Las formaciones son piezas esenciales en el funcionamiento de cualquier organización. Sean del ámbito que sean, los trabajadores deben contar con la información suficiente y actualizada en referencia al trabajo que desempeñan. Ahora bien, cuando nos enfrentamos a la organización y gestión de formaciones, la situación puede complicarse. ¿Qué debemos tener en cuenta para que sean un éxito?
Ponerse al frente de la organización y gestión de formaciones no es una tarea fácil. Lo primero que necesitamos saber es qué tipo de aprendizaje necesita cada trabajador, lo que se llama matriz de las formaciones. Estos son algunos de los parámetros que nos servirán para definirla:
- La empresa a la que pertenece
- El centro de trabajo donde desarrolla su trabajo o el centro de trabajo del cliente (para el caso de prestaciones de servicios)
- El área o departamento en el que se encuentra
- El puesto o puestos de trabajo que ocupa
- El cargo o cargos que ocupa (en emergencias por ej.)
- Las herramientas o equipos que utiliza
Estos son los aspectos genéricos a tener en cuenta a la hora de gestionar una formación. Ahora bien, en función de cada empresa se tendrá que contar con otros como por ejemplo qué tipo de productos químicos se manipulan o que EPI’s se utilizan.
Convocar una formación de forma ordenada
Una vez tengamos diseñada la matriz de la formación entra en juego su gestión. A la hora de impartir las sesiones de aprendizaje, deberemos tener en cuenta los siguientes aspectos:
- Las sesiones necesarias
- Los asistentes con los que contaremos
- Los profesores y las entidades de formación
- Los exámenes y las cualificaciones
- Los certificados que se expedirán
- Las valoraciones de satisfacción
- La impartición online
Sobra decir que cuanto más grande sea la compañía o más compleja la formación, más complicado será de gestionar. Para facilitar el proceso, se suelen utilizar diversas herramientas que ayudan a poner orden y llevar un control de los pasos que se están siguiendo.
Una de las opciones de más fácil acceso son las hojas de cálculo como la que vemos a continuación:
No obstante, esta herramienta suele ser insuficiente cuando la estructura de la organización es muy compleja o cuando hay muchas fuentes generadoras de necesidades. También hay que tener en cuenta las características de los trabajadores. Cuando son muchos, tienen turnos rotativos o son polifuncionales, la hoja de cálculo no resulta efectiva en la gestión de las formaciones.
Por eso, cada vez más, existen softwares específicos para llevar a cabo estas tareas. Un ejemplo de ello es SmartOSH, la herramienta diseñada por PrevenControl para una óptima gestión de las necesidades de formación.
SmartOSH, el software eficiente y eficaz en gestión de formaciones
SmartOSH es una herramienta que cuenta con un módulo de formación con una serie de funcionalidades que responden a las necesidades en gestión de formaciones. Las citamos a continuación:
- Creación y gestión fácil de convocatorias de formación
- Creación de formaciones y su relación fácil con las fuentes generadoras de necesidades de formación
- Generación automática de las necesidades de formación. Se consigue a partir de la relación entre formación e ítems generadores (puestos, EPIs, máquinas, productos químicos, etc.)
- Gestión y listado rápido y personalizado de necesidades de formación, con filtros para todos los campos necesarios.
- Integración total de las formaciones con el módulo de estructura y gestión. Se aprovecha la jerarquía ya establecida para la gestión de formaciones.
- Integración con plataformas de formación online. Esto permite una automatización total del proceso (creación de necesidades, altas en la plataforma, comunicado de claves de acceso al empleado, traspaso periódico y automático de información entre plataformas).
- Actualización automática de las nuevas necesidades de formación. Pueden derivarse por nuevas asignaciones, cambios o inclusión de nuevos ítems relacionados con las formaciones.
- Generación automática de certificados de formación.
- Almacenaje de la documentación generada o derivada. SmartOSH es en global un gestor documental.
- Reaprovechamiento de la documentación. Al ser un gestor documental con tipificación de los ficheros guardados permite el reaprovechamiento de esta documentación para otros procesos como los de CAE
Definir y gestionar una formación es una tarea complicada, pero no imposible. Si necesitas ayuda con ello, no dudes en ponerte en contacto con nosotros.
