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30/01/2019

Aplicaciones informáticas en un programa de factor humano HOP

Los accidentes laborales son una realidad que se da en mayor o menor medida en función del sector del que hablemos. Las políticas de prevención (PRL) y de seguridad y salud en el trabajo ayudan a reducir estas cifras de siniestralidad donde, por costumbre, tendemos a responsabilizar al trabajador de lo ocurrido. No obstante, deberíamos plantearnos si la gestión del factor humano (HOP) en la compañía es la correcta, y si disponemos de los medios adecuados para ello, como podría ser el ejemplo de un aplicativo informático.

Como apuntábamos, cuando ocurre un accidente laboral lo primero en lo que pensamos es en qué ha hecho mal el empleado para que eso ocurriese. Por inercia, tendemos a pensar que el hecho se ha producido por un error en el comportamiento de la persona: una falta de atención, porque no llevaba las medidas de protección adecuadas o porque no ha seguido los procedimientos implantados. ¿Dónde queda, entonces, la responsabilidad por parte de la empresa?

Y es que, cuando se produce un siniestro en un lugar de trabajo, no solo hay que señalar al trabajador sino que hay que fijarse en otros muchos elementos como la política preventiva de la empresa, el entorno físico donde se ha producido el accidente, el contexto del desarrollo de la actividad, qué formación se le ha dado al empleado, cuál es la gestión de prevención de los mandos superiores… Es decir, todos los elementos que se incluyen en la metodología HOP.

Metodología HOP: qué es y cómo se implanta

Cuando hablamos de metodología HOP nos referimos al sistema de entender y gestionar el comportamiento humano en los puestos de trabajo. Todo lo que rodea a la actividad concreta que desarrolla un empleado es importante, y eso debe ser tenido en cuenta en todo momento. Para implantar la metodología HOP debemos seguir cuatro procesos:

  • Explorar: Observar los comportamientos humanos y su relación con el entorno de trabajo.
  • Detectar: Identificar pautas de comportamiento y tendencias en el lugar de trabajo que puedan suponer un riesgo.
  • Generar: Buscar soluciones o alternativas a esos comportamientos/elementos que puedan suponer un riesgo.
  • Implementar: Aplicar medidas correctivas para modificar los comportamientos de riesgo.

Para aplicar una metodología HOP con éxito debemos contar con las herramientas adecuadas para todos los procesos de los que consta. La mejor solución, sin duda, viene de la mano del uso de una aplicación.

Aplicativos informáticos y metodología HOP

Las aplicaciones informáticas son la herramienta más efectiva, rápida y segura con la que podemos poner en marcha la metodología HOP. Las apps permitirán que extraigamos información de forma directa, que podamos almacenar la información ordenadamente y que podamos realizar análisis y comparación de datos sin perder tiempo. Y es que las ventajas de las aplicaciones informáticas en este sentido son inmensas:

  • Ahorro de tiempo y mejora en la recogida de datos: a tiempo real, in situ y en movimiento.
  • Mayor seguridad en el almacenaje de la información recogida (no se pierden los datos).
  • Ahorro en medios materiales (todo queda en un Smartphone o una tablet).
  • Mejora de la explotación de datos: elaboración de informes e indicadores de rendimiento.
  • Mayor accesibilidad a los datos (consultas en línea y al momento).
  • Mejora de los análisis: los resultados se integran mejor en el sistema de manera que se pueden tomar decisiones sobre salud y seguridad de una forma más objetiva.

Más allá de contar con una aplicación con la que poder realizar la recogida de datos mencionada, también deberemos disponer de una plataforma específica que permita gestionar esta información con intención de mejorar los aspectos que atañen a salud y seguridad en la estructura de la compañía.

Características de las aplicaciones para la gestión del factor humano

Ya conocemos las ventajas de los aplicativos informáticos en la aplicación de la metodología HOP pero, ¿sabemos cuáles son las características que estas apps deben cumplir para resultar realmente eficaces? Las citamos a continuación:

-Reporte y consulta de datos e indicadores de forma automática.

-Establecer unos objetivos previos para compararlos con los datos reales obtenidos.

