actividades que se desarrollan, algunas de ellas consideradas como “trabajos especiales”. Por otra, también atañe a todo lo que a documentación y procedimientos se refiere.

En este sentido, GS Inima ha optado por la innovación tecnológica y se ha sumado al grueso de compañías donde la transformación digital ya ha llegado. El uso de un software por medio de una app ha ayudado a agilizar y mejorar y los procesos de una forma sorprendente. ¿Cuáles son las ventajas de emplear el software de digitalización?

• Múltiples usos. La versatilidad y la facilidad de crear plantillas de cuestionario les permite usarlas para numerosas aplicaciones prácticas (PTE, autorizaciones, checklists…)
• In situ. Los cuestionarios se rellenan en el mismo lugar de trabajo mediante la app de forma digital. Por tanto, no hay necesidad de disponer de papel.
• Sin cobertura. No es necesario disponer de condiciones de cobertura móvil para rellenar los datos. Esto permite una mayor seguridad en entornos ATEX.
• Reporting automático. Generan un reporte documental automático tras su cumplimentación, sin procesos manuales de traspaso de datos del papel al ordenador.
• Automatización de avisos. La posibilidad de automatizar el reporte del listado va acompañado de una generación de avisos parametrizables que notifican de la creación de uno nuevo al cargo que definen previamente.
• Explotación de datos. Los datos obtenidos de las cumplimentaciones pueden ser consultados y explotados a tiempo real. De esta manera también se pueden realizar las comparaciones entre unidades organizativas.
• Firma digital. Los diferentes documentos que lo requieren se acompañan de una firma digital hecha en el mismo terminal. De esta forma la cumplimentación se hace de forma rápida y segura.

El resultado de la digitalización de los procesos

Como apuntábamos, la digitalización de los procesos en GS Inima (o en cualquier otra compañía que haya optado ya por el uso de softwares para la gestión preventiva) ha conllevado un buen número de beneficios. Conozcamos, previamente, cuáles son los procesos que ya se cumplimentan por medio de una app:

• Permiso de trabajo para atmósferas explosivas (ATEX)
• PTE para trabajos en espacios confinados
• Permiso de trabajo con fibrocemento
• Autorización para trabajos eléctricos
• Autorización para uso de maquinaria
• Nombramiento de Recurso Preventivo
• Nombramiento de Equipo de Emergencia
• Listados de chequeo de las condiciones de trabajo
• Informes de seguridad
• Registro de entrega de EPIs
• Registro de entrega de documentación
• Hojas de descargo

Una vez sabiendo cuáles son las actividades documentales y de tramitación que se han visto beneficiadas por la aplicación de softwares para su gestión, detallamos los beneficios que ha supuesto dicha transformación digital:

• Reducción de tiempos. Se ahorra tiempo en cuanto a los procesos manuales, tanto al rellenar datos como al autorizar trabajos. La sincronización de los mismos y la posibilidad de realizar comparativas in situ, sin necesidad de hacer un traspaso de papel a otro soporte, también contribuyen a ello. La automatización de avisos también ha permitido actuar con mayor brevedad.
• Reducción de costes. Se aumenta la productividad y la calidad de la producción a la vez que se reducen costes en tiempo y materiales (papel,…).
• Mayor seguridad. No se pierde la información y la protección de datos está asegurada.
• Environmental friendly. Al reducirse la generación de residuos estamos ayudando a proteger el medioambiente. Invertir en digitalización es invertir en nuestro planeta.