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10/01/2018

La importancia de un sistema informático para la seguridad y salud en el trabajo (II)

Una vez decididos a implementar un nuevo sistema de gestión SSL, empieza el trabajo en equipo. Uno de los departamentos clave para la puesta a punto del nuevo gestor será el departamento de nuevas tecnologías (IT). Por un lado, serán los que pilotarán la transición entre sistemas y que trasladarán a un lenguaje técnico nuestras necesidades. Y por otro, se trata de buscar entre la multitud de aplicaciones de gestión que hay en el mercado la que mejor se adapte a las necesidades de la empresa.

El primer post se centraba en las consideraciones previas a la hora de apostar por un sistema informático destinado a mejorar la seguridad y salud laboral (SSL). Una fase donde es importante evaluar la utilidad del nuevo gestor, analizar los sistemas vigentes e involucrar a las partes interesadas. A continuación, abordaremos la segunda fase, que engloba la adquisición e instalación del nuevo programa.

Cloud or on-premise?

Por ejemplo, este equipo decidirá donde se almacena toda la información del sistema, ya sea en un servidor de la empresa o en la nube. Hay que tener en cuenta que la tendencia actual apuesta por la instalación en el cloud. Gracias a las mejoras en velocidad y seguridad de los últimos años, el sistema de la nube ya engloba el 80% del mercado. En la última década la situación se ha invertido por completo, ya que en 2004 sólo el 20% de las empresas usaban esta solución.

La reducción de costes derivados de la infraestructura y el ahorro en aplicaciones y programas informáticos, así como la reducción de horas de trabajo y recursos humanos, son algunas de las razones que avalan el sistema de almacenamiento en la nube. Se trata de una de las primeras mejoras en el marco de la empresa, una primer paso que nos ayudará a afrontar con más garantías y recursos económicos la implementación del nuevo sistema SSL.

Un programa central

Uno de los saltos cualitativos del nuevo sistema SSL es la capacidad de integrar todas las aplicaciones informáticas de la empresa en un único software. La conexión con éxito los diversos sistemas de la organización será determinante para facilitar el análisis sin errores y su correcto rendimiento en el día a día. Agrupar en un solo gestor toda la maquinaria de la empresa: programas de recursos humanos, como Meta4, SAP Success factores, Workday…; de ERP, como SAP, Oracle, Microsoft Dynamics NAV, AX o GMAO, entre otros. Además, este concepto global simplificará la actualización de los datos y ahorrará recursos humanos y horas de trabajo al departamento de Seguridad y Salud.

Solución versátil i móvil

La nueva herramienta se adapta a las necesidades específicas de la empresa y también a las nuevas formas de trabajar y comunicarnos. En este sentido, incorpora todos los dispositivos (ordenador, tableta, SmartPhone) y permite el acceso universal. Una versatilidad que aumenta la productividad en el trabajo, así como la posibilidad de entregar los nuevos datos al equipo de SSL en tiempo real y sobre el terreno, entre otras ventajas.

Un estudio de la consultora Cornestone on Demand, realizado en 2013, señalaba que el uso de los dispositivos móviles en el trabajo ya era del 36%. Actualmente, la tendencia ya se acerca al 50%. Solo por ese motivo, ya vale la pena apostar por sistemas que acepten dispositivos móviles, ya que el futuro es movilidad y comunicación instantánea.

Abrazar el nuevo paradigma digital

En el marco de la gestión de sistemas seguridad y salud en el trabajo, los sistemas más veteranos no siempre son los más efectivos. Simplemente porque el desarrollo exponencial de las nuevas tecnologías crea y mejora las antiguas herramientas de prevención. De hecho, los programas que hasta hoy han sido referencia en nuestro campo pronto quedarán obsoletos.

Los tiempos cambian. Los códigos y lenguajes tradicionales han quedado atrás ante la integración de la información que proporciona los wearables o la irrupción del big data que tienen que poseer todas aquellas empresas que quieran ser competitivas. La actualización viene derivada de la transformación digital de nuestra sociedad, y como las empresas se actualizan y mejoran a través de las ventajas que nos ofrece la tecnología. La implantación y la explotación de la gestión SSL va en esta dirección, la de sacar el máximo rendimiento al nuevo paradigma digital.