-Elaboración de un informe de resultados instantáneo

-Planificación de las observaciones en el tiempo tanto de forma puntual como periódica, a personas y/o cargos concretos.

-Generación de alertas y avisos relacionados con la temporalidad de las observaciones.

-Exportación de datos: sincronización automática de los listados rellenados con el aplicativo al instante.

-Recogida de firmas digitales

-Ubicuidad: realización de los trabajos en cualquier lugar y a tiempo real con capacidad de trabajo sin conexión a la red.

-Adaptación al usuario: la app debe ofrecer múltiples ventajas técnicas que se ajusten a las necesidades de cada usuario, como opciones de idiomas y compatibilidad con los diferentes sistemas operativos.

-Acciones derivadas: relación directa entre los listados de observación y la gestión de los riesgos y medidas preventivas derivadas, permitiendo automatizar el proceso.

Si contamos con un aplicativo informático que cumpla con estos requisitos, el programa de factor humano HOP quedará implantado de forma exitosa tanto de cara a la seguridad del trabajador como de la compañía.

23/01/2019

Gestión y distribución digital de la documentación en PRL

En cuestiones de PRL es necesario elaborar y conservar una documentación donde se incluyan los datos en cuanto a gestión de riesgos de cada compañía. Ya no solo porque la normativa en este campo lo dictamine, sino por la necesidad de los responsables de prevención y seguridad de poder acceder, consultar y revisar todos los datos que se refieran a la gestión de riesgos en el trabajo.

En este sentido, la digitalización ha representado un gran salto cualitativo. Dejando de lado el papel, que es la forma tradicional en la que se elaboraban estos informes, y tal y como ya hemos explicado en anteriores posts, se ha ganado en espacio, accesibilidad, orden e inmediatez.

La firma digital 

Otro punto a destacar dentro de esta implementación en la gestión y distribución de la documentación en PRL es la firma digital. El equivalente electrónico a la firma manuscrita ha facilitado la elaboración y aprobación de informes que, de otra forma, se dilataba en el tiempo entre que la documentación se elaboraba, enviaba, recibía, aprobaba y devolvía firmada.

De esta forma, las evaluaciones de riesgos y planificaciones preventivas, los justificantes de entrega de EPIs o de información, las listas de asistencia a formaciones, los certificados o los informes específicos, por citar algunos ejemplos, pueden generarse y firmarse de forma digital, sin riesgo, además, de que se extravíen.

Para poder firmar digitalmente se precisa de un certificado o identificación digital que se puede obtener en diversas entidades en función de la tipología y las necesidades a cubrir. A continuación, citamos algunos ejemplos:

  • Fábrica Nacional de Moneda y Timbre
  • IdCat
  • DNIe
  • ANF
  • Camerfirma

SmartOSH, la herramienta de gestión integral

La firma digital permite ahorrar tiempo, espacio y papel. No obstante, cuando se trata de obtener firmas de terceros, como es el caso de trabajadores, podemos encontrarnos con el hándicap de que no dispongan de certificado para realizar firma digital. ¿Qué hacer en esos casos? En Prevencontrol hemos desarrollado un sistema de generación, distribución y gestión integral de la documentación en formato digital. Esta herramienta recibe el nombre de SmartOSH.

Gracias a SmartOSH se pueden generar y distribuir documentos digitales de forma automatizada, obteniendo además una justificación de recepción y la aceptación del documento. También nos permite tener la firma de la persona que lo recibe aún sin poseer certificado de firma digital.

A continuación, desglosamos las funcionalidades que incluye SmartOSH en la gestión integral de la documentación en PRL:

  • Generación automática de cualquier documento (fichas informativas de riesgos, certificados de formación, actas de reuniones y comités, información de medidas de emergencia, información de riesgos para la CAE, confirmación de entrega de equipos de protección individual…)
  • Envío automático por mail del documento generado
  • Sistema de acuse de recibo y/o aceptación con firma rubricada sobre pantalla con un sistema de rastreo para su autentificación
  • Compatibilidad en dispositivos móviles que permitan firma en pantalla
  • Control exhaustivo de la documentación. Al documentar, registrar y guardar los acuses de recibo de forma automatizada, el archivado es automático

No cabe duda que sistemas como SmartOSH donde los documentos se pueden generar, distribuir, gestionar, registrar y archivar de forma automatizada representan un gran ahorro en cuanto a tiempo, espacio, material y esfuerzos. Un tiempo muy preciado que puede invertirse en otros temas de gestión y consultoría en PRL.

