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15/01/2019

La digitalización de los permisos de trabajo

Ya entrados en 2019 aún existen corporaciones que no han digitalizado los procesos de elaboración de Permisos de Trabajo Especiales (PTE). En una era en la que las nuevas tecnologías y el Big Data dominan el territorio, resulta sorprendente que haya compañías que opten por la gestión de dichas documentaciones de forma tradicional, es decir, en papel.

En anteriores posts de este blog ya hemos podido ver los beneficios de usar una app para gestionar un permiso de trabajo especial, pero por si todavía a personas que no están convencidas del cambio, pasaremos a analizar de forma detallada los tres estadíos en los que se pueden encontrar en este ámbito: sistema tradicional, digitalización básica y digitalización completa.

Gestión Tradicional

El papel es nuestra base. Los datos se recogen, introducen y procesan de forma manual por medio de plantillas que, en cierta manera, facilitan la operación. No obstante, los inconvenientes que se presentan son diversos y destacados:

  • Necesidad de espacio físico para almacenar los PTE.
  • Dificultad de consultar y exportar datos ya que el acceso no es inmediato.
  • Falta de control del estado y evolución de los documentos.

Digitalización Básica

La digitalización de los datos de los PTE se ha hecho de forma parcial e insuficiente, quedándose a medio camino sin poder explorar todos los beneficios que aportan las nuevas herramientas tecnológicas. En estos casos el papel ha pasado a una mejor vida con lo que el envío, almacenaje y distribución de la información se hacen por vía digital. No obstante, hay pequeños escollos por solventar como los que citamos a continuación:

  • Digitalización del flujo: puede ser completa o, por el contrario, precisar que cada actor rellene un nuevo reporte para obtener el citado permiso de trabajo.
  • Control de la evolución y estado del PTE: puede ser real y completo o precisar, todavía, que se crucen datos de los diferentes reportes.
  • Explotación de los datos disponibles: puede ser factible o necesitarse un procesado de la información recogida.

Digitalización Completa

En estos casos, la elaboración de Permisos de Trabajo Especiales se hace al 100% de forma digital gracias a las soluciones informáticas específicas de gestión que existen en el mercado, como SmartSafety desarrollada por Prevencontrol. El papel queda eliminado con lo que el flujo virtual se caracteriza por:

  • Unificación: todos los actores de un mismo permiso de trabajo (cada uno con sus funciones) registran sus acciones sobre el mismo ítem
  • Control: tanto de la evolución como del estado de los permisos ipso facto.
  • Accesibilidad: se pueden consultar en cualquier momento los permisos archivados, activos, eliminados y en proceso de gestión.
  • Explotación de los datos: fácil y ágil.

¿Cuál es el valor aportado de la digitalización completa?

Una de las formas de saber cuál es el valor que nos aporta la digitalización completa de los Permisos de Trabajo Especiales es por medio de la matriz ERIC, una herramienta que se basa en los siguientes puntos básicos:

    null
  • Eliminar: todo aquello costoso, improductivo o innecesario.
  • Reducir: en todo aquello costoso, improductivo o innecesario.
  • Incrementar: todo aquello beneficioso.
  • Crear: todo lo que se crea de nuevo da un valor que no existía.

Rigiéndonos por estas cuatro acciones incrementamos el valor de la actividad que llevamos a cabo, obteniendo mayores beneficios. En el caso de la digitalización de los permisos de trabajo, lo que hacemos es eliminar el papel, reducir el tiempo y los procesos, incrementar la agilidad y la accesibilidad y crear nuevas posibilidades que ayudan a mejorar el proceso.

Otra herramienta empleada en este sentido es la de la Curva de Valor que refleja, mediante un gráfico, el valor que nos ofrece cada solución para cada uno de los parámetros de la matriz.

Las soluciones de valor aportadas gracias a la digitalización completa son las siguientes:

  • Paperless: eliminación del papel
  • Eliminación del flujo físico entre participantes
  • Reducción del tiempo de gestión
  • Disminución del tiempo de rellenado
  • Reducción de errores en el rellenado
  • Incremento de la facilidad de consulta ya que la información está centralizada
  • Centralización de datos en un único sistema de almacenaje
  • Incremento de la homogeneidad del sistema
  • Incremento en la explotación de datos
  • Posibilidad de trabajo en movilidad: nueva posibilidad creada
  • Control de estado y evolución
  • Entorno único al disponer de toda la información, gestión y uso en una única herramienta
15/01/2019

Ventajas de la evaluación de riesgos laborales en tiempo real

La gestión de la evaluación de riesgos laborales se ha hecho se ha visto fuertemente implementada gracias a la aparición de las herramientas informáticas y aplicaciones que permiten realizar estos procesos en tiempo real. Las ventajas de hacerlo de esta manera son muchas, y ese es el motivo por el cual cada vez se desarrollan más sistemas tecnológicos, como SmartOSH de Prevencontrol, que permiten llevar a cabo una gestión de los riesgos laborales al momento.

El proceso tradicional que se ha llevado a cabo mayoritariamente hasta hace pocos años presenta diversas problemáticas que impiden una gestión rápida, eficaz y segura de los riesgos en los entornos de trabajo. La toma de datos, realizada de forma manual, servía para elaborar informes a partir de los cuales desarrollar una planificación de la actividad preventiva que, más tarde, se aplicaría a los casos reales. ¿Cuáles son los inconvenientes más destacados?

  • Tiempo: la recogida de datos, su introducción en el sistema y evaluación precisan de un tiempo mucho más amplio que si realizamos el proceso con una app.
  • Desactualización: en el momento en que se ha llevado a cabo el estudio y evaluación de riesgos, esos datos pueden haber cambiado y haber quedado obsoletos. Tampoco se pueden introducir datos al momento si se detecta alguna anomalía o nueva situación de riesgo una vez ya se ha elaborado el informe. Ausencia de medidas: el tiempo que transcurre entre la recogida de datos y la puesta en marcha de la planificación de riesgos deja al lugar de trabajo sin las medidas de seguridad necesarias para actuar en caso de emergencia.
  • Ausencia de medidas: el tiempo que transcurre entre la recogida de datos y la puesta en marcha de la planificación de riesgos deja al lugar de trabajo sin las medidas de seguridad necesarias para actuar en caso de emergencia.
  • Revisión: por lo general, los planes de prevención no se revisan hasta que ha transcurrido un año, con lo que todo lo que haya ido aconteciendo en ese periodo no se puede aplicar ni tener en cuenta hasta una nueva evaluación y su correspondiente elaboración de informe.

Sin embargo, los tiempos han cambiado y la tendencia hacia el uso de sistemas que permitan la gestión de riesgos laborales a tiempo real es mayor. Sus ventajas frente al sistema tradicional no solo han quedado probadas, sino que además ayudan y agilizan el trabajo de los responsables de estas áreas, haciendo que tanto la recogida como el acceso a los datos sea mucho más sencillo. ¿Cuáles son sus principales ventajas?

  • Inmediatez: lo que se hace es realizar una recogida constante de datos que se pueden ir introduciendo en el sistema sin necesidad de esperar, actualizándose así los informes elaborados con las nuevas medidas y eliminando las que ya no sirvan.
  • Cobertura completa: al no precisarse de tiempo para elaborar la evaluación de los datos, cualquier situación de riesgo está siempre cubierta con una planificación concreta que, si es preciso, se ajustará en función de las necesidades que se detecten.
  • Sin revisiones: no hay necesidad de esperar a un año (o más) para evaluar los cambios sufridos y actualizar la planificación de riesgos. Se trata de un sistema que está vivo, en constante evolución, y por ello se encuentra siempre a la vanguardia de las necesidades de la empresa.
  • Rastreo individualizado: el hecho de saber en qué momento se detecta cada ítem permite hacer un seguimiento específico y más detallado.
  • Mejoras hacia el trabajador: se pueden atender de inmediato a los trabajadores con incapacidades o sensibilidades sobrevenidas.

En el caso de SmarthOSH, nos encontramos con una herramienta informática que, entre otras muchas funcionalidades, nos permite realizar una gestión de la evaluación de riesgos laborales a tiempo real. ¿Aún no la has probado?

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