Una vez analizados los aspectos técnicos de la puesta en marcha del nuevo sistema, hay que abordar la funcionalidad y los beneficios que se derivaran. La implementación de sistemas que engloban muchos programas suele ser compleja y larga. Eso sí, una vez superada la fase de instalación y familiarización nos aportará nuevas funcionalidades y, lo que es más importante, una gestión integrada.

Una aplicación que permite identificar los riesgos, define acciones preventivas, corrige y retroalimenta las auditorías de seguridad y genera informes de los accidentes, entre otras acciones. Además, nos permite seguir en tiempo real la gestión de los riesgos y los elementos de prevención, de forma actualizada, en remoto y sin soporte administrativo extra.

Otra funcionalidad destacable es la capacidad de informar a los trabajadores, lo que permite reducir la carga de trabajo del equipo de SSL. En el afán de actualizar el conjunto de la organización, la solución también cubre las necesidades en la formación de los trabajadores a través de una plataforma online LMS, que permitirá el aprendizaje y el reciclaje de manera efectiva y dinámica de la plantilla.

Para recapitular y afinar en la solución SSL más adecuada para la empresa es interesante elaborar una lista con algunos de los puntos claves que hay que abordar antes de la instalación.

Recordemos los apartados de la primera fase:

  • Implicación de la dirección en la implantación del nuevo sistema SLL.
  • Capacidad económica y disposición de recursos humanos para hacerla efectiva.
  • Inventario de todos los programas informáticos vigentes y de su utilidad.
  • Valoración de los programas vigentes por parte de los usuarios responsables
  • Recopilación de información sobre casos de éxito y de fracaso de la empresa.
  • Evaluar el grado de implicación de los futuros usuarios en el nuevo sistema.

Para terminar, un resumen de las etapas de la segunda fase:

  • Coordinación con el departamento IT sobre las necesidades del nuevo sistema.
  • Decidir los aspectos técnicos de la implementación: instalada en el servidor o en la nube, solución global o específica, adaptable con otros sistemas o independiente, gestión móvil o estática, así como para evaluar la evolución y el desarrollo, capacidad de analizar datos y tomar decisiones.

Sabemos el potencial del nuevo sistema y marcamos objetivos:

  • Definición, identificación de riesgos y seguimiento de las fases.
  • Control del sistema cono para realizar de auditorías.
  • Formación de los trabajadores y reparto de las tareas.
  • Gestión de las actividades con las contratas y subcontratas.
  • Investigación de los accidentes e incidentes.
  • Almacenamiento y elaboración de documentos.

En la siguiente entrada en el blog detallaremos las estrategias para hacer realidad una implantación efectiva de la solución SSL.

por SmartOSH
25/10/2017

El Método A3P. Software vs Papel o email

Llega un momento en el día a día laboral que ciertas tareas o procedimientos periódicos se canalizan a través de una herramienta informática, y como en todo nuevo procedimiento pueden surgir dudas al respeto.
 
Para ayudaros en la tarea de dar solución a todas las preguntas que pueda surgir a lo largo de sus etapas de implementación, aquí os exponemos las diferentes fases que se incluyen dentro de nuestro propio método de implantación informática: el método A3P.v

por SmartOSH
28/09/2017

La importancia de un sistema informático para la seguridad y salud en el trabajo

En esta primera entrada detallamos la necesidad y las valoraciones previas a tener en cuenta para que una empresa o un futuro cliente se dote de una herramienta informática de prevención de riesgos laborales. Este artículo se centra en la primera fase del proceso, un análisis que pondrá las bases del proyecto antes de realizar la instalación, el desarrollo y la explotación de la nueva solución.

Encontrar la necesidad

La seguridad y salud laboral es un aspecto estratégico de cualquier empresa, adaptarse a los nuevos sistemas de prevención y a las nuevas herramientas informáticas se convierte en una inversión que repercute positivamente en la productividad y competitividad de la organización. En este sentido, la estrategia previa a la compra de una solución informática (SSL) pasa por encontrar las necesidades concretas y objetivas por las cuales la empresa necesita adquirir el producto.

En la vertiente económica, se debe argumentar con datos como la nueva gestión informática será una inversión que generará retorno y beneficios, ya que funciona para reducir pérdidas internas y externas. Sin embargo, la nueva aplicación no se limita sólo al rédito económico sino que también es importante subrayar otros aspectos positivos que mejorarán el funcionamiento de la empresa, como el cumplimiento de los requisitos legales, técnicos y organizativos, entre otros. Además, también ofrece soluciones para agentes y empresas que trabajan con nuestra empresa desde fuera, como las aseguradoras, los inversores o las empresas externas, ya sean clientes o proveedores.

Para adquirir este nuevo mecanismo de prevención es vital la implicación de la dirección de la empresa, que debe tener claro desde un principio los beneficios y la utilidad. La decisión de compra será la primera pero es importante liderar desde una posición de poder la implementación de la herramienta y seguir las pautas que vendrán detalladas con el fin de cumplir unos objetivos medibles y realistas.

Analizar la situación previa

Antes de elegir qué nuevo programa de gestión implementar, tenemos que saber si la empresa dispone de alguna plataforma y, en este caso, evaluar el sistema que mejor se adapte a sus necesidades. Hay que tener en cuenta que actualmente sólo un 21% de las grandes empresas disponen de un sistema específico de gestión informática de SSL. La realidad es que muchas empresas no tienen ningún sistema informático destinado a mejorar la seguridad en el trabajo y otros sólo disponen de aplicaciones puntuales que no están conectadas entre sí. Por último, también hay empresas que disponen de una plataforma integral y global que gestiona la SSL, eso sí, desarrollada por una empresa externa a la compañía.

Acotada la situación previa, es necesario desarrollar un plan para implementar un nuevo sistema integral e interno. En este sentido, primero se debe formar un equipo para gestionar esta plataforma desde la misma empresa. Este equipo interno debería estar liderado por un directivo de rango superior y contar con el apoyo del departamento informático (IT). Además, es importante la disponibilidad de las otras áreas de la compañía y de un presupuesto realista para cumplir con las expectativas marcadas y el calendario fijado.

Involucrar a las partes interesadas

Para hacer efectivo el nuevo sistema, hay que prever las reticencias que nos podemos encontrar en la propia empresa. En este sentido, el líder del proyecto es el encargado de contar los beneficios de la nueva gestión y el encargado de anticiparse a los problemas internos que puedan surgir. La aceptación y la coordinación de los departamentos involucrados en la nueva gestión es vital a la hora de desplegar con éxito todo el dispositivo.

Debemos contemplar que explorar nuevos sistemas de gestión puede generar dudas entre los trabajadores que dominen las aplicaciones vigentes. El hecho de salir de la zona de confort siempre puede generar dudas entre los departamentos. Por ello, es importante explicar las ventajas y el motivo de la inversión para hacer partícipes a todas las áreas desplegadas y para adaptarse lo antes posible a los nuevos requerimientos funcionales y técnicos.

Para adaptarse al nuevo funcionamiento hay que ser consciente de la realidad de cada empresa y de los sistemas que se han usado hasta el momento. Las aplicaciones pueden ser múltiples y variadas, así como las bases de datos o las funciones. También hay que tener en cuenta el papel que desplegaba cada trabajador para repartir las tareas de una manera lógica. Así como saber qué interfaces o herramientas domina cada usuario. La idea es hacer la transición de la manera más efectiva posible.

Por último, hay que abordar qué consecuencias tendrá la nueva gestión entre las partes internas y externas de la empresa. Desde una visión más amplia con word wide, dejando atrás la visión local a la nueva configuración informática o los cambios en los requisitos legales o el idioma, entre otros. También será importante la transformación digital de la empresa y la digitalización de los procesos. Así como la atención y el apoyo técnico en la fase de post venta al cliente.

Una vez analizados los aspectos previos, en los próximos artículos explicaremos las siguientes fases: instalación, implantación y explotación.

por SmartOSH
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