15/01/2019

La digitalización de los permisos de trabajo

Ya entrados en 2019 aún existen corporaciones que no han digitalizado los procesos de elaboración de Permisos de Trabajo Especiales (PTE). En una era en la que las nuevas tecnologías y el Big Data dominan el territorio, resulta sorprendente que haya compañías que opten por la gestión de dichas documentaciones de forma tradicional, es decir, en papel.

En anteriores posts de este blog ya hemos podido ver los beneficios de usar una app para gestionar un permiso de trabajo especial, pero por si todavía hay personas que no están convencidas del cambio, pasaremos a analizar de forma detallada los tres estadíos en los que se pueden encontrar en este ámbito: sistema tradicional, digitalización básica y digitalización completa.

Gestión Tradicional

El papel es nuestra base. Los datos se recogen, introducen y procesan de forma manual por medio de plantillas que, en cierta manera, facilitan la operación. No obstante, los inconvenientes que se presentan son diversos y destacados:

  • Necesidad de espacio físico para almacenar los PTE.
  • Dificultad de consultar y exportar datos ya que el acceso no es inmediato.
  • Falta de control del estado y evolución de los documentos.

Digitalización Básica

La digitalización de los datos de los PTE se ha hecho de forma parcial e insuficiente, quedándose a medio camino sin poder explorar todos los beneficios que aportan las nuevas herramientas tecnológicas. En estos casos el papel ha pasado a una mejor vida con lo que el envío, almacenaje y distribución de la información se hacen por vía digital. No obstante, hay pequeños escollos por solventar como los que citamos a continuación:

  • Digitalización del flujo: puede ser completa o, por el contrario, precisar que cada actor rellene un nuevo reporte para obtener el citado permiso de trabajo.
  • Control de la evolución y estado del PTE: puede ser real y completo o precisar, todavía, que se crucen datos de los diferentes reportes.
  • Explotación de los datos disponibles: puede ser factible o necesitarse un procesado de la información recogida.

Digitalización Completa

En estos casos, la elaboración de Permisos de Trabajo Especiales se hace al 100% de forma digital gracias a las soluciones informáticas específicas de gestión que existen en el mercado, como SmartSafety desarrollada por Prevencontrol. El papel queda eliminado con lo que el flujo virtual se caracteriza por:

  • Unificación: todos los actores de un mismo permiso de trabajo (cada uno con sus funciones) registran sus acciones sobre el mismo ítem
  • Control: tanto de la evolución como del estado de los permisos ipso facto.
  • Accesibilidad: se pueden consultar en cualquier momento los permisos archivados, activos, eliminados y en proceso de gestión.
  • Explotación de los datos: fácil y ágil.

¿Cuál es el valor aportado de la digitalización completa?

Una de las formas de saber cuál es el valor que nos aporta la digitalización completa de los Permisos de Trabajo Especiales es por medio de la matriz ERIC, una herramienta que se basa en los siguientes puntos básicos:

  • Eliminar: todo aquello costoso, improductivo o innecesario.
  • Reducir: en todo aquello costoso, improductivo o innecesario.
  • Incrementar: todo aquello beneficioso.
  • Crear: todo lo que se crea de nuevo da un valor que no existía.

Rigiéndonos por estas cuatro acciones incrementamos el valor de la actividad que llevamos a cabo, obteniendo mayores beneficios. En el caso de la digitalización de los permisos de trabajo, lo que hacemos es eliminar el papel, reducir el tiempo y los procesos, incrementar la agilidad y la accesibilidad y crear nuevas posibilidades que ayudan a mejorar el proceso.

Otra herramienta empleada en este sentido es la de la Curva de Valor que refleja, mediante un gráfico, el valor que nos ofrece cada solución para cada uno de los parámetros de la matriz.

