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06/02/2019

Digitalización de los procesos de documentación

Con el 2019 ya inaugurado, palabras como transformación digital o digitalización quedan un poco obsoletas. Sin embargo, a día de hoy aún hay muchas empresas que siguen dejando constancia de sus procesos a través del papel. Esta práctica es algo que cada vez resulta menos útil y eficaz. Y es que la tradición de dejar las cosas “por escrito” se está perdiendo poco a poco en pro de plasmar toda la documentación en entornos digitales. Sin lugar a dudas, los beneficios son mucho mayores.

Papel versus Digitalización

Los reportes en papel son mucho más difíciles de almacenar ya que se precisa de lugares físicos donde guardarlos. Acceder a datos pasados requiere una inversión de tiempo y esfuerzo que muchas veces no se tiene. Además, imposibilita la respuesta inmediata que, cada vez más, se exige en los entornos laborales. Por no olvidar que tampoco es posible realizar comparativas ni estadísticas de datos ipso facto. Estamos, de nuevo, ante una situación que nos hace perder tiempo, dinero y control.

Con un escenario como este, no cabe duda de que la digitalización es la solución ya no solo de futuro, sino actual. Llamamos reingeniería documental a los procesos de adaptación de informes, datos, reportes, etc. en papel a un entorno digital. Este entorno, como se ha visto, es mucho más manejable y accesible.

A tener en cuenta en el traspaso de información

Cuando queremos implantar la digitalización debemos tener en cuenta los siguientes puntos:
• Valorar las necesidades básicas del proceso. Qué información queremos recoger, de dónde se obtiene, qué herramientas tenemos para ello, personal necesario, etc.
• Establecer un orden y una lógica en el proceso de recogida de la información
• Adaptar cada elemento de un soporte a otro. De esta manera se puede interpretar la información captada, como cálculos y gráficos adaptados a los KPI, facilidad a la hora de consultar la información, adaptación del contenido de los informes, etc.

Herramientas para la digitalización

Para llevar a cabo un proceso de digitalización como el que comentamos contamos con dos opciones: la semidigitalización y la plena digitalización.

*Semidigitalización. Se recoge la información en papel y se procesa a nivel informático. Es la opción más simple pero conlleva una mayor inversión de tiempo para realizar la entrada de datos en los sistemas digitales. Además, también se necesitará un tiempo determinado para poder acceder a los datos recogidos, es decir, lo que se tarde en introducirlos y ser procesados.

*Plena digitalización. La información se recoge y procesa directamente de forma digital. Para ello contamos con soluciones simples como generadores de formularios con uso en una app móvil, como Google Forms, Wufoo, Survey Monkey o MoreApp, por citar algunos.

Por otra parte, también contamos con soluciones más completas como el aplicativo especializado en la digitalización de procesos en seguridad y salud laboral SmartOSH. Sus configuración permite tanto la generación de formularios digitales y su uso y gestión desde app móvil, como la configuración y personalización del control, análisis y presentación de resultados. Además, se integra de forma global en el sistema de gestión.

Valores intangibles de la digitalización

Como ya hemos apuntado, administrar la información en entornos digitales es una forma de ganar tiempo, accesibilidad y control sobre los datos que manejamos. La transformación digital es una realidad de la cual las empresas no pueden escapar. De hecho, a día de hoy, constituye una de sus prioridades en los objetivos estratégicos.

Aunque suene a tópico, cuanto antes se lleve a cabo la digitalización mayores beneficios obtendrá la empresa. Y no solo en los campos de manejo, control y accesibilidad que hemos mencionado. No en vano, está probado en diversos estudios que el retorno de inversión (ROI) se realiza a muy corto plazo. Y como muestra citamos a continuación un ejemplo real en el que esta afirmación se cumple.

Estos datos corresponden a una compañía que realizaba alrededor de 5.000 reportes anuales en papel y que estaba interesada en digitalizar el proceso. Los técnicos elaboraban los informes a mano con la siguiente organización semanal: tres días in situ y dos en despacho.

Para tener un valor estimado de costes, se realizó el siguiente cálculo. Se fijó el tiempo de transcripción de formularios en 4 minutos por unidad y se tomó el mínimo coste salarial por convenio colectivo. A este se añadieron los costes de cotización patronal, ajustándolo a unos 20 euros/hora. Con estos costes salariales, la transcripción de cada formulario, a 4 minutos, era de 1,33 euros. Por tanto, transcribir los 5.000 formularios anuales tenía un coste mínimo de 6.650 euros (sin tener en cuenta que no todos los técnicos cobraban el mínimo de convenio, ni los formularios se traspasan todos en 4 minutos la unidad).

Pues bien, el proyecto piloto de digitalización completa estaba valorado en 4.000 euros. Esto quiere decir que el retorno de la inversión se produciría a los siete meses de haber comenzado. A esto hay que añadirle el beneficio de cara a los técnicos, quienes ganaban en comodidad a la hora de realizar la recogida y traspaso de datos.

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