Blog

13/03/2019

Caso de éxito: cómo implantar un programa de seguridad basado en el comportamiento de los trabajadores

En cuestiones de prevención y seguridad en el trabajo, es indispensable conocer el día a día de los trabajadores, sus condiciones de trabajo y las acciones que llevan a cabo. De esta manera se pueden observar tendencias y establecer puntos a mejorar y/o modificar en pro de su salud y seguridad. Utilizar una aplicación que recopile esos datos es la forma más rápida y eficaz de implantar un programa de seguridad basado en el comportamiento de los empleados.

Y es que gracias a la evolución de las nuevas tecnologías, disponemos de sistemas que permiten la obtención de datos, su almacenaje y análisis en cuestión de segundos y a golpe de click. A continuación, detallamos el caso concreto de implantación de un programa de seguridad basado en el comportamiento de los empleados por medio de una app que llevó a cabo Prevencontrol.

Caso real de aplicación informática para la gestión de la seguridad

Prevencontrol recibió la propuesta por parte de una compañía multinacional que se encarga de la creación, comercialización y distribución de fragancias con presencia en más de 150 países. La empresa cuenta con más de 4.000 trabajadores en todo el mundo, y uno de los aspectos que más cuida es la gestión de seguridad y salud.

Como estrategia innovadora, se apostó por el desarrollo de una aplicación basada en analizar el comportamiento de los empleados para valorar e implementar los programas de seguridad y prevención. Este proyecto era extensible a los trabajadores de los cuatro centros que dicha empresa tiene en España, es decir, un total de unas 650 personas. ¿Cuál era la operativa a seguir?

Se partía de la intención de realizar entre cuatro y ocho observaciones por trabajador y año por medio de una lista de chequeo en papel. Es decir, llevar a cabo más de 3.000 observaciones anuales e identificar las oportunidades de mejora existentes. Teniendo en cuenta que el tiempo estimado para cada observación era de 45 minutos, el cómputo de horas finales destinadas a esta tarea ascendía a 2.250 al año. ¿Cómo llevar a cabo este programa de forma rápida, segura y eficaz? Por medio de una aplicación.

Prevencontrol desarrolló una app que ayudó a esta compañía no solo a optimizar la recogida de datos, evitando pérdidas y errores, sino que además permitió mejorar la explotación de dicha información gracias a los informes e indicadores de rendimiento (Kpi). Además, también se ayudó a integrar los resultados en el sistema de gestión de la empresa, de manera que se pudo desarrollar mejor la estrategia de seguridad y salud a seguir.

El software de gestión de prevención de riesgos corporativo realiza las observaciones desde un dispositivo móvil independientemente de si se dispone de cobertura y acceso a internet. El usuario debe identificarse y elegir el ámbito en el que realizará la observación. Además de los datos introducidos, también podrá añadir fotografías, vídeos y archivos de voz.

Una vez se haya completado el cuestionario, se envía e informa a las personas implicadas o responsables. Además, la información recopilada se integra también en el software de seguridad y salud laboral, de manera que se pueden extraer a tiempo real diversos indicadores, como por ejemplo el porcentaje de seguimiento y ratio de cumplimiento de las observaciones realizadas sobre las previstas.

Otros indicadores que se pueden extraer hacen referencia a la posible predicción de situaciones de riesgo en base a las observaciones y al histórico registrado, la ratio de comportamientos satisfactorios (seguros) observados o el índice de generación de acciones de mejora, por citar algunos ejemplos.

Esta herramienta de seguridad basada en el comportamiento permite no solo acumular datos sino realizar un análisis automático que llegará de forma automática a los trabajadores. No obstante, no debemos olvidar que toda gestión de la seguridad y la salud en el trabajo parte de una base donde la sensibilización y la formación son clave.

06/03/2019

¿Por qué gestionar un permiso de trabajo especial mediante una app?

Toda actividad profesional conlleva unos riesgos a nivel de seguridad y salud. Estos riesgos deben minimizarse lo máximo posible gracias a las medidas de PRL. Ahora bien, existen determinadas actividades cuya peligrosidad está por encima de la media. En estas situaciones, se requiere de un Permiso de Trabajo Especial (PTE) para poder llevarlas a cabo.

La razón por la que se precisan estas autorizaciones especiales y no una evaluación de riesgos, como en el resto de casos, es muy fácil de entender. Las actividades de las que hablamos pueden generar un riesgo importante para las personas. De ahí la necesidad de considerar unas medidas específicas, que aseguren la protección tanto de los trabajadores implicados como de la compañía donde se desarrollan. Estas medidas deben quedar plasmadas en su correspondiente documentación.

A continuación, detallamos los casos en los que el PTE se considera necesario:

  • Mantenimiento en frío. Suele tratarse de trabajos en reparación de tuberías por las que circulan sustancias peligrosas, como por ejemplo líquidos corrosivos.
  • Actividades en caliente. Trabajos en los que las altas temperaturas estén implicadas, como es el caso de soldaduras donde pueden saltar chispas.
  • Electricidad. Actividades que se realizan cerca de instalaciones eléctricas.
  • Espacios confinados. Trabajos que se llevan a cabo en lugares donde hay poco oxígeno o donde el aire puede estar contaminado por diversas sustancias.

Permiso de Trabajo Especial en papel versus aplicaciones informáticas

Hasta hace relativamente poco tiempo, la única forma de gestionar estos PTE era mediante documentación en papel. Este sistema ha ido quedando obsoleto poco a poco en beneficio de las aplicaciones informáticas. Tal y como ha quedado demostrado, las apps facilitan el manejo y gestión de los permisos citados.

La comparativa que sigue a continuación muestra las claves que hacen que gestionar un Permiso de Trabajo Especial por medio de una app sea mucho más efectivo que hacerlo de forma manual.

Ahorro de tiempo. Al realizar las autorizaciones y check in de los trabajadores de forma digital se agilizan los procesos hasta en un 25%. Ocurre lo mismo a la hora de solicitar los permisos a los trabajadores: bastará con descargarlos por medio de la aplicación. Por no hablar de la digitalización de los PTE a posteriori, una vez cumplimentados. Si los formularios se hacen directamente a través de la app, no habrá que invertir tiempo en escanearlos para almacenarlos.
Control de los permisos. Al estar almacenados en la app no hay posibilidad de que el documento se deteriore o pierda. Los PTE estarán a salvo y bien guardados, disponibles a golpe de click siempre que se soliciten.
Localización de los trabajadores. La geolocalización permite saber dónde está el personal en cada momento y cuándo comienza y acaba el trabajo. Además, también se podrá llevar un mejor control de los accesos.
Comunicación y operatividad. Con una app a la que todos los implicados en el trabajo tengan acceso se facilita la comunicación en lo que a responsabilidades se refiere. Además, las autorizaciones requeridas en determinadas zonas se cursarán por una única vía que no dependerá de terceros y evitará, de esta forma, las demoras.

No cabe duda que utilizar una aplicación para gestionar un Permiso de Trabajo Especial resulta mucho más cómodo, fácil y efectivo. Hacerlo de la forma tradicional, es decir, mediante documentos impresos en papel, acaba generando un gasto de tiempo y materiales innecesarios. Los responsables de seguridad y salud de las empresas cada vez están más convencidos de esta realidad con lo que el uso de aplicaciones en la gestión de PTE es una tendencia que va en alza. Y no solo eso, sino que tal y como indican las estadísticas, acabará por dominar el sector.

27/02/2019

Aplicaciones informáticas para valorar las condiciones de trabajo

Toda actividad que se lleve a cabo en el centro de trabajo debe ser evaluada de forma periódica. De esta manera se pueden corregir y mejorar aspectos que afecten al trabajador. Las condiciones de trabajo pueden ser controladas y valoradas por medio de diversas herramientas que permiten que la actividad en las organizaciones sea mucho más segura e higiénica.

El mundo industrializado tiende cada vez más a reducir las condiciones de trabajo que puedan ser dañinas para sus empleados. No obstante, siempre quedan rescoldos que pulir. Así lo afirma la OIT (Organización Internacional del Trabajo), quien apunta a la necesidad de unos controles de evaluación de riesgos de forma periódica con el fin de que dichas condiciones sean siempre las mejores.

Herramientas para el control de las condiciones de trabajo: Método LEST

Con la finalidad de llevar a cabo este control en las condiciones de trabajo, existen diversas herramientas que las organizaciones usan en cada caso. Reportes de incidencias, inspecciones de seguridad, revisiones del estado de instalaciones y equipos, envío de comunicados de riesgo o las políticas de organización, orden y riesgo (OOL)… Estas son algunas de las medidas que las empresas emplean para asegurar unas condiciones de trabajo óptimas.

Uno de los métodos más conocidos en este sentido es el método LEST.  El responsable de su desarrollo es el Laboratoire d’Economie et de Sociologie du Travail. Se trata de una unidad de investigación del CNRS francés que se dedica a investigar y desarrollar en el campo de las ciencias humanas relacionadas con el trabajo, el empleo, la formación y la innovación.

El método LEST no requiere conocimientos especializados para ser aplicado y todo el personal implicado puede participar de él. Este sistema considera 16 variables agrupadas en 5 dimensiones: el entorno físico, la carga física, la carga mental, los aspectos psicosociales y los tiempos de trabajo.

En la imagen superior observamos una simplificación planteada por la Universidad Politécnica de Valencia donde se mantienen las cinco dimensiones pero el grupo de variables queda reducido a 14. El método LEST cuenta con la siguiente escala de puntuación como sistema de valoración:

El método LEST propone una toma de datos numérica que se obtengan por equipos de medición, y que determine su valor objetivo a partir de cálculos. Los resultados se muestran en forma de gráfico por medio de un histograma que tenga en cuenta tanto las dimensiones de las que hablábamos como los valores obtenidos.

En Prevencontrol, y en colaboración con la Confederación de Asociaciones Empresariales de las Baleares (CAEB), hemos desarrollado una app que permite la aplicación de la metodología LEST in situ y en movilidad. Gracias a esta aplicación podemos obtener un reporte periódico de las condiciones de trabajo, además de realizar un control y una comparativa de los valores actuales y los obtenidos con anterioridad.

La aplicación desarrollada para CAEB incorpora la opción de firma electrónica tanto para el reportador como para el responsable. Además, también dispone de la presentación de resultados gráficos de forma inmediata y la posibilidad de consultar los resultados anteriores en todo momento. Tampoco podemos olvidar que también incluye la recogida, reporte y control de las condiciones de los equipos e instalaciones usados en el trabajo.

La app está disponible en Google Play y App Stores y es totalmente gratuita. En el siguiente vídeo se muestra el funcionamiento de dicha aplicación con mayor detalle:

20/02/2019

Gestión de la seguridad y la salud por medio de aplicaciones (II)

La gestión de la seguridad y la salud de las empresas requiere de un orden y planificación que nos garantice que se cumple tanto con la normativa como con las necesidades de la compañía. Por eso, las soluciones informáticas son las que ofrecen mejores resultados tanto en elaboración, distribución, control y actualización de datos. En el post anterior ya destacamos las aplicaciones como solución óptima pero, ¿cómo elegir la correcta para nuestros intereses?

Los directivos son quienes han de evaluar qué se necesita en la gestión de la seguridad y la salud de la compañía. En el artículo que sigue a continuación describiremos los principales requerimientos que debe cumplir la solución que nos interese implementar en función de nuestras propias necesidades.

Cubrir necesidades

Antes de decantarnos por una solución u otra debemos plantearnos qué es lo que necesitamos, cuáles son las necesidades a cubrir con la aplicación.

 ¿Disponer de un registro de datos sencillo?
 ¿Gestionar un aspecto concreto de la gestión preventiva?
 ¿Manejar el ciclo completo de la gestión preventiva?

Una vez tengamos claro esto, debemos evaluar el alcance de la implantación de la herramienta.

 ¿Queremos que sea una solución local limitada a una actividad, un centro de trabajo o un número de técnicos de seguridad y salud concretos?
 ¿Queremos que sea una solución multi-empresa y multi-usuarios, es decir, a la que puedan acceder todos los trabajadores desde cualquier centro de trabajo e independientemente de la actividad y el idioma que hablen?

Y por último, y no menos importante, hay que saber de qué recursos disponemos.

 ¿De cuánto tiempo de implantación disponemos? No podemos olvidar que las soluciones específicas requerirán de más tiempo para desarrollarse y ejecutarse.
 ¿Qué inversión económica podemos hacer? Las soluciones específicas implican un mayor gasto.

Elementos funcionales de la aplicación

Una vez hayamos decidido las necesidades a cubrir con la aplicación, el alcance y los recursos de los que disponemos, ya podemos centrarnos en definir las funcionalidades de la misma, teniendo siempre en cuenta los siguientes aspectos:

Interfaz ágil e intuitiva: el entorno de comunicación entre la aplicación y el usuario ha de ser claro, sobre todo si hablamos de una solución accesible a personal no técnico del área de seguridad y salud.

Acceso a la aplicación como software as a service: Siempre que la política de seguridad informática de la empresa lo permita, esta modalidad es la idónea ya que simplifica los procesos de actualización, soporte y resolución de incidencias.

Capacidad de crecer y adaptarse: el software debe estar preparado para reaccionar ante los cambios.

A la hora de elegir una solución también debemos prestar atención a quién nos la implanta. La experiencia y trayectoria del desarrollador deben tenerse en cuenta por lo que es preciso que nos informemos de cómo trabaja y de la experiencia que pueda tener en el campo de la gestión de la seguridad y la salud en organizaciones como la nuestra.

Una vez hayamos puesto en marcha la solución, habrá que estar muy atento a la respuesta por parte de los usuarios para evaluar los servicios de soporte y resolución de incidencias. En este sentido, debemos asegurarnos de que los trabajadores disponen de un servicio de atención inmediata, ya sea por mail o por teléfono.

13/02/2019

Gestión de la seguridad y la salud por medio de aplicaciones (I)

Toda organización debe prestar especial atención a los aspectos que atañen a la seguridad y salud de la empresa. Es por eso que las normativas, permisos, documentos informativos y reportes son indispensables para que los riesgos se minimicen y se preserve la integridad de los trabajadores. ¿Por qué debemos optar las aplicaciones para gestionar los riesgos de la compañía?

En el mundo actual vivimos sobrecargados de información que nos llega por todas las vías: publicidad, redes sociales, medios de comunicación… Las personas estamos constantemente sometidas a impactos informativos, demasiados en general. ¿Qué ocurre al final? Que acabamos por no prestar atención completa a todos los inputs que recibimos. El concepto de Infoxicación o Sobrecarga informativa, acuñado en la década de los 70 por Alvin Toffler, habla precisamente de ello.

Aplicaciones para gestionar datos

Con la finalidad de que las informaciones lleguen de forma correcta y sean bien procesadas, las compañías cada vez más emplean aplicaciones informáticas. En el campo del PRL dichas herramientas han supuesto toda una revolución, y no solo en la recopilación y clasificación de datos. También han aportado mejoras en el ámbito la explotación y reporting de los mismos.

En el campo de la gestión de la seguridad y la salud, los profesionales de PRL se encuentran ante los siguientes retos:

• Explotación de datos y la presentación de resultados.
• Gestión de la movilidad.
• Recolección y clasificación de la información.
• Gestión y mantenimiento actualizado de los datos relevantes.

Teniendo en cuenta estas premisas, ¿qué funcionalidades deben integrar las soluciones digitales para este cometido? Las desglosamos a continuación:

  1. Accesibilidad universal (desde PC, ordenador portátil, tableta o smartphone).
  2. Utilización de aplicaciones multiusuario en tecnología “cloud” (la nube) en lugar de instalaciones en entornos locales.
  3. Posibilidad de integración con otras aplicaciones de gestión de recursos humanos.
  4. Entornos fáciles e intuitivos. Aplicación del concepto de ergonomía aplicación-usuario.
  5. Aplicación de tecnología de “business intelligence” para selección y composición de informes.
  6. Empleo de indicadores de rendimiento (KPI) para la segmentación de datos y su presentación según el destinatario.
  7. Gestor documental integrado en la aplicación que permita la generación, envío, almacenamiento y consulta de históricos de registros generados.
  8. Distribución automática y ágil de registros.
  9. Posibilitar la firma de registros on line.
  10. Integración de las actividades preventivas pendientes con agendas o gestores de proyecto.

Tipos de aplicaciones para la gestión de seguridad y salud

Es evidente que cada compañía tendrá sus propias necesidades en cuanto a funcionalidad, recursos disponibles y tiempo de implantación efectiva. Teniendo esto en cuenta, podemos elegir entre cuatro tipos de soluciones informáticas para la gestión de la seguridad y la salud en los entornos laborales.

1) Aplicaciones ofimáticas generalistas. Excel, Word y Power Point son las más conocidas. Las aplicamos en la elaboración de informes de evaluación, control de medidas, formación, etc.
2) Soluciones específicas generalistas. Soluciones diseñadas con una visión global del ciclo completo de gestión preventiva. Integran módulos de datos, evaluación, control de medidas, gestión de emergencias, formación e información, controles activos y reactivos del sistema, auditorías, etc.
3) Soluciones específicas concretas. Soluciones que han sido diseñadas específicamente para captar datos, realizar análisis o generar informes de una determinada actividad o especialidad preventiva.
4) Aplicaciones hechas a medida. Se trata de herramientas diseñadas para la gestión de recursos humanos y con las necesidades concretas que se requieren desde el departamento que gestiona la seguridad y salud en la compañía.

En el gráfico que sigue a continuación podemos observar la relación de cada uno de estos grupos según su grado de aplicabilidad en la gestión de PRL, el tiempo que precisan para ponerse en marcha y la inversión que requieren para su implantación.

06/02/2019

Digitalización de los procesos de documentación

Con el 2019 ya inaugurado, palabras como transformación digital o digitalización quedan un poco obsoletas. Sin embargo, a día de hoy aún hay muchas empresas que siguen dejando constancia de sus procesos a través del papel. Esta práctica es algo que cada vez resulta menos útil y eficaz. Y es que la tradición de dejar las cosas “por escrito” se está perdiendo poco a poco en pro de plasmar toda la documentación en entornos digitales. Sin lugar a dudas, los beneficios son mucho mayores.

Papel versus Digitalización

Los reportes en papel son mucho más difíciles de almacenar ya que se precisa de lugares físicos donde guardarlos. Acceder a datos pasados requiere una inversión de tiempo y esfuerzo que muchas veces no se tiene. Además, imposibilita la respuesta inmediata que, cada vez más, se exige en los entornos laborales. Por no olvidar que tampoco es posible realizar comparativas ni estadísticas de datos ipso facto. Estamos, de nuevo, ante una situación que nos hace perder tiempo, dinero y control.

Con un escenario como este, no cabe duda de que la digitalización es la solución ya no solo de futuro, sino actual. Llamamos reingeniería documental a los procesos de adaptación de informes, datos, reportes, etc. en papel a un entorno digital. Este entorno, como se ha visto, es mucho más manejable y accesible.

A tener en cuenta en el traspaso de información

Cuando queremos implantar la digitalización debemos tener en cuenta los siguientes puntos:
• Valorar las necesidades básicas del proceso. Qué información queremos recoger, de dónde se obtiene, qué herramientas tenemos para ello, personal necesario, etc.
• Establecer un orden y una lógica en el proceso de recogida de la información
• Adaptar cada elemento de un soporte a otro. De esta manera se puede interpretar la información captada, como cálculos y gráficos adaptados a los KPI, facilidad a la hora de consultar la información, adaptación del contenido de los informes, etc.

Herramientas para la digitalización

Para llevar a cabo un proceso de digitalización como el que comentamos contamos con dos opciones: la semidigitalización y la plena digitalización.

*Semidigitalización. Se recoge la información en papel y se procesa a nivel informático. Es la opción más simple pero conlleva una mayor inversión de tiempo para realizar la entrada de datos en los sistemas digitales. Además, también se necesitará un tiempo determinado para poder acceder a los datos recogidos, es decir, lo que se tarde en introducirlos y ser procesados.

*Plena digitalización. La información se recoge y procesa directamente de forma digital. Para ello contamos con soluciones simples como generadores de formularios con uso en una app móvil, como Google Forms, Wufoo, Survey Monkey o MoreApp, por citar algunos.

Por otra parte, también contamos con soluciones más completas como el aplicativo especializado en la digitalización de procesos en seguridad y salud laboral SmartOSH. Sus configuración permite tanto la generación de formularios digitales y su uso y gestión desde app móvil, como la configuración y personalización del control, análisis y presentación de resultados. Además, se integra de forma global en el sistema de gestión.

Valores intangibles de la digitalización

Como ya hemos apuntado, administrar la información en entornos digitales es una forma de ganar tiempo, accesibilidad y control sobre los datos que manejamos. La transformación digital es una realidad de la cual las empresas no pueden escapar. De hecho, a día de hoy, constituye una de sus prioridades en los objetivos estratégicos.

Aunque suene a tópico, cuanto antes se lleve a cabo la digitalización mayores beneficios obtendrá la empresa. Y no solo en los campos de manejo, control y accesibilidad que hemos mencionado. No en vano, está probado en diversos estudios que el retorno de inversión (ROI) se realiza a muy corto plazo. Y como muestra citamos a continuación un ejemplo real en el que esta afirmación se cumple.

Estos datos corresponden a una compañía que realizaba alrededor de 5.000 reportes anuales en papel y que estaba interesada en digitalizar el proceso. Los técnicos elaboraban los informes a mano con la siguiente organización semanal: tres días in situ y dos en despacho.

Para tener un valor estimado de costes, se realizó el siguiente cálculo. Se fijó el tiempo de transcripción de formularios en 4 minutos por unidad y se tomó el mínimo coste salarial por convenio colectivo. A este se añadieron los costes de cotización patronal, ajustándolo a unos 20 euros/hora. Con estos costes salariales, la transcripción de cada formulario, a 4 minutos, era de 1,33 euros. Por tanto, transcribir los 5.000 formularios anuales tenía un coste mínimo de 6.650 euros (sin tener en cuenta que no todos los técnicos cobraban el mínimo de convenio, ni los formularios se traspasan todos en 4 minutos la unidad).

Pues bien, el proyecto piloto de digitalización completa estaba valorado en 4.000 euros. Esto quiere decir que el retorno de la inversión se produciría a los siete meses de haber comenzado. A esto hay que añadirle el beneficio de cara a los técnicos, quienes ganaban en comodidad a la hora de realizar la recogida y traspaso de datos.

30/01/2019

Aplicaciones informáticas en un programa de factor humano HOP

Los accidentes laborales son una realidad que se da en mayor o menor medida en función del sector del que hablemos. Las políticas de prevención (PRL) y de seguridad y salud en el trabajo ayudan a reducir estas cifras de siniestralidad donde, por costumbre, tendemos a responsabilizar al trabajador de lo ocurrido. No obstante, deberíamos plantearnos si la gestión del factor humano (HOP) en la compañía es la correcta, y si disponemos de los medios adecuados para ello, como podría ser el ejemplo de un aplicativo informático.

Como apuntábamos, cuando ocurre un accidente laboral lo primero en lo que pensamos es en qué ha hecho mal el empleado para que eso ocurriese. Por inercia, tendemos a pensar que el hecho se ha producido por un error en el comportamiento de la persona: una falta de atención, porque no llevaba las medidas de protección adecuadas o porque no ha seguido los procedimientos implantados. ¿Dónde queda, entonces, la responsabilidad por parte de la empresa?

Y es que, cuando se produce un siniestro en un lugar de trabajo, no solo hay que señalar al trabajador sino que hay que fijarse en otros muchos elementos como la política preventiva de la empresa, el entorno físico donde se ha producido el accidente, el contexto del desarrollo de la actividad, qué formación se le ha dado al empleado, cuál es la gestión de prevención de los mandos superiores… Es decir, todos los elementos que se incluyen en la metodología HOP.

Metodología HOP: qué es y cómo se implanta

Cuando hablamos de metodología HOP nos referimos al sistema de entender y gestionar el comportamiento humano en los puestos de trabajo. Todo lo que rodea a la actividad concreta que desarrolla un empleado es importante, y eso debe ser tenido en cuenta en todo momento. Para implantar la metodología HOP debemos seguir cuatro procesos:

  • Explorar: Observar los comportamientos humanos y su relación con el entorno de trabajo.
  • Detectar: Identificar pautas de comportamiento y tendencias en el lugar de trabajo que puedan suponer un riesgo.
  • Generar: Buscar soluciones o alternativas a esos comportamientos/elementos que puedan suponer un riesgo.
  • Implementar: Aplicar medidas correctivas para modificar los comportamientos de riesgo.

Para aplicar una metodología HOP con éxito debemos contar con las herramientas adecuadas para todos los procesos de los que consta. La mejor solución, sin duda, viene de la mano del uso de una aplicación.

Aplicativos informáticos y metodología HOP

Las aplicaciones informáticas son la herramienta más efectiva, rápida y segura con la que podemos poner en marcha la metodología HOP. Las apps permitirán que extraigamos información de forma directa, que podamos almacenar la información ordenadamente y que podamos realizar análisis y comparación de datos sin perder tiempo. Y es que las ventajas de las aplicaciones informáticas en este sentido son inmensas:

  • Ahorro de tiempo y mejora en la recogida de datos: a tiempo real, in situ y en movimiento.
  • Mayor seguridad en el almacenaje de la información recogida (no se pierden los datos).
  • Ahorro en medios materiales (todo queda en un Smartphone o una tablet).
  • Mejora de la explotación de datos: elaboración de informes e indicadores de rendimiento.
  • Mayor accesibilidad a los datos (consultas en línea y al momento).
  • Mejora de los análisis: los resultados se integran mejor en el sistema de manera que se pueden tomar decisiones sobre salud y seguridad de una forma más objetiva.

Más allá de contar con una aplicación con la que poder realizar la recogida de datos mencionada, también deberemos disponer de una plataforma específica que permita gestionar esta información con intención de mejorar los aspectos que atañen a salud y seguridad en la estructura de la compañía.

Características de las aplicaciones para la gestión del factor humano

Ya conocemos las ventajas de los aplicativos informáticos en la aplicación de la metodología HOP pero, ¿sabemos cuáles son las características que estas apps deben cumplir para resultar realmente eficaces? Las citamos a continuación:

-Reporte y consulta de datos e indicadores de forma automática.

-Establecer unos objetivos previos para compararlos con los datos reales obtenidos.

-Elaboración de un informe de resultados instantáneo

-Planificación de las observaciones en el tiempo tanto de forma puntual como periódica, a personas y/o cargos concretos.

-Generación de alertas y avisos relacionados con la temporalidad de las observaciones.

-Exportación de datos: sincronización automática de los listados rellenados con el aplicativo al instante.

-Recogida de firmas digitales

-Ubicuidad: realización de los trabajos en cualquier lugar y a tiempo real con capacidad de trabajo sin conexión a la red.

-Adaptación al usuario: la app debe ofrecer múltiples ventajas técnicas que se ajusten a las necesidades de cada usuario, como opciones de idiomas y compatibilidad con los diferentes sistemas operativos.

-Acciones derivadas: relación directa entre los listados de observación y la gestión de los riesgos y medidas preventivas derivadas, permitiendo automatizar el proceso.

Si contamos con un aplicativo informático que cumpla con estos requisitos, el programa de factor humano HOP quedará implantado de forma exitosa tanto de cara a la seguridad del trabajador como de la compañía.

23/01/2019

Gestión y distribución digital de la documentación en PRL

En cuestiones de PRL es necesario elaborar y conservar una documentación donde se incluyan los datos en cuanto a gestión de riesgos de cada compañía. Ya no solo porque la normativa en este campo lo dictamine, sino por la necesidad de los responsables de prevención y seguridad de poder acceder, consultar y revisar todos los datos que se refieran a la gestión de riesgos en el trabajo.

En este sentido, la digitalización ha representado un gran salto cualitativo. Dejando de lado el papel, que es la forma tradicional en la que se elaboraban estos informes, y tal y como ya hemos explicado en anteriores posts, se ha ganado en espacio, accesibilidad, orden e inmediatez.

La firma digital 

Otro punto a destacar dentro de esta implementación en la gestión y distribución de la documentación en PRL es la firma digital. El equivalente electrónico a la firma manuscrita ha facilitado la elaboración y aprobación de informes que, de otra forma, se dilataba en el tiempo entre que la documentación se elaboraba, enviaba, recibía, aprobaba y devolvía firmada.

De esta forma, las evaluaciones de riesgos y planificaciones preventivas, los justificantes de entrega de EPIs o de información, las listas de asistencia a formaciones, los certificados o los informes específicos, por citar algunos ejemplos, pueden generarse y firmarse de forma digital, sin riesgo, además, de que se extravíen.

Para poder firmar digitalmente se precisa de un certificado o identificación digital que se puede obtener en diversas entidades en función de la tipología y las necesidades a cubrir. A continuación, citamos algunos ejemplos:

  • Fábrica Nacional de Moneda y Timbre
  • IdCat
  • DNIe
  • ANF
  • Camerfirma

SmartOSH, la herramienta de gestión integral

La firma digital permite ahorrar tiempo, espacio y papel. No obstante, cuando se trata de obtener firmas de terceros, como es el caso de trabajadores, podemos encontrarnos con el hándicap de que no dispongan de certificado para realizar firma digital. ¿Qué hacer en esos casos? En Prevencontrol hemos desarrollado un sistema de generación, distribución y gestión integral de la documentación en formato digital. Esta herramienta recibe el nombre de SmartOSH.

Gracias a SmartOSH se pueden generar y distribuir documentos digitales de forma automatizada, obteniendo además una justificación de recepción y la aceptación del documento. También nos permite tener la firma de la persona que lo recibe aún sin poseer certificado de firma digital.

A continuación, desglosamos las funcionalidades que incluye SmartOSH en la gestión integral de la documentación en PRL:

  • Generación automática de cualquier documento (fichas informativas de riesgos, certificados de formación, actas de reuniones y comités, información de medidas de emergencia, información de riesgos para la CAE, confirmación de entrega de equipos de protección individual…)
  • Envío automático por mail del documento generado
  • Sistema de acuse de recibo y/o aceptación con firma rubricada sobre pantalla con un sistema de rastreo para su autentificación
  • Compatibilidad en dispositivos móviles que permitan firma en pantalla
  • Control exhaustivo de la documentación. Al documentar, registrar y guardar los acuses de recibo de forma automatizada, el archivado es automático

No cabe duda que sistemas como SmartOSH donde los documentos se pueden generar, distribuir, gestionar, registrar y archivar de forma automatizada representan un gran ahorro en cuanto a tiempo, espacio, material y esfuerzos. Un tiempo muy preciado que puede invertirse en otros temas de gestión y consultoría en PRL.

16/01/2019

¿Por qué gestionar un permiso de trabajo especial mediante una app?

Toda actividad profesional conlleva unos riesgos a nivel de seguridad y salud. Estos riesgos deben minimizarse lo máximo posible gracias a las medidas de PRL. Ahora bien, existen determinadas actividades cuya peligrosidad está por encima de la media, con lo que requieren de un Permiso de Trabajo Especial (PTE) para llevarse a cabo.

La razón por la que se precisan estas autorizaciones especiales y no una evaluación de riesgos, como en el resto de casos, es porque dichas actividades pueden generar un riesgo importante para las personas. De ahí la necesidad de considerar unas medidas específicas, plasmadas en su correspondiente documentación, que aseguren la protección tanto de los trabajadores implicados como de la compañía.

A continuación, detallamos los casos en los que el PTE se considera necesario:

  1. Mantenimiento en frío. Suele tratarse de trabajos en reparación de tuberías por las que circulan sustancias peligrosas, como por ejemplo líquidos corrosivos.
  2. Actividades en caliente. Trabajos en los que las altas temperaturas estén implicadas, como es el caso de soldaduras donde pueden saltar chispas.
  3. Electricidad. Actividades que se realizan cerca de instalaciones eléctricas.
  4. Espacios confinados. Trabajos que se llevan a cabo en lugares donde hay poco oxígeno o donde el aire puede estar contaminado por diversas sustancias.

Permiso de Trabajo Especial en papel versus aplicaciones informáticas

Hasta hace relativamente poco tiempo, la única forma de gestionar estos PTE era mediante documentación en papel. Poco a poco, el papel está quedando obsoleto en beneficio de las aplicaciones informáticas que, tal y como ha quedado demostrado, facilitan el manejo y gestión de los permisos citados.

La comparativa que sigue a continuación muestra las claves que hacen que gestionar un Permiso de Trabajo Especial por medio de una app sea mucho más efectivo que hacerlo de forma manual.

  • Ahorro de tiempo. Al realizar las autorizaciones y check in de los trabajadores de forma digital se agilizan los procesos hasta en un 25%. Ocurre lo mismo a la hora de solicitar los permisos a los trabajadores: bastará con descargarlos por medio de la aplicación. Por no hablar de la digitalización de los PTE a posteriori, una vez cumplimentados. Si los formularios se hacen directamente a través de la app, no habrá que invertir tiempo en escanearlos para almacenarlos.
  • Control de los permisos. Al estar almacenados en la app no hay posibilidad de que el documento se deteriore o pierda. Los PTE estarán a salvo y bien guardados, disponibles a golpe de click siempre que se soliciten.
  • Localización de los trabajadores. La geolocalización permite saber dónde está el personal en cada momento y cuándo comienza y acaba el trabajo. Además, también se podrá llevar un mejor control de los accesos.
  • Comunicación y operatividad. Con una app a la que todos los implicados en el trabajo tengan acceso se facilita la comunicación. Además, las autorizaciones requeridas en determinadas zonas se cursarán por una única vía que no dependerá de terceros y evitará, de esta forma, las demoras.

No cabe duda que utilizar una aplicación para gestionar un Permiso de Trabajo Especial resulta mucho más cómodo, fácil y efectivo que hacerlo mediante documentos impresos. Con el papel siempre se acaba generando un gasto de tiempo y materiales innecesarios.  Por fortuna, los responsables de seguridad y salud de las empresas cada vez están más convencidos de esta realidad. El uso de aplicaciones en la gestión de PTE es una tendencia que no solo va en alza, sino que, tal y como indican las estadísticas, acabará por dominar el sector.

15/01/2019

Priorización y gestión de medidas preventivas en tiempo real

En materia de PRL, la gestión de riesgos en tiempo real requiere, para ser efectiva, de una metodología definida. De esta forma conseguiremos elaborar un rápido análisis de la situación en la que nos encontramos y seremos capaces de priorizar las acciones a seguir. Las necesidades existentes dictarán cómo actuar. En este sentido, las herramientas informáticas juegan un papel fundamental. Muestra de ello es SmartOSH, la aplicación de gestión de la seguridad y salud desarrollada por Prevencontrol.

Cada vez más contamos con más sistemas tecnológicos que nos permiten una gestión más rápida, ordenada y segura de las situaciones de riesgo que se puedan propiciar en los lugares de trabajo. ¿Cuáles eran los inconvenientes con los que nos encontrábamos hasta ahora?

  • Diversos métodos de evaluación de los riesgos. FINE, INSHT o NTP300, por citar algunos ejemplos, cuentan cada uno con una metodología distinta. Cada uno tiene una forma de valorar diferente y unos rangos propios. Esta diversificación dificulta la toma de decisiones. ¿Por cuál guiarnos?
  • Desorden y confusión en las medidas a tomar. Derivado de las diversas agrupaciones por rango que se hacen en cada caso, cada uno con sus medidas correspondientes. Esto provoca una dificultad tanto a la hora de gestionar como de priorizar claves preventivas.
  • La figura del trabajador. Queda desconsiderada. En la mayoría de sistemas de medidas preventivas no se tienen en cuenta ni el número de trabajadores afectados ni sus particularidades/sensibilidades.

Índice integrado e inteligente de valoración y priorización

Cuando hablamos de SmartIndex o Índice integrado de valoración y priorización nos referimos a una herramienta informática. Dicha herramienta permite solventar las carencias que hasta ahora se presentaban en el ámbito de la gestión y priorización de medidas de prevención en situaciones de riesgo.

Este índice numérico agrupa los valores de los niveles de riesgo de las diversas metodologías existentes en una sola escala. De esta manera se minimizan todas las problemáticas que surgían a la hora de decidirse por un plan de actuación u otro. Lo que se obtiene es un valor detallado calculado en una escala que va de 1 a 100 que permitirá ordenar de forma prioritaria las medidas a aplicar. Y no solo eso, sino que los trabajadores afectados también saldrán beneficiados. Integrar los diversos valores teniendo en cuenta afectaciones y sensibilidades a los riesgos ayudará a realizar una ponderación adaptada a las necesidades de cada organización.

No cabe duda que las aplicaciones informáticas están siendo clave en el desarrollo e implementación de la gestión de medidas preventivas en tiempo real. SmartOSH, la herramienta, diseñada y desarrollada por Prevencontrol, permite la gestión de la seguridad y la salud de forma automática, rápida y efectiva.

Scroll to top