Las soluciones de valor aportadas gracias a la digitalización completa son las siguientes:

  • Paperless: eliminación del papel
  • Eliminación del flujo físico entre participantes
  • Reducción del tiempo de gestión
  • Disminución del tiempo de rellenado
  • Reducción de errores en el rellenado
  • Incremento de la facilidad de consulta ya que la información está centralizada
  • Centralización de datos en un único sistema de almacenaje
  • Incremento de la homogeneidad del sistema
  • Incremento en la explotación de datos
  • Posibilidad de trabajo en movilidad: nueva posibilidad creada
  • Control de estado y evolución
  • Entorno único al disponer de toda la información, gestión y uso en una única herramienta
15/01/2019

Ventajas de la evaluación de riesgos laborales en tiempo real

La gestión de la evaluación de riesgos laborales se ha visto fuertemente implementada gracias a la aparición de las herramientas informáticas y aplicaciones. Gracias a estos recursos estos procesos se pueden realizar en tiempo real. Las ventajas de hacerlo de esta manera son muchas, y ese es el motivo por el cual cada vez se desarrollan más sistemas tecnológicos, como SmartOSH de Prevencontrol, que permiten llevar a cabo una gestión de los riesgos laborales al momento.

El proceso tradicional que se ha llevado a cabo mayoritariamente hasta hace pocos años presenta diversas problemáticas que impiden una gestión rápida, eficaz y segura de los riesgos en los entornos de trabajo. La toma de datos, realizada de forma manual, servía para elaborar informes a partir de los cuales desarrollar una planificación de la actividad preventiva que, más tarde, se aplicaría a los casos reales. ¿Cuáles son los inconvenientes más destacados?

  • Tiempo. La recogida de datos, su introducción en el sistema y evaluación precisan de un tiempo mucho más amplio que si realizamos el proceso con una app.
  • Desactualización.En el momento en que se ha llevado a cabo el estudio y evaluación de riesgos, esos datos pueden haber cambiado y haber quedado obsoletos. Tampoco se pueden introducir datos al momento si se detecta alguna anomalía o nueva situación de riesgo una vez ya se ha elaborado el informe.
  • Ausencia de medidas. El tiempo que transcurre entre la recogida de datos y la puesta en marcha de la planificación de riesgos deja al lugar de trabajo sin las medidas de seguridad necesarias para actuar en caso de emergencia.
  • Revisión. Por lo general, los planes de prevención no se revisan hasta que ha transcurrido un año. Por tanto, todo lo que haya ido aconteciendo en ese periodo no se puede aplicar ni tener en cuenta hasta una nueva evaluación y su correspondiente elaboración de informe.

Sin embargo, los tiempos han cambiado y la tendencia hacia el uso de sistemas que permitan la gestión de riesgos laborales a tiempo real es mayor. Sus ventajas frente al sistema tradicional no solo han quedado probadas, sino que además ayudan y agilizan el trabajo de los responsables de estas áreas. De esta manera, tanto la recogida como el acceso a los datos es mucho más sencilla. ¿Cuáles son sus principales ventajas?

  • Inmediatez. Lo que se hace es realizar una recogida constante de datos que se pueden ir introduciendo en el sistema sin necesidad de esperar, actualizándose así los informes elaborados con las nuevas medidas y eliminando las que ya no sirvan.
  • Cobertura completa. Al no precisarse de tiempo para elaborar la evaluación de los datos, cualquier situación de riesgo está siempre cubierta con una planificación concreta. Si es preciso, se ajustará en función de las necesidades que se detecten.
  • Sin revisiones. No hay necesidad de esperar a un año (o más) para evaluar los cambios sufridos y actualizar la planificación de riesgos. Se trata de un sistema que está vivo, en constante evolución, y por ello se encuentra siempre a la vanguardia de las necesidades de la empresa.
  • Rastreo individualizado. El hecho de saber en qué momento se detecta cada ítem permite hacer un seguimiento específico y más detallado.
  • Mejoras hacia el trabajador. Se puede atender de inmediato a los trabajadores con incapacidades o sensibilidades sobrevenidas.

En el caso de SmarthOSH, nos encontramos con una herramienta informática que, entre otras muchas funcionalidades, nos permite realizar una gestión de la evaluación de riesgos laborales a tiempo real. Si aún no la has probado, ¿a qué esperas